檔案管理現(xiàn)代化的現(xiàn)狀與對(duì)策

摘 要：隨著當(dāng)前信息化技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的高速發(fā)展，我國的檔案管理的水平也得到了很大的提升。我國當(dāng)前的檔案管理水平整體上達(dá)到了現(xiàn)代化水平。由于我國當(dāng)前經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展的速度過快，導(dǎo)致檔案管理方面提升速度過快而對(duì)一些歷史遺留問題沒有得到切實(shí)的解決，這些問題仍制約著我國檔案管理的水平。為此本文針對(duì)當(dāng)前我國檔案管理方面的特點(diǎn)和存在的問題進(jìn)行探究，著重對(duì)于檔案管理現(xiàn)代化中因?yàn)榻?jīng)驗(yàn)不足等問題出現(xiàn)的一系列問題，并針對(duì)這些問題探究解決的舉措。希望能給相關(guān)管理人員一定的啟發(fā)，進(jìn)而提高我國檔案管理水平。

關(guān)鍵詞：檔案管理；現(xiàn)代化；現(xiàn)狀；對(duì)策

1.引言

檔案、書籍、圖像等資料作為重要的文獻(xiàn)材料實(shí)體有著重要的存儲(chǔ)意義。因此完善檔案管理的方式對(duì)于我國經(jīng)濟(jì)文化和社會(huì)發(fā)展有著重要的意義。當(dāng)前借助于信息化技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，我國的檔案管理科技水平和信息化水平得以巨大的提升，檔案管理現(xiàn)代化具有高科技、高技術(shù)含量的特點(diǎn)。這大大提高了檔案管理的效率以及檔案管理質(zhì)量，這使我國檔案管理人員的工作強(qiáng)度得到了大大的減輕，實(shí)現(xiàn)了檔案管理人員的精簡。[1]但是我國當(dāng)前的檔案管理現(xiàn)代化的過程中，也存在一些問題亟待解決。首先是由于我國檔案管理現(xiàn)代化的技術(shù)和管理方法普及不長，導(dǎo)致許多涉及技術(shù)含量較高的技術(shù)，在使用過程中由于檔案管理人員自身能力不足造成檔案管理現(xiàn)代化工具使用不當(dāng)，甚至在工作中出現(xiàn)一些操作錯(cuò)誤，這也大大降低了檔案管理的效率，這不僅不會(huì)提升我國檔案管理的水平反而會(huì)產(chǎn)生一些不良的影響。為此，必須對(duì)檔案管理的技術(shù)進(jìn)行科學(xué)的辨別和分析，對(duì)于存在的問題要尋找應(yīng)對(duì)措施予以解決。

2.在進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化中出現(xiàn)的問題

2.1檔案管理人員對(duì)檔案管理現(xiàn)代化的認(rèn)識(shí)不到位

當(dāng)前我國許多檔案管理部門的管理人員都處在中年，這導(dǎo)致許多管理人員在工作崗位上已經(jīng)工作了多年時(shí)間，多年的重復(fù)工作使其對(duì)于檔案管理的傳統(tǒng)方式非常的熟悉，并在多年的工作中積累了一定的工作經(jīng)驗(yàn)，熟能生巧使得他們認(rèn)為傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)非常先進(jìn)和完善了，因此比較排斥當(dāng)前檔案管理的新技術(shù)和新方式?；鶎拥墓芾砣藛T凝固還有一些人對(duì)于當(dāng)前檔案管理新技術(shù)認(rèn)識(shí)不足，且存在誤解。同樣對(duì)于檔案管理單位，很多管理層領(lǐng)導(dǎo)未能充分了解到檔案管理的先進(jìn)技術(shù)，對(duì)于基層檔案管理人員的培訓(xùn)和訓(xùn)練不足，使得管理人員的工作經(jīng)驗(yàn)缺乏及專業(yè)知識(shí)不足，使得采用先進(jìn)管理技術(shù)的工作效率還不如傳統(tǒng)的管理手段高。

2.2檔案管理現(xiàn)代化的準(zhǔn)備不充分

我國當(dāng)前許多檔案管理部門，已經(jīng)開始了引進(jìn)現(xiàn)代化的設(shè)備和技術(shù)進(jìn)行文件管理，而且也開始了對(duì)相關(guān)管理人員的培訓(xùn)工作。但是通過對(duì)當(dāng)前國內(nèi)的檔案管理工作進(jìn)行探究發(fā)現(xiàn)，我國檔案管理現(xiàn)代化的相關(guān)準(zhǔn)備工作線的不完善。在許多的檔案管理部門，雖然檔案管理人員已經(jīng)使用計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行相應(yīng)的操作，但是對(duì)于傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)資料，文件數(shù)據(jù)都是寫在紙上或者保存在一些老舊的存儲(chǔ)設(shè)備上，導(dǎo)致將這些資料存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)中任務(wù)非常的龐大和繁雜。因此在此種狀態(tài)下，短時(shí)間將數(shù)據(jù)進(jìn)行計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)的準(zhǔn)備十分不完善。導(dǎo)致沒有充分將數(shù)據(jù)庫等電子設(shè)備能力發(fā)揮出來，造成效率低下的問題。

2.3檔案管理現(xiàn)代化的標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一以及發(fā)展不平衡

由于當(dāng)前我國各檔案管理部門都是自自主管理，所以在管理水平和管理技術(shù)的提升上存在差異。對(duì)于一些檔案管理的現(xiàn)代化設(shè)備采購上也是根據(jù)自身的發(fā)展?fàn)顩r和資金狀況來決定的。由此各檔案管理部門設(shè)備采購的性能和型號(hào)差別較大。有的設(shè)備昂貴性能優(yōu)異；有的設(shè)備老舊，設(shè)備落后。在這樣的狀況下，各檔案管理部門的計(jì)算機(jī)型號(hào)差別巨大，由此導(dǎo)致相互之間的通用性和兼容性較差，阻礙了信息之間的交流和共享。[2]這主要是由于當(dāng)前我國在檔案管理方面沒有統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)。再者，對(duì)于特定的檔案管理部門來講，內(nèi)部檔案管理設(shè)備的使用也極不平衡，有的部門使用的計(jì)算機(jī)性能較為優(yōu)良，有的部門未使用計(jì)算機(jī)設(shè)備進(jìn)行檔案管理，這導(dǎo)致檔案管理部門無法脫離傳統(tǒng)檔案管理方式的的束縛。這是導(dǎo)致我國檔案管理部門發(fā)展極不平衡的主要原因之一。

3.如何解決檔案管理現(xiàn)代化中的問題

3.1對(duì)基層檔案管理人員定期培訓(xùn)

在檔案管理部門引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理設(shè)備后，需要對(duì)相關(guān)的檔案管理人員進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn)。培訓(xùn)的主要內(nèi)容有學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)等設(shè)備的操作流程和具體的檔案管理原理，同時(shí)使檔案管理人員充分了解到檔案管理現(xiàn)代化的內(nèi)涵以及意義，進(jìn)而提升檔案管理的專業(yè)化水平。在培訓(xùn)的同時(shí)，需要給檔案管理人員一些親身實(shí)踐的機(jī)會(huì)，這些實(shí)踐活動(dòng)能讓檔案理人員在實(shí)際的管理活動(dòng)中明確具體的管理方法，并且在使用計(jì)算機(jī)等設(shè)備的過程中對(duì)于設(shè)備的實(shí)際操作具有充分的了解，進(jìn)而保證檔案管理人員在提升自身能力的情況下，最大化的提升檔案管理的能力。同時(shí)對(duì)一些上年紀(jì)檔案管理崗位上的老員工，要多加開導(dǎo)，使其放開內(nèi)心的糾葛，明確檔案管理中現(xiàn)代化設(shè)備對(duì)于檔案管理的意義。再次對(duì)于檔案管理的人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)和教育，使工作人員不斷提升自身的業(yè)務(wù)能力和實(shí)際操作能力，也使的工作人員明確使用現(xiàn)代化設(shè)備對(duì)于檔案管理效率提升的巨大意義。同時(shí)在實(shí)際使用現(xiàn)代化的管理技術(shù)時(shí)，對(duì)于一些容易出現(xiàn)的問題要預(yù)見性的對(duì)基層管理人員提及，以做到未雨綢繆，進(jìn)而避免一些在實(shí)際檔案管理中可能發(fā)生的問題。

3.2檔案管理現(xiàn)代化的準(zhǔn)備工作

在對(duì)基層檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)后，使其充分掌握檔案管理的現(xiàn)代化技術(shù)能力。在此之后，檔案部門需要加強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化的準(zhǔn)備工作。準(zhǔn)備工作中首先是對(duì)于檔案進(jìn)行編號(hào)和注引，這是為了后期對(duì)檔案信息進(jìn)行存貯以便深入加工的基礎(chǔ)，這作為檔案管理現(xiàn)代化的重要環(huán)節(jié)需要倍加重視。更是在當(dāng)前檔案管理工作變得更加繁復(fù)的情況下，提升檔案管理現(xiàn)代化必不可少的途徑。為此在具體的檔案管理單位，管理人員和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要積極引進(jìn)檔案管理的設(shè)備和設(shè)施，例如一些性能優(yōu)良的電腦、存儲(chǔ)設(shè)備、輸入設(shè)備等。同時(shí)為了提升檔案管理人員的自學(xué)能力，購置相關(guān)的檔案管理現(xiàn)代化有關(guān)的數(shù)據(jù)資料，以便管理人員在實(shí)際工作時(shí)遇到問題可以親自翻閱查看這些書籍，尋求解決辦法。另外，對(duì)于基層檔案管理人員來說，對(duì)于先進(jìn)的管理技術(shù)一是很難完全掌握進(jìn)而應(yīng)用，因此檔案館或者檔案管理部門需要聘請(qǐng)一些技術(shù)能力過硬、經(jīng)驗(yàn)豐富、的專業(yè)檔案管理人員來進(jìn)行帶隊(duì)或者培訓(xùn)。通過帶隊(duì)培訓(xùn)可以使基層檔案管理人員通過實(shí)地觀察來學(xué)習(xí)具體的操作過程，進(jìn)而學(xué)習(xí)到豐富的管理知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)而提高日常管理水平的提高。在帶教活動(dòng)結(jié)束后，可以設(shè)置相關(guān)的考核手段，這樣將大大提升帶教的實(shí)際效果。

3.3檔案管理現(xiàn)代化統(tǒng)一管理

針對(duì)當(dāng)前我國檔案管理部門實(shí)行的標(biāo)準(zhǔn)不一、數(shù)據(jù)交流不暢等問題。需要對(duì)檔案管理進(jìn)行統(tǒng)一的管理。首先對(duì)檔案管理中所使用的設(shè)備及其配置參數(shù)進(jìn)行統(tǒng)一。并保證這些設(shè)備使用的管理系統(tǒng)和操作系統(tǒng)統(tǒng)一，這樣可以大大提升信息和數(shù)據(jù)的交流能力。當(dāng)然在進(jìn)行數(shù)據(jù)過程中，要注意檔案數(shù)據(jù)的安全性，避免出現(xiàn)資料破壞或者被不法分子竊取的問題出現(xiàn)。

4.結(jié)語

綜上所述，通過在我國檔案管理工作中引進(jìn)新的技術(shù)和管理方式來提升檔案管理的水平，實(shí)現(xiàn)我國檔案管理的現(xiàn)代化目標(biāo)?，F(xiàn)代化的檔案管理水平，對(duì)于提升我國檔案管理的效率和管理的質(zhì)量有很大的幫助，未來我國的檔案管理水平仍要不斷提升管理水平，這對(duì)于我國經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展有巨大的意義。

參考文獻(xiàn)

[1]李燕.檔案管理現(xiàn)代化的現(xiàn)狀與對(duì)策分析[J].管理觀察，2014（29）：43-44.

[2]許芳.檔案管理現(xiàn)代化的現(xiàn)狀與對(duì)策[J].信息化建設(shè)，2016（02）：350.

作者簡介

王勝紅（1975-）男，大專，山西省孝義市，職稱 ：中級(jí)，研究方向：辦公室檔案管理