淺談社會保險(xiǎn)檔案規(guī)范化管理

祁勇

摘 要：隨著我國社會保障制度不斷推進(jìn)，民生問題成為社會熱點(diǎn)問題，社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)成為人民關(guān)注的重點(diǎn)問題，從而導(dǎo)致社會保障的業(yè)務(wù)量大幅度提高，檔案管理成為社會保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)的重要工作。社保檔案管理是關(guān)于民生大計(jì)的關(guān)鍵一步，是改善我國民生問題的重要緩解。所以，本文就對社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理進(jìn)行分析，并且提出了針對性的措施，凸顯社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)對構(gòu)建中國夢的重要推動作用。

關(guān)鍵詞：社會保險(xiǎn)、檔案管理、規(guī)范化、業(yè)務(wù)

隨著我國改革開放的不斷深入推進(jìn)，我國社會保障機(jī)制有了極大的改善，因此我國社會保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)以及企業(yè)的業(yè)務(wù)量在不斷提高。并且社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)中的檔案管理師社會保障管理工作的重要一環(huán)，業(yè)務(wù)檔案可以真實(shí)的反映參保人的參與社會保險(xiǎn)的實(shí)際情況，所以做好檔案管理是促進(jìn)我國社會保險(xiǎn)工作發(fā)展的重要組成部門。因此，如何有效管理社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案，是社會保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)和企業(yè)在進(jìn)行社保工作中首要考慮的問題。但是，我國社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)中的檔案管理工作仍然存在大量的問題，這些問題對于推動我國社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)范化產(chǎn)生了嚴(yán)重阻礙。因此本文從中國實(shí)際出發(fā)，力圖找出切合我國實(shí)際的社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理制度。

1 扎實(shí)推進(jìn)社會保險(xiǎn)檔案規(guī)范化管理的必要性及重要意義

推動社會保險(xiǎn)檔案規(guī)范化對于促進(jìn)我國社保工作發(fā)展具有重要作用，主要表現(xiàn)為以下3點(diǎn)：

1.1 扎實(shí)推進(jìn)社會保險(xiǎn)檔案規(guī)范化管理過程，是我國進(jìn)行社保改革的關(guān)鍵一步。隨著我國社會保險(xiǎn)企業(yè)不斷推進(jìn)改革，傳統(tǒng)的“單位人”開始逐步轉(zhuǎn)變?yōu)椤吧鐣恕保@就要求社會保險(xiǎn)企業(yè)和相關(guān)機(jī)構(gòu)的職能開始轉(zhuǎn)變，其不僅要履行社會保障職能，還需要對參保人員提供社會服務(wù)，因此社會保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)的工作量大幅度提高，其業(yè)務(wù)系統(tǒng)也開始膨脹。但是若社保機(jī)構(gòu)無法取得參保人準(zhǔn)確的參保資料，就會導(dǎo)致保險(xiǎn)業(yè)務(wù)出現(xiàn)誤差，甚至?xí)p害參保人的切身利益，從而阻礙社會保險(xiǎn)的改革進(jìn)程。

1.2 扎實(shí)推進(jìn)社會保險(xiǎn)檔案規(guī)范化管理，是順應(yīng)社會保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)增多的現(xiàn)實(shí)情況，每一位參保公民都需要在保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)留下自己準(zhǔn)確的參保信息，從而便于今后社保機(jī)構(gòu)對離退休人員辦理相應(yīng)的社保業(yè)務(wù)，為我國公民提供切實(shí)服務(wù)。所以社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理是否規(guī)范化直接關(guān)系到參保人今后的社會保險(xiǎn)待遇，所以推進(jìn)社會保險(xiǎn)檔案規(guī)范化管理，是保護(hù)參保人公民權(quán)益的關(guān)鍵步驟。

1.3 扎實(shí)推進(jìn)社會保險(xiǎn)檔案規(guī)范化管理，能夠切實(shí)維護(hù)我國公民的社會權(quán)益。隨著我國國企改革，國有企業(yè)開始不斷重組兼并，大量的工人下崗，原有的勞務(wù)關(guān)系產(chǎn)生破裂，從而導(dǎo)致大量參保人在斷保多年后要求續(xù)保。由于多年前，我國各項(xiàng)社會保障措施并不完善，沒有對其形成重視，導(dǎo)致大量參保人的權(quán)益受到侵害，從而產(chǎn)生大量的社會民生問題。如果國家不積極的采取措施解決相關(guān)問題，將使人民對政府產(chǎn)生不可信任感。

2 社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理存在的問題

近年來，我國不斷推進(jìn)社會保險(xiǎn)改革，并且對于社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理的重視不斷提高，但是仍然存在大量的問題，這就直接影響了社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)范化的推進(jìn)，也不利于公民權(quán)益的保障，社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理存在的問題主要有以下3點(diǎn)。

2.1 業(yè)務(wù)檔案資料不齊全

在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代，我國社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)管理以人工為主，這樣導(dǎo)致社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案資料存在誤差，甚至是資料不齊全，對于參保人的真實(shí)信息得不到確認(rèn)，比如一些企業(yè)或個(gè)人在進(jìn)行參保時(shí)，沒有填寫一式多份的參保單。另外，在填寫參保資料時(shí)，參保人和社保機(jī)構(gòu)沒有進(jìn)行資料核實(shí)，也沒有紀(jì)錄參保信息、參保人工作單位等，這就造成了參保資料的不完整。

2.2 沒有進(jìn)行檔案資料的核實(shí)

不僅是在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代，就目前而言，我國大部分的社會保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)并沒有形成規(guī)范化的管理，很多工作人員在工作中玩忽職守，并沒有對參保人員的參保信息進(jìn)行核實(shí)，其中很多參保檔案中的姓名、身份證等基礎(chǔ)信息都會出現(xiàn)明顯的錯(cuò)誤，這些錯(cuò)誤有可能是因?yàn)殇浫氘a(chǎn)生，也有可能是參保人本人書寫錯(cuò)誤，但不論是哪一種參保信息錯(cuò)誤，社保機(jī)構(gòu)都很少對參保信息進(jìn)行核實(shí)，嚴(yán)重影響了參保人的個(gè)人權(quán)益，也容易誘發(fā)參保人和社保機(jī)構(gòu)的糾紛。

2.3 保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案借用人事檔案

我國一些社會保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)，為了提高工作效率 ，會將有工作經(jīng)驗(yàn)或者正在工作的參保人的人事檔案來作為自身的業(yè)務(wù)檔案，這樣的做法歸隊(duì)參保人今后的工作、再就業(yè)問題產(chǎn)生影響，參保人在今后移交檔案時(shí)會產(chǎn)生不便，這樣會增加社保機(jī)構(gòu)后續(xù)的工作量，也影響參保人個(gè)人的就業(yè)問題和公民權(quán)益問題。

3 如何扎實(shí)推進(jìn)社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理

從上文可見，我國社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理仍然存在一些問題，只有切實(shí)切實(shí)解決相關(guān)問題，從而確保我國社會保險(xiǎn)改革順利推進(jìn)，本文對如果扎實(shí)推進(jìn)社會半年業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理提出了以下幾點(diǎn)建議。

3.1 建章立制，統(tǒng)一規(guī)范

在推進(jìn)社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理過程中，其關(guān)鍵一步就是對社會凹陷業(yè)務(wù)檔案管理進(jìn)行建章立制，從而使得相關(guān)工作人員在工作中有法可依，有章可循。要求社保機(jī)構(gòu)工作人員在進(jìn)行業(yè)務(wù)檔案管理時(shí)必須要遵循相關(guān)灌頂，并且嚴(yán)格按照《社會保險(xiǎn)法》行事，切實(shí)履行自己額度工作職責(zé)，認(rèn)真記錄參保人員的個(gè)人數(shù)據(jù)，并且進(jìn)行妥善分類參觀。只有切實(shí)按照規(guī)章制度辦事，才能確保社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案記錄標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，杜絕以認(rèn)識檔案替代業(yè)務(wù)檔案的情況出現(xiàn)，真正保證我國公民的參保、獲保權(quán)益。

3.2 對檔案信息進(jìn)行嚴(yán)格的核實(shí)

如上文所訴，因?yàn)樯绫C(jī)構(gòu)工作人員沒有對參保人員的參保信息進(jìn)行嚴(yán)格核實(shí)，從而導(dǎo)致后續(xù)的工作失誤，甚至造成社保機(jī)構(gòu)和參保人員產(chǎn)生糾紛的現(xiàn)象屢見不鮮。因此為了杜絕此類現(xiàn)象發(fā)生，相關(guān)參保機(jī)構(gòu)必須要規(guī)范業(yè)務(wù)辦理制度，要求參保人認(rèn)真填寫參保單，要求參保企業(yè)和參保個(gè)人填寫準(zhǔn)確的申保險(xiǎn)時(shí)間，并且出示共享和身份證，與此同時(shí)，拼板機(jī)構(gòu)工作人員還需要對相關(guān)信息進(jìn)行核實(shí)，確保信息的真實(shí)性。在檔案錄入時(shí)，還需要對參保信息進(jìn)行二次核實(shí)，確保參保信息和參保人的真實(shí)情況沒有出入。

3.3 強(qiáng)化檔案管理人員的素質(zhì)

社保機(jī)構(gòu)工作人員的素質(zhì)隊(duì)伍推進(jìn)社保業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理具有重要作用，因此我國的社會保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)需要招聘專業(yè)對口的人員來進(jìn)行工作，還需要對員工積極開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，要求員工提高自身的專業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力，對工作人員進(jìn)行定時(shí)的績效考核，激發(fā)員工的工作熱情。同時(shí)，社會保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)還可以定期舉辦交流會，讓優(yōu)秀的員工分享經(jīng)驗(yàn)，從而打造一支真正為民服務(wù)的優(yōu)秀社會檔案管理隊(duì)伍。

3.4 明確劃分社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)管理權(quán)責(zé)

因?yàn)樯鐣ｋU(xiǎn)業(yè)務(wù)工作量多而雜，所以在實(shí)際工作開展中，需要嚴(yán)格依照《社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）》制定的歸檔標(biāo)準(zhǔn)展開工作，從而做到權(quán)責(zé)統(tǒng)一，職責(zé)相當(dāng)。在進(jìn)行業(yè)務(wù)辦理中，例如登記、征繳、轉(zhuǎn)移、待遇核定、基本信息變更等環(huán)節(jié)的工作需要落實(shí)到個(gè)人。還需要安排專門的檔案管理人員來進(jìn)行歸檔、檔案整理等工作，明確劃分各個(gè)工作步驟的權(quán)責(zé)。

3.5 社保檔案管理與新技術(shù)相互結(jié)合

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理方法無法滿足時(shí)代的要求，因此進(jìn)行檔案管理時(shí)，需要引入計(jì)算機(jī)技術(shù)，建立全國的社保信息網(wǎng)絡(luò)，以此來提高社保工作人員的工作效率，減少工作失誤。

4 總結(jié)語

綜上所述，推進(jìn)我國社會保險(xiǎn)檔案規(guī)范化管理，對于保障參保人的切身權(quán)益具有重要作用，是關(guān)乎我國民生大計(jì)的重要一環(huán)。與此同時(shí)，推進(jìn)社會保險(xiǎn)檔案規(guī)范化管理，有利于推動我國社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的普遍化。但是從實(shí)際情況來看，我國的社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)中仍然存在一定的問題，需要針對相應(yīng)的問題提出一定措施，從而推動我國社會保險(xiǎn)檔案規(guī)范化管理，建立社會主義和諧社會

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