學(xué)校檔案數(shù)字化加工關(guān)鍵質(zhì)量的節(jié)點(diǎn)控制及應(yīng)對(duì)措施

呂慧賢

摘 要：研究學(xué)校檔案數(shù)字化加工中關(guān)鍵質(zhì)量的節(jié)點(diǎn)控制以及應(yīng)對(duì)措施，能夠有效提高學(xué)校檔案數(shù)字化加工的質(zhì)量?；诖?，本文將分析學(xué)校檔案數(shù)字化加工中的關(guān)鍵質(zhì)量節(jié)點(diǎn)控制，其中主要包括檔案整理質(zhì)量的節(jié)點(diǎn)控制、檔案掃描質(zhì)量的節(jié)點(diǎn)控制以及圖像處理質(zhì)量的節(jié)點(diǎn)控制三方面內(nèi)容。并研究學(xué)校檔案數(shù)字化加工中關(guān)鍵質(zhì)量的應(yīng)對(duì)措施，其中主要包括提升文件命名和目錄建立的質(zhì)量、應(yīng)用OCR識(shí)別技術(shù)以及保證數(shù)據(jù)質(zhì)檢質(zhì)量三方面內(nèi)容。

關(guān)鍵詞：學(xué)校檔案數(shù)字化加工；關(guān)鍵質(zhì)量節(jié)點(diǎn)；OCR識(shí)別技術(shù)

隨著時(shí)代的發(fā)展，檔案管理逐漸走向數(shù)字化建設(shè)，在此過程中，要想保證數(shù)字化加工質(zhì)量，必須對(duì)其中的關(guān)鍵質(zhì)量節(jié)點(diǎn)展開控制，這種方式能夠從根本上提高學(xué)校檔案數(shù)字化加工的質(zhì)量。目前在學(xué)校檔案數(shù)字化加工的過程中，仍然存在檔案處理不規(guī)范、圖像處理不達(dá)標(biāo)以及目錄建立不全面等現(xiàn)象，導(dǎo)致以上現(xiàn)象出現(xiàn)的主要原因就是沒有對(duì)學(xué)校檔案數(shù)字化加工中的關(guān)鍵質(zhì)量節(jié)點(diǎn)進(jìn)行有效控制，影響了最終學(xué)校檔案數(shù)字化處理的質(zhì)量，由此可以看出關(guān)鍵質(zhì)量節(jié)點(diǎn)控制以及制定應(yīng)對(duì)措施的重要性。

1 學(xué)校檔案數(shù)字化加工中的關(guān)鍵質(zhì)量節(jié)點(diǎn)控制

1.1 檔案整理質(zhì)量的節(jié)點(diǎn)控制

檔案整理是一項(xiàng)最基礎(chǔ)也是最重要的工作，保證檔案整理的規(guī)范性以及標(biāo)準(zhǔn)型，能夠?yàn)榻窈髾n案的查閱提供良好的條件。在檔案數(shù)字化加工之前，必須嚴(yán)格根據(jù)相應(yīng)的檔案整理標(biāo)準(zhǔn)展開檔案整理。例如，如果在檔案整理過程中出現(xiàn)頁碼缺失的情況，則需在后面按順序補(bǔ)打頁碼，按照形成連續(xù)性需重新編制頁碼。其中頁碼的位置需要在檔案正面右下角空白處打頁號(hào)，則背面（有內(nèi)容）左下角空白處打頁號(hào)。頁碼與檔案中的內(nèi)容不能產(chǎn)生沖突。在學(xué)校檔案加工的過程中，需要對(duì)檔案中的頁碼進(jìn)行掃描，保證檔案中每（件/卷）檔案頁碼的連續(xù)性，在此過程中的封面、封底、證件、發(fā)票以及紙張等都需要編寫頁碼，保證整個(gè)檔案頁碼掃描的完整性。如果在今后出現(xiàn)錯(cuò)誤，利用這種方式能夠?qū)n案掃描質(zhì)量進(jìn)行檢查，最終到提升學(xué)校檔案數(shù)字化加工檔案整理質(zhì)量的目的[1]。

1.2 檔案掃描質(zhì)量的節(jié)點(diǎn)控制

檔案掃描工作中的掃描儀分辨率為300dpi以上，采用24位的真彩色格式，其中圖像命名應(yīng)以檔號(hào)為基礎(chǔ)，按檔號(hào)與圖像流水號(hào)的組合對(duì)圖像命名。圖像命名方式的選擇應(yīng)確保圖像命名的唯一性[3]。在檔案掃描的過程需要注意以下事項(xiàng)，第一，在實(shí)際掃描過程中需要保證紙張的平整，進(jìn)而充分降低圖形處理過程中的壓力，根據(jù)檔案中的頁碼順序展開檔案掃描，這種方式能夠保證檔案中的頁碼排列的科學(xué)性。第二，對(duì)幅面較大的檔案進(jìn)行分解掃描或者拼接掃描的方式，在此過程中需要保證檔案中分幅的大小、分幅形狀以及分幅的技術(shù)參數(shù)較為接近，每兩個(gè)分幅中的圖像需要部分重疊，這種方式能夠保證分幅掃描的完整性，通常情況下圖像重疊的面積在5%左右。第三，在掃描之前需要檢查檔案的完整性，其中主要包括檔案頁碼的破損情況、檔案頁碼編寫的正確性等，如果在檢查過程中發(fā)現(xiàn)以上現(xiàn)象，則需要在檔案更改完成之后重新掃描，保證最終檔案掃描的準(zhǔn)確性。

1.3 圖像處理質(zhì)量的節(jié)點(diǎn)控制

在控制圖像處理節(jié)點(diǎn)的過程中，需要注意以下問題，第一，調(diào)整圖像的方向，在處理圖像的過程中，如果發(fā)現(xiàn)檔案中圖像的方向不對(duì)，則需要對(duì)圖像的方向進(jìn)行調(diào)整，同時(shí)對(duì)破損的圖像實(shí)施還原，在此過程中需要根據(jù)人們的閱讀習(xí)慣調(diào)整圖像。第二，糾正偏斜的圖像，在學(xué)校檔案數(shù)字化加工的過程中，如果出現(xiàn)圖像偏斜的情況，需要采取糾正措施，其中圖像偏斜的角度應(yīng)該在3度之內(nèi)，才能達(dá)到學(xué)校檔案數(shù)字化加工的標(biāo)準(zhǔn)。第三，如需對(duì)數(shù)字圖像進(jìn)行去污處理，以去除在掃描過程中產(chǎn)生的污點(diǎn)、污線、黑邊等影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)，應(yīng)遵循展現(xiàn)檔案原貌的原則，處理過程中不得去除檔案頁面原有的紙張褪變斑點(diǎn)、水漬、污點(diǎn)、裝訂孔等痕跡[3]。在去污處理的過程中需要保證檔案內(nèi)容的完整性，不能破壞檔案中的文字內(nèi)容。

2 學(xué)校檔案數(shù)字化加工中關(guān)鍵質(zhì)量的應(yīng)對(duì)措施

2.1 提升文件命名以及目錄建立的質(zhì)量

在建立文件名以及目錄的過程中，需要認(rèn)識(shí)到文件名以及目錄對(duì)學(xué)校檔案數(shù)字化加工的重要性，通常這一階段都是在檔案圖像處理完畢之后進(jìn)行的，在命名的過程中需要根據(jù)JPG或PDF檔案號(hào)命名，同時(shí)按照這一名稱保存。在生成JPG或PDF的過程中需要對(duì)紙質(zhì)檔案中的每一項(xiàng)目錄內(nèi)容展開核對(duì)，如果發(fā)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與數(shù)字化檔案中存在不相同的地方，則需要在第一時(shí)間更改，通常采用的手法為刪除、增加以及修訂等，在更改目錄的過程中應(yīng)該注意，檔案中的批復(fù)類內(nèi)容與報(bào)告類內(nèi)容可以相互合并，因此二者的目錄不需要單獨(dú)列出。

2.2 應(yīng)用OCR識(shí)別技術(shù)

應(yīng)用OCR識(shí)別技術(shù)的主要目的就是提升檔案數(shù)字化加工處理中的是視覺效果以及便捷性，能夠降低電子檔案管理的難度。目前在OCR識(shí)別技術(shù)應(yīng)用的過程中主要利用軟件展開識(shí)別，在此過程中采用批量識(shí)別以及個(gè)別識(shí)別的方式。批量識(shí)別的過程中如果遇到了識(shí)別障礙，則需要采用單個(gè)識(shí)別的方法，完成對(duì)障礙的識(shí)別之后，再繼續(xù)使用批量識(shí)別。這種方式會(huì)大大提高最終檔案識(shí)別的質(zhì)量，在檔案識(shí)別結(jié)束之后，相關(guān)人員需要對(duì)檔案中沒有完全識(shí)別的內(nèi)容展開二次識(shí)別，在此過程中可以使用觀察縮略圖、圖片對(duì)比等方式對(duì)該部分內(nèi)容展開識(shí)別，最終達(dá)到提升檔案識(shí)別工作效率的目的。

2.3 保證數(shù)據(jù)質(zhì)檢質(zhì)量

在檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量檢測的過程中，第一，需要注意學(xué)校檔案數(shù)字化加工過程中目錄、案卷以及全宗的完整性與統(tǒng)一性，即使是在質(zhì)量檢測的過程中也不能對(duì)其進(jìn)行隨意分割。另外，還要保證檔案掃描的完整性，在實(shí)際檔案掃描的過程中由于檔案紙張使用的時(shí)間較長，因此不對(duì)該部分進(jìn)行掃描，這種掃描方式嚴(yán)重影響了最終檔案掃描的完整性。第二，檢查檔案中圖像的質(zhì)量，其中主要包括檔案圖像中的清晰性、完整性，如果在檢查過程中出現(xiàn)圖片掃描遺漏的現(xiàn)象，需要對(duì)遺漏的部分重新掃描，另外，對(duì)于掃描質(zhì)量不合格的圖像，也需要重新處理和掃描。第三，檢查檔案中的目錄數(shù)據(jù)，其中主要包括目錄的完整性以及規(guī)范性，質(zhì)量不達(dá)標(biāo)的目錄需要重新掃描更改。第四，檢查JPG或PDF文件，在此過程中需要檢查文件中等量關(guān)系，其中掃描頁碼數(shù)目、檔案中編寫的頁碼數(shù)目以及檔案目錄中的頁碼數(shù)目需要相等，如果不符合這一關(guān)系，則說明在學(xué)校檔案數(shù)字化加工過程中出現(xiàn)了問題，相關(guān)人員需要展開全面檢查。由此可以看出，在學(xué)校檔案數(shù)字化加工關(guān)鍵質(zhì)量節(jié)點(diǎn)控制以及制定應(yīng)對(duì)措施的過程中，需要根據(jù)學(xué)校檔案數(shù)字化加工的實(shí)際情況制定相應(yīng)的控制應(yīng)對(duì)措施，提升控制應(yīng)對(duì)措施的針對(duì)性，最終達(dá)到提升學(xué)校檔案數(shù)字化加工質(zhì)量的目的[2]。

3 結(jié)論

綜上所述，隨著人們對(duì)學(xué)校檔案數(shù)字化加工的需求、重視程度不斷提高，如何提升學(xué)校檔案數(shù)字化加工的質(zhì)量，成為有關(guān)人員關(guān)注的重點(diǎn)問題。本文通過研究學(xué)校檔案數(shù)字化加工中關(guān)鍵質(zhì)量節(jié)點(diǎn)的控制以及應(yīng)對(duì)措施發(fā)現(xiàn)，對(duì)其進(jìn)行研究，能夠有效提高學(xué)校檔案數(shù)字化加工的質(zhì)量，同時(shí)還能保證學(xué)校檔案數(shù)字化加工的準(zhǔn)確性。由此可以看出，研究學(xué)校檔案數(shù)字化加工中關(guān)鍵質(zhì)量節(jié)點(diǎn)的控制以及應(yīng)對(duì)措施，能夠?yàn)榻窈髮W(xué)校檔案數(shù)字化加工的發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

[1]呂玉潔，吳湘華，向禹.確定性需求驅(qū)動(dòng)的檔案數(shù)字化加工監(jiān)理模式構(gòu)建與適用性分析[J].檔案學(xué)研究，2018（01）：107-112.

[2]蔡青春.淺談檔案數(shù)字化加工項(xiàng)目管理——東方飛揚(yáng)數(shù)字化加工部門經(jīng)理感悟[J].傳奇.傳記文學(xué)選刊（理論研究），2012（04）：5-7+19.

[3] DAT 31-2017《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》