文件與檔案關(guān)系問題的思考

韓志明

摘 要：隨著信息化的發(fā)展，文件和檔案的管理朝著電子化的方向發(fā)展，特別是在電子文件和電子檔案的管理上有了更高的要求。隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，在計算機(jī)技術(shù)方面電子文件、檔案也得到了普遍的使用，所以，電子文件和電子檔案在管理上遇到的問題也層出不窮。本文對電子文件和檔案的管理問題進(jìn)行了相關(guān)的探討，并對存在的問題提出了相應(yīng)的對策，以供參考。

關(guān)鍵詞：電子文件；電子檔案；管理

1前言

當(dāng)前電子文件和電子檔案在各個領(lǐng)域里都得到了廣泛的應(yīng)用，信息管理工作設(shè)計的范圍也在不斷擴(kuò)大，信息管理的工作也越來越重要了，隨著先進(jìn)設(shè)備和技術(shù)的發(fā)展，電子技術(shù)和計算機(jī)的應(yīng)用中，逐漸形成了一種全新的檔案管理方式，即電子檔案管理。隨著電子計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的高速發(fā)展，計算機(jī)技術(shù)在檔案保存以及管理等方面給傳統(tǒng)的檔案管理帶來了很大的沖擊，使電子文件的產(chǎn)生、形成、歸檔及其傳送、保存等管理方法均與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案有所不同，檔案工作的技術(shù)、方法發(fā)生了很大的變化。但是和所有新興事物一樣，電子檔案在給我們帶來方便的同時也帶來了諸多的問題。檔案的紙質(zhì)性文件也面臨著相應(yīng)的挑戰(zhàn)。正如電子書永遠(yuǎn)不可能替代紙質(zhì)書本一樣，電子檔案也不可能會取代紙質(zhì)檔案，而是兩者共存。

2電子檔案和紙質(zhì)檔案比較的優(yōu)勢分析

2.1電子檔案的可分享性

紙質(zhì)檔案一般只有一份或者幾份，數(shù)量非常少，而且只能在同一個地點觀看。這對于文件的傳輸是非常不利的。如果另一個距離較遠(yuǎn)的地方的人需要了解這份紙質(zhì)文件，只有兩種方法：一種是遠(yuǎn)距離的人乘坐交通工具來到紙質(zhì)文件所在地，另一種是通過郵寄紙質(zhì)文件。顯然這樣會浪費大量的時間，人力物力。而且很大一部分的紙質(zhì)絕密檔案是不允許被郵寄的。郵寄的途中很有可能會造成文件的損壞或者丟失。但是電子文件則可以在不同的時間，不同的地點同時被很多人看到。一方面可以打破人數(shù)的限制，同時被很多人看到，無形當(dāng)中增加了檔案的利用價值和利用效率。另一方面打破了紙質(zhì)檔案只能在同一場所觀看的限制。觀看者可以通過多種方式進(jìn)行遠(yuǎn)距離觀看。我們國家之前的文物檔案都是采用紙質(zhì)書面的形式，而且人們只能通過去博物館才能看到文物，我們國家每個地區(qū)幾乎都有博物館，而且擁有五千年歷史，文物數(shù)不勝數(shù)。遠(yuǎn)距離、時間少限制著很多對文物對歷史有著濃厚興趣的人。于是現(xiàn)在更多的博物館開始采用電子檔案以及線上觀看、查詢的方式。高科技的發(fā)展使得資源可以更加有效地分享。

2.2電子檔案的不易失真性和經(jīng)濟(jì)環(huán)保性

紙質(zhì)的檔案隨著時間的增加和閱讀次數(shù)的增加會受到不同程度的損壞，字跡也會越來越老化，難以長時間保存。高溫高濕等環(huán)境因素均可促進(jìn)紙張發(fā)生水解，同時也可使字跡材料發(fā)生擴(kuò)散、洇化。而且意外事件的發(fā)生也極有可能會使珍貴的檔案材料毀于一旦，比如火災(zāi)。但是電子檔案卻可以進(jìn)行多個備份，而且數(shù)字化檔案不會因為重復(fù)性利用而失效，我們可以進(jìn)行無數(shù)次的打印、下載和傳輸。紙質(zhì)檔案需要大量的紙張，而且檔案工作人員需要花費大量的時間精力對紙質(zhì)檔案進(jìn)行拆釘、裝訂和搬運。我國雖然地域廣闊，樹木眾多，但是人均資源并不多。這是我們每個人都知道的常識。每年保存檔案所消耗紙質(zhì)的數(shù)量是十分龐大的，這顯然是不符合建立資源節(jié)約型，環(huán)境友好型社會的。增加電子檔案的使用可以很大程度上減少紙質(zhì)檔案的使用，保護(hù)環(huán)境。當(dāng)一份文件需要傳送給多個人的時候，只需要通過郵件、文檔等方法即可，而不再需要大量的復(fù)印。

2.3電子文檔的多樣性和趣味性

紙質(zhì)文檔的形式比較單一，只可以通過文字的描寫來表達(dá)。在書寫的過程中很容易出錯。在觀看文檔的時候我們經(jīng)常會看到潦草的字跡，很難認(rèn)清。如果經(jīng)過較長的時間，是很難求證的。電子檔案的錄入相對于紙質(zhì)檔案來說速度比較快，字跡工整，出錯后方便修正。電子文檔在錄入時形式是多樣性的，不只是單一的文字形式。還可以采用多種圖形比如柱狀圖、餅狀圖、條形圖等來進(jìn)行統(tǒng)計。另外電子檔案可以將相關(guān)物品的圖片放入檔案中，達(dá)到圖形和文字的統(tǒng)一。有了電子文件可以更方便快速地對文件信息進(jìn)行分類、統(tǒng)計、匯總、打印、復(fù)制等，更好地滿足利用者的各種需求。當(dāng)圍繞一個專題對檔案進(jìn)行匯編時，電子文件比手工編輯更快速，加工更方便。

電子檔案的管理主要涉及對信息文件的保存以及使用過程中的管理，大部分重要的電子信息文件均依賴計算機(jī)存儲技術(shù)和傳輸技術(shù)。這一點上比傳統(tǒng)檔案管理方式先進(jìn)、方便得多。電子檔案在實際應(yīng)用中由于便捷的優(yōu)勢，從而大大提高了工作質(zhì)量和速度，在對電子檔案進(jìn)行具體操作時，能快速便捷地通過計算機(jī)而對信息進(jìn)行查看、修改、保存等處理。在對電子文件進(jìn)行存檔方面，還可以對音頻和視頻進(jìn)行處理，保證了信息的真實可靠性。同時體現(xiàn)了電子存檔形式的多樣性，在使用的過程中也更加靈活，加大了資源的共享性，提高了資源的存在價值，從中得到更為有利的信息來源。

3電子文件與電子檔案管理存在的問題

3.1檔案信息不穩(wěn)定

受信息載體多樣性和不穩(wěn)定性的影響，對電子文件進(jìn)行存儲的載體使用時間有是有限制的。就算是穩(wěn)定性相對強的光盤，在不同外界因素的影響下，都會或多或少地對信息造成一定的破壞，最后導(dǎo)致無法正常使用。與此同時，電子技術(shù)日益發(fā)展，在技術(shù)、設(shè)備的更新上也在發(fā)生巨大變化，對不同型號的設(shè)備和軟件的運用，產(chǎn)生的電子檔案信息載體也是有差異的，在各個設(shè)備的兼容性上都有差異，很難對其進(jìn)行控制。因此，如果存儲時間太久，可能會導(dǎo)致無法正常讀取的現(xiàn)象。

3.2信息安全性問題。

由于每個電子檔案都是單獨的個體，而且可以時常對其進(jìn)行修改，因此，在實際存儲的過程中就容易被他人任意更改甚至剽竊，對電子檔案帶來了很大的安全隱患，電子檔案的出現(xiàn)給檔案工作人員帶來便捷的同時也帶來了更多新的問題，各種病毒軟件的出現(xiàn)和不同網(wǎng)絡(luò)黑客的襲擊，時常威脅著電子檔案的信息安全，這給人們的信息安全帶來了很大的困擾。

3.3電子文件的處理標(biāo)準(zhǔn)還未統(tǒng)一

在電子信息快速發(fā)展的背景下，對電子文件進(jìn)行處理的軟件也不斷出現(xiàn)，但是卻沒有明確的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。不同企業(yè)電子文件來源于不同的軟件，在內(nèi)容的兼容性上就很難兼顧，使得電子檔案得不到統(tǒng)一管理。

3.4電子檔案管理人才不充足

隨著信息技術(shù)的融入，電子檔案管理工作對管理人員也提出了新的要求，檔案工作人員不僅要擁有管理方面的專業(yè)能力，同時還要擁有對電子檔案的靈活運用和對電子管理結(jié)構(gòu)的熟悉。

4加強電子文件與電子檔案管理工作的策略

4.1嚴(yán)格管理電子檔案存儲載體

加強對檔案館的建設(shè)力度，由于電子檔案存儲載體受環(huán)境影響很大，為了保證環(huán)境的穩(wěn)定性，結(jié)合檔案所需環(huán)境條件因素建立專門的檔案館，加強對檔案載體的保護(hù)，同時定期對電子檔案進(jìn)行檢查。使用合理的電子設(shè)備和軟件，在技術(shù)通用和兼容的環(huán)境下，對電子檔案存儲載體做更廣、更全面的提高，從而提高檔案的可用性。

4.2加強安全措施力度

電子文件和電子檔案的安全是管理過程中的一個重點，在確保電子安全上做了很多的保護(hù)方式，如利用數(shù)字代替文字簽名，訪問權(quán)限上加以監(jiān)控以及對電子檔案進(jìn)行加密處理，通過這些方式來保障電子檔案的安全，同時對電子檔案進(jìn)行不可寫的操作，這樣一來就不能對信息進(jìn)行隨意更改了，提高了電子檔案的真實性和原始性。

5結(jié)束語

電子文件與電子檔案在當(dāng)前各大工作崗位中都得到了廣泛的應(yīng)用，加之科學(xué)技術(shù)發(fā)展水平在不斷提高，檔案管理工作方式也會不斷進(jìn)行一些相應(yīng)的變化。由于電子文件與檔案管理過程中的復(fù)雜化和多樣化，所以，在進(jìn)行管理的過程中要首先要明確的管理方式，才能更好地促進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展。

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