A公司檔案數(shù)字化平臺(tái)建設(shè)

堵旭華

摘要：本文首先探討了企業(yè)檔案數(shù)字化平臺(tái)建設(shè)必要性，然后以A公司為例，對(duì)其檔案數(shù)字化平臺(tái)建設(shè)的現(xiàn)狀及問(wèn)題進(jìn)行分析，最后基于當(dāng)前信息化技術(shù)發(fā)展的背景，提出了A公司檔案管理數(shù)字化平臺(tái)建設(shè)途徑。

關(guān)鍵詞：檔案管理；數(shù)字化平臺(tái)；信息化

計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展以及互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用，對(duì)企業(yè)信息化建設(shè)提出了更高的要求，在企業(yè)信息化的沖擊下，檔案管理模式也必須有所創(chuàng)新。本文利用所學(xué)的相關(guān)知識(shí)，結(jié)合國(guó)內(nèi)外檔案數(shù)字化發(fā)展的案例和經(jīng)驗(yàn)，為A公司設(shè)計(jì)科學(xué)、合理的檔案數(shù)字化管理體系，從而達(dá)到提升企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力，促進(jìn)企業(yè)可持續(xù)健康發(fā)展的目標(biāo)。

一、檔案數(shù)字化平臺(tái)建設(shè)的必要性

（一）實(shí)現(xiàn)信息共享

在現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)環(huán)境與信息化發(fā)展的情況下，傳統(tǒng)的借閱者已經(jīng)不能滿足于單純的原件借閱利用，迫切需要通過(guò)網(wǎng)絡(luò)直接調(diào)出相關(guān)的資料進(jìn)行網(wǎng)上鏈接與利用，這樣不僅為利用者節(jié)省大量的寶貴時(shí)間，而且在利用頻率和時(shí)間和地點(diǎn)上不會(huì)受到限制，大大方便了利用者。

（二）促進(jìn)檔案信息資源開發(fā)

傳統(tǒng)檔案工作模式對(duì)檔案進(jìn)行分類順序整理，往往只能滿足單一類型檔案的低層次查詢需求。對(duì)檔案數(shù)字化后形成的數(shù)字化檔案，用戶可借助檢索工具，進(jìn)行多層次、多方位的檢索，更便捷、更準(zhǔn)確地查找到體現(xiàn)同一事件（問(wèn)題）的多個(gè)有歷史性聯(lián)系的檔案，滿足深層次查詢需求，加快企業(yè)的課題研究、專題信息收集、檔案編研等的進(jìn)程，利于深入開發(fā)檔案信息資源，滿足企業(yè)對(duì)檔案信息的需求，為領(lǐng)導(dǎo)迅速、準(zhǔn)確作出重大決策，職能部門及時(shí)進(jìn)行工作查考提供便利。

（三）推動(dòng)信息化檔案工作模式建立

企業(yè)檔案信息資源建設(shè)是一個(gè)功能集成的過(guò)程，將檔案館的各種功能，如檔案保管、檔案研究、存史資料、展覽教育、職工課堂、開發(fā)利用、信息集聚和傳播、市場(chǎng)服務(wù)、學(xué)術(shù)交流等，通過(guò)整合檔案資源基礎(chǔ)，依托先進(jìn)的技術(shù)驅(qū)動(dòng)，優(yōu)化構(gòu)建檔案館的服務(wù)模式與體系。

二、 A公司檔案數(shù)字化平臺(tái)建設(shè)現(xiàn)狀

（一）信息化建設(shè)狀況

A公司自投產(chǎn)以后，就開始加強(qiáng)信息化建設(shè)，目前已經(jīng)初步形成信息化體系架構(gòu)（一級(jí)設(shè)備、二級(jí)自動(dòng)化、三級(jí)MES、四級(jí)ERP、五級(jí)BW數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)），并建設(shè)了覆蓋全公司的信息化網(wǎng)絡(luò)和B級(jí)數(shù)據(jù)中心機(jī)房、以O(shè)A自動(dòng)化辦公系統(tǒng)為核心的辦公平臺(tái)，人力資源、財(cái)務(wù)管理、教育培訓(xùn)、考勤消費(fèi)等管理職能也全部通過(guò)信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)。A公司信息系統(tǒng)已經(jīng)覆蓋公司全部生產(chǎn)工序和相關(guān)的管理專業(yè)，管理著企業(yè)所有產(chǎn)品的供應(yīng)、生產(chǎn)、質(zhì)量、成本、庫(kù)存和銷售信息，成為A公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)不可缺少的支撐平臺(tái)。

（二）檔案數(shù)字化建設(shè)存在的問(wèn)題

綜合檔案室自成立以來(lái)，為更好的服務(wù)企業(yè)發(fā)展，從夯實(shí)基礎(chǔ)管理，加強(qiáng)檔案編研、管理思想創(chuàng)新等方面做出了不懈努力，但是檔案管理仍舊存在很多問(wèn)題，主要表現(xiàn)在以下幾方面：

1.檢索工具落后。雖然綜合檔案室很早就使用計(jì)算機(jī)管理檔案，但是機(jī)讀目錄還是主要使用excel表格，有時(shí)候數(shù)據(jù)量大，目錄表打開、檢索都比較緩慢，無(wú)形中增加了查借閱檔案的時(shí)間，而且僅錄入到二級(jí)目錄，編目項(xiàng)不全面，案卷內(nèi)的詳細(xì)信息檢索不到，影響查全率、查準(zhǔn)率。

2.軟硬件設(shè)施不能滿足發(fā)展需要。綜合檔案室原有的設(shè)備比較落后，僅僅滿足日常檔案管理工作，遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上數(shù)字化的發(fā)展。例如，檔案數(shù)字化過(guò)程中需要配備各種型號(hào)的掃描儀、電子檔案?jìng)浞菰O(shè)備、檔案信息資源服務(wù)器等，都需要重新進(jìn)行配備。

3.檔案數(shù)字化程度不高。目前綜合檔案室內(nèi)只有OA系統(tǒng)（辦公自動(dòng)化系統(tǒng)）中歸檔的電子檔案，只占庫(kù)存檔案的10%左右，利用量較大的施工圖紙等都沒(méi)有進(jìn)行數(shù)字化管理，因此，查詢與利用方式只能以傳統(tǒng)方法為主。

三、A公司檔案數(shù)字化平臺(tái)建設(shè)途徑

（一）軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

檔案數(shù)字化管理主要是借助網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案的傳遞，因此，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全、穩(wěn)定對(duì)檔案業(yè)務(wù)自動(dòng)化管理、檔案信息發(fā)布、提供檢索利用服務(wù)等至關(guān)重要。數(shù)字檔案室應(yīng)配套必要的基礎(chǔ)設(shè)施，實(shí)現(xiàn)檔案信息的采集、加工及查詢利用。基礎(chǔ)設(shè)施包括：服務(wù)器、終端計(jì)算機(jī)、掃描儀及打印機(jī)等必要的加工輸入/輸出設(shè)備。

A公司可根據(jù)檔案管理及利用的特點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)了檔案信息的收集、整理、管理網(wǎng)絡(luò)化和電子化體系。

（二）建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系

A公司應(yīng)明確統(tǒng)一使用標(biāo)準(zhǔn)的著錄格式和電子檔案目錄格式，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字信息格式標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)據(jù)交換格式標(biāo)準(zhǔn)化以及檔案信息數(shù)據(jù)系統(tǒng)軟件標(biāo)準(zhǔn)化，為之后的檔案信息資源的共享奠定基礎(chǔ)。形成數(shù)字化加工處理技術(shù)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，明確檔案數(shù)字化加工的具體流程與技術(shù)要求；形成檔案管理系統(tǒng)與數(shù)據(jù)庫(kù)管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，明確檔案信息的入庫(kù)、修改、備份、傳輸、刪除、銷毀等操作的原則、方法和要求；形成電子檔案安全管理和利用的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，明確檔案信息的安全保密職責(zé)要求、系統(tǒng)權(quán)限、檔案使用范圍等。

（三）搭建檔案館軟件服務(wù)云平臺(tái)

“把軟件當(dāng)作服務(wù)”也是檔案信息化的一種重要實(shí)踐理念。數(shù)字檔案館運(yùn)行于云上，并最終為企業(yè)提供服務(wù)。各類云計(jì)算可通過(guò)計(jì)算機(jī)瀏覽器將各種應(yīng)用程序傳輸給網(wǎng)絡(luò)企業(yè)用戶。A公司采用“軟件即服務(wù)”技術(shù)后，檔案館可以節(jié)省因軟件升級(jí)而帶來(lái)的大量經(jīng)濟(jì)支出，所需軟件由軟件發(fā)行商提供、升級(jí)。檔案部門可以利用云計(jì)算平臺(tái)所提供的電子文件管理軟件對(duì)電子文件實(shí)現(xiàn)由設(shè)計(jì)、制作形成到永久保存的全過(guò)程管理，從而優(yōu)化檔案形成部門與檔案部門的工作，推動(dòng)檔案一體化工作不斷向縱深發(fā)展。

結(jié)語(yǔ)

總之，檔案數(shù)字化工作并不是簡(jiǎn)單的館藏檔案數(shù)字化處理的過(guò)程，而是一項(xiàng)內(nèi)容多樣的系統(tǒng)工程。不僅要積極推進(jìn)檔案數(shù)字化工作開展，還將應(yīng)對(duì)工作中出現(xiàn)的新問(wèn)題帶來(lái)的挑戰(zhàn)，創(chuàng)新檔案工作機(jī)制，將人、技術(shù)、資源、管理有機(jī)結(jié)合，促進(jìn)檔案數(shù)字化健康、有序、高效發(fā)展。

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