國(guó)有企業(yè)檔案管理的實(shí)踐與思考

龔平

摘 要：隨著改革開(kāi)放和經(jīng)濟(jì)全球化的不斷發(fā)展，諸多的國(guó)有企業(yè)開(kāi)始優(yōu)化內(nèi)部結(jié)構(gòu)資源配置，完善企業(yè)內(nèi)部管理工作，逐步重視檔案管理及現(xiàn)代化、信息化建設(shè)工作，使企業(yè)檔案能夠真正為企業(yè)的發(fā)展提供幫助。本文主要針對(duì)國(guó)有企業(yè)檔案管理工作的實(shí)踐與應(yīng)用進(jìn)行了思考和闡述。

關(guān)鍵詞：國(guó)有企業(yè)；檔案管理；現(xiàn)代化、信息化管理

隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，檔案數(shù)量不斷的增加，社會(huì)信息化進(jìn)程的加快，如何做好企業(yè)檔案管理工作就顯得越來(lái)越重要?；跉v史原因，國(guó)有企業(yè)檔案的保護(hù)管理已成為一個(gè)普遍性的問(wèn)題，亟須引起相關(guān)各方高度重視并付諸具體行動(dòng)，以充分體現(xiàn)檔案存憑留史的價(jià)值，彰顯檔案工作服務(wù)企業(yè)，幫助企業(yè)發(fā)展的重要性，為加強(qiáng)國(guó)有企業(yè)檔案管理作出積極探索，同時(shí)也引發(fā)了工作中的一些思考。

一、國(guó)有企業(yè)檔案管理中存在的問(wèn)題

1. 加強(qiáng)檔案管理的保護(hù)工作未達(dá)到共識(shí)

檔案管理工作在國(guó)企中往往不受重視，認(rèn)為只是簡(jiǎn)單的收集存放，工作清閑的部門(mén)，管理制度不健全，繼續(xù)著傳統(tǒng)的管理模式，未能在時(shí)代的發(fā)展下充分利用便利的資源，職責(zé)不清、責(zé)任不明，導(dǎo)致企業(yè)檔案管理無(wú)人問(wèn)津。因此，提高各方思想認(rèn)識(shí)，凝聚工作共識(shí)，是做好國(guó)有企業(yè)檔案管理的前提。切實(shí)認(rèn)清各自職責(zé)，從系關(guān)維護(hù)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、系關(guān)維護(hù)社會(huì)和諧穩(wěn)定的高度，充分認(rèn)識(shí)做好國(guó)有企業(yè)檔案管理的重要性緊迫性。

2.企業(yè)檔案管理未能順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，現(xiàn)代化、信息化水平低

隨著時(shí)代的發(fā)展，電腦早已成為辦公的重要工具，由于許多國(guó)有企業(yè)對(duì)檔案管理的重視度不夠，導(dǎo)致檔案的管理工作仍為傳統(tǒng)的紙質(zhì)版存檔，手工登記，人工翻閱查找狀態(tài)中；也有一些企業(yè)對(duì)檔案現(xiàn)代化、信息化認(rèn)識(shí)不夠，缺乏專業(yè)的綜合性檔案管理人才，從而阻礙了企業(yè)檔案管理工作的進(jìn)程。

3.責(zé)任落實(shí)不到位，歸檔意識(shí)較差

雖然國(guó)企都有自己的程序文件要求，檔案部門(mén)也都制定了相關(guān)的檔案管理制度，但仍然存在檔案管理制度不健全的現(xiàn)象，責(zé)任落實(shí)不到位，歸檔意識(shí)較差。企業(yè)檔案門(mén)類多數(shù)量大，且長(zhǎng)期缺乏妥善保管，零散破損缺失的問(wèn)題突出，檔案管理人員在工作上出現(xiàn)問(wèn)題未及時(shí)進(jìn)行搶救、規(guī)范整理，動(dòng)搖了檔案管理的規(guī)范性。國(guó)有企業(yè)對(duì)檔案工作的重視度不夠，也造成檔案的基礎(chǔ)設(shè)施落后，設(shè)備設(shè)施陳舊等現(xiàn)象。

二、企業(yè)檔案管理新實(shí)踐思考

在服務(wù)型社會(huì)大環(huán)境下，作為一個(gè)企業(yè)檔案管理人員，要從三個(gè)方面去努力，即加大收集力度，努力把好收集關(guān)；拓寬知識(shí)層面，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、信息化；創(chuàng)新工作思路，提高檔案利用率，才能科學(xué)的開(kāi)發(fā)和利用好企業(yè)檔案資源，高質(zhì)量、高效率為提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益做好服務(wù)工作。加強(qiáng)國(guó)有企業(yè)檔案管理，既是對(duì)歷史和現(xiàn)實(shí)負(fù)責(zé)的客觀需要，也是企業(yè)的一種重要資產(chǎn)。

1.加大收集力度，努力把好收集關(guān)

廣泛收集是基礎(chǔ)。收集是檔案工作的首要環(huán)節(jié)，做好收集工作要從接收范圍、完整程度、利用價(jià)值、質(zhì)量等方面嚴(yán)格把關(guān)。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，各種門(mén)類、各種載體形態(tài)的檔案將不斷產(chǎn)生，檔案的數(shù)量和種類日益增加。因此，要正確處理“有文不歸”和“有文必檔”的關(guān)系，加強(qiáng)文件的前期控制，保證收集渠道的暢通，以便把有價(jià)值的文件收集齊全。建立健全行之有效的檔案管理工作制度，使檔案工作與企業(yè)的各項(xiàng)管理活動(dòng)相同步，與項(xiàng)目的實(shí)施過(guò)程相同步，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。實(shí)踐證明，建立完善的檔案管理工作制度，是企業(yè)檔案工作逐步實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理的有力措施和可靠保證。因此對(duì)產(chǎn)生的檔案資料從統(tǒng)一路徑的收集、分類歸檔、系統(tǒng)記錄到檔案室管理以及檔案的日常收發(fā)、保管、借閱、利用、可追溯等，都要制定一套嚴(yán)格的制度，形成網(wǎng)絡(luò)體系。首先，要結(jié)合企業(yè)自身的管理體制、檔案材料的形成規(guī)律，建立一個(gè)縱橫交織的檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，協(xié)調(diào)外來(lái)文件及企業(yè)內(nèi)部文件歸檔問(wèn)題，從而做到從外入內(nèi)，從上而下，左右協(xié)作的檔案?jìng)鬟f網(wǎng)絡(luò)，這是做好檔案收集工作的基礎(chǔ)事項(xiàng)；其次，企業(yè)檔案管理人員要做到“三勤”，即腦勤、手勤、腿勤。不僅要收集文書(shū)檔案材料，還要收集企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理檔案、音像材料、實(shí)物和電子文件，要特別注重做好重大工程項(xiàng)目、重大活動(dòng)、重大事件、重點(diǎn)工程、重要人員來(lái)訪等形成的珍貴檔案資料的收集，力求其完整齊全。及時(shí)對(duì)收集的大量分散的檔案資料進(jìn)行加工、分析鑒別，從中找出規(guī)律性的材料和數(shù)據(jù)，建立檔案目錄，記錄文件編號(hào)，變死材料為活信息，為開(kāi)展企業(yè)經(jīng)營(yíng)及管理工作服務(wù)，為企業(yè)各項(xiàng)管理工作提供詳細(xì)、可靠的、可追溯的檔案信息資源。只有做好企業(yè)檔案的收集工作，才能保證企業(yè)檔案的可追溯性和完整性。同時(shí)企業(yè)檔案管理工作應(yīng)加強(qiáng)宣傳，通過(guò)多種渠道、多種形式、多種場(chǎng)合適時(shí)宣傳檔案知識(shí)和檔案法規(guī)，增強(qiáng)企業(yè)全員的檔案管理意識(shí)，使其自覺(jué)的配合好文件資料的收集和歸檔工作，以有利于企業(yè)檔案工作的順利開(kāi)展。

2.拓寬知識(shí)層面，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、信息化

檔案管理是一門(mén)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，要求檔案管理人員既要有高度的工作責(zé)任感、良好的職業(yè)道德、辦事細(xì)心的工作態(tài)度、樂(lè)于奉獻(xiàn)的工作精神，又要檔案管理人員重視業(yè)務(wù)知識(shí)學(xué)習(xí)，有扎實(shí)的檔案管理理論知識(shí)、科技知識(shí)。因?yàn)樵诳萍既招略庐惏l(fā)展的今天，傳統(tǒng)的手工整理、檢索檔案的方式已無(wú)法滿足現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展需求，檔案管理逐漸從傳統(tǒng)管理變?yōu)楝F(xiàn)代化、信息化管理，因此，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化、信息化是非常必要的，同時(shí)又是迫切的。檔案管理人員只有涉獵廣博的專業(yè)知識(shí)，拓寬自身知識(shí)層面，不斷“充電”才能提高綜合素質(zhì)，做好新時(shí)期的企業(yè)檔案管理工作。檔案管理現(xiàn)代化、信息化是信息社會(huì)對(duì)企業(yè)檔案工作的新要求，也是企業(yè)檔案管理發(fā)展的必然方向。檔案管理人員要結(jié)合自己的崗位工作，邊學(xué)習(xí)邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時(shí)，特別要注重計(jì)算機(jī)知識(shí)、信息技術(shù)的學(xué)習(xí)和掌握，努力使自己具備信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的綜合型檔案管理人才。切實(shí)做好電子文件的采集、積累、鑒定、著錄、歸檔工作，確保電子文件的真實(shí)、完整、可讀、便于檢索。利用計(jì)算機(jī)輔助檔案管理，使歸檔文件整理的編目、檢索、統(tǒng)計(jì)等各個(gè)環(huán)節(jié)由計(jì)算機(jī)自動(dòng)或輔助完成，方便快捷，縮短了企業(yè)檔案信息的加工時(shí)間，有助于檔案的檢索利用，可以收到事半功倍的效果。

3.創(chuàng)新工作思路，提高檔案利用率

拓展服務(wù)功能是促進(jìn)企業(yè)檔案工作發(fā)展的前提。企業(yè)檔案保管的目的是為了利用，因此，檔案管理人員要更新思想觀念，解放思想，破除“看攤守業(yè)”的思想觀念，要及時(shí)“換腦筋”，破除自我封閉，因循守舊的舊觀念，善于總結(jié)、勤于思考，為企業(yè)檔案工作注入新的活力與動(dòng)力，堅(jiān)持以利用為中心的業(yè)務(wù)指導(dǎo)思想，拓展企業(yè)檔案工作的新領(lǐng)域走向經(jīng)濟(jì)建設(shè)的主戰(zhàn)場(chǎng)，在處理好企業(yè)檔案利用和安全保密關(guān)系前提下，要不斷完善利用工作制度和查找工具。創(chuàng)新是企業(yè)檔案管理工作實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展的基石，傳統(tǒng)檔案管理的觀念、開(kāi)發(fā)和利用等服務(wù)模式已不能滿足現(xiàn)代企業(yè)檔案信息化的要求，在檔案管理工作上必須進(jìn)行探索、創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案和電子檔案一體化管理。一方面要充分利用現(xiàn)代科技，豐富服務(wù)內(nèi)容利用現(xiàn)代技術(shù)對(duì)已收藏的檔案進(jìn)行分析研究，按照一定的主體對(duì)檔案存在的大量信息進(jìn)行篩選、歸納、綜合、摘編等步驟編制成各種檔案參考資料，通過(guò)企業(yè)檔案室內(nèi)部局域網(wǎng)及時(shí)公布相關(guān)信息，實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上查閱，提高查找利用檔案的效率。另一方面要立足檔案，拓寬服務(wù)領(lǐng)域，加強(qiáng)橫向聯(lián)合，利用現(xiàn)代信息化技術(shù)提供遠(yuǎn)程服務(wù)，利用網(wǎng)上信息量大、傳遞速度快、檢索便利等優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息資源共享，建立一個(gè)完整的社會(huì)信息系統(tǒng)，實(shí)行一體化管理。企業(yè)檔案人員要有效的管理和利用在科研、生產(chǎn)及管理等各個(gè)領(lǐng)域形成的大量電子文件和電子檔案，提高工作和管理效率。

三、結(jié)語(yǔ)

總之，企業(yè)檔案管理是國(guó)有企業(yè)管理體系的重要組成部分，檔案作為重要的信息資源，已經(jīng)成為企業(yè)的無(wú)形資產(chǎn)，加強(qiáng)檔案管理工作中各個(gè)管理渠道的整合與規(guī)范，切實(shí)創(chuàng)新檔案管理模式，結(jié)合自身企業(yè)檔案的特點(diǎn)，有效的開(kāi)發(fā)企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)，才能更好的推動(dòng)企業(yè)騰飛，再造輝煌。

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