信息時(shí)代下教育檔案管理工作的探究

葉凱

摘 要：教育檔案是記錄和反應(yīng)本地區(qū)教育情況、發(fā)展的重要文獻(xiàn)資料，同時(shí)也是衡量一個(gè)地區(qū)教育力量的重要展示。近年來(lái)，隨著教育事業(yè)的發(fā)展發(fā)展，教育檔案管理工作也得到了進(jìn)一步的重視和發(fā)展。近年來(lái)，隨著信息時(shí)代的發(fā)展，教育檔案管理工作也迎來(lái)了進(jìn)一步的發(fā)展空間。轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)“紙上談兵”的教學(xué)檔案管理模式與思維，充分引入和應(yīng)用數(shù)字化、電子化、信息化檔案管理的模式和過(guò)程，是提高當(dāng)前教育檔案管理工作成效的重要保障。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代；教育檔案；管理；發(fā)展；保障；

由于計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，人們的學(xué)習(xí)速度在不斷加快，也就是說(shuō)從數(shù)字處理時(shí)代到微機(jī)時(shí)代，到信息化時(shí)代，學(xué)習(xí)速度越來(lái)越快，這要求我們的管理模式也要適應(yīng)新的特點(diǎn)和新的模式，信息時(shí)代的便捷和優(yōu)勢(shì)，極大的推動(dòng)了教育學(xué)研究院檔案管理的發(fā)展，轉(zhuǎn)變了當(dāng)前教育檔案的管理模式和思維，是教育檔案現(xiàn)代化過(guò)程中的必經(jīng)之路。

1 什么是教育檔案

教育檔案是教育學(xué)研究院檔案資料的重要組成部分，教育學(xué)研究院應(yīng)該切實(shí)的重視教育檔案的采集、錄入、保存等一系列的管理工作。教育檔案不僅僅是保存教育文獻(xiàn)資料的過(guò)程，更是要通過(guò)教育檔案中信息的交流和學(xué)習(xí)，更好的指導(dǎo)和幫助本地區(qū)教育機(jī)構(gòu)開(kāi)展教學(xué)工作，提高教育質(zhì)量，推動(dòng)本地區(qū)教育的健康穩(wěn)定發(fā)展。一般來(lái)說(shuō)，教育檔案是指教育機(jī)構(gòu)在實(shí)際的教學(xué)行為中形成的具有價(jià)值的文字、影像、圖表等一系列不同形式的教育信息資料，反應(yīng)了一個(gè)地區(qū)教育發(fā)展的整體情況。

2 當(dāng)前教育檔案管理中存在的問(wèn)題

2.1 專(zhuān)業(yè)管理人才缺失

在新時(shí)代下，家長(zhǎng)和老師對(duì)教育檔案管理工作提出了更高的要求，可是就目前為止，很多學(xué)校還未建設(shè)專(zhuān)業(yè)的檔案管理工作室，很多學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層還沒(méi)有意識(shí)到該項(xiàng)工作的重要性，很多安置在教育檔案管理部門(mén)的工作人員缺少專(zhuān)業(yè)技能和職業(yè)素養(yǎng)，相關(guān)管理知識(shí)的欠缺大大降低工作人員的工作效率，管理的檔案成效不高，直接導(dǎo)致很多學(xué)校的教育水平難以提升，教學(xué)質(zhì)量難以保障。 所以對(duì)于教育檔案管理部門(mén)來(lái)說(shuō)，一直高校的檔案管理隊(duì)伍亟待建設(shè)和發(fā)展。

2.2 管理模式傳統(tǒng)，缺乏與時(shí)俱進(jìn)

當(dāng)前，隨著信息時(shí)代的發(fā)展，很多機(jī)構(gòu)和企事業(yè)單位都已經(jīng)著手發(fā)展現(xiàn)代化的檔案管理事業(yè)。然而，在很多學(xué)校中，信息化的現(xiàn)代檔案管理思維和認(rèn)識(shí)還沒(méi)有得到進(jìn)一步的落實(shí)，其在基礎(chǔ)檔案的管理和發(fā)展中，過(guò)于傳統(tǒng)話(huà)，缺乏與時(shí)俱進(jìn)的管理思維和模式。甚至一部分學(xué)校，對(duì)于檔案信息歸類(lèi)和整理的過(guò)程，都沒(méi)有得到有效的開(kāi)展，各種各樣的教育檔案信息都混在一起，不能充分有效的進(jìn)行應(yīng)用。

2.3 基礎(chǔ)檔案管理設(shè)施不能保障

在一些地區(qū)，尤其是偏遠(yuǎn)的基層地區(qū)，對(duì)于基礎(chǔ)教育檔案的管理設(shè)施和投入不能保障，這是制約當(dāng)前信息化時(shí)代教育檔案管理發(fā)展的重要因素。信息化的檔案管理和現(xiàn)代話(huà)的檔案事業(yè)，離不開(kāi)現(xiàn)代化的辦公設(shè)施和基礎(chǔ)建設(shè)，所以相關(guān)的主管部門(mén)應(yīng)該切實(shí)的重視對(duì)教育檔案基礎(chǔ)管理設(shè)施和資金的投入。

2.4 思想認(rèn)識(shí)不足

還存在一部分從事教育檔案管理的工作人員，對(duì)于教育檔案本身的重要性缺乏一定的認(rèn)識(shí)。片面的認(rèn)為，教育檔案只是負(fù)責(zé)采集教育信息和資料，并且把這些采集的資料和信息都認(rèn)真的落實(shí)到紙質(zhì)信息中去，做好保存和歸檔的工作就可以了。這種片面的管理思維嚴(yán)重的制約了教育檔案信息的利用效率，現(xiàn)代化的檔案管理事業(yè)的發(fā)展更是受到了極大的影響。

3 信息化時(shí)代下教育檔案管理的思考

3.1 重視教育檔案管理工作隊(duì)伍的建設(shè)和發(fā)展

教育檔案管理的好壞與具體的工作人員素質(zhì)有著直接關(guān)系，所以針對(duì)當(dāng)前教育檔案中存在的各種問(wèn)題，加快和建設(shè)一支高效的教育檔案管理隊(duì)伍至關(guān)重要。為此，作為教育學(xué)研究院教育檔案的主管部門(mén)或者領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)該切實(shí)的重視對(duì)檔案管理工作隊(duì)伍的建設(shè)，全面的提高每一個(gè)教育檔案管理人員的素質(zhì)和能力。比如，可以利用信息時(shí)代豐富的互聯(lián)網(wǎng)教育資源，定期或者不定期的組織多樣化的學(xué)習(xí)過(guò)程，切實(shí)的拓展每一個(gè)教育檔案管理人員的工作視野和專(zhuān)業(yè)素質(zhì)。

3.2 轉(zhuǎn)變思想認(rèn)識(shí)，提高管理積極性

教育檔案對(duì)于本地區(qū)教育事業(yè)的發(fā)展重要性不言而喻。如何保存，如何整理，如何提高教育檔案的利用效率，這些都是教育檔案管理的工作內(nèi)容。尤其是新時(shí)期，科學(xué)技術(shù)的發(fā)展為教育檔案管理提供了新的平臺(tái)和方法，但是各種新情況和新問(wèn)題也層出不窮。面對(duì)這種形勢(shì)，教育檔案管理人員和具體的工作人員都必須轉(zhuǎn)變落后的管理觀(guān)念和工作思想，增強(qiáng)教育檔案管理意識(shí)，這樣才能在日常的教育檔案管理工作中高度重視自己的工作，認(rèn)真負(fù)責(zé)地做好教育檔案管理的各項(xiàng)工作。思想是行為的源泉，作為從事教育檔案管理工作的每一個(gè)人，都應(yīng)該切實(shí)的擺正自身的心態(tài)，以積極、主動(dòng)的工作模式融入到教育檔案管理工作中去。

3.3 用新思維轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)教育檔案的管理模式

傳統(tǒng)的教育檔案管理模式，基本上都是“紙上談兵”，缺乏有效的信息化過(guò)程。就教育檔案管理本身來(lái)說(shuō)，是一項(xiàng)較為復(fù)雜的管理過(guò)程，其工作成效與否、工作過(guò)程科學(xué)與否等都直接影響到了地區(qū)教育事業(yè)的發(fā)展。隨著信息時(shí)代的發(fā)展，教育學(xué)研究院可以利用現(xiàn)代化的檔案管理思維與模式，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)教育檔案的管理模式和思維。 比如教育檔案管理人員，可以利用信息時(shí)代互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢(shì)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)中定點(diǎn)檔案采集的模式，而是讓后學(xué)校自身通過(guò)系統(tǒng)的登陸，進(jìn)行相關(guān)信息資料的錄入和采集過(guò)程，極大的優(yōu)化了教育檔案管理人員的工作過(guò)程，提高檔案資料的采集和傳輸效率，這對(duì)于教育檔案管理本身來(lái)說(shuō)是一個(gè)新的嘗試和新的思維。

3.4 科學(xué)的對(duì)教育檔案管理人員進(jìn)行考核和評(píng)價(jià)

科學(xué)的考核和評(píng)價(jià)，是衡量一項(xiàng)工作成效與否的重要標(biāo)準(zhǔn)。在過(guò)去，對(duì)于教育檔案管理的考核和評(píng)價(jià)內(nèi)容往往顯得粗狂和簡(jiǎn)單，甚至有一些單位缺乏有效的考核和評(píng)價(jià)機(jī)制?，F(xiàn)在，隨著教育檔案管理的重要性得到進(jìn)一步的認(rèn)可，相關(guān)的智能部門(mén)應(yīng)該切實(shí)的建立和完善考核和評(píng)價(jià)的機(jī)。通過(guò)科學(xué)、公正的考核機(jī)制，把教育檔案管理人員的工作思維、工作心態(tài)、工作模式、創(chuàng)新意識(shí)、信息化能力、思想認(rèn)識(shí)等一系列的考核內(nèi)容形成一個(gè)考核與評(píng)價(jià)的生態(tài)圈，全面有效的對(duì)每一個(gè)教育檔案管理人員進(jìn)行考核和評(píng)價(jià)，并且把這種考核與評(píng)價(jià)的結(jié)果與每一個(gè)教育檔案管理人員的職稱(chēng)、福利、待遇等相掛鉤，切實(shí)的激勵(lì)每一個(gè)教育檔案管理人員積極、主動(dòng)的參與教育檔案的管理工作，推動(dòng)教育檔案管理的長(zhǎng)效發(fā)展。

3.5 推動(dòng)電子化、數(shù)字化、信息化檔案系統(tǒng)的建設(shè)

電子化、數(shù)字化、信息化的檔案管理模式，是信息時(shí)代檔案管理過(guò)程的重要體現(xiàn)。通過(guò)積極引入和使用電子化、數(shù)字化、信息化檔案管理的模式，可以充分的提高檔案資料和信息的利用效率，加快了檔案資料的流轉(zhuǎn)速度。此外，信息化時(shí)代的檔案管理模式，還以利于檔案資料的保存，避免檔案資料在調(diào)閱、運(yùn)輸過(guò)程中存在的損毀、丟失的風(fēng)險(xiǎn)?？梢韵胂螅诮窈蟮囊欢螘r(shí)間內(nèi)，教育檔案的調(diào)閱將會(huì)是實(shí)時(shí)申請(qǐng)、權(quán)限審批、實(shí)時(shí)查看，這將極大的推動(dòng)地區(qū)教育事業(yè)的發(fā)展。

4 結(jié)語(yǔ)

總之，全面提高教育檔案管理成效至關(guān)重要。隨著我國(guó)教育事業(yè)的不斷發(fā)展，未來(lái)教育檔案的重要性和意義也將不斷的凸顯。作為教育學(xué)研究院教育檔案的管理人員，應(yīng)該切實(shí)的從當(dāng)前教育檔案管理的現(xiàn)狀出發(fā)，轉(zhuǎn)變教育檔案管理的模式和思維、創(chuàng)新教育檔案管理的方式和過(guò)程，充分的運(yùn)用信息時(shí)代檔案管理的優(yōu)勢(shì)和便捷，推動(dòng)教育學(xué)研究員教育檔案管理成效的提高。

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