論事業(yè)單位檔案管理中現(xiàn)代化方式的利用

蔡玲玲

摘 要：當前事業(yè)單位之中工作人員數(shù)量的不斷增加給檔案管理工作帶來了很大的壓力，檔案數(shù)量以及內(nèi)容的復雜性使得傳統(tǒng)的人工管理方式已經(jīng)無法滿足實際管理需求，在未來的發(fā)展過程中，針對事業(yè)單位的人事檔案管理，引入信息化技術，以現(xiàn)代化的網(wǎng)絡管理手段來提升管理效率是發(fā)展的要求，改變了傳統(tǒng)人事檔案管理中效率較低的問題。本文針對現(xiàn)代技術在事業(yè)單位檔案管理中的應用情況進行了分析，提出了一些優(yōu)化措施。

關鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；現(xiàn)代管理方式

當前網(wǎng)絡技術和計算機的普及使得各行各業(yè)都開始進行信息化改革，檔案管理工作當前也開始趨向與信息化、網(wǎng)絡化的管理發(fā)展，事業(yè)單位的高質(zhì)量運行需要更為高效的檔案管理手段，針對檔案管理過程的方法進行優(yōu)化是當前時代發(fā)展和事業(yè)單位建設的客觀需求，如何結合實際情況將現(xiàn)代化的信息管理手段進行實用是當前面臨的主要問題。

1 事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

1.1 檔案管理制度不完善

當前的事業(yè)單位人事檔案管理工作還存在許多問題影響了管理質(zhì)量，管理方法上的不科學使得檔案查閱過程效率較低，在檔案的存儲過程中，管理人員對檔案標題和序號等不進行定期的整理，使得較長時間之后檔案的管理難度不斷提升，且在檔案進行查閱和保護的過程中，管理人員對其保密工作的重視程度不高，都影響了檔案管理質(zhì)量，這些不良問題都反應了當前事業(yè)單位檔案管理工作的制度上存在不完善之處，無法高質(zhì)量的指導管理人員的日常工作，降低了檔案管理工作對于事業(yè)單位建設發(fā)展的價值。

1.2 檔案管理工作進行效率低

當前事業(yè)單位在檔案管理和檢索過程中仍然使用傳統(tǒng)的人工檢索方式，在事業(yè)單位的發(fā)展過程中，硬件設施的建設給管理人員優(yōu)化管理方式提供了物質(zhì)基礎，但是，有的管理人員對于先進技術的掌握能力和操作能力不足，影響了借助信息技術的管理方式在檔案管理工作中的應用，依舊依賴于傳統(tǒng)的人工檢索管理方式，在人事檔案數(shù)量和內(nèi)容不斷增加的情況之下不利于事業(yè)單位的進一步發(fā)展。

1.3 檔案利用效率不高

檔案管理工作的進行對于事業(yè)單位合理安排工作人員的崗位，對以往的經(jīng)營過程進行回顧，創(chuàng)新經(jīng)營規(guī)劃等都有著重要的作用，回顧以往的經(jīng)營歷史可以有效的對未來的發(fā)展規(guī)劃起到優(yōu)化作用，可以有效提升事業(yè)單位的經(jīng)營收益和社會影響力。但是，當前事業(yè)單位對檔案管理工作的綜合價值認識不足，檔案內(nèi)容利用效率低，損失了檔案內(nèi)容之中的實際效益。

1.4 缺乏檔案管理專業(yè)人才

檔案管理工作的高質(zhì)量進行要求管理人員具備相關的工作經(jīng)驗，并對于檔案管理工作的進行過程和管理方式有充分的了解，這樣才能提升管理工作的進行質(zhì)量。在當前的許多事業(yè)單位之中，檔案管理人員的頻繁更換以及管理人員自身工作能力的不足對于檔案管理工作的進行起到了負面的影響，使得檔案管理的安全性降低，不同管理人員之間管理方式的差異也使得檔案管理較為混亂。

2 檔案管理中應用現(xiàn)代手段的價值

在我國事業(yè)單位的檔案管理工作之中，由于管理制度的不科學、管理手段效率較低以及管理人員專業(yè)素養(yǎng)不足等問題的存在，檔案管理工作的進行質(zhì)量受到了很大的影響。在當前信息化時代，許多企業(yè)都開始將信息技術和計算機技術應用到檔案管理之中以應對隨著企業(yè)規(guī)模的增加帶來的檔案管理難度的升高。信息技術等現(xiàn)代管理方法在檔案管理之中的應用可以提升管理質(zhì)量和查閱效率，對于傳統(tǒng)管理中存在的問題起到了有效的優(yōu)化作用。

傳統(tǒng)的檔案管理方式是通過人工管理手段進行檔案的分類、查閱和保存過程，且檔案記錄材料的限制使得檔案體積不斷增加，給查閱過程和保密過程帶來了很大的影響，將現(xiàn)代計算機技術引入檔案管理之中降低了對空間和紙張的消耗，也提升了檔案查閱過程的進行效率，減輕了管理人員的工作壓力。事業(yè)單位借助現(xiàn)代管理技術也能優(yōu)化工作人員的組成，將具備工作積極性和工作能力的員工分配到更為適合的崗位。除此之外，將網(wǎng)絡應用到檔案管理之中方便了檔案在不同部門和單位之間的流動和查閱，優(yōu)化了檔案查閱過程，將現(xiàn)代技術在檔案管理中使用具備較高的現(xiàn)實價值。

3 現(xiàn)代技術在檔案管理中的應用途徑和優(yōu)化措施

3.1 用于檔案的檢索過程

在傳統(tǒng)的檔案管理工作之中，針對檔案的目錄進行管理是實現(xiàn)高效檢索的查閱的重要手段，也是傳統(tǒng)管理工作的進行難點。要想保證目錄布置的合理性和查閱的高效性，管理人員需要對管理過程有充分的了解和較為優(yōu)秀的管理手段，這都對管理人員的工作經(jīng)驗有很高的要求。應用現(xiàn)代技術之后，檔案目錄的管理和添加借由計算機進行，管理人員可以按照分類規(guī)定對檔案進行分類的錄入和保存就可以實現(xiàn)分類管理。在查閱過程中，計算機對檔案訪問的高效性避免了目錄分類不佳造成了查閱管理效率低的問題。盡管如此，在實際管理過程中，檔案管理人員要不斷提升查閱效率也需要針對檔案內(nèi)容進行合理分類，提升計算機在查閱管理工作中的進行效率。

3.2 在庫房管理中的應用

隨之計算機一系列技術不斷升級，事業(yè)單位相關工作人員可以建立一套符合現(xiàn)代化標準的檔案庫房對應的管理系統(tǒng)。采用計算機能夠進行實時監(jiān)控等功效，能夠對空調(diào)設備、干燥、加濕等予以控制，從而控制庫房濕度、溫度、防盜報警以及火警報災等，這些智能化的技術，是對檔案庫房進行管理的現(xiàn)代化手段的體現(xiàn)。

3.3 檔案管理輔助業(yè)務

檔案業(yè)務工作包括對檔案進行收集、保管、整理、鑒定、利用、統(tǒng)計分析、銷毀等環(huán)節(jié)。在檔案業(yè)務整個流程中，除了管理務比較繁重之外，還會產(chǎn)生很多檔案信息，此時，用計算機進行輔助管理，可以給工作人員帶來便利。當前，應用的比較廣泛的是采用檔案管理相應的軟件對檔案借閱以及歸還進行統(tǒng)計，使檔案工作者能夠及時對檔案存儲的實時信息進行把握。

3.4 利用電子文檔提升檔案管理效率

第一，應當建立相應的數(shù)據(jù)庫，讓數(shù)據(jù)庫自身的結構趨于標準化以及規(guī)范化；第二，利用多媒體將靜態(tài)圖片、圖形、聲音、活動影像、文字等實施集成化的統(tǒng)一管理，再根據(jù)光盤具有讀寫速度快、容量大以及可對原文件直接進行檢索以及在計算機聯(lián)網(wǎng)應用上十分方便等優(yōu)點，將有價值的紙檔案變?yōu)橄鄳碾娮游臋n，將其在光盤上保存即可，極大的方便了計算機對其進行查詢以及識別 ；第三，經(jīng)過授權，可以實現(xiàn)編研者直接從自己對應的終端，對數(shù)據(jù)進行檢索以及查詢和下載，這些都為事業(yè)單位檔案管理者提供了極大的便利。

3.5 建立檔案管理網(wǎng)絡

當今時代是計算機以及網(wǎng)絡應用普及的時代，計算機在各個領域的廣泛應用必然促使很多傳統(tǒng)方式的變革。檔案管理也不例外 ，檔案管理只有突破傳統(tǒng) ，與時俱進，才能夠滿足人們想需求。事業(yè)單位應當根據(jù)需要，建立自己區(qū)域的局域網(wǎng)，以及檔案管理相關網(wǎng)絡，這樣不僅有利于對資源及時共享，對計算機軟、硬件進行共享，還能夠讓檔案室和相關科室之間搭建一座信息方面的橋梁，逐漸讓檔案管理實現(xiàn)信息化。當建立了對檔案進行管理相應的網(wǎng)絡之后，利用計算機進行模擬人工作業(yè)，最大限度的發(fā)揮網(wǎng)絡自身具備的優(yōu)勢，編目、整理、標引、統(tǒng)計，可以提升著錄以及標引速度，及時對網(wǎng)絡檔案實時的信息活動予以管理，實現(xiàn)檔案信息資源的最優(yōu)配置。

4 結語

依賴現(xiàn)代化的管理方法和手段，引進先進技術和設備作為媒介，加快基層檔案管理改革，對實現(xiàn)基層事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化有不可替代的促進作用。 因此利用現(xiàn)代科學技術優(yōu)化傳統(tǒng)檔案管理方法， 改革傳統(tǒng)檔案管理體制，建立完善有序的基層事業(yè)單位的管理體制，才能使得基層事業(yè)單位檔案管理工作跟上經(jīng)濟社會發(fā)展的步伐。

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