新時(shí)期對(duì)機(jī)要文件管理員要求的若干認(rèn)識(shí)

黨志燕 遲富麗

【摘要】機(jī)要文件和其他文件相比有許多特殊之處，機(jī)要文件管理的質(zhì)量直接影響著其他工作的順利開展，因此對(duì)管理機(jī)要文件的工作人員就提出了較高的要求。機(jī)要人員有較高的業(yè)務(wù)素養(yǎng)、堅(jiān)定的政治信念、必要的保密意識(shí)和較強(qiáng)的綜合管理能力，可以使黨和國(guó)家以及機(jī)關(guān)單位的秘密信息得到保護(hù)，以此保證其他工作的順利進(jìn)行。

【關(guān)鍵詞】新時(shí)期；機(jī)要文件；人員要求

機(jī)要文件管理員是指在機(jī)關(guān)、單位從事機(jī)要文件和涉密文件管理的工作人員，主要負(fù)責(zé)機(jī)要文件的簽收、傳遞、保管、銷毀等管理工作。機(jī)要文件管理員都是直接接觸國(guó)家秘密的人員，他們的工作具有接觸國(guó)家秘密時(shí)間早、密級(jí)高、數(shù)量多、范圍廣、種類多等特點(diǎn)，其工作直接關(guān)系到國(guó)家秘密的安全。

結(jié)合一些工作經(jīng)驗(yàn)以及現(xiàn)實(shí)情況，對(duì)機(jī)要人員的要求簡(jiǎn)析如下：

一、政治素質(zhì)是機(jī)要文件管理員應(yīng)具備的基本條件

機(jī)要工作是服從和服務(wù)于中國(guó)共產(chǎn)黨和國(guó)家秘密信息的保護(hù)工作，機(jī)要渠道是黨和國(guó)家傳遞涉密信息的手段和工具。機(jī)要文件管理員具備高度的政治素質(zhì)是保證機(jī)要文件安全保密的基本條件，這種政治素質(zhì)對(duì)文件的保密和安全具有直接關(guān)系，因此機(jī)要文件管理人員首先應(yīng)當(dāng)是政治上可靠可信的。

所謂的政治素質(zhì)是指機(jī)要文件管理人員應(yīng)當(dāng)是經(jīng)過黨組織嚴(yán)格考察和單位人事部門政治審查、家庭背景清晰、社會(huì)關(guān)系簡(jiǎn)單，本人思想品德端正的中國(guó)共產(chǎn)黨員；機(jī)要人員因?yàn)楣ぷ鞯奶厥庑?，一定要有較強(qiáng)的政治覺悟，平時(shí)注重學(xué)習(xí)黨的理論與政策，提高自身政治素質(zhì)，遵循黨的領(lǐng)導(dǎo)，加強(qiáng)思想道德修養(yǎng)，生活中注意生活作風(fēng)，嚴(yán)格要求自己，遵紀(jì)守法，不受誘惑，工作中認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)，嚴(yán)格遵守規(guī)章制度。

二、機(jī)要文件管理員應(yīng)具備信息社會(huì)必要的保密意識(shí)

保證機(jī)要文件的安全保密是機(jī)要文件管理員的主要職責(zé)，堅(jiān)持學(xué)習(xí)與及時(shí)掌握保密業(yè)務(wù)知識(shí)是機(jī)要文件管理員的基本任務(wù)。隨著現(xiàn)代信息社會(huì)科技手段的不斷進(jìn)步，泄密的渠道更為多種多樣，機(jī)要文件管理員也面臨新的要求，必須要有適應(yīng)新時(shí)代的保密意識(shí)。

首先要加強(qiáng)他們保密意識(shí)與保密責(zé)任的培養(yǎng)，從國(guó)家利益和法律的角度進(jìn)行培養(yǎng)和教育，不但要培養(yǎng)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，還要培養(yǎng)嚴(yán)守工作秘密的作風(fēng)，將機(jī)要工作作為神圣的職業(yè)。其次，機(jī)要文件管理員應(yīng)當(dāng)主動(dòng)學(xué)習(xí)新知識(shí)，不斷拓寬知識(shí)面，學(xué)習(xí)和掌握現(xiàn)代技術(shù)和管理手段，努力利用新方法管理機(jī)要文件，從容適應(yīng)現(xiàn)代化管理方式，逐漸開展機(jī)要文件的信息化管理，使機(jī)要文件既便于管理又保證保密。最后，要時(shí)刻保持清醒的頭腦和高度的責(zé)任感，夯實(shí)專業(yè)技能，了解相關(guān)的法律法規(guī)，熟悉各個(gè)環(huán)節(jié)和步驟，強(qiáng)化人員的管理職責(zé)，除紙質(zhì)資料外，對(duì)電子文件更應(yīng)提高警惕，引起重視。

三、機(jī)要文件管理員應(yīng)具備綜合管理能力

機(jī)要文件管理員不但要有扎實(shí)的業(yè)務(wù)功底和認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，還應(yīng)具備較強(qiáng)的綜合管理能力。管理機(jī)要文件講求方法，科學(xué)有效的方法可以提高工作效率，機(jī)要人員具備較強(qiáng)的綜合管理能力，對(duì)于每項(xiàng)工作都能合理安排，每個(gè)任務(wù)都能統(tǒng)籌安排，在面對(duì)一般情況和遇到緊急情況時(shí)能靈活安排、協(xié)調(diào)工作，保證所有工作按照輕、重、緩、急的類別合理安排，提高機(jī)要文件管理的工作效率。

機(jī)要文件管理員工作中有一定的邏輯性，思考問題全面，擁有較好的總結(jié)歸納能力，在管理中會(huì)更具有優(yōu)勢(shì)。將管理文件的綜合能力在日常工作中充分發(fā)揮，養(yǎng)成文件資料分類整理，已處理和未處理的文件固定位置分別擺放的習(xí)慣，形成日事日畢，每日清點(diǎn)核對(duì)文件的規(guī)矩，是處理機(jī)要文件合理有效的工作方式。

四、機(jī)要文件管理員應(yīng)通過培訓(xùn)提高專業(yè)知識(shí)

目前機(jī)要文件管理員學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識(shí)的方法大多數(shù)是經(jīng)過師傅手把手，一對(duì)一這種以老帶新的方法，師傅憑借自己多年的經(jīng)驗(yàn)，將總結(jié)的文件管理方法傳授給徒弟，或者機(jī)要人員自己在日常工作中，通過日積月累自己積累經(jīng)驗(yàn)，這兩種方法是目前培養(yǎng)機(jī)要文件管理員和機(jī)要文件管理員學(xué)習(xí)的主要方法。顯然，隨著社會(huì)的迅速發(fā)展，這種傳統(tǒng)的培訓(xùn)方法已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)化、信息化社會(huì)的發(fā)展，這種落后的方法也勢(shì)必會(huì)影響文件的管理和利用，從而導(dǎo)致一些保密問題的出現(xiàn)。

為適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展，首先應(yīng)強(qiáng)化機(jī)要文件管理員的培訓(xùn)，建立健全培訓(xùn)長(zhǎng)效機(jī)制，將培訓(xùn)列入單位培訓(xùn)計(jì)劃，培訓(xùn)方式上注重傳承和創(chuàng)新相結(jié)合，提升培訓(xùn)效果，使培訓(xùn)更有實(shí)效性。其次采取“請(qǐng)進(jìn)來，送出去”的方式、系統(tǒng)培訓(xùn)與短期培訓(xùn)相結(jié)合、到上級(jí)單位請(qǐng)教取經(jīng)和到兄弟單位交流學(xué)習(xí)等多種形式。此外，培訓(xùn)時(shí)的溝通交流非常必要，可以達(dá)到工作方式互補(bǔ)，獲取新知識(shí)、新思路的目的。

五、機(jī)要文件管理員應(yīng)具備的其他素質(zhì)

機(jī)要文件管理員因?yàn)槠渖矸莸奶厥庑院凸ぷ餍再|(zhì)的特殊性，應(yīng)具備一些其他的素質(zhì)：第一，堅(jiān)強(qiáng)的意志可以在工作中遇到困難時(shí)，堅(jiān)持到底、完成工作。第二，過硬的心理素質(zhì)可以在遇到特殊和緊急情況的時(shí)候不慌張，穩(wěn)妥地處理工作，使國(guó)家秘密的損失程度降到最低。第三，較強(qiáng)的記憶力可以記住很多工作信息，能將復(fù)雜瑣碎的機(jī)要文件管理工作處理的有條理，從而提高工作效率。第四，機(jī)要文件管理員應(yīng)鍛煉認(rèn)真細(xì)致的能力，完成任何工作都一絲不茍，避免出錯(cuò)。

此外，單位可通過名譽(yù)表彰、工作激勵(lì)、經(jīng)濟(jì)獎(jiǎng)勵(lì)、生活關(guān)心等多種方式，調(diào)動(dòng)機(jī)要文件管理員的工作積極性和主觀能動(dòng)性，以此來吸引更多有文化有技術(shù)的年輕人加入機(jī)要文件管理員隊(duì)伍，從而提高機(jī)要文件管理員的整體素質(zhì)，穩(wěn)定隊(duì)伍。

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