中職院校檔案信息化建設(shè)的實(shí)踐與思考

張曉江

【摘要】在中職院校中，必須將檔案信息建設(shè)的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)行到底，制定符合本校實(shí)際情況的管理制度，從而在根本上提升檔案信息建設(shè)的綜合水平。本文介紹了檔案信息建設(shè)的重要性，分析了其建設(shè)中存在的問(wèn)題，并且，對(duì)在數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)進(jìn)行了思考。

【關(guān)鍵詞】中職院校；檔案信息；數(shù)字化；網(wǎng)絡(luò)化；建設(shè)

近些年，信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)得到了很好的發(fā)展，在我國(guó)諸多的中職院校中，都對(duì)自身的各項(xiàng)工作進(jìn)行了改革，尤其是檔案信息建設(shè)方面，加大了投入力度，對(duì)檔案建設(shè)工作提供了諸多便利。比起傳統(tǒng)的檔案建設(shè)方式，在數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的環(huán)境下，彌補(bǔ)了傳統(tǒng)方式的不足，使中職院校檔案建設(shè)的水平上升到一個(gè)新高度，也促進(jìn)檔案建設(shè)工作穩(wěn)定發(fā)展。

一、當(dāng)前中職院校檔案信息建設(shè)的重要性

檔案可以體現(xiàn)了一個(gè)學(xué)校的發(fā)展歷程，對(duì)學(xué)校的未來(lái)發(fā)展提供了重要參考依據(jù)，而且，對(duì)工作的效率，以及工作質(zhì)量的提高具有關(guān)鍵作用，因此，檔案建設(shè)工作還需要進(jìn)一步完善，提高重視程度。就中職院校的檔案建設(shè)工作而言，其重要性可直接影響高層領(lǐng)導(dǎo)了解本學(xué)校的實(shí)際情況，影響對(duì)其全面性以及真實(shí)性的認(rèn)識(shí)。同時(shí)，本學(xué)校在日后的發(fā)展中，可以實(shí)現(xiàn)資源貢獻(xiàn)，給予準(zhǔn)確的參考數(shù)據(jù)。此外，其他關(guān)聯(lián)的企業(yè)也能對(duì)本學(xué)校的經(jīng)營(yíng)狀況進(jìn)行客觀的判斷，促進(jìn)了雙方的交流，為校企合作打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

二、檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)存在的問(wèn)題

（一）檔案儲(chǔ)存的保密性難以保證。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)步，網(wǎng)絡(luò)安全也存在很大的威脅，檔案文件的儲(chǔ)存存在很大的安全隱患，保密性就成了重點(diǎn)問(wèn)題。對(duì)于電子文件來(lái)說(shuō)，不具有固定的形式，特定的字體以及簽名等，由于特殊標(biāo)記的缺失，資料很容易被修改，且修改起來(lái)比紙質(zhì)文件還方便，保密性很難被保障，嚴(yán)重威脅著學(xué)校的信息安全。

（二）缺少專業(yè)的檔案建設(shè)人員。在數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的環(huán)境下，檔案的儲(chǔ)存、管理是多種形式的，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理有很大不同，儲(chǔ)存技術(shù)存在很大的差異。對(duì)檔案信息進(jìn)行建設(shè)時(shí)，習(xí)慣于傳統(tǒng)模式的工作人員，往往學(xué)歷較低，知識(shí)面也比較窄，對(duì)檔案知識(shí)缺少系統(tǒng)性的培訓(xùn)，未能跟上現(xiàn)代化的腳步。如果只是懂得計(jì)算機(jī)技術(shù)，又或者是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的人員，在檔案的建設(shè)原則、理論上的經(jīng)驗(yàn)有所不足是不能做好的，因此，檔案建設(shè)人員既要懂得數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)，又要掌握現(xiàn)代檔案建設(shè)的相關(guān)知識(shí)。

（三）檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)十分緩慢。檔案建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜又繁重的工作，要整理的資料很多。在傳統(tǒng)的工作模式中，只是對(duì)紙質(zhì)資料進(jìn)行保存，不僅丟失的幾率很大，也形成了浪費(fèi)現(xiàn)象。如今，網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)不斷發(fā)展，我們又迎來(lái)了數(shù)字化的時(shí)代，但是，檔案建設(shè)工作還未能跟上社會(huì)的步伐，發(fā)展速度緩慢，電子文檔還未能有效取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔，信息建設(shè)也未能受到高度的重視，這就影響了檔案建設(shè)水平的提升，也存在很多的漏洞。

（四）相關(guān)規(guī)章制度不夠健全。在中職院校中，檔案信息的管理制度非常關(guān)鍵，但是，在大部分院校中，還未能建立一個(gè)完整的制度，所以，檔案信息建設(shè)也就不能取得較高的效率，檔案信息的職能不能被發(fā)揮出來(lái)。如果在信息化、網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè)中，沒(méi)有一個(gè)系統(tǒng)的管理模式，檔案信息建設(shè)工作就會(huì)過(guò)于分散，缺少集中性。此外，由于工作人員缺少明確的目標(biāo)，嚴(yán)重制約了檔案信息建設(shè)的進(jìn)程。

三、中職院校檔案信息建設(shè)的實(shí)踐

（一）加強(qiáng)檔案信息的安全建設(shè)。網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的組成包括硬件和軟件，也包含基礎(chǔ)設(shè)施，以及其存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)材料，這些因素共同組成了計(jì)算機(jī)系統(tǒng)。網(wǎng)絡(luò)安全的主要任務(wù)就是對(duì)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中的各組成部分進(jìn)行保護(hù)，使其免受破壞、更改，以及泄露等現(xiàn)象，要想系統(tǒng)處于正常的運(yùn)行狀態(tài)，連續(xù)的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)是必須給予保證的。對(duì)于網(wǎng)絡(luò)安全來(lái)說(shuō)，防火墻，或者是數(shù)據(jù)加密，還有攻擊檢測(cè)，以及數(shù)據(jù)恢復(fù)技術(shù)等都要進(jìn)行利用，從而保證檔案信息的安全性。

（二）制定合理的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。在制定檔案信息的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，首先要保證其科學(xué)性，符合國(guó)家的各類標(biāo)準(zhǔn)和相關(guān)規(guī)定。在標(biāo)準(zhǔn)化信息建設(shè)中，要充分結(jié)合學(xué)校檔案的實(shí)際情況、管理特點(diǎn)等，對(duì)歸檔材料要嚴(yán)格把關(guān)，科學(xué)規(guī)整，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的價(jià)值。此外，檔案管理制度要定期進(jìn)行修改，檔案工作人員位責(zé)任制也要清晰明確，這樣能保證檔案信息的規(guī)范化管理。

（三）深化改革，提高工作人員的素質(zhì)。中職院校的檔案信息建設(shè)工作有著一定的系統(tǒng)性，這與質(zhì)量管理人員的水平有直接關(guān)系，所以，在實(shí)際的建設(shè)中，必須對(duì)相關(guān)工作人員的專業(yè)能力進(jìn)行提升。首先，調(diào)動(dòng)檔案信息建設(shè)人員的積極性，發(fā)揮主觀能動(dòng)性，以及創(chuàng)造性，豐富檔案人員的專業(yè)知識(shí)。其次，引進(jìn)現(xiàn)代化設(shè)備，增加了檔案的種類，也使載體變得多樣化，這就必須對(duì)建設(shè)方法進(jìn)行創(chuàng)新，培養(yǎng)一批專業(yè)的人才，不僅會(huì)運(yùn)用新的技術(shù)，還掌握全面的信息建設(shè)知識(shí)，從而更好地完成檔案信息建設(shè)的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。

（四）實(shí)現(xiàn)信息同步化與實(shí)時(shí)化。檔案的信息資源是學(xué)校的核心內(nèi)容，對(duì)其進(jìn)行妥善的管理對(duì)學(xué)校自身的發(fā)展具有關(guān)鍵的作用。因此，要順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，加快數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的步伐，將電子信息化的管理模式取代傳統(tǒng)的管理模式。同時(shí)，充分應(yīng)用計(jì)算機(jī)的存儲(chǔ)功能，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)的信息平臺(tái)，對(duì)電子檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行建設(shè)，而且操作簡(jiǎn)單，這對(duì)保存資料的完整性，以及快速查找都有積極作用，也提高了工作的效率。

四、結(jié)束語(yǔ)

對(duì)于中職院校的檔案信息建設(shè)，應(yīng)該充分了解檔案管理存在的問(wèn)題，分析如何才能實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。為了使這項(xiàng)工作得到落實(shí)，促進(jìn)組織的良好發(fā)展，所以提出了相應(yīng)的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化策略，這有利于中職院校的檔案建設(shè)長(zhǎng)久發(fā)展，在競(jìng)爭(zhēng)中保持較強(qiáng)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。

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