淺論新時(shí)代檔案數(shù)字化的幾點(diǎn)重要意義

摘 要：經(jīng)過世界性的互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，檔案管理的數(shù)字化進(jìn)程也在不斷推進(jìn)。我們的檔案管理方式從以前的紙質(zhì)檢索慢慢的發(fā)展成了現(xiàn)在結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)、數(shù)據(jù)庫等多種技術(shù)的數(shù)字化檔案管理手段，對于保留原始檔案和高效管理檔案、提高檔案整理水平有著不可磨滅的作用。本文將對數(shù)字化的新時(shí)代檔案管理方法進(jìn)行分析，結(jié)合實(shí)際情況為讀者詳細(xì)說明檔案數(shù)字化的意義。

關(guān)鍵詞：新時(shí)代；檔案；數(shù)字化

1 概括我國檔案數(shù)字化情況

科學(xué)技術(shù)不斷進(jìn)步，人民的生活質(zhì)量隨著科學(xué)進(jìn)步也在不斷提高?？茖W(xué)進(jìn)入社會生活的方方面面，把人類推向了一個(gè)信息化、全球化、數(shù)字化的新時(shí)代。從計(jì)算機(jī)發(fā)明之初的軟盤、光驅(qū)到現(xiàn)在的硬盤、閃存、云網(wǎng)盤，數(shù)據(jù)的載體正在以一個(gè)不可思議的速度在變化著，也給我們檔案管理提出了一些新辦法。既然數(shù)據(jù)可以依托于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展進(jìn)行儲存方式的變革，那么我們利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行檔案的儲存也不再是難題[1]。特別是如今媒體、通訊、計(jì)算機(jī)等各種技術(shù)的騰飛，各種檔案資源結(jié)合媒體手段和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)可以被大量的傳播，使大家可以方便地在網(wǎng)絡(luò)中閱讀。所以將檔案數(shù)字化是一個(gè)必然的趨勢，數(shù)字化進(jìn)程將會以一個(gè)不可阻擋的節(jié)奏取代舊的檔案儲存方式。

我國在發(fā)展中也已經(jīng)明確了檔案建設(shè)的方向，表明要通過檔案建設(shè)管理部門進(jìn)行檔案統(tǒng)一的信息技術(shù)改革，在檔案管理中廣泛應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)對檔案進(jìn)行信息技術(shù)的數(shù)字化管理。一旦完成了檔案整體的數(shù)字化，我們的檔案保存和傳播模式就將會發(fā)生巨大的變革，網(wǎng)絡(luò)甚至可以取代舊的實(shí)體檔案館成為檔案檢索和儲存的主力軍，為人民提供更快更好地服務(wù)。

2 簡要列舉幾點(diǎn)意義

2.1 保護(hù)原始檔案

檔案有幾點(diǎn)特性是需要我們注意的，尊重這些特性才能使我們保存檔案符合他的基本規(guī)則。有一點(diǎn)最為重要，就是檔案的本質(zhì)特性——原始性[2]。檔案的形成有各種各樣的來源，但是與普通書籍、暢銷書、雜志不同的是，檔案必須是當(dāng)時(shí)當(dāng)事的原始文件直接轉(zhuǎn)化的產(chǎn)物。檔案的原始性也可以作為判斷標(biāo)準(zhǔn)之一，以此與普通讀物最大區(qū)別開來。

我們國家成長至今，俗話說“中華上下五千年”，光是有文字涉及的就有三千年之多，漫長的歷史長河中給我們留下來的歷史悠久的檔案儲存歷史。拋開古老的典籍不談，光是建國以來的論文和文獻(xiàn)資料就有不可估量的價(jià)值。加上我國悠久的檔案儲存，現(xiàn)存的檔案和書刊與古老的典籍文獻(xiàn)一起組成了我國龐大的檔案儲量。這些檔案都是我們國家的無價(jià)之寶，如果我們不能妥善保管，這些典籍和文獻(xiàn)會因?yàn)闀r(shí)間問題而產(chǎn)生保存的困難。但是這些困難只針對于紙質(zhì)印刷的典籍，從我們發(fā)明的紙到印刷術(shù)以來，它們開啟了我們國家燦爛的文化傳承。如今擁有數(shù)字化技術(shù)，就可以利用掃描儀將這些年代久遠(yuǎn)的古籍與重要文獻(xiàn)儲存進(jìn)電腦中，制作成數(shù)字書籍，供大家閱讀的參考。這樣一來就避免了多次翻閱書籍造成的書籍破損，也不會因?yàn)轭櫦傻綑n案的珍貴性而阻止大家借閱。即使檔案館遭受天災(zāi)人禍導(dǎo)致原始檔案的丟失，我們也能夠憑借明確的數(shù)字化檔案進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，大大保護(hù)了檔案的原始性。

2.2 便于檔案檢索和歸檔

檔案包括了文獻(xiàn)和論文和古代文案等的重要資源。作為這種重要資源，包含著許多珍貴的資料和知識，往往記載著我們技術(shù)成就和歷史進(jìn)程的豐富知識，所以也可以作為我們獲取知識的一個(gè)重要資源。但是我們舊時(shí)在進(jìn)行檔案整理的時(shí)候顯得非常困難，因?yàn)槿斯n案進(jìn)行分類往往會根據(jù)自己的理解特點(diǎn)，不同的管理人員對檔案會有不同的分類習(xí)慣，造成了其他人員無法根據(jù)一個(gè)固定的方法進(jìn)行檔案的檢索[3]。要避免這樣的情況發(fā)生，就可以建立起數(shù)字化、自動化的檔案管理系統(tǒng)，利用系統(tǒng)的程序模擬人工歸檔的過程，在期間計(jì)算機(jī)還會對不同的分類生成檢索條目方面人們根據(jù)關(guān)鍵詞和“卷”的內(nèi)容進(jìn)行快速檢索。如果需要將“卷”打印出來，也可以通過檢索工具將同一條目的文獻(xiàn)進(jìn)行檢索打??；如果需要將檔案進(jìn)行排列，就可以命令計(jì)算機(jī)按照文件修改日期或檔案先后順序進(jìn)行特定的查找。這樣對比看來，以計(jì)算機(jī)為主要工具的歸檔方法大大超過了人類歸檔的效率。

其次，在人為歸檔的過程中難免會出現(xiàn)遺漏和錯誤操作，一旦發(fā)現(xiàn)錯誤就必須堅(jiān)持檔案的內(nèi)容，就要拆開檔案造成對檔案的影響，并且出現(xiàn)錯誤之后也要對于檔案目錄做大量的修改。但是計(jì)算機(jī)歸檔最大程度避免了錯誤的產(chǎn)生，而且根據(jù)數(shù)據(jù)庫也可以迅速發(fā)現(xiàn)錯誤并且方便的加入遺漏的檔案，不需要重新修改全部目錄。歸檔的效率提高以后，才真正把我們?nèi)祟惖墓ぷ髂芰退季S解放出來，可以從繁瑣重復(fù)的工作中投入到數(shù)字化檔案系統(tǒng)的開發(fā)利用中去。

2.3 提高檔案管理能力

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在管理和借閱中出現(xiàn)了許多麻煩，借助于新時(shí)代各種儲存媒介我們可以將數(shù)字化檔案儲存在硬盤、光盤、U盤和數(shù)據(jù)庫等等新載體中。但是即便是新的載體也會存在著儲存的要求，我們管理人員要從舊的紙質(zhì)檔案儲存思想中解放出來不斷更新管理理念，將數(shù)字化檔案的管理成為自己學(xué)習(xí)的目標(biāo)。檔案的數(shù)字化進(jìn)程也給了我們檔案管理人員提升能力的機(jī)會，管理人員在工作上要改變思想，更新檔案管理的專業(yè)知識，適應(yīng)檔案數(shù)字化管理的新要求。當(dāng)檔案交由計(jì)算機(jī)進(jìn)行自動化管理之后，就可以把管理人員從繁瑣的重復(fù)工作中解放出來，就可以讓管理人員有機(jī)會試用空余時(shí)間學(xué)習(xí)更先進(jìn)的軟硬件檔案管理技術(shù)。

各單位也可以乘著檔案數(shù)字化的趨勢，多吸納擁有大學(xué)以上高學(xué)歷、具備計(jì)算機(jī)通訊技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)能力的專業(yè)人才，不斷適應(yīng)現(xiàn)代檔案數(shù)字化管理模式，并逐步運(yùn)用自身技術(shù)進(jìn)行改良操作，憑借數(shù)字化發(fā)展的機(jī)遇真正培養(yǎng)出一批懂得數(shù)字化管理，又熱愛檔案管理的先進(jìn)人才。

3 總結(jié)

我國推進(jìn)檔案數(shù)字化的決心是堅(jiān)定的。雖然如今我們檔案數(shù)字化的進(jìn)程已經(jīng)達(dá)到了一個(gè)很高的水平，但是也不能因此就放松對檔案數(shù)字化人才的培養(yǎng)。只有兼具人才和技術(shù)的同步提升，才能擺脫舊的紙質(zhì)檔案管理模式的影響，真正實(shí)現(xiàn)整合了計(jì)算機(jī)和媒體知識的新時(shí)代檔案數(shù)字化。檔案數(shù)字化是一個(gè)長期的過程，我們不應(yīng)該停止探索而是繼續(xù)前進(jìn)，爭取在檔案數(shù)字化的路上走出符合我們國家的新特色。

參考文獻(xiàn)

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[3]王倩.新時(shí)代背景下高校檔案管理信息化建設(shè)路徑研究[J].商品與質(zhì)量，2016（42）.

作者簡介

楊春華（1968-），男，漢，江西省贛州市，總監(jiān)，房地產(chǎn)經(jīng)濟(jì)師，大專，研究方向：檔案管理