信息化背景下醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀與對策分析

周璇

摘 要：隨著醫(yī)改的不斷深入，醫(yī)院各項工作都在朝向科學(xué)化、規(guī)范化、標準化發(fā)展，為適應(yīng)社會和醫(yī)院的發(fā)展需要，加強醫(yī)院檔案信息化建設(shè)勢在必行。醫(yī)院檔案與其他類型檔案相比，有其自身獨有的特點。因此充分認識醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的必要性和獨特性，正視醫(yī)院檔案信息化中存在的問題，對采用新思路以加強醫(yī)院檔案信息化建設(shè)尤為重要。因此，通過結(jié)合醫(yī)院的實際情況，了解目前醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀，分析醫(yī)院檔案管理中存在的問題和不足，并找出應(yīng)對措施，以促進醫(yī)院檔案管理發(fā)展。

關(guān)鍵詞：信息化；醫(yī)院；檔案管理；問題

醫(yī)院檔案是行政、科研、后勤、資產(chǎn)管理及其他各項工作中直接形成的，具有保存價值的文字、圖像、音像等具有不同載體的歷史記錄，是醫(yī)院發(fā)展歷史的縮影，它在醫(yī)療改革、科學(xué)研究、提高管理效能、維護醫(yī)院權(quán)益等方面起著舉足輕重的作用。信息時代下，檔案信息化浪潮席卷各行各業(yè)，因此對醫(yī)院檔案進行信息化建設(shè)勢在必行。所謂檔案信息化就是在檔案工作中充分利用現(xiàn)代計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)，對檔案資源進行處理、管理、開發(fā)并提供利用，達到為社會發(fā)展提供服務(wù)的目的。對醫(yī)院來說，它是科學(xué)高效地為醫(yī)療、科研等各項工作服務(wù)的有力保證。

1 醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀

1.1 醫(yī)院檔案管理意識淡薄

思想是行動的向?qū)ВJ識的不足必然帶來行動的滯后。首先表現(xiàn)為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層對檔案管理工作不重視。其次表現(xiàn)為醫(yī)院員工的意識淡薄。醫(yī)院的中心工作是醫(yī)療，在醫(yī)院的管理工作中重視醫(yī)療而輕視檔案管理的觀念極為普遍。由于檔案管理工作不能直接創(chuàng)造經(jīng)濟效益，因此，醫(yī)院的檔案管理工作一直沒有被真正重視起來。認識不到這一點，必然不能充分開發(fā)現(xiàn)有的檔案資料的使用價值，為醫(yī)院建設(shè)發(fā)展所用。

1.2 醫(yī)院檔案管理制度不健全

在醫(yī)院管理中，大多數(shù)醫(yī)院一般都按照衛(wèi)生部門要求制定了適用于本院的較為健全的管理制度和各級各類人員工作職責(zé)，而涉及檔案管理的制度、職責(zé)則較少，沒有相關(guān)的制度和檢查考核措施。在醫(yī)院目標管理考核方案中，一般也沒有將檔案管理納入目標考核。制度的不完善必然會導(dǎo)致管理工作的不到位甚至漏洞百出。例如，有些醫(yī)院沒有建立嚴格的檔案利用制度，對于檔案的借閱、復(fù)制等沒有作出嚴格的規(guī)定，在日常工作中經(jīng)常出現(xiàn)有些人借用檔案忘記歸還或故意不歸還的現(xiàn)象，從而導(dǎo)致檔案丟失或者泄密，造成檔案管理工作的混亂，甚至給醫(yī)院發(fā)展帶來嚴重的不良影響。

1.3 醫(yī)院檔案管理人員素質(zhì)參差不齊

檔案管理人員素質(zhì)的高低對檔案管理水平有著至關(guān)重要的影響。目前，我國檔案專業(yè)人員在業(yè)務(wù)水平、理論水平、文化程度等方面參差不齊，與時代發(fā)展的要求懸殊較大。表現(xiàn)為專業(yè)出身的人員少、專業(yè)知識老化、知識結(jié)構(gòu)不合理、學(xué)歷低、現(xiàn)代科學(xué)知識貧乏，及高層次的檔案專業(yè)人才較少，這些已不適應(yīng)新形勢下的檔案事業(yè)發(fā)展。此外，檔案管理人員配備不足，與醫(yī)院的發(fā)展需求不相適應(yīng)，也是醫(yī)院檔案管理工作中的常見問題。

1.4 醫(yī)患關(guān)系的變化，對醫(yī)院病案（檔案）管理的新挑戰(zhàn)

隨著我國的法制化建設(shè)進程，全社會法律意識逐漸增強，病人也日益重視自己的權(quán)益，通過法律手段來解決醫(yī)患糾紛的數(shù)量越來越多。這其中，病案往往成為雙方爭奪控制的焦點。提高病案書寫質(zhì)量，完善病案管理，也就成了迫切的任務(wù)。醫(yī)院作為和人民群眾切身利益息息相關(guān)的特殊行業(yè)，依法管理已成為行業(yè)發(fā)展的必然要求。醫(yī)院檔案管理作為醫(yī)院行政管理的一部分，在醫(yī)療爭議訴訟實行“舉證責(zé)任倒置”法律要求的今天，起著舉足輕重的作用。

1.5 醫(yī)院檔案管理水平不高，現(xiàn)代化管理手段應(yīng)用較差

隨著科學(xué)技術(shù)的進步，計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在醫(yī)院管理中的運用愈來愈廣泛，然而，運用計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案的卻不多，許多醫(yī)院檔案管理工作還停留在手工收集、檢索階段，嚴重影響著檔案的收集、開發(fā)和利用。醫(yī)院檔案信息化建設(shè)還處在探索階段，除了存在資金不足外，還有許多難題。其中既有技術(shù)因素，也有非技術(shù)因素。概括起來，以下三個問題尤為突出：一是由于醫(yī)院檔案內(nèi)容龐雜、案卷數(shù)量繁多、時間跨度長，再加之每個歷史時期檔案的整理質(zhì)量要求不同、整理的規(guī)格不統(tǒng)一等情況，形成了檔案基礎(chǔ)普遍較差的局面。二是醫(yī)院檔案管理體制與管理思想相對滯后，專業(yè)人員嚴重不足。三是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境不理想，網(wǎng)絡(luò)通信設(shè)施不足，性能偏低。

2 醫(yī)院檔案管理發(fā)展對策

2.1 強化檔案信息化建設(shè)的意識

檔案信息化建設(shè)水平的高低，取決于領(lǐng)導(dǎo)的重視程度。領(lǐng)導(dǎo)如果能將單位的信息化建設(shè)提高到醫(yī)院發(fā)展戰(zhàn)略的高度去對待，加大檔案信息建設(shè)的投資力度，改進管理手段，將對檔案信息化建設(shè)起到極大的推動作用。此外檔案工作人員要在檔案信息化建設(shè)中保持主人翁姿態(tài)，積極主動地宣傳相關(guān)法律、法規(guī)。擁護并且支持醫(yī)院的檔案信息化建設(shè)是每個員工義不容辭的責(zé)任。

2.2 加強基礎(chǔ)設(shè)施和人才隊伍的建設(shè)

信息化是一個復(fù)雜的系統(tǒng)工程，它涉及計算機硬件、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)處理、信息發(fā)布和規(guī)范、信息安全等眾多技術(shù)問題，需要完善的基礎(chǔ)設(shè)施和專業(yè)技術(shù)人員來實現(xiàn)。

因此，要加大資金投入力度，保障檔案信息化建設(shè)所必需的軟、硬件配套設(shè)施齊全。同時必須加強人才培養(yǎng)儲備，采取“請進來，送出去”等多種方式，開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，積極引進檔案專業(yè)人才和計算機專業(yè)人才，為檔案信息化建設(shè)提供必要的人才保障。

2.3 消除信息孤島，實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理網(wǎng)絡(luò)化

當(dāng)前在許多醫(yī)院中存在著檔案信息系統(tǒng)與其他信息系統(tǒng)分體管理的現(xiàn)象。文書、科研、會計、音像檔案等多由醫(yī)院綜合檔案室保管，而人事檔案、病歷檔案、各種檢查影像圖文檔案又分屬于不同業(yè)務(wù)部門管理，不同部門在信息化建設(shè)中常常閉門自守，建立自己的檔案管理系統(tǒng)。信息孤島、數(shù)據(jù)庫重復(fù)開發(fā)，造成了人力、物力、財力的浪費，制約了醫(yī)院信息化建設(shè)的整體水平。檔案作為重要的信息資源，其收集、整理和管理的最終目的，除了真實記錄醫(yī)院發(fā)展的歷史軌跡，就是為檔案用戶提供利用。醫(yī)院檔案管理部門應(yīng)該與其他部門合作，建立具有統(tǒng)一標準的信息數(shù)據(jù)庫，通過醫(yī)院內(nèi)部局域網(wǎng)，將醫(yī)院各業(yè)務(wù)流程中的信息集中起來進行有效整合，通過定期在局域網(wǎng)上發(fā)布最新檔案信息、目錄，讓員工隨時搜尋與擷取醫(yī)院信息，實現(xiàn)資源共享，促進檔案工作成果及時轉(zhuǎn)化和應(yīng)用。從而提高檔案管理和利用效率，形成檔案信息化服務(wù)的良性循環(huán)。

2.4 重視并加強檔案信息安全管理

首先檔案管理者應(yīng)提高安全防范意識。醫(yī)院檔案工作者要充分認識到檔案是對醫(yī)院多年來建設(shè)和發(fā)展過程的歷史記載，一旦丟失或損壞，就會造成永久不可逆的損失，所以檔案管理者要嚴格規(guī)范個人行為，務(wù)必保證檔案實體完好無損，對涂改、丟失或擅自銷毀檔案等行為堅決預(yù)防和制止。此外，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息的安全問題也應(yīng)引起檔案工作者重視。

3 小結(jié)

實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化是確保醫(yī)療事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的需要，是醫(yī)院現(xiàn)代化信息管理的重要組成部分。信息時代既給檔案工作帶來了嚴峻的挑戰(zhàn)，更為其帶來了極好的機遇。只要我們能夠抓住機遇、更新理念、注重人才培養(yǎng)和新技術(shù)應(yīng)用，調(diào)動醫(yī)院各職能科室積極參與配合，確定科學(xué)的發(fā)展戰(zhàn)略，檔案的信息化工作必然會適應(yīng)時代的發(fā)展和實現(xiàn)一個歷史性的質(zhì)的飛躍。

參考文獻

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