以信息化建設(shè)為契機(jī)，提升公文歸檔工作水平

尹會(huì)娟

中圖分類號(hào)：C931.4 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2018）2-000-01

摘 要 本文指出傳統(tǒng)公文歸檔工作存在三個(gè)主要問題，即歸檔鑒定準(zhǔn)確率低、歸檔工作效率低，以及裝訂方法不利于后續(xù)利用，并對(duì)其原因進(jìn)行了分析。提出以信息化建設(shè)為契機(jī)，一是將鑒定環(huán)節(jié)提前，并由多方參與鑒定，建立標(biāo)準(zhǔn)化的分類方案，提高鑒定準(zhǔn)確率，二是取消重復(fù)工作，提高工作效率，三是實(shí)現(xiàn)按件歸檔，便于借閱查找，從這三個(gè)方面入手，提升公文歸檔工作水平。

關(guān)鍵詞 鑒定 歸檔 信息建設(shè)

筆者所在的單位是一家軍工科研生產(chǎn)單位，承擔(dān)著多項(xiàng)重點(diǎn)任務(wù)。在科研、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等各項(xiàng)工作中，每年產(chǎn)生和接收大量公文。按歸檔要求，每年要對(duì)上一年度處理完畢的每一份公文進(jìn)行鑒定，鑒定其是否有歸檔價(jià)值，如果有歸檔價(jià)值則分類、整理、編目、歸檔，如果沒有歸檔價(jià)值則登記、銷毀。歸檔后的公文發(fā)揮著重要的歷史憑證作用，因而歸檔是一項(xiàng)重極其要的工作。

一、歸檔工作面臨的問題及原因分析

（一）鑒定準(zhǔn)確率不高的問題及原因分析

1.鑒定準(zhǔn)確率不高的問題。公文辦理完畢后，需要對(duì)公文能否轉(zhuǎn)化為檔案進(jìn)行“資格審定”，確定是否屬于歸檔的范圍。在實(shí)際工作中，公文的歸檔鑒定主要由文書處理人員負(fù)責(zé)，一份公文是否有歸檔價(jià)值，同一時(shí)期不同的文書處理人員可能會(huì)有不同的認(rèn)識(shí)，不同時(shí)期同一個(gè)文書處理人員也會(huì)有不同的認(rèn)識(shí)。這樣會(huì)導(dǎo)致某些重要公文被銷毀，或某些本該銷毀的公文被歸檔的情況。

另外，在分類過程中，不同年份、同類內(nèi)容的公文，應(yīng)劃分一個(gè)分類下，但是，有被劃分到不同分類的情況，這在文書崗位人員變動(dòng)時(shí)，會(huì)尤為明顯。

2.原因分析。公文的歸檔鑒定主要由文書處理人員負(fù)責(zé)，而文書處理人員由于業(yè)務(wù)知識(shí)的局限，并不能保證鑒定的準(zhǔn)確，而最熟悉公文內(nèi)容和價(jià)值的是公文形成者和承辦者，但公文歸檔工作并非其崗位職責(zé)，因而其參與公文鑒定的積極性也不高。未能讓最熟悉公文價(jià)值的人員參與到公文鑒定中，是造成鑒定準(zhǔn)確率不高的主要原因。另外，沒有標(biāo)準(zhǔn)化的分類方案，是造成分類前后不一致的主要原因。

（二）歸檔工作效率低的問題及原因分析

1.歸檔效率低的問題。由于傳統(tǒng)公文登記仍然處于手工登記的階段，因此，在歸檔公文時(shí)，需要編制歸檔目錄，歸檔目錄需要登記公文的標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)、密級(jí)、頁數(shù)、份數(shù)等要素，而這些早在制發(fā)公文、接收公文之始就已登記過一次，屬于重復(fù)勞動(dòng)，降低了工作效率。

2.原因分析。這是由于發(fā)文、收文和歸檔目錄沒能實(shí)現(xiàn)登記信息的共享的緣故。

（三）裝訂方法不利于后續(xù)利用的問題及原因分析

1.傳統(tǒng)裝訂方法的問題。按照傳統(tǒng)案卷級(jí)的歸檔方法，考慮到具有關(guān)聯(lián)性的公文在利用時(shí)需要相互補(bǔ)充和查證，因此在歸檔時(shí)將其裝訂到一起，方便利用。然而有時(shí)會(huì)起到反效果，特別是涉密文件。借閱者往往只想借閱一份公文，卻不得不將裝訂到一起的其他涉密公文也一起借閱，并不利于借閱利用。

2.原因分析。傳統(tǒng)的裝訂方法只考慮到關(guān)聯(lián)性和成套性，而沒有考慮到保密問題和借閱者的實(shí)際需要。

三、以信息化建設(shè)為契機(jī)，提升公文歸檔工作水平

（一）將鑒定環(huán)節(jié)提前，由多方參與鑒定，制定標(biāo)準(zhǔn)化的分類方案，提高公文鑒定準(zhǔn)確率

信息化平臺(tái)的建設(shè)、自動(dòng)辦公網(wǎng)絡(luò)的實(shí)施，使公文從紙質(zhì)形式轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有问?。完全不同于紙質(zhì)公文的處理方法，使解決公文歸檔方面的問題、實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理成為了可能。

信息化建設(shè)，首先將公文處理納入自動(dòng)化辦公流程中。文書處理人員積極參與到電子公文流程設(shè)計(jì)中，與傳統(tǒng)紙質(zhì)公文將制發(fā)公文與公文歸檔、或接收公文與公文歸檔作為兩個(gè)不同階段的工作不同，文書處理人員著眼于公文處理的全過程，將公文從擬稿到歸檔，或從接收到歸檔，看作一個(gè)完整的過程。

在新的電子公文流程中，文書處理人員將原本處于后期的鑒定環(huán)節(jié)合理前置到公文登記階段，并顯示在收文辦理單上，批分、批示、承辦人員都可以看到文書人員對(duì)公文鑒定的初始意見，并且最熟悉公文價(jià)值的形成者、承辦人員必須對(duì)公文是否有歸檔價(jià)值提出自己的意見，這樣就相當(dāng)于將每一個(gè)人都納入到了鑒定工作中，改變了公文的歸檔價(jià)值完全由文書人員鑒定的現(xiàn)狀，從而提高了公文鑒定工作的準(zhǔn)確率。

另外，在充分征求意見的基礎(chǔ)上，形成了標(biāo)準(zhǔn)化的歸檔公文分類方案，保證了分類劃分的一致性。

（二）自動(dòng)生成歸檔目錄，提高工作效率

為了解決重復(fù)登記的問題，在設(shè)計(jì)電子公文流程階段，提前考慮到填寫歸檔目錄的需要，在設(shè)計(jì)電子發(fā)文目錄、收文目錄時(shí)，補(bǔ)充包含歸檔目錄的要素，這樣文件管理系統(tǒng)就可以自動(dòng)生成歸檔目錄，從而避免在歸檔階段再次重復(fù)登記的做法，提高了工作效率。

由于著眼于公文處理的全過程，理順了制發(fā)、接收和歸檔階段之間的關(guān)系，所以能夠充分利用公文處理取得的成果，共享目錄信息，從而提高工了作效率。

四、結(jié)語

自從信息化平臺(tái)建設(shè)、自動(dòng)化辦公系統(tǒng)上線運(yùn)行以來，公文處理模塊作為辦公系統(tǒng)的一項(xiàng)重要內(nèi)容，已經(jīng)承擔(dān)了大部分電子公文的處理工作。通過將鑒定環(huán)節(jié)前置、由多方參與鑒定、制定標(biāo)準(zhǔn)化的分類方案、避免重復(fù)登記、實(shí)現(xiàn)按件歸檔這些做法，電子公文鑒定的準(zhǔn)確率和歸檔工作的效率都得到了提高，并且方便了利用。由此可見，電子公文的歸檔水平得到了有效提升，達(dá)到了科學(xué)、有效歸檔電子公文的目的。