企業(yè)檔案管理的經(jīng)濟效益

黃瑩瑩

1 檔案管理的內(nèi)容綜述

檔案管理工作，是檔案部門直接對檔案檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項業(yè)務(wù)工作的總稱。包括：檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計、檔案編輯和研究、檔案提供利用。這 8項工作的劃分只是相對穩(wěn)定而不是絕對的，也有分為 6個環(huán)節(jié)的，也有分為基礎(chǔ)工作和利用工作兩大部分的。由于現(xiàn)代檔案管理工作已成為復(fù)雜的系統(tǒng)，故也有按多層次進(jìn)行劃分的方法。其第一層次分檔案實體管理和檔案信息開發(fā)兩個子系統(tǒng)，各子系統(tǒng)又下分若干層次小系統(tǒng)。

整個檔案管理系統(tǒng)及其子系統(tǒng)在運行中都形成反饋機制。隨著檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展，還將對檔案管理工作的結(jié)構(gòu)產(chǎn)生新的影響。檔案管理的最終目的是提供檔案信息為社會實踐服務(wù)，檔案管理系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)即根據(jù)這一目的而設(shè)置。其中每項工作都必不可少，并有一定程序。它們組成一個有機整體，為實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)整體功能而發(fā)揮各自的作用，同時也相互關(guān)聯(lián)、相互制約。當(dāng)前，越來越多的企業(yè)都開始認(rèn)識到了檔案管理的重要性，檔案管理在企業(yè)管理中的地位也越來越重要。

2 檔案管理的效益

1）從檔案的作用看，可分為社會效益和經(jīng)濟效益。社會效益就是檔案利用過程中的資證和教育作用，如利用檔案資料著書立說或舉辦展覽，可以起到前人之鑒后世之師的作用。經(jīng)濟效益指的是檔案在利用之后可以起到知識傳播或技術(shù)轉(zhuǎn)讓作用，一方面可以使后人少花費代價應(yīng)用前人成果，另一方面可以使后人開拓事業(yè)，產(chǎn)生靈感，創(chuàng)造出前所未有的業(yè)績，產(chǎn)生經(jīng)濟效益。

2）從檔案的價值大小看，可分為宏觀效益和微觀效益。微觀效益是指從多方面滿足社會人的多種需求，例如一項技術(shù)成果救活一個企業(yè)，一個項目上馬受益一方。宏觀效益是指多方面滿足國家及其系統(tǒng)工程的需求，國家各項政策的制訂，西部開發(fā)戰(zhàn)略的實施。衛(wèi)星上天，導(dǎo)彈發(fā)射，長江三峽工程的設(shè)計與方案實施，無一沒有對檔案資料的參考和借鑒。

3）從檔案信息的時間性來看，可分為瞬問效益和潛在效益。瞬間效益是指在短時間內(nèi)表現(xiàn)出來的結(jié)果，潛在效益是指需要較長時間才能表現(xiàn)出來的結(jié)果。

4）從檔案的信息開發(fā)看，可分為直接效益和間接效益。直接效益是指檔案信息直接用于生產(chǎn)科研等方面所產(chǎn)生的效益，如利用檔案資料開展技術(shù)革新，提高了生產(chǎn)效益，經(jīng)濟效益顯著增長。間接效益是指檔案信息經(jīng)過曲折復(fù)雜的演變、漫長的周期、繁雜的環(huán)節(jié)轉(zhuǎn)化為一定的成果，創(chuàng)造出新的效益，這種間接效益不能排除檔案信息的原始效能，這些成果又會轉(zhuǎn)換成新的檔案資料，循環(huán)往復(fù)，永無止境。

總之，無論那種效益，都是靠各級各類檔案信息機構(gòu)開發(fā)檔案信息資源為其提供檔案信息來保證實現(xiàn)的，同時各種效益都被包含在國家機關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位總效益之中。 隨著現(xiàn)代企業(yè)制度的不斷完善，檔案管理對企業(yè)發(fā)展中的作用越來越突出。高效、有序以及規(guī)范的檔案管理可以提升企業(yè)經(jīng)濟效益和管理水平，但不可否認(rèn)的是，目前，在我國一些企業(yè)的檔案管理中仍然存在著一些問題和不足，這些問題惡化不足不僅制約了企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量的提升，更影響了企業(yè)經(jīng)濟效益的提升。下面就檔案管理的經(jīng)濟效益進(jìn)行一些淺顯的分析和探討。

3 產(chǎn)生經(jīng)濟利益的措施

3.1 提高對檔案管理的認(rèn)識

在一個企業(yè)中，企業(yè)管理主要包括有：財務(wù)管理、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理以及人力資源管理等多個管理方面，這些管理對企業(yè)經(jīng)濟效益的提升是非常明顯的，而檔案管理就不同了，檔案管理對企業(yè)經(jīng)濟效益的影響是長遠(yuǎn)和隱性的，因此，在一些企業(yè)中企業(yè)管理者和領(lǐng)導(dǎo)者都不太重視企業(yè)的檔案管理，而是更加重視可以為企業(yè)帶來明顯經(jīng)濟效益的企業(yè)管理，因此，要想充分發(fā)揮出檔案管理在提升企業(yè)經(jīng)濟效益方面的作用，就必須提高企業(yè)管理者和領(lǐng)導(dǎo)者對檔案管理的認(rèn)識。一是提升自身的認(rèn)識。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者和管理者的認(rèn)識對檔案管理工作有著至關(guān)重要的影響。企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者和管理者應(yīng)當(dāng)不斷學(xué)習(xí)，提高對檔案管理工作的認(rèn)識，從思想上認(rèn)識到檔案管理工作對企業(yè)的發(fā)展是有利的；二是提高員工對檔案管理的認(rèn)識。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者和管理者只提高自身的認(rèn)識還是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，還需要提升企業(yè)員工特別是企業(yè)檔案管理員工的認(rèn)識，畢竟企業(yè)的檔案管理工作都需要企業(yè)員工來執(zhí)行，因此，這時候，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者和管理者就必須充分發(fā)揮出自身在企業(yè)管理中的核心和主導(dǎo)作用，通過自身的影響來提升企業(yè)員工對檔案管理工作的認(rèn)識。

3.2 加強對檔案管理人員隊伍的建設(shè)，提高檔案管理人員的各方面素質(zhì)

企業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)直接影響了企業(yè)檔案管理質(zhì)量，而檔案管理質(zhì)量又影響了檔案管理對企業(yè)經(jīng)濟效益作用的發(fā)揮，因此，企業(yè)要想最大限度的發(fā)揮檔案管理對企業(yè)經(jīng)濟效益的作用，就必須加強企業(yè)檔案管理人員隊伍的建設(shè)，提高檔案管理人員的各方面素質(zhì)。為此：

堅持每月學(xué)習(xí)制度。企業(yè)要提高檔案管理人員的素質(zhì)，就必須要求企業(yè)檔案管理員工不斷地學(xué)習(xí)，在不斷的學(xué)習(xí)中不斷提高自身的素質(zhì)和對工作的熟練度。學(xué)習(xí)內(nèi)容包括《檔案法》和公司制定的《檔案管理辦法》、《技術(shù)檔案管理實施細(xì)則》、《合同管理辦法》等管理制度。長期堅持下去，企業(yè)檔案管理員工的素質(zhì)必然會有一個質(zhì)的提升。

加強對檔案管理員工的培訓(xùn)。培訓(xùn)是老板送給員工最好的禮物。培訓(xùn)不僅可以提升員工的素質(zhì)，更可以留著員工。隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，新技術(shù)、新事物以及新理念層出不窮，這就要求企業(yè)加強對員工的培訓(xùn)，使其可以不斷適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需要，如當(dāng)前企業(yè)檔案管理的信息化趨勢不可逆轉(zhuǎn)，基于計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的信息化檔案管理系統(tǒng)，對企業(yè)檔案管理員工的素質(zhì)提出了更好的要求，不僅需要企業(yè)檔案管理員工熟練的掌握各種檔案管理方法和方法，還需要精通計算機技術(shù)和各種網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，這都需要企業(yè)加強對員工的培訓(xùn)。當(dāng)然，培訓(xùn)必須根據(jù)集團(tuán)公司檔案管理系統(tǒng)建設(shè)和運行維護(hù)的有關(guān)要求來進(jìn)行，只有這樣，培訓(xùn)才是有意義和作用的。

3.3 嚴(yán)肅紀(jì)律，確保檔案安全。

檔案安全不僅關(guān)系到企業(yè)檔案工作的質(zhì)量，更關(guān)系到企業(yè)的安全，因此，在企業(yè)檔案管理中，必須充分重視檔案安全工作，把檔案安全看著檔案管理的重中之重，為此，企業(yè)要想保證企業(yè)檔案的安全應(yīng)該從以下幾個方面入手：一是嚴(yán)肅紀(jì)律，制定完善的檔案管理制度。完善的制度是保證企業(yè)檔案安全的基礎(chǔ)，只有不斷完善企業(yè)檔案安全管理制度，才能確保企業(yè)檔案的安全。企業(yè)可以根據(jù)企業(yè)實際情況和企業(yè)檔案工作管理現(xiàn)狀，制度切實可行的檔案管理制度，如對于具有查考利用價值的文件材料，應(yīng)該進(jìn)行一次全面自查，建立目錄，按規(guī)定時間向公司行政人事部提交備份、可以定期或者不定期的對企業(yè)檔案進(jìn)行檢查和抽查等。對于制定好的管理制度，企業(yè)各個部門或者個人都必須嚴(yán)格執(zhí)行，一旦發(fā)現(xiàn)有違法檔案管理制度的行為，必須嚴(yán)肅處理，以維護(hù)制度的嚴(yán)肅性；二是提高企業(yè)檔案管理人員對檔案安全工作的認(rèn)識。從思想上、行動上確保把檔案安全放在首位，牢固樹立”安全第一，預(yù)防為主” 的思想，時刻牢記”檔案安全，責(zé)任重于泰山”，在工作中要具有高度的責(zé)任心和使命感，確保企業(yè)檔案工作的安全。