淺談互聯(lián)網(wǎng)+時代背景下小語種教務檔案的規(guī)范化管理

尹娜

摘 要：以小語種教務檔案的規(guī)范化管理為研究對象，實現(xiàn)“互聯(lián)網(wǎng)+教務檔案”的管理模式，用以完善原有小語種教務檔案管理中的不足，實現(xiàn)教務檔案網(wǎng)絡化、規(guī)范化管理。

關鍵詞：互聯(lián)網(wǎng)+ 小語種 教務檔案

教務檔案管理包括教務檔案的收集、整理、歸檔等一系列的工作過程，檔案管理內(nèi)容相對復雜。小語種的教務檔案管理是對于英語以外的其他語種的教務檔案管理。高校小語種教學中的教務檔案管理，是小語種教學的堅強后盾。“互聯(lián)網(wǎng)+”代表著一種新的社會形態(tài)。“互聯(lián)網(wǎng)+”在小語種教務檔案管理中的推行，為高校檔案網(wǎng)絡化管理提供了便利條件和支撐?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”打破了傳統(tǒng)的教務檔案管理理念的束縛，能夠有效地解決教務檔案管理中的問題。本文以小語種教務檔案的規(guī)范化管理為研究對象，探索“互聯(lián)網(wǎng)+教務檔案”的管理模式，用以完善原有小語種教務檔案管理中的不足，實現(xiàn)教務檔案網(wǎng)絡化、規(guī)范化管理，在部門與部門之間實現(xiàn)教務檔案的互享，提高檔案管理工作的效率。[1]

一、目前小語種教務檔案管理的困境

目前對于小語種教務檔案管理，還存在諸多問題。尤其是小語種教務檔案管理，區(qū)別于其他專業(yè)，內(nèi)容比較繁瑣。因為涉及到學生層面的教務檔案，包括在校生和出國留學生兩種情況，而出國留學生又區(qū)別于留學國家，情況不同，存檔歸檔的內(nèi)容也不盡相同。

1.教務檔案管理不專業(yè)

由于工作人員日常的教學管理工作事務繁瑣，工作量大，加之對教務檔案缺乏科學規(guī)范化的管理，有時為了及時處理某項具體工作，在某個環(huán)節(jié)上可能存在疏漏，而導致教務檔案管理的檔案文件出現(xiàn)遺失或不全的現(xiàn)象，或是因教務檔案材料的堆積，出現(xiàn)整理無序甚至管理失控的局面，也就客觀上給教務檔案的收集整理和利用造成重大影響。[2]

2.教務檔案數(shù)字化管理程度不夠

因紙質的教務檔案傳遞不方便，加之目前高校的資金支持以及長期的管理問題，教務檔案的數(shù)字化程度不夠，利用網(wǎng)絡信息化的程度不高，教務檔案的管理相對混亂。各類教務檔案管理部門不同程度的存在著傳統(tǒng)的檔案積壓較多，收集和管理的檔案資料不齊全等問題。尤其是高校小語種教務檔案，涉及種類多，內(nèi)容五花八門，各種檔案資料長期堆積致使實現(xiàn)數(shù)字化程度有一定困難。信息化建設程度低，查詢系統(tǒng)不清晰等情況，這都是數(shù)字化管理程度不高的表現(xiàn)。

3.教務檔案無統(tǒng)一標準

小語種教務檔案管理尚無嚴格統(tǒng)一的標準，導致檔案信息無法實現(xiàn)部門之間的共享，各高校也是根據(jù)學校自身發(fā)展需要與設想在構建網(wǎng)絡化的管理模式和操作平臺。教務檔案管理網(wǎng)絡化的目的不僅要實現(xiàn)教務檔案信息的電子化，還要實現(xiàn)教務檔案資源的互聯(lián)與共享。由于沒有統(tǒng)一的管理系統(tǒng)、信息儲存標準等規(guī)定，導致高校內(nèi)教務檔案管理封閉，檔案信息共享性差，并未實現(xiàn)教務檔案管理網(wǎng)絡化的初衷。

二、如何利用 “互聯(lián)網(wǎng)+”對小語種教務檔案進行規(guī)范化管理

小語種教務檔案的規(guī)范化管理還必須依賴于工作方法的改進和現(xiàn)代化辦公技術的應用?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”是指將傳統(tǒng)行業(yè)與互聯(lián)網(wǎng)有效地結合起來，形成行業(yè)發(fā)展的新模式。在信息技術蓬勃發(fā)展的時代，“互聯(lián)網(wǎng)+”對于小語種教務檔案的有效利用，可以打破傳統(tǒng)意義上教務檔案管理理念的束縛，為小語種的教務管理帶來重要的改革與貢獻。如何利用“互聯(lián)網(wǎng)+”對小語種教務檔案進行規(guī)范化的管理應從以下幾個方面著手。

1.改變傳統(tǒng)的紙質檔案管理模式，實現(xiàn)紙質檔案和電子檔案管理有機結合

傳統(tǒng)的教務檔案管理是紙質的人工管理，而“互聯(lián)網(wǎng)+”推動下的教務檔案管理將成為電子的智能管理。電子文檔材料可以節(jié)省空間，并且避免了紙質檔案資料的損壞與侵蝕，真正實現(xiàn)檔案保護的功能，又能方便傳輸，實現(xiàn)資源共享，使檔案的使用更具科學性，提高檔案的利用水平。 在日常的教務管理工作中，有些材料內(nèi)容和形式迥異，可將材料做成電子文檔分別按類別、內(nèi)容等分類完整歸檔，同時將文件中的主要支撐材料做成紙質檔案歸檔備查，實現(xiàn)二者有機結合。

2.建立小語種教務檔案管理平臺

伴隨信息技術的快速發(fā)展，高校的小語種教務管理應借助于計算機網(wǎng)絡手段，構建教務檔案管理體系，實現(xiàn)教務檔案管理的現(xiàn)代化。信息資料存檔時，在紙質文檔和電子文檔相輔相成、有機結合的基礎上，依照合理的程序把準備歸檔的信息編碼整理，構建計算機網(wǎng)絡信息管理為主要手段的高校教務檔案管理平臺，可以更合理地給使用者帶來便利。在教務檔案管理體系的構架下，可以建立一系列的電子庫，開通查詢檔案主頁，通識教務檔案信息及時上傳，提供網(wǎng)絡化的檔案服務方式，方便廣大師生利用。具體可以包括如學生成績管理庫、課表查詢數(shù)據(jù)庫、教學任務庫等。另外小語種專業(yè)很多學生涉及到出國留學，需要把留學期間的成績轉換為培養(yǎng)方案內(nèi)的課程成績，因此建立如學分轉換相關的教務檔案數(shù)據(jù)庫也是有必要的。

3.提供關鍵字搜索引擎

為提高教務檔案的快速定位和查找，系統(tǒng)提供標題、類別等關鍵字的綜合查詢，都能對需要查找的教務檔案進行快速定位。

4.實現(xiàn)教務檔案管理的辦公自動化

充分利用“互聯(lián)網(wǎng)+”，實現(xiàn)教務檔案管理的辦公自動化，能有效解決教務檔案服務的時效問題，提高工作質量和效率。網(wǎng)絡上實現(xiàn)教務檔案的共享，可以使教務管理人員和教師在互聯(lián)網(wǎng)上隨時查詢所需文件材料。

結語

小語種教務檔案在小語種教務管理中占據(jù)重要的地位，是開展教學過程中形成的具有寶貴保存價值的歷史記錄，是高校教學管理者的勞動成果和智慧的結晶。隨著高校教育的發(fā)展、教學改革的深化以及教學管理水平的提高，對小語種教務檔案管理工作提出了更高更新的要求。因此，如何利用現(xiàn)代化技術，利用“互聯(lián)網(wǎng)+”對傳統(tǒng)教務檔案管理的影響，科學、有效、全面、規(guī)范地保存小語種教務檔案材料，并且在小語種教學管理工作中充分發(fā)揮檔案的重要作用，成為教務管理者以后努力的方向。

參考文獻

[1]鄭丁晗.高校治理現(xiàn)代化背景下教務檔案管理的“新常態(tài)”[J].學校管理.2015.（06）.

[2]李琳.高校教學檔案規(guī)范化管理的探索[J].湘潭師范學院學報（自然科學版）.2008.（06）.0.