論檔案管理中信息技術(shù)的應(yīng)用

崔文謙

【摘要】信息技術(shù)是檔案館進行檔案管理體系構(gòu)建不可缺少的支撐架構(gòu)，對檔案文獻資料的長期數(shù)字化保存、資源共享與信息數(shù)據(jù)交互有著重要幫助，運用信息技術(shù)健全檔案館的組織架構(gòu)、管理模式、數(shù)字管理體系是促進檔案館進行信息化轉(zhuǎn)型的有效途徑。鑒于此，本文就檔案管理中信息化建設(shè)展開詳細探討，并提出具體的研究思路，以供廣大讀者借鑒。

【關(guān)鍵詞】檔案館；信息技術(shù)應(yīng)用；問題研究

一、檔案館應(yīng)用信息技術(shù)的主要優(yōu)勢

從目前我國檔案管理現(xiàn)狀來看，利用電子信息技術(shù)融入檔案管理體制構(gòu)建當中，能構(gòu)建完善的信息處理系統(tǒng)，快速處理各種文件信息。一方面，電子化檔案信息管理系統(tǒng)存儲量大、查閱方便、能隨時隨地進行信息查詢，能夠滿足大多數(shù)用戶利用移動終端獲取信息的需求。另一方面，應(yīng)用電子信息檔案管理系統(tǒng)，能夠靈活便捷地制作各種管理表格，利用圖形對各種檔案信息進行分類，利用各種管理構(gòu)型方便用戶及時查閱、修改、交流和存儲。傳統(tǒng)檔案管理方法由于工作程序復(fù)雜，而且具有嚴格的規(guī)定，在信息處理時效率較低，而且由于工作量較大，很多檔案管理人員難以保持積極的態(tài)度進行工作，工作效率也會降低。將信息技術(shù)融入檔案管理機制當中可以借助計算機系統(tǒng)對檔案信息進行管理，既可以提高檔案管理效率，也可以利用數(shù)據(jù)庫對各類檔案信息進行儲存，還可以進行相應(yīng)的加密，防止他人蓄意破壞。

傳統(tǒng)檔案工作主要依靠人工操作，人力資源雖然有著很好的環(huán)境適應(yīng)性，但是人力成本較高，效率較低，在集中處理大規(guī)模信息數(shù)據(jù)過程中不能有效適應(yīng)各種環(huán)境變量，難以滿足用戶對大規(guī)模信息獲取的需要。利用電子信息系統(tǒng)后，計算機程序可以對大規(guī)模的信息數(shù)據(jù)進行集中處理，雖然對檔案管理人員的綜合素質(zhì)有著較高的要求，但采用電腦進行管理，可以精簡人員編制，減少人力成本，滿足無紙化辦公的需要。

隨著信息技術(shù)的發(fā)展和進步，利用信息技術(shù)集中對檔案信息進行存儲、歸類和整理，能夠方便各個行業(yè)人員集中進行信息獲取，有利于快速掌握突發(fā)情況，增強檔案信息透明度，提高信息交互效率。

二、加快檔案管理機構(gòu)應(yīng)用信息技術(shù)的主要建議

為適應(yīng)當前社會經(jīng)濟發(fā)展的需要，推動信息技術(shù)與檔案管理相融合，就要將現(xiàn)代信息技術(shù)融入檔案管理體系構(gòu)建當中，以計算機為系統(tǒng)節(jié)點，加快無紙化辦公建設(shè)進程。

（一）加強重視加快無紙化辦公建設(shè)。首先作為檔案管理機構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)要全面重視檔案系統(tǒng)的信息化建設(shè)。檔案管理工作的信息化建設(shè)，不僅需要大量的人力物力支持，還需要引進專門的信息化人才進入檔案管理部門，以提高檔案管理機構(gòu)的信息化應(yīng)用水平。而這些工作在實踐中不是一蹴而就的，既需要經(jīng)過一段時間的經(jīng)驗積累，也需要大量的人力物力投入。由于檔案管理辦法需要社會人員不斷適應(yīng)才能進付諸實踐。因此要讓單位領(lǐng)導(dǎo)充分認識到檔案信息化的重要性，就要從改變思想意識角度著手，將檔案信息化建設(shè)納入到本單位的發(fā)展布局當中，結(jié)合本單位檔案管理的特點，優(yōu)化信息系統(tǒng)管理構(gòu)架，以提高單位信息化建設(shè)水平，吸引專業(yè)的信息化人才進入檔案管理系統(tǒng)中，提高檔案信息處理效率。

（二）檔案管理機構(gòu)要提高標準化、規(guī)范化水平。在社會發(fā)展過程中，檔案機構(gòu)要著力提高標準化，規(guī)范化水平。檔案信息系統(tǒng)建設(shè)離不開檔案信息標準的指導(dǎo)和規(guī)范。檔案信息系統(tǒng)建設(shè)好壞的衡量標準是檔案管理工作最終的標準化、規(guī)范化水平的提高。所以要不斷推進和加強檔案信息管理平臺建設(shè)，各種管理系統(tǒng)不能雜亂無章，系統(tǒng)要兼具整體性和實用性，要具備較強的可操作性，能夠讓檔案管理人員利用檔案管理系統(tǒng)整理檔案信息。同時要建立檔案信息化管理規(guī)章制度，無規(guī)矩不成方圓，要從人員的職責崗位、操作流程、信息處理方法等方面嚴格規(guī)范，對檔案信息質(zhì)量要嚴格把關(guān)，建立起統(tǒng)一的檔案信息管理標準，實現(xiàn)檔案一體化管理，以實現(xiàn)檔案資源的無縫對接，全面提高檔案管理效率。

（三）重視檔案信息的應(yīng)用價值。在現(xiàn)代檔案管理中，檔案管理人員還要全面重視檔案信息的應(yīng)用價值，檔案信息電子化、操作系統(tǒng)信息化是未來檔案管理工作中的重點和難點，檔案管理工作人員要逐步提高自身的信息化素養(yǎng)，樹立信息化意識，要通過建立起一體化的信息操作流程規(guī)范自身的工作行為，既要保障檔案信息系統(tǒng)的實用性，也要保障信息操作的準確性。要針對不同的檔案信息分門別類存儲和歸檔，通過建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫來存儲檔案信息，以保障檔案信息的真實有效，供廣大用戶使用。

三、結(jié)語

綜上所述，檔案管理信息化是現(xiàn)代信息技術(shù)引領(lǐng)下檔案管理事業(yè)發(fā)展的又一個高潮，為了有效規(guī)范檔案信息的歸檔及操作流程，就要制定相應(yīng)的規(guī)章制度，充分滿足檔案一體化保存及信息化處理的需要，要將不同種類的檔案信息數(shù)據(jù)存儲到相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫載體中，對有價值且珍貴的檔案信息進行備份處理，既要確保檔案信息的真實有效，也要保障檔案信息能夠滿足廣大用戶的實際需求，為廣大用戶提供高效便捷的檔案信息服務(wù)。

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