信息化在工程檔案管理中應(yīng)用的重要性及實(shí)施措施

陳寧

摘 要：在科技的引領(lǐng)下，信息化技術(shù)呈現(xiàn)勢不可擋的發(fā)展趨勢，工程檔案管理也進(jìn)入信息化管理階段。本文首先對(duì)工程檔案管理信息化的涵義進(jìn)行了專業(yè)的闡述，介紹了當(dāng)前工程檔案管理發(fā)展現(xiàn)狀，探討了工程檔案管理信息化建設(shè)的價(jià)值與意義，有針對(duì)性地提出了工程檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展方向與保障性措施，以期切實(shí)提升新時(shí)期工程檔案管理水平，更好發(fā)揮工程檔案服務(wù)社會(huì)的功能。

關(guān)鍵詞：信息化 工程檔案管理 重要性 措施

隨著經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，建筑行業(yè)得到發(fā)展契機(jī)，工程檔案的數(shù)量與規(guī)模也呈現(xiàn)快速增長的趨勢，尤其是在信息化技術(shù)的影響下，工程檔案管理面臨新的挑戰(zhàn)?；诖耍⒆阈畔⒒尘?，明確信息化在工程檔案管理中的重要意義，緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，采取行之有效的管理措施，滿足信息時(shí)代對(duì)工程檔案管理中的實(shí)際要求，發(fā)揮先進(jìn)技術(shù)的優(yōu)勢，實(shí)現(xiàn)技術(shù)與管理的高效融合，在根本上更好發(fā)揮信息化對(duì)工程檔案管理的推動(dòng)作用。

1基于專業(yè)角度對(duì)工程檔案信息化涵義的全面闡述

對(duì)于工程檔案而言，其本質(zhì)上講，是最為原始的數(shù)據(jù)資料，反映了建設(shè)項(xiàng)目管理工作的全過程，形成于工程建設(shè)的各個(gè)環(huán)節(jié)，是工程建設(shè)整個(gè)流程形成的歷史記錄，在整個(gè)工程管理中占據(jù)舉足輕重的地位。當(dāng)前，工程檔案多以紙質(zhì)記載與少量電子信息記載形式存在。立足信息時(shí)代，如果從狹義角度分析，工程檔案信息化主要是將工程檔案的內(nèi)容與信息化環(huán)境相結(jié)合。從廣義上講，工程檔案的信息與與各個(gè)領(lǐng)域的信息進(jìn)綜合發(fā)展與運(yùn)用，強(qiáng)調(diào)信息的交融。也就是說，工程檔案信息化既要加強(qiáng)自身信息化建設(shè)，又要借助信息化方式，為社會(huì)提供更加便捷、準(zhǔn)確與全面的服務(wù)。

2全面介紹當(dāng)前工程檔案管理發(fā)展的現(xiàn)狀

2.1工程檔案管理發(fā)展概況

在當(dāng)前工程建設(shè)檔案管理工作中，比較突出的問題是缺乏計(jì)劃性，尤其整體性、全程性與全方位性嚴(yán)重不足，信息化的應(yīng)用尚未得到全面開展。立足建筑項(xiàng)目工程資料與檔案管理的傳統(tǒng)模式，雖然也針對(duì)性地制定了相應(yīng)法律法規(guī)，力求保證檔案管理與工程建設(shè)的同步性，但缺乏強(qiáng)大的監(jiān)管體系加以支撐。對(duì)于工程檔案管理與工程建設(shè)，突出的問題是二者缺乏同步性，檔案監(jiān)管工作不到位，尤其是歸檔時(shí)間不及時(shí)，滯后性問題嚴(yán)重，很多檔案資料都是在歸檔之后再次進(jìn)行補(bǔ)錄。另外，管理方式與手段落后，缺乏嚴(yán)謹(jǐn)性，文件檢索與運(yùn)用方面缺乏便利性，在根本上很難發(fā)揮檔案管理對(duì)整個(gè)工程管理的支撐作用。雖然信息化在很多地區(qū)的城建檔案管理中逐漸開展，但是，仍存一些問題亟待解決。

2.2信息化在工程檔案管理中存在的問題

首先，城建檔案資料來源渠道較多，涉及不同的地區(qū)及部門，信息存在不統(tǒng)一的問題，整體呈現(xiàn)分散狀態(tài)，不利于檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化與統(tǒng)一化的發(fā)展。其次，立足當(dāng)前城建檔案管理工作實(shí)踐，側(cè)重點(diǎn)仍為實(shí)體檔案管理，很難實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的有效處理與應(yīng)用，距離高效管理目標(biāo)遙遠(yuǎn)，對(duì)檔案綜合性運(yùn)用產(chǎn)生阻礙。再次，城建檔案管理中所應(yīng)用的硬件設(shè)施急需更新。第四，城建檔案搜集工作缺乏全面性與有效性，在綜合處理與整合方面的工作缺乏完善性，制約城建檔案的全面開發(fā)與高效利用。

3深入剖析工程檔案信息化的重要性及現(xiàn)實(shí)意義

3.1強(qiáng)化工程檔案管理整體水平的提升，實(shí)現(xiàn)工程檔案的全面性與準(zhǔn)確性

立足工程檔案管理，將信息化有效應(yīng)用其中，能夠強(qiáng)化計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)以及云存儲(chǔ)等技術(shù)手段的全面融合，對(duì)提升檔案管理整體水平作用巨大，加快程檔案管理規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)程，提升整個(gè)行業(yè)的科學(xué)化水平。具體講，信息化處理模式的應(yīng)用能夠?yàn)楣こ绦畔⑴c資料的保存提供保障，增強(qiáng)信息收集保管的全面性與準(zhǔn)確性，對(duì)拓寬工程檔案管理范圍具有推動(dòng)性作用。

3.2工程檔案管理更具開放性，信息共享程度全面增強(qiáng)

鑒于工程檔案信息化發(fā)展的欠缺，工程檔案資源在共享方面凸顯滯后性，很難實(shí)現(xiàn)高效運(yùn)行，尤其缺乏有力的運(yùn)行支撐體系。因此，借助工程檔案信息化管理，通過開發(fā)與應(yīng)用工程檔案信息化管理軟件，增強(qiáng)檔案資源的開放性，促使檔案能夠被高效地應(yīng)用起來，尤其實(shí)現(xiàn)對(duì)各個(gè)地區(qū)、不同類型工程檔案的整合，對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)化管理模式進(jìn)行改善，提高信息搜集、整合以及分析水平，促使其更好發(fā)揮在社會(huì)經(jīng)濟(jì)中的作用。

3.3工程檔案信息化管理是推動(dòng)建筑工程行業(yè)有序發(fā)展的基礎(chǔ)

工程檔案源于建設(shè)過程，是工程行業(yè)各種資料的集合體，涉及多種資料形式，如紙質(zhì)、圖片以及音頻視頻等。在信息化管理的應(yīng)用下，能夠避免工程檔案管理功能被束縛，強(qiáng)化檔案存儲(chǔ)與處理，對(duì)促進(jìn)建設(shè)過程發(fā)展、提升工藝水平等意義深遠(yuǎn)，為未來建設(shè)工程行業(yè)的發(fā)展奠定更加堅(jiān)實(shí)的信息基礎(chǔ)。

4工程檔案管理信息化建設(shè)的前提條件

4.1以計(jì)算機(jī)技術(shù)為依托，強(qiáng)化電子文檔的形成與存儲(chǔ)

面對(duì)工程檔案類別的多樣性與復(fù)雜性，檔案利用率的提升十分關(guān)鍵，需要重視辦事效率的全面提高，因此，計(jì)算機(jī)的支持不可或缺，以便加快信息搜集與歸檔速度，促使各種檔案資源能夠依照行業(yè)規(guī)范進(jìn)行合理的存儲(chǔ)。

4.2重視檔案管理規(guī)范與機(jī)制建設(shè)，為檔案管理信息化建設(shè)提供制度性保障

為了促進(jìn)信息化技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域的應(yīng)用，檔案管理規(guī)范與機(jī)制的構(gòu)建不可或缺，強(qiáng)化對(duì)原始資料的管理與控制，滿足新時(shí)期管理標(biāo)準(zhǔn)與要求，保證檔案資料準(zhǔn)確無誤地存儲(chǔ)，尤其是避免在數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程中出現(xiàn)問題，最大化發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢。另外，要將檔案管理基礎(chǔ)性工作落到實(shí)處，即便擁有了先進(jìn)的信息技術(shù)，規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化的檔案基礎(chǔ)性工作仍需引起重視。

4.3積極構(gòu)建完整的數(shù)據(jù)庫，保證檔案信息的及時(shí)更新與補(bǔ)充

對(duì)于工程檔案管理信息化建設(shè)，數(shù)據(jù)庫是核心，需要對(duì)其進(jìn)行合理更新與開放，確保資源處于更新補(bǔ)充狀態(tài)，為數(shù)據(jù)使用提供便捷。對(duì)于數(shù)字檔案形式，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)資料文檔的有效處理，同時(shí)，合理進(jìn)行分類與整合，促使資料始終處于更新中，維護(hù)數(shù)據(jù)庫的穩(wěn)定運(yùn)行。

5如何在信息化背景下加強(qiáng)工程檔案管理工作

對(duì)于檔案管理信息化建設(shè)而言，管理人員是重要影響因素，其工作能動(dòng)性與信息化建設(shè)效果息息相關(guān)。因此，要增強(qiáng)檔案信息化建設(shè)思想與觀念，明確信息化的影響力，具有較高責(zé)任意識(shí)，將工程檔案信息化建設(shè)工作落到實(shí)處。

5.1準(zhǔn)確掌控工程檔案發(fā)展方向，做好立項(xiàng)階段與項(xiàng)目前期的檔案管理工作

信息管理的應(yīng)用對(duì)提升工程檔案管理效率影響較大。因此，首先，從項(xiàng)目立項(xiàng)開展，要配備專業(yè)的資料管理人員，實(shí)現(xiàn)對(duì)各種文件、資料等的收集與歸檔，明確崗位職責(zé)。其次，重視工程項(xiàng)目建設(shè)前期檔案工作的組織與協(xié)調(diào)。明確前期檔案管理的主要負(fù)責(zé)人，劃分工作范圍，對(duì)各種制度進(jìn)行細(xì)化，構(gòu)建符合項(xiàng)目實(shí)際的檔案工作管理機(jī)制。

5.2對(duì)工程檔案信息化管理流程進(jìn)行明確與規(guī)范，切實(shí)提升檔案應(yīng)用效率

在工程檔案信息化管理過程中，需要以工程類檔案管理標(biāo)準(zhǔn)為基準(zhǔn)，結(jié)合檔案類型，進(jìn)行信息合理分類與管理，將優(yōu)先管理與置后管理進(jìn)行積極融合。也就是要根據(jù)檔案輕重緩急進(jìn)行合理處理，尤其是掌握檔案關(guān)鍵詞與價(jià)值性信息，以期實(shí)現(xiàn)使用率的有序提升。

對(duì)于工程檔案信息化管理模式，以發(fā)揮信息技術(shù)最大優(yōu)勢為前提，增強(qiáng)檔案資料運(yùn)用的高效性，為檔案信息資源的科學(xué)存儲(chǔ)提供便利性，對(duì)提升工程檔案利用效率與利用價(jià)值具有重大作用。因此，要對(duì)信息化背景下的工程檔案管理工作進(jìn)行概念上的掌握，正視當(dāng)前工程檔案管理工作發(fā)展實(shí)際，切實(shí)發(fā)揮信息化在工程檔案管理中的優(yōu)勢，在根本上更好發(fā)揮工程檔案服務(wù)社會(huì)的作用。

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