淺談事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化方法

李媛媛

摘 要：事業(yè)單位的檔案記錄是充分反映事業(yè)單位人員的數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)是事業(yè)單位的重要信息來源，在事業(yè)單位中妥善管理檔案是非常重要的。隨著企事業(yè)單位的發(fā)展，檔案管理工作也出現(xiàn)了一些問題，計算機(jī)化的發(fā)展趨勢也對企業(yè)產(chǎn)生了影響，所以，對檔案管理的優(yōu)化至關(guān)重要。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；優(yōu)化策略

事業(yè)單位檔案被記錄和反映在事業(yè)單位的日?；顒雍突顒又校矙C(jī)構(gòu)的資源進(jìn)行科學(xué)有效的管理，對企業(yè)的發(fā)展有直接的影響。隨著社會經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展和信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，企業(yè)部門也出現(xiàn)了新的發(fā)展。在這種情況下，必須改進(jìn)管理檔案的信息管理，以滿足日常需要和業(yè)務(wù)管理。

事業(yè)單位的檔案科學(xué)地有效地記錄和管理了事業(yè)單位的檔案資源，對事業(yè)單位的發(fā)展產(chǎn)生了一定的直接影響。隨著經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展和信息化技術(shù)的廣泛在我國應(yīng)用，事業(yè)部門的發(fā)展打開新局面。逐步改善事業(yè)單位管理的檔案信息管理，用來滿足事業(yè)單位的日常工作和管理的需求。

1 對事業(yè)單位檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化的必要性

1.1 順應(yīng)時代發(fā)展的潮流的需要

人力資源管理是事業(yè)單位檔案管理的重要組成部分，在新時期，事業(yè)單位檔案的管理在很大程度上反映了人力資源管理和工作人員的素質(zhì)高低。尤其是在信息技術(shù)被廣泛用于背后的許多機(jī)構(gòu)和部門信息技術(shù)服務(wù)、檔案管理，不能停滯應(yīng)，順應(yīng)時代發(fā)展的潮流，充分利用電腦化檔案管理，在工作中不斷改進(jìn)的檔案、資源管理和信息管理同時也加強(qiáng)了人力資源管理。

1.2 推動事業(yè)單位進(jìn)一步發(fā)展的要求

檔案管理是事業(yè)單位日常活動的重要組成部分，檔案管理為事業(yè)單位的發(fā)展提供信息和數(shù)據(jù)支持。目前，許多事業(yè)單位建立了管理信息系統(tǒng)管理的一部分，從而建立了自動管理系統(tǒng)，導(dǎo)致了新的要求在事業(yè)單位管理檔案中檔案管理部門必須不斷優(yōu)化檔案管理，提高效率和管理水平，進(jìn)一步改進(jìn)檔案部門的服務(wù)功能，滿足事業(yè)單位在選擇、分析、聚合等方面的需要，并促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展。

1.3 提升檔案管理工作成效的需求

檔案管理工作涉及許多歷史數(shù)據(jù)和數(shù)據(jù)，并考慮到與時間和業(yè)務(wù)活動有關(guān)的積累以及歷史材料和數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)。如果根據(jù)傳統(tǒng)的檔案管理方法，工作和信息分析將特別大，而不僅僅是效率問題，而且很難提升工作質(zhì)量。因此，對檔案質(zhì)量的管理，以及提供科學(xué)和有效的資源，以確?？茖W(xué)和有效的資源。

2 當(dāng)前事業(yè)單位在檔案管理工作中存在的問題

2.1 檔案管理制度不夠科學(xué)規(guī)范

許多事業(yè)單位對檔案管理人員沒有足夠的關(guān)注，也沒有安排人員對此負(fù)責(zé)。因此，最重要的是，在檔案管理的日常管理過程中缺乏明確的制度管理制度，以及協(xié)調(diào)共同規(guī)范和進(jìn)程的困難，可能會造成各種各樣的問題，這些數(shù)據(jù)可能會導(dǎo)致不同的檔案資源的使用。同時，檔案管理長期處于邊緣位置，并沒有足夠的重視，他們對待自己的工作，嚴(yán)重影響工作，檔案管理，以便逐步開始影響檔案管理工作的熱情和積極性以及檔案資源的質(zhì)量。

2.2 檔案管理人員的素質(zhì)和水平不高

由于事業(yè)單位的性質(zhì)以及檔案管理程序的復(fù)雜性和枯燥繁瑣的特點(diǎn)，檔案管理人員必須有很大的責(zé)任，有責(zé)任心的工作態(tài)度和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髁?xí)慣。此外，檔案管理逐漸建立了信息化的大門，檔案管理人員必須逐步改進(jìn)他們自己的計算機(jī)系統(tǒng)的技術(shù)和水平，以滿足工作的實(shí)際需要。然而，許多單位沒有充分考慮到檔案管理的各個方面，并沒有充分考慮到管理人員的招聘，而工作人員的更替也經(jīng)常發(fā)生。檔案管理人員和檔案管理人員缺乏責(zé)任感，在檔案管理方面還不夠清晰，信息和資源也沒有被記錄和保存。這些都是影響檔案管理質(zhì)量的個人因素，如果不能保證檔案管理人員的工作質(zhì)量和資格水平，檔案管理系統(tǒng)很難得到發(fā)展。

2.3 檔案資源的管理系統(tǒng)落后

信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用為社會各階層的發(fā)展提供了新的動力，并使發(fā)展?jié)摿Φ玫礁玫睦?。隨著信息技術(shù)的普及和事業(yè)單位的發(fā)展，信息技術(shù)在事業(yè)單位管理中的應(yīng)用是不可避免的。目前，一些事業(yè)單位已經(jīng)意識到計算機(jī)化的速度和潛力，并逐漸在日常管理中引入計算機(jī)化管理系統(tǒng)。然而，仍有許多機(jī)構(gòu)使用傳統(tǒng)的管理方法，這些方法在檔案管理中沒有計算機(jī)化，這限制了檔案管理的效率和工作質(zhì)量。

3 對事業(yè)單位檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化的策略

3.1 逐步完善檔案管理制度

首先，必須充分認(rèn)識到檔案管理工作的重要作用，充分重視檔案管理日常工作并設(shè)專業(yè)人員管理和監(jiān)督檔案管理情況。然后，必須調(diào)整案管理的各種規(guī)范和要求，根據(jù)實(shí)際情況和資源使用的具體情況進(jìn)行存檔，并擬定詳細(xì)不同類型數(shù)據(jù)和資料，以及行為守則，規(guī)范檔案管理員的工作。與此同時，必須謀求不斷改進(jìn)檔案管理人員的積極性和創(chuàng)造性，檔案建立明確的問責(zé)制，嚴(yán)格遵守檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，不斷改進(jìn)檔案管理工作的質(zhì)量和水平

3.2 加強(qiáng)對檔案管理人員的教育和培訓(xùn)

檔案管理的質(zhì)量和水平直接反映了檔案管理人員的素質(zhì)，檔案資料和數(shù)據(jù)的科學(xué)性和準(zhǔn)確性得不到保障。因此，為了減少與檔案管理人員有關(guān)的因素，管理的質(zhì)量和不足，事業(yè)單位必須在實(shí)際的管理中，優(yōu)先考慮檔案管理人員素質(zhì)水平。一方面，事業(yè)單位在招聘人員時必須加打考核難度，以引入更有經(jīng)驗和更有能力的管理人員。另一方面，定期向檔案管理人員提供教育和培訓(xùn)服務(wù)，不斷提高他們的工作能力和職業(yè)操守，并逐步提高所有檔案管理團(tuán)隊的素養(yǎng)水平。

3.3 實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化

事業(yè)單位必須跟上信息化時代的步伐，在日常管理活動中引入計算機(jī)化的管理技術(shù)，加強(qiáng)信息的建設(shè)，并逐步改進(jìn)檔案管理的計算機(jī)化。與此同時，必須將發(fā)展重點(diǎn)放在的信息人才的培養(yǎng)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案資料紙質(zhì)化轉(zhuǎn)為電子檔案管理，不僅能夠提高服務(wù)的效率和質(zhì)量，還能擴(kuò)大數(shù)據(jù)收集工作， 為事業(yè)單位的工作人員提供更多數(shù)據(jù)和資源。

4小結(jié)

事業(yè)單位的檔案管理工作的分析，應(yīng)注意結(jié)合事業(yè)單位的實(shí)際情況和發(fā)展趨勢，對檔案管理難以滿足實(shí)際的需求和時代的潮流，及時改善，確保檔案管理可以反映出信息化的發(fā)展趨勢，以滿足事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。

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