提升事業(yè)單位人事檔案管理水平的建議

蒲云

摘 要：近些年，事業(yè)單位內(nèi)部的人員流動越發(fā)頻繁，因此事業(yè)單位人事檔案管理成為了掌握人才信息的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。如何完善事業(yè)單位人事檔案管理的相關(guān)措施，以提升人事檔案管理水平，為事業(yè)單位單位招攬人才、留住人才打好基礎(chǔ)，成為了本文研究的主要問題。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；人事檔案管理；建議

1引言

人事檔案管理是在組織活動和發(fā)展過程中所形成的，能對人才各方面優(yōu)劣勢進(jìn)行反映的相關(guān)工作。對事業(yè)單位而言，通過人事檔案管理，可以準(zhǔn)確掌握相關(guān)人員的德行和能力，進(jìn)而為人才選拔、任免提供重要的依據(jù)。雖然諸多事業(yè)單位已經(jīng)開始意識到了人事檔案管理的重要性，但是當(dāng)下的人事檔案管理依然存在很多的不足之處。特別是在事業(yè)單位人事制度改革的背景下，事業(yè)單位不再屬于國家機(jī)關(guān)部門，因而在逐漸引入市場競爭機(jī)制的同時，其與公務(wù)員制度的差異性得到了顯著體現(xiàn)。比如，事業(yè)單位逐漸恢復(fù)了職務(wù)聘任制度，改變了傳統(tǒng)“吃大鍋飯”的弊端，工作人員可以通過崗位調(diào)整或職稱評定來優(yōu)化自身的職業(yè)生涯，其人事管理也逐漸從身份管理向崗位管理進(jìn)一步發(fā)展，這些改革都給當(dāng)下的人事檔案管理工作提出了機(jī)遇和挑戰(zhàn)。因此，本文主要就人事檔案管理工作存在的問題及提升事業(yè)單位人事檔案管理的建議做出分析，希望能夠有效避免人事檔案管理中的常見問題，促使事業(yè)單位能夠不斷適應(yīng)時代發(fā)展的需要。

2.人事檔案管理存在的問題

2.1人事檔案管理意識不夠

事業(yè)單位的人事檔案管理由于單位的大小，沒有專職管理人員，一般由人事員等人員兼職管理，所以對人事檔案管理工作布夠重視，沒有建立人事檔案管理制度，不能保證人事檔案的完整性與安全性，有時導(dǎo)致人事檔案的丟失。

2.2人事檔案管理工作不到位

人事檔案管理工作不是簡單的保管資料，必須對檔案材料進(jìn)行完整的檢索與完善，檔案材料內(nèi)容單一，就不能正確的反映員工的真實能力，對員工的考核不真實。

2.3人事檔案的管理與現(xiàn)行社會脫節(jié)

隨著社會的發(fā)展，引進(jìn)電子文本對檔案的管理更加快捷及安全，也便于長期保存檔案內(nèi)容，紙質(zhì)文檔與電子文檔同時保存檔案，好多單位沒有提升檔案管理的現(xiàn)代化水平及高技術(shù)的應(yīng)用，導(dǎo)致檔案查閱與社會信息化程度脫節(jié)。

3.提升事業(yè)單位人事檔案管理水平的建議

3.1豐富人事檔案材料的內(nèi)容

首先，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)要提高對人事檔案管理工作的重視度，增加人事檔案管理工作中的人力、物力和財力投入，并在相關(guān)制度和規(guī)則制定上給予人事檔案部門傾斜，必要時可以在人事檔案部門中引入競爭機(jī)制和考核機(jī)制，促使人事檔案人員能夠不斷創(chuàng)新工作方法，提高創(chuàng)新實踐能力，確保人事檔案管理工作的順利進(jìn)行，根據(jù)我單位情況，我建議我處設(shè)立專職人事檔案管理員2人，單位主管人事的副處長主抓檔案管理工程，我的建議單位工作會議采納了， 這樣從單位領(lǐng)導(dǎo)分工及檔案管理員都明確了職責(zé)。

其次，需要進(jìn)一步優(yōu)化人事檔案人員的專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，定期對相關(guān)工作人員進(jìn)行專業(yè)指導(dǎo)和技能培訓(xùn)，促使人事檔案工作質(zhì)量和效率的共同提高，另外，要加強(qiáng)人事檔案人員的思想教育工作，使之養(yǎng)成愛崗敬業(yè)、恪盡職守的職業(yè)道德精神，并能夠積極主動參與到人事檔案管理的各項工作中。然后，增加能夠真實反映人才特征和特長的檔案內(nèi)容，人事檔案人員除了要整理和記錄人才的基本情況外，還要在檔案中體現(xiàn)人才思想品德、獎懲信息、專業(yè)能力等方面的內(nèi)容，以便為事業(yè)單位人才選拔和任用提供參考和依據(jù)，我們單位固定了2名檔案管理人員，與市檔案館進(jìn)行了聯(lián)系，每年2人輪換到市檔案館進(jìn)行培訓(xùn)及實習(xí)，現(xiàn)在業(yè)務(wù)水平有了很大的提高。

第三，要建立健全人事檔案管理工作的規(guī)章制度，在符合國家頒布的上位法律條款的基礎(chǔ)上，結(jié)合本單位的實際情況來進(jìn)行規(guī)范，確保各項規(guī)章制度得以落到實處，我們單位也對檔案管理工作制定了各項管理制度，具體管理制度如下：（1）《人事檔案保管制度》；（2）《人事檔案查（借）閱制度》；（3）《人事檔案計算機(jī)管理制度》；（4）《人事檔案材料收集補(bǔ)充制度》；（5）《人事檔案材料鑒別歸檔制度》；（6）《人事檔案轉(zhuǎn)寄制度》；（7）《人事檔案檢查核對制度》；（8）《人事檔案保管保密制度》；（9）《人事檔案管理人員職責(zé)》等。

3.2提高人事檔案信息的準(zhǔn)確性

因為受到計劃經(jīng)濟(jì)的影響，事業(yè)單位內(nèi)部嚴(yán)重缺乏競爭意識和危機(jī)意識，這就造成了原有人事檔案管理工作的不完善。人事制度改革后，事業(yè)單位逐漸引入了市場競爭機(jī)制，人事檔案人員改為聘用制員工。就需要人事檔案人員時刻關(guān)注本單位的人才流動情況，實現(xiàn)對人才具體情況的有效把握，一旦出現(xiàn)了人員調(diào)動或職務(wù)調(diào)整，人事檔案人員就要第一時間更新人事檔案信息，保障人事檔案信息的準(zhǔn)確性和及時性。針對歷史遺留問題，比如無頭檔案或人檔分離等情況，人事檔案人員要抓緊時間處理，特別是當(dāng)下對事業(yè)單位依然有用的檔案信息，人事檔案人員要對其進(jìn)行仔細(xì)整理和分類，再通過與當(dāng)事人的聯(lián)系將檔案信息轉(zhuǎn)交出去，如果無法聯(lián)系上當(dāng)事人，人事檔案人員可以與當(dāng)事人的原籍管理部門進(jìn)行磋商，力求做到人事檔案信息的妥善處理。而對于一些失去利用價值的人事檔案信息，人事檔案人員可以對其登記造冊，在尋得上級領(lǐng)導(dǎo)同意的基礎(chǔ)上，對其進(jìn)行集中注銷或銷毀，提高人事檔案信息的有效性和時效性。

根據(jù)以上的情況，我們單位對人事檔案進(jìn)行了詳細(xì)的整理，對去世人員由黨委及政府任命的移交組織部門，對一般去世人員由我單位保管或自行保管；對離職人員有接收單位的按規(guī)定轉(zhuǎn)寄接收單位，沒有接收單位的我們單位繼續(xù)保管10～15年；對本單位在職人員我們按檔案管理制度進(jìn)行檔案保管。

3.3優(yōu)化人事檔案管理方法

優(yōu)化人事檔案管理方法，實現(xiàn)事業(yè)單位人事檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展，不僅是事業(yè)單位人事制度改革的需要，而且是事業(yè)單位本身不斷適應(yīng)市場發(fā)展和人才競爭的有效手段。優(yōu)化人事檔案管理方法的過程，其實就是將人事檔案管理工作的價值發(fā)揮到最大的過程，這就需要人事檔案管理工作能夠與時俱進(jìn)，通過對信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的有效融合，來不斷實現(xiàn)人事檔案管理工作效率提升和延長人事檔案信息壽命的目的。所以，通過計算機(jī)來輔助人事檔案管理工作，甚至實現(xiàn)人事檔案管理工作的智能化發(fā)展，成為了未來發(fā)展的主要方向。比如，人事檔案人員可以利用信息傳遞技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)來改變傳統(tǒng)手工錄入數(shù)據(jù)的現(xiàn)狀，將人事檔案信息的圖片、視頻、聲音、文字等徹底轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)進(jìn)行傳送或保存，促使人事檔案管理工作從紙質(zhì)化向數(shù)字化方向發(fā)展。另外，人事檔案人員可以充分利用計算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)的相關(guān)技術(shù)，對本單位相關(guān)人員的基本信息進(jìn)行社會公示，一方面能夠給公眾提供高質(zhì)量的人事檔案服務(wù)，實現(xiàn)了人事檔案信息的高度共享，另一方面也能讓事業(yè)單位的全體人員廣泛接受社會的監(jiān)督，進(jìn)一步提高了人事檔案信息的利用率。

我們單位在檔案管理方面投資了3臺計算機(jī)，一臺用于檢索及查閱，一臺用于檔案電子板管理，一臺用于管理員進(jìn)行檔案整理工作；投資了佳能5D3單反相機(jī)一部，用于拍照檔案照片。

4 結(jié)束語

總之，人事制度改革給事業(yè)單位的人事檔案管理提出了機(jī)遇和挑戰(zhàn)，事業(yè)單位和人事檔案管理人員理應(yīng)抓住這一歷史機(jī)遇，并從多方面來進(jìn)一步優(yōu)化人事檔案管理的相關(guān)措施，以符合人才市場發(fā)展的潮流，實現(xiàn)人事檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展，進(jìn)而順利走出事業(yè)單位人事檔案管理工作的瓶頸。

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