拓展節(jié)能檔案數(shù)字化利用的探索

摘 要：近年來，“加強檔案數(shù)字化管理，打造數(shù)字檔案”已成為檔案工作的重中之重。探索數(shù)字化檔案管理與利用是檔案工作與時俱進的體現(xiàn)。本文著重討論數(shù)字檔案管理的優(yōu)勢以及如何做好數(shù)字檔案的管理和利用。

關(guān)鍵詞：檔案；數(shù)字化；管理；利用

檔案數(shù)字化管理與利用的探索是檔案工作與時俱進的體現(xiàn)。數(shù)字檔案館與計算機技術(shù)、掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字攝影（音頻和視頻）相互聯(lián)系，為計算機管理系統(tǒng)的使用，形成檔案信息庫的有序結(jié)構(gòu)，及時提供利用，實現(xiàn)資源共享。一個新的檔案信息形式的數(shù)據(jù)庫技術(shù)的誕生和發(fā)展，離不開多媒體技術(shù)、存儲技術(shù)，各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，存儲于數(shù)字網(wǎng)絡。。

1 拓展節(jié)能檔案數(shù)字化的必要性

數(shù)字檔案館是一個內(nèi)容管理系統(tǒng)、集成系統(tǒng)和數(shù)字信息長期保存系統(tǒng)的集合。作為以電子文件、檔案以及其他信息資源等非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)為主要管理對象的數(shù)字檔案館，它不僅起到一個數(shù)據(jù)中心的作用，起到發(fā)布利用的作用，而是具有有序處理和集成管理的功能。它的有序處理和管理過程包括收集、創(chuàng)建、確認、轉(zhuǎn)換、存檔、管理、發(fā)布利用等涵蓋文件生命周期管理實踐的全過程。集成（integration）含綜合、融合、整合成為整體和一體化的意思。就數(shù)字檔案館而言，就是將集成管理理論應用于涵蓋文件檔案信息資源生命周期管理實踐的全過程，即在管理思想上以集成理論為指導，在管理行為上以集成機制為核心，在管理視野上突破管理業(yè)務流程機構(gòu)部門間的限制，并從全程管理和最優(yōu)化管理的層面來對待各種檔案信息資源要素，提高各種管理要素的交融度，以利于優(yōu)化和增強檔案信息資源的真實性、完整性、有效性和有序性，最終提供以用戶需求為導向的檔案信息集成服務。

檔案數(shù)字化是數(shù)字檔案建設的最基本任務。傳統(tǒng)運營商的檔案通過高科技技術(shù)加工成數(shù)字檔案，通過本地網(wǎng)絡，政務網(wǎng)絡和互聯(lián)網(wǎng)閱讀計算機搜索和電子檔案，以迎接新的檔案信息服務環(huán)境的挑戰(zhàn)。提高管理水平，提高效率，提高檔案業(yè)務部門的服務水平，為檔案內(nèi)部管理和客戶導向服務提供更高效更全面的服務。

檔案工作數(shù)字化建設是適應時代潮流，適應時代發(fā)展的新舉措和新要求。檔案作為一種人們獲取信息資源最主要的手段，顯得越來越重要。他們逐步掌握信息技術(shù)，為檔案工作服務，為社會主義經(jīng)濟建設服務，為社會主義精神文明建設服務。

2 檔案數(shù)字化較之傳統(tǒng)檔案管理有不可替代的先進性

2.1 提高經(jīng)濟效益

過去，廣泛的模式已經(jīng)被用于增加辦公室工作人員和辦公室開支的數(shù)量，作為解決這一問題的唯一手段，導致管理成本大幅度的增加。數(shù)字化管理檔案將傳統(tǒng)的基于紙張的文件信息對象轉(zhuǎn)換成機器可讀文件，這樣不僅節(jié)約了存儲成本，還節(jié)省了空間，而且使得信息查詢起來非常的方便快捷，避免了數(shù)據(jù)的反復、浪費紙張和人員。

2.2 提高辦公效率

數(shù)字文件管理使數(shù)據(jù)能夠及時歸檔，并提供盡可能快的使用。檔案數(shù)字化管理可以提供詳細的實時數(shù)據(jù)信息，為領導決策提供服務。同時，數(shù)字文件管理使查詢數(shù)據(jù)變得非常簡單。它確實允許辦公室工作人員在不離開家的情況下了解世界上正在發(fā)生的事情。由于過度的信息流，數(shù)字檔案館已幾乎成為“無墻壁的檔案”。檔案也基本上改變了文件實體的存儲方式，提供了方便的信息控制中心。

2.3 加強檔案原件保護

將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換成為數(shù)字電子文件使得檔案的使用變得更加安全。由于其悠久的檔案資料歷史，數(shù)字處理無疑為其提供了更好的保護。此外，在對檔案進行數(shù)字處理之后，可以有效的防止一些文件被篡改。

3 循序漸進，增強數(shù)字化檔案管理

隨著科學技術(shù)的發(fā)展和一些高科技手段的運用，數(shù)字檔案管理逐漸的成為一種趨勢。開展早期面孔加工工作需要大量的博物館案例，必定會有壓倒一切的感受，但是經(jīng)過調(diào)查和復核之后，根據(jù)圖書館的實際情況，確定“一步一步，一步一步”開展數(shù)字檔案管理工作的途徑。

加強硬件投入是檔案數(shù)字化管理的保證。顧名思義，“數(shù)字管理”必須有相當數(shù)量的硬件輸入，例如計算機，掃描儀，打印機等，這樣才能處理收集檔案以達到管理目的。因此，必要的硬件輸入可以更好的為數(shù)字檔案管理提供保證。

一步一步是檔案數(shù)字化管理的唯一途徑。在有了一定的硬件條件后，可以逐步對檔案進行數(shù)字化管理。

3.1 整篇文章錄入館藏檔案目錄，建立查詢數(shù)據(jù)庫

一種方便快捷的查詢方式是利用檔案的前提。為此，檔案的所有文件和目錄內(nèi)容都被輸入到計算機之中，并且建立了相應的查詢數(shù)據(jù)庫，也就是說其具有了搜索和查詢計算機的功能。這一功能極大地提高了查詢的效率。

3.2 生活檔案全文掃描和建立生計檔案數(shù)據(jù)庫

最近幾年來，檔案服務和民生工作一直是工作的重中之重。在日常工作中，隨著國家相應的民生政策的出臺，一些涉及人民群眾利益的民生檔案顯著增多，查詢率大幅度提高。在這種情況下，全民掃描利用率高的民生檔案，建立人民生活檔案數(shù)據(jù)庫，不僅提高了工作效率，而且充分體現(xiàn)了數(shù)字檔案管理的優(yōu)越性。

3.3 接收電子文件并建立電子文件中心

關(guān)于建立機構(gòu)電子文件中心，可以大膽嘗試和探索。首先，區(qū)域機構(gòu)各單位的部門在執(zhí)行年度申報檢查的同時，要求各部門自行報送質(zhì)量資料。生成文檔的電子手稿根據(jù)歸檔文檔的目錄進行編目。例如，永久項是A，永久性第一個目錄是A1，長期項是B，最長項是B1，依此類推。這將有助于對入場后收到的檔案進行數(shù)字化管理。第二個是要求提交存檔文件的全文掃描。收到電子文件后，它有一定的局限性。例如，由于某些單位的工作程序，不能保證提交的電子稿件將最終確定。這會導致紙質(zhì)文件和電子文件之間的不一致；這是電子手稿，沒有官方印章和手稿，發(fā)行時效力不夠。鑒于這種情況，組織各部門的各個部門可以提交所有存檔文件的掃描件。歸檔文件的全文掃描確保了歸檔材料的真實性和準確性，并且在提供使用時也更加的方便。

4 沿著兩條線工作，加強數(shù)字檔案館的利用

無論是紙質(zhì)文件還是數(shù)字文件，保管的目的都是為了更好地利用檔案，充分發(fā)揮檔案的價值，更好的為社會服務。

依靠收集數(shù)字檔案，提供更好的服務使用

在處理和處理現(xiàn)代設備后，收集文件與紙質(zhì)文件相比具有無與倫比的優(yōu)勢。第一個是真實和準確的。掃描的檔案保留了它們的原始特征，避免了人為修改并提供更可靠的使用信息。其次是避免損壞檔案。使用數(shù)字文件提供信息訪問減少了已訪問的紙質(zhì)檔案數(shù)量，并在保護那些較舊的，損壞的紙質(zhì)文件集合方面發(fā)揮了作用。第三是方便快捷。使用數(shù)字檢索系統(tǒng)和相關(guān)的檔案數(shù)據(jù)庫直接從查詢到簽發(fā)證書向檢索者提供服務可能只需要幾分鐘時間，這可以節(jié)省時間并提供便利。

5 利用遠程共享平臺更好地提供利用服務

遠程共享功能的開通，縮短了地域差距，實現(xiàn)了資源共享，使檢查人員充分享受科技發(fā)展對文件使用帶來的便利。

以上就是在數(shù)字檔案管理和利用探索方面的一些經(jīng)驗。伴隨著科學技術(shù)的飛速發(fā)展，一定會給檔案工作帶來更多的機遇和挑戰(zhàn)。利用現(xiàn)代科學技術(shù)手段搞好檔案數(shù)字化工作也必將是大有希望的。

6 結(jié)語

綜上所述，數(shù)字檔案館的信息服務是以現(xiàn)代化技術(shù)為手段，面向利用者提供的高質(zhì)量、高水平、全新的技術(shù)服務。它既能提高檔案館控制信息服務的能力和管理水平，而且也能進一步促進檔案館朝著網(wǎng)絡化、電子化、數(shù)字化的方向發(fā)展，以此來適應新的檔案信息服務的要求。只有這樣，我們才能搞好網(wǎng)絡環(huán)境下的檔案數(shù)字化信息服務，檔案館才能在新形勢下得到應有的社會地位，發(fā)揮它最大的影響力，贏得新的競爭優(yōu)勢。

參考文獻

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作者簡介

王率帥（1987-）男，本科，山西省孝義市，研究方向，中級。