淺談油田檔案管理存在的問題和解決方法

李元萍

【摘要】在油田生產經營中，檔案管理發(fā)揮著重要的作用。檔案管理工作具有很強的科學性，同時也具有很強的政治性。本文結合油田企業(yè)檔案管理的重要性及其意義，淺談油田檔案管理的有效方法。

【關鍵詞】油田企業(yè)；檔案管理；管理方法

檔案管理是石油企業(yè)管理的重要組成部分，是油田企業(yè)管理活動的基礎，油田檔案管理必須要適應油田穩(wěn)健可持續(xù)發(fā)展的需要。對企業(yè)的發(fā)展有重要的意義。油田企業(yè)在管理檔案時要采用科學的管理方式，積極創(chuàng)新管理方式，提高企業(yè)的檔案管理水平，是新時期油田企業(yè)檔案管理需要探討的問題。

一、油田檔案管理的意義

油田檔案管理中，最重要的內部信息資源就是檔案信息。檔案包括油氣勘探開發(fā)檔案、科研技術研究檔案、油田經營管理檔案、黨群工作檔案、行政管理檔案、生產技術檔案、基本建設檔案、設備儀器檔案、會計檔案、特種載體檔案等，都是油田勘探開發(fā)、工程技術服務、礦區(qū)管理工作等方面的重要組成部分。管好、用好檔案，是油田乃至各單位必須履行的重要職責。

二、油田檔案管理存在的問題

（一）檔案管理不規(guī)范。檔案管理作為油田合規(guī)管理工作的一部分，是規(guī)范油田工作、提供油田工作質量和工作效率的關鍵。因此，做好油田檔案管理工作，科學規(guī)范油田檔案管理是體現一個企業(yè)管理水平的重要尺度。就目前而言，油田檔案管理隊伍參差不齊，檔案管理信息化水平參差不齊，檔案管理效率低下。有些檔案不能嚴格按照中國石油天然氣總公司《檔案管理規(guī)定》及《企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》進行有效管理，嚴重影響了油田檔案管理工作的有效開展。一是檔案分類不合理。個別檔案保管期限劃分不準確；有的注重文件的歸檔，卻重視不到位；有些單位存在應歸檔的材料未歸檔的現象；個別單位還存在同一門類檔案由不同人管理的現象。二是檔案整理不規(guī)范，如機構劃分不準、分類不全、檔號不規(guī)范；案卷標題不規(guī)范、組卷混亂等。

（二）缺乏完善的檔案管理制度。檔案管理制度是保證檔案管理工作的關鍵。目前部分單位在檔案管理制度的建立上還不夠完善，對檔案的整理、保管等制度不夠健全，執(zhí)行力不到位。部分單位雖然建立了檔案管理制度，但卻沒有將制度真正落到實處，甚至有些檔案管理工作人員對檔案管理不夠重視，文件資料整理不及時，致使檔案不能及時歸檔，造成重要檔案缺失嚴重。

三、油田檔案管理的有效方法

（一）提高檔案管理人員的專業(yè)素質和技能。一是提高檔案管理工作者自身素質，加強對現有檔案管理人員的再培訓。在社會經濟高速發(fā)展的新時期，檔案管理人員必須與時俱進，培養(yǎng)新時代復合型檔案管理人才。二是對現有的檔案管理人員，定期舉辦檔案基礎知識講座和相關技能的培訓，拓寬眼界增長新知識。三是運用新技術和新理論，創(chuàng)新檔案管理新方法，促進油田檔案工作良性發(fā)展。

（二）完善檔案管理制度。一是規(guī)范油田檔案管理工作，首先需要完善檔案管理制度，建立檔案管理人員的崗位責任制，明確規(guī)定其工作范圍和工作方法及工作職責。編制各個部門的歸檔目錄，整理有關檔案管理的手冊，確定檔案歸檔的保管期限和技術要求等，這樣有利于日后的檢查和指導。二是建立油田檔案管理細則，規(guī)范檔案管理。建立符合現階段檔案管理的各項新制度，并對過去不相適應的規(guī)章制度進行修正和完善，明確檔案管理模式、工作標準和職責要求等內容，從制度層面對于檔案管理工作進行規(guī)范。

（三）建立有效的檔案管理機制。一是要健全檔案管理安全責任機制，加強檔案資料的保管，做好數據備份工作。二是建立檔案管理監(jiān)督機制，明確油田各部門的檔案管理職責。督促和監(jiān)督各相關檔案管理部門的工作情況及制度執(zhí)行情況。如果一些檔案不符合歸檔要求，如資料收集不齊全，應提前在歸檔前加以整改。三是建立油田檔案管理工作體系和良性競爭機制，如在晉職表彰上，對工作能力強的管理人員予以獎勵，做到獎罰分明，這樣能有效提高檔案管理水平，從而提升檔案資源的利用率。

（四）引進信息技術。一是要引進先進的檔案管理理念，借助現代信息技術，對檔案管理中不適應的一些方法和手段進行修改。二是油田檔案管理要以充分開發(fā)和利用人力資源信息為基礎，深層次開發(fā)檔案管理新方法，提高檔案管理的利用價值。要告別過去傳統(tǒng)檔案模式，充分利用現代信息技術來改善檔案服務功能，精化檔案管理資料，油田檔案管理工作要向信息化、數字化、科學化方向轉變。只有這樣，才能提升檔案管理和檔案利用的有效性。著重開發(fā)適合油田檔案管理的軟件與技術人才的有效利用，為油田經濟生產提供必要的服務。

四、總結

信息技術和檔案管理有機結合，為構建油田檔案管理搭建平臺。在實際工作中，油田檔案管理要摒棄傳統(tǒng)的管理理念，要堅持高效管理的原則，利用各種信息技術和多媒體技術，建立油田檔案信息化管理模型，完善動態(tài)檔案管理流程，制定適合油田實際情況的檔案管理風險預防應急預案，全面實現檔案管理工作模式智能化。值得注意的是，數字檔案存儲具有較高風險，要有相應的辨識預案。在這方面，要加強檔案管理防護平臺。

【參考文獻】

[1]黃宗凱.國企檔案隊伍現狀與思考——以中原油田為例[J].檔案管理，2014（02）：50-51.

[2]李柏楊.新形勢下加強企業(yè)聲像檔案管理工作的思考[J].東方企業(yè)文化，2013（02）：93.