淺談新時期事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路及方法

宋百千

摘 要：事業(yè)單位是由國家建立的組織，它在發(fā)展國家經(jīng)濟中起到重要作用，而在事業(yè)單位的日常工作中，檔案的管理工作十分重要，它關(guān)系到了社會經(jīng)濟和政治的發(fā)展。但是在目前的檔案管理工作中還存在著諸多問題，為了適應(yīng)社會的發(fā)展和時代的步伐，我們要不斷改革創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理的制度和方法。以下提供了一些關(guān)于事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新措施。

關(guān)鍵詞：檔案管理；問題；創(chuàng)新措施

隨著社會的進步和時代的進步，事業(yè)單位檔案管理的方法也必須隨之進步，緊跟時代的腳步，利用上我國先進的管理手段和工具，提高我國的事業(yè)單位檔案管理水平已經(jīng)刻不容緩。事業(yè)單位的非營利性決定了它和其他政府機構(gòu)的不同，并且如今在事業(yè)單位的檔案管理工作中還存在著諸多問題，因此想要跟上時代的步伐，適應(yīng)社會的發(fā)展，就必須認(rèn)識到目前事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題，創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理工作方法。

1 目前事業(yè)單位檔案管理工作中存在的不足

1.1 不夠重視

就目前而言，大部分事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)并不重視檔案管理工作，他們甚至認(rèn)為檔案管理工作并不是必須要進行的。他們覺得，檔案管理工作無非每天記錄收集和整合各種資料，這樣的工作每個員工在平時的工作中稍加注意即可獨立完成，并不需要專門的人員拿出專門的時間進行檔案管理工作。正是由于領(lǐng)導(dǎo)的不重視，使得下面的員工對此項工作也并不積極，直接導(dǎo)致了檔案管理工作的效率差，工作質(zhì)量不高。

1.2 檔案管理技術(shù)不完善

影響事業(yè)單位發(fā)展的重要原因之一就是其檔案管理技術(shù)的不完善。在我國，事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀是軟件設(shè)施和硬件設(shè)施的數(shù)量并不匹配，所以我國的檔案管理工作一直得不到提高，很難與國內(nèi)標(biāo)準(zhǔn)水平接軌，更遑論與世界先進水平相比。而且，國家投入到檔案管理工作中的資金也是不足的，這就使得檔案的管理沒有專門的人員，沒有合適的空間，極易造成資料的破壞和丟失。

1.3 檔案管理制度不能落實

由于事業(yè)單位的檔案管理制度并不足夠完善，使得檔案的管理不能落實到實處，檔案管理工作因此過于形式主義。且由于領(lǐng)導(dǎo)的不夠重視使得管理檔案的人員大都素質(zhì)不高，文化程度偏低，加之管理制度的不完善造成了一些檔案看管不力，管理人員陽奉陰違，懶惰懈怠，不能及時登記檔案的借閱情況，造成一些檔案的不必要的失蹤，使得事業(yè)單位的檔案并不完整，檔案不能被正確的利用。

2 如何對事業(yè)單位檔案管理工作進行創(chuàng)新

2.1 提高對檔案管理工作的重視程度

事業(yè)單位應(yīng)大力強調(diào)檔案管理工作的重要性，既要在開會上多次強調(diào)，使員工認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，也可以舉辦各種關(guān)于檔案管理方面的宣講活動。必須讓全體員工有加強檔案管理的意識，提高員工對檔案管理的積極性和創(chuàng)造性。另外，單位領(lǐng)導(dǎo)要起好帶頭作用，自己先重視起來，用行動來支持檔案管理工作，并多學(xué)習(xí)借鑒先進的檔案管理工作理念和方法，以此來創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理工作。

2.2 引進先進的管理手段

在新時期事業(yè)單位在進行檔案管理過程中，加強軟、硬件設(shè)施的創(chuàng)新才可以更好的提高檔案管理效果。因此，作為事業(yè)單位的管理者不僅需要加大檔案管理硬件的投入力度，而且還需要將國外先進的檔案管理技術(shù)引入到檔案管理創(chuàng)新之中，從而使檔案管理工作更好的滿足新時期的發(fā)展需求。例如：在硬件方面，事業(yè)單位需要為檔案管理部門購置專用的檔案儲存柜，而且需要將儲存柜與其它易燃物品進行隔離，以確保檔案存放的安全性。在軟件方面，事業(yè)單位管理者可以對檔案管理人員進行新理念、新技術(shù)、新軟件的培訓(xùn)與教育工作，并借助計算機特有的適用性、可延伸性及兼容性等特點，來使計算機應(yīng)用能力得到有效地提升。作為檔案管理人員需要能夠借助計算機軟件來完成對檔案的電子化處理，這樣可以有效提高檔案管理工作的效率。

2.3 提高檔案管理人員的素質(zhì)水平

提高檔案管理人員的素質(zhì)水平對于提高檔案管理水平具有極其重要的作用。提高檔案管理人員的素質(zhì)可以通過加強對現(xiàn)有檔案管理工作人員的培訓(xùn)來實現(xiàn)，也可以直接聘用現(xiàn)成的高素質(zhì)檔案管理人員。因為如果檔案管理工作人員的素質(zhì)水平不高，管理工作就會很難進行。一方面，現(xiàn)有的檔案管理工作人員不能良好的使用計算機對檔案資料進行管理，使得檔案管理技術(shù)無法得到有效提高；其二，檔案管理人員如果素質(zhì)偏低則可能對領(lǐng)導(dǎo)的指令不能正確的理解并貫徹落實使得檔案資料不能得到有效的利用，而且素質(zhì)高的工作人員可能對工作更加認(rèn)真負(fù)責(zé)。因此檔案管理人員首先要能夠熟練使用計算機并掌握一定的專業(yè)知識和技能，對這份工作充滿熱情，才能將檔案管理工作做好。

2.4 加強監(jiān)督，建立獎懲制度

要想優(yōu)化事業(yè)單位的檔案管理工作，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)廣泛征求員工的意見和建議，了解檔案管理工作有效需求。制定實施新的檔案管理制度。這時，員工如果不能很好的完成的檔案管理工作，就應(yīng)對員工實行懲罰制度，反之，對完成工作好的員工實行獎勵制度。同時，需要完善監(jiān)督機構(gòu)，加強管理制度的落實程度，嚴(yán)格控制檔案管理工作，這樣才能使檔案管理工作不斷完善。例如：事業(yè)單位在進行獎懲制度制定之前，需要對單位所有員工進行全方位的考察與分析，并嘗試著征求員工的意見和建議，從而使制定的獎懲制度更好的滿足事業(yè)單位檔案管理需求。同時，事業(yè)單位在進行獎懲制度構(gòu)建過程中，還需要根據(jù)新時期的發(fā)展特點，來對其動態(tài)性和靈活性的因素給予考慮，以便于日后對其進行創(chuàng)新，更好的激發(fā)每一位檔案管理人員的工作熱情和積極性，確保檔案管理工作有條不紊的進行，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

3 總結(jié)

要想使得事業(yè)單位的檔案管理工作不斷完善，首先要認(rèn)識到現(xiàn)階段我國的事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題，讓不論是管理人員還是員工都能從思想上重視檔案管理這份工作，完善檔案管理工作的相關(guān)制度，提高檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)水平，引進先進的檔案管理工作技術(shù)，借鑒和學(xué)習(xí)先進的檔案管理制度，嚴(yán)格落實并加以實施，加強監(jiān)督，實施獎懲制度以留住檔案管理工作專業(yè)人才，這樣才能不斷完善事業(yè)單位檔案管理工作。

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