新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理的改進(jìn)方法探究

任智江

摘 要：新醫(yī)改政策進(jìn)一步重申了加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理的重要性，強(qiáng)烈要求醫(yī)院要積極貫徹新醫(yī)改的各項(xiàng)要求，認(rèn)真落實(shí)檔案管理工作，明確管理人員的工作內(nèi)容和責(zé)任范圍，強(qiáng)化檔案管理的責(zé)任意識(shí)。整合和優(yōu)化現(xiàn)有資源，盡快搭建公共信息服務(wù)平臺(tái)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、高效化目標(biāo)，進(jìn)而推動(dòng)醫(yī)院穩(wěn)定的發(fā)展。本文作者結(jié)合自己的工作經(jīng)驗(yàn)并加以反思，對(duì)新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理的改進(jìn)方法進(jìn)行了深入的探討，具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

關(guān)鍵詞：新醫(yī)改；醫(yī)院；檔案管理

1 新醫(yī)改背景下加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理的必要性

醫(yī)院檔案不同于其他檔案，是醫(yī)院進(jìn)行行政管理工作、學(xué)術(shù)研究、科技交流以及法律糾紛的重要依據(jù)，是醫(yī)院落實(shí)和貫徹新醫(yī)改工作的必要參考資料，有助于醫(yī)院各項(xiàng)管理工作的順利開(kāi)展。但在實(shí)際的醫(yī)院檔案管理過(guò)程中，卻存在管理人員素質(zhì)水平低下、檔案管理理念缺失、檔案管理制度不健全等問(wèn)題，這些問(wèn)題的存在嚴(yán)重阻礙了醫(yī)院的穩(wěn)定、健康發(fā)展。隨著新醫(yī)改的不斷深入，醫(yī)院檔案管理的弊端暴漏無(wú)疑，直接影響了醫(yī)院各項(xiàng)管理工作的有效實(shí)施與開(kāi)展。因此，醫(yī)院只有正確認(rèn)識(shí)到自身存在的不足，并結(jié)合新醫(yī)改的要求，科學(xué)部署檔案管理工作，強(qiáng)化內(nèi)部監(jiān)督，切實(shí)確保檔案管理的效率和質(zhì)量，進(jìn)而促進(jìn)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。

2 新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理中存在的問(wèn)題

2.1 醫(yī)院檔案管理模式和方法相對(duì)落后

受傳統(tǒng)觀念影響，我國(guó)醫(yī)院對(duì)檔案管理工作重視度不高，由于近幾年黨和國(guó)家進(jìn)一步重申了檔案資料管理的重要性，并出臺(tái)了相關(guān)政策與法規(guī)，以切實(shí)加強(qiáng)各個(gè)行業(yè)領(lǐng)域的檔案管理工作，提高各行各業(yè)對(duì)檔案資料管理的重視程度和了解程度。由于醫(yī)院檔案管理工作起步較晚，管理人員很難在短時(shí)內(nèi)適應(yīng)新的管理模式和方法，大部分是在沿用傳統(tǒng)的人工管理模式，醫(yī)院檔案管理模式仍然很難突破原有模式的束縛。有些醫(yī)院是將人工管理和信息化管理交叉并用，在對(duì)檔案進(jìn)行整理和管理時(shí)，以靜態(tài)資料為主，例如文字和圖片，而缺乏一定的音像資料，降低了檔案的完整度，間接的影響了檔案管理現(xiàn)代化和信息化。在進(jìn)行檔案管理時(shí)，沒(méi)有科學(xué)的歸類方法，導(dǎo)致檔案歸類工作雜亂無(wú)章，嚴(yán)重影響了后期調(diào)取、查看工作的效果。

2.2 醫(yī)院檔案管理資金投入不足

醫(yī)院檔案管理已經(jīng)習(xí)慣了傳統(tǒng)的人工信息管理模式，對(duì)新的管理模式了解不夠透徹，甚至排斥，直接導(dǎo)致了對(duì)檔案信息化管理重視度不高，對(duì)這方面的資金投入少之又少，最終產(chǎn)生的后果就是醫(yī)院因?yàn)檫\(yùn)轉(zhuǎn)資金不足，而無(wú)法購(gòu)買信息化管理設(shè)備，仍然依靠原有的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行檔案信息化管理，使信息管理效率低下、管理質(zhì)量無(wú)法媲美發(fā)達(dá)國(guó)家。甚至有些經(jīng)濟(jì)條件相對(duì)落后的地區(qū)，由于缺乏雄厚的資金支持，仍然沿用傳統(tǒng)的借助人力的紙質(zhì)信息管理方式，無(wú)法保障信息管理的準(zhǔn)確度。

2.3 缺乏專業(yè)的管理人才

在我國(guó)醫(yī)院檔案管理工作中，由于人員工作職責(zé)不明確，許多管理人員身兼數(shù)職，有的檔案信息化的管理人員可能是其他科室的管理人員，這些管理人員缺乏一定的專業(yè)性，在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，并沒(méi)有科學(xué)的管理方法和手段，使檔案管理工作水平不高。

3 新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理的改進(jìn)方法

3.1 加大對(duì)檔案信息化管理的資金投入

醫(yī)院檔案管理工作不僅需要大量的人力支持，更需要雄厚的資金支持。如果醫(yī)院的檔案信息化管理缺乏資金支撐，會(huì)使管理設(shè)備的更新受阻，降低管理的水平和質(zhì)量。因此，國(guó)家和政府應(yīng)該重視醫(yī)院檔案信息化管理工作，積極鼓勵(lì)醫(yī)院采取信息化的管理方式對(duì)其檔案進(jìn)行管理，并在政策和技術(shù)上給予一定的支持。此外，醫(yī)院也應(yīng)加大對(duì)檔案信息化管理方面的資金投入，不斷引進(jìn)新的管理設(shè)備，促進(jìn)檔案信息化管理的發(fā)展。

3.2 重視檔案管理人才培養(yǎng)，提高醫(yī)院檔案管理人員的綜合素質(zhì)

醫(yī)院檔案管理無(wú)形中對(duì)管理人員提出了更高的要求，因?yàn)楝F(xiàn)代的檔案管理需要借助計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，但是原有的檔案管理人員并不能熟練掌握計(jì)算機(jī)操作技能，在實(shí)際工作中會(huì)出現(xiàn)各種各樣的失誤，降低了檔案管理的整體水平。因此，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)培養(yǎng)工作已是當(dāng)下醫(yī)院管理的必要工作。醫(yī)院可以將檔案管理人員派遣到外地進(jìn)行技能學(xué)習(xí)，并結(jié)合崗位的特點(diǎn)，選拔專業(yè)的管理人才從事檔案管理工作，做到人盡其才，從而實(shí)現(xiàn)人力資源效益最大化的目標(biāo)。此外，醫(yī)院還可以聘請(qǐng)專家對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，手把手的指導(dǎo)檔案管理人員的工作。與此同時(shí)，檔案管理人員也要提高自身的主動(dòng)學(xué)習(xí)能力，在工作中積累經(jīng)驗(yàn)，大膽嘗試并進(jìn)行工作方法和手段的創(chuàng)新，以提高檔案管理工作的效率和水平。

3.3 加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)

醫(yī)院檔案管理工作之所以效率不高，雜亂無(wú)章，主要是因?yàn)槿狈?yán)格的檔案管理制度。因此，醫(yī)院應(yīng)將建立和完善檔案管理制度提到工作議程上來(lái)，明確檔案工作的職責(zé)、義務(wù)、歸檔范圍以及檔案整理要求，逐步建立檔案保管制度、檔案利用制度以及檔案工作保密制度等，進(jìn)而形成完善的檔案管理制度體系，使醫(yī)院檔案管理工作有章可循、有法可依，切實(shí)確保醫(yī)院檔案管理工作的效率和質(zhì)量。此外，醫(yī)院還應(yīng)根據(jù)自身的發(fā)展情況，制定合理的檔案管理考核制度，嚴(yán)格把控醫(yī)院檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，將檔案管理考核與醫(yī)院各科室的工作績(jī)效相掛鉤，強(qiáng)化檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)，進(jìn)而保證檔案管理的質(zhì)量。

3.4 做好檔案的安全維護(hù)工作

隨著檔案信息化建設(shè)的發(fā)展，檔案的安全問(wèn)題也成為了不可忽視的一部分。檔案存在的普遍安全問(wèn)題是檔案信息的丟失和檔案信息的泄露。工作人員的操作失誤、計(jì)算機(jī)出現(xiàn)故障、網(wǎng)絡(luò)黑客的入侵等因素，都會(huì)導(dǎo)致文件在傳輸運(yùn)行中丟失、損毀等問(wèn)題的產(chǎn)生。為了解決這一問(wèn)題，醫(yī)院首先需要提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和職業(yè)道德素質(zhì)，避免因個(gè)人原因?qū)е滦畔⑿孤丁p毀，還應(yīng)引入專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)安全維護(hù)軟件，積極運(yùn)用各種先進(jìn)的技術(shù)對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行加密、防入侵、防病毒等保護(hù)，為檔案安全提供技術(shù)支撐，提高網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的抵御性能。其次，一定要做好檔案的備份工作，切實(shí)落實(shí)異地備份制度，對(duì)所有的檔案文件進(jìn)行復(fù)制，以防重大災(zāi)害對(duì)檔案造成的毀滅性損失。最后，檔案安全工作的良好開(kāi)展離不開(kāi)財(cái)力和人力的支持，醫(yī)院應(yīng)該在檔案安全維護(hù)上投入更多的資金，為檔案保密系統(tǒng)的實(shí)時(shí)更新提供重要的資金支持。

3.5 充分發(fā)揮現(xiàn)代先進(jìn)管理手段的優(yōu)勢(shì)，提升檔案管理的效率

醫(yī)院檔案門(mén)類眾多，且每年都會(huì)增多，檔案管理人員的工作量大，如果僅僅依靠人力進(jìn)行管理，將很難確保醫(yī)院檔案管理的效率和質(zhì)量。因此，醫(yī)院應(yīng)該尋求更有效的手段來(lái)進(jìn)行檔案管理?？茖W(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展為醫(yī)院檔案管理工作提供了有利的條件，尤其是超文本技術(shù)以及大容量存儲(chǔ)技術(shù)的出現(xiàn)，使醫(yī)院檔案可以電子文本的形式分類儲(chǔ)存在醫(yī)院數(shù)據(jù)信息庫(kù)中，醫(yī)院檔案管理人員可以隨時(shí)調(diào)閱檔案，提高了檔案資料的利用率，確保了醫(yī)院檔案的完整性和安全性。因此，醫(yī)院檔案管理人員應(yīng)充分發(fā)揮現(xiàn)代管理手段的優(yōu)勢(shì)，提升檔案管理效率，推動(dòng)醫(yī)院檔案走向現(xiàn)代化、規(guī)范化的發(fā)展道路。

4 結(jié) 語(yǔ)

在新醫(yī)改背景下，醫(yī)院更應(yīng)該加大檔案管理的執(zhí)行力度，增加檔案管理的資金投入，重視管理人才的培養(yǎng)，提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平，建立健全檔案管理制度，做好檔案安全管理工作，并充分發(fā)揮現(xiàn)代先進(jìn)管理手段的優(yōu)勢(shì)，提升檔案管理的效率和質(zhì)量，進(jìn)而促使醫(yī)院檔案管理工作走向規(guī)范化、高效化的道路。

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