利用Access實(shí)現(xiàn)成人高等教育畢業(yè)生總成績單報(bào)表的打印設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

劉楠楠

摘 要 數(shù)據(jù)庫的產(chǎn)生距今已經(jīng)有60多年的歷史，目前已經(jīng)被廣泛應(yīng)用在各個(gè)領(lǐng)域，Access是Office辦公集成套裝軟件中的一個(gè)組件，是一個(gè)關(guān)系型的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，它使用模塊化的設(shè)計(jì)，不需要復(fù)雜的編程就可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的查詢、管理以及報(bào)表的打印等功能。文章通過使用Excel向Access數(shù)據(jù)表導(dǎo)入功能，以及Access中的報(bào)表窗體設(shè)計(jì)，來解決成人高等教育畢業(yè)生總成績單的打印問題。

關(guān)鍵詞 數(shù)據(jù)庫；報(bào)表設(shè)計(jì)；成人高等教育；成績

中圖分類號 G2 文獻(xiàn)標(biāo)識碼 A 文章編號 1674-6708（2018）211-0106-02

我國的成人高等教育已經(jīng)有了近70年的發(fā)展，為我國的經(jīng)濟(jì)建設(shè)培養(yǎng)了大批的專門人才。目前，我國大多數(shù)高校都舉辦有成人高等教育，開展成人高等教育的高校每年的招生規(guī)模也普遍在千人左右。隨著河南省成人高等教育試點(diǎn)評估工作的推進(jìn)，我省高校在信息技術(shù)條件下開展成人高等教育的招生和錄取規(guī)模還將逐漸擴(kuò)大。

通常情況下，開展成人高等教育的高校普遍開設(shè)有十幾個(gè)專業(yè)，每個(gè)專業(yè)所開設(shè)的課程也在20門左右。而成人高等教育的教學(xué)模式具有其特殊性——學(xué)員大都分布在各個(gè)地市、專業(yè)也相對分散。在這種情況下，假如再按照傳統(tǒng)的手工的方式進(jìn)行學(xué)生總成績單的打印，不但工作量大，錯(cuò)誤率也不可避免。如何減輕畢業(yè)生成績單打印的工作量，避免人工匯總成績的時(shí)候可能出現(xiàn)的錯(cuò)誤，是我們面對的最大的問題。

1 單科成績錄入的設(shè)計(jì)思想與管理

1.1 考試與成績管理模式

普通高等教育和成人高等教育在教學(xué)模式上最大的區(qū)別是普通高等教育的學(xué)生是全日制在校學(xué)習(xí)，而成人高等教育則是邊工作邊學(xué)習(xí)的半工半讀的學(xué)習(xí)形式。被成人高等教育正式錄入的學(xué)生，學(xué)校會為其編排一個(gè)唯一的學(xué)號、并根據(jù)報(bào)名情況劃分到各個(gè)所屬的教學(xué)點(diǎn)（函授站），因此，這種特殊的學(xué)習(xí)形式和管理模式?jīng)Q定了成人高等教育的學(xué)員大都分布在各個(gè)地市，以教學(xué)點(diǎn)（函授站）為單位進(jìn)行集中的教務(wù)教學(xué)管理。但總體的教學(xué)依然歸學(xué)校進(jìn)行統(tǒng)一安排。按照教學(xué)計(jì)劃，學(xué)校每年會安排兩次課程結(jié)業(yè)考試，由學(xué)校統(tǒng)一命題、統(tǒng)一印制，各教學(xué)點(diǎn)（函授站）按照學(xué)校規(guī)定的統(tǒng)一時(shí)間進(jìn)行集中考試，考試完成后，再按照規(guī)定的時(shí)間將試卷返回學(xué)校，由學(xué)校統(tǒng)一進(jìn)行評閱并進(jìn)行成績的發(fā)布。

1.2 成績的設(shè)計(jì)思想與上報(bào)

成人高等教育的學(xué)員大都是在職從業(yè)人員，往往較為分散，在部分教學(xué)點(diǎn)（函授站）中甚至可能出現(xiàn)一個(gè)專業(yè)只有一個(gè)學(xué)員報(bào)考的情況。因此，在進(jìn)行成績庫設(shè)計(jì)時(shí)，要充分考慮以下兩個(gè)問題。

1.2.1 各個(gè)專業(yè)開設(shè)的課程數(shù)量不同

成人高等教育所開設(shè)的專業(yè)都是根據(jù)社會經(jīng)濟(jì)建設(shè)的需要，面向在職從業(yè)人員開設(shè)的，專業(yè)性質(zhì)的不用，也就決定了各專業(yè)的課程數(shù)量不可能“相同。

1.2.2 教學(xué)與考試以課程為中心

根據(jù)專業(yè)的課程開設(shè)情況，同一門課程可能由不同的專業(yè)的學(xué)員同時(shí)進(jìn)行學(xué)習(xí)，考試也使用相同的試卷，試卷統(tǒng)一由該課程的主講教師對試卷進(jìn)行評閱，因此，對于成人高等教育而言，不論是教學(xué)還是考試，均是以課程為中心。

因此，我們在匯總課程考試的總成績庫時(shí)，要充分考慮以上兩個(gè)問題。假如以“學(xué)號+姓名+教學(xué)點(diǎn)（函授站）名稱+課程1+課程2+……”的字段形式，將很難實(shí)現(xiàn)對以課程為中心的成績管理，也會因?yàn)閷I(yè)的課程設(shè)置數(shù)量不同，而導(dǎo)致無法使用相同的報(bào)表模板進(jìn)行總成績單的打印，因此，就需要采用學(xué)號（xh）+姓名（xm）+教學(xué)點(diǎn)（jxd）+專業(yè)（zy）+課程（kc）+成績（cj）的字段方式，將某門課程的成績進(jìn)行逐行排序。當(dāng)教師完成了對所負(fù)責(zé)課程的試卷評閱，以Excel電子表格的形式進(jìn)行單科成績的上報(bào)，如圖1所示。

2 打印報(bào)表的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

2.1 Access的報(bào)表窗體

Access的報(bào)表是數(shù)據(jù)庫的一個(gè)對象，是專門為實(shí)現(xiàn)打印功能而設(shè)計(jì)的特殊窗體，因此，也允許添加控件。

在報(bào)表中，可以對數(shù)據(jù)進(jìn)行分組與排序，并以分組的形式進(jìn)行數(shù)據(jù)顯示。通過報(bào)表對象，可以實(shí)現(xiàn)對數(shù)據(jù)庫中的各種表、數(shù)據(jù)查詢，進(jìn)行數(shù)據(jù)的分組、整理與匯總。

還可以根據(jù)報(bào)表中的數(shù)據(jù)設(shè)計(jì)規(guī)則，分別進(jìn)行報(bào)表進(jìn)行頁面設(shè)置與打印的選項(xiàng)設(shè)計(jì)，最終將報(bào)表中的數(shù)據(jù)打印出來，通過報(bào)表，可以用來展示數(shù)據(jù)的分析結(jié)果。

2.2 總成績單的報(bào)表設(shè)計(jì)思路

在成人高等教育中，學(xué)生在畢業(yè)時(shí)需要填寫資格審查表，在資格審查表中則需要附加學(xué)生的總成績單，本文則主要探討如何通過Access的報(bào)表進(jìn)行排版進(jìn)行總成績單的設(shè)置，并確保成績單打印的規(guī)格相互一致。

2.2.1 Excel的成績匯總

當(dāng)成人高等教育學(xué)員通過了全部課程考試，就可以對成績進(jìn)行匯總，根據(jù)之前提出的成績庫的設(shè)計(jì)思想，需要按照統(tǒng)一的字段格式，將所有的單科的課程成績匯總在一起，需要注意的是，匯總后的總成績庫的數(shù)據(jù)行數(shù)可能會超過65 536行，如果使Excel2003之前的版本將無法滿足匯總后成績庫中數(shù)據(jù)量大的需求。

因此，在這里推薦使用Excel2007以上的版本，因?yàn)槠湟?guī)定的最大總行數(shù)達(dá)到了1 048 576行，完全可以滿足總成績庫的需要。

2.2.2 成績表的導(dǎo)入

創(chuàng)建一個(gè)Access2007數(shù)據(jù)庫，并通過“導(dǎo)入數(shù)據(jù)表向?qū)А保M(jìn)行Excel的總成績庫的導(dǎo)入，在導(dǎo)入時(shí)要選中“第一行包含列標(biāo)題”，把Excel表中的第一行設(shè)置成為數(shù)據(jù)表的字段，并且設(shè)置“讓Access添加主鍵”，為數(shù)據(jù)表設(shè)置一個(gè)自動(dòng)編號，將數(shù)據(jù)表以“cjb”的名稱命名，完成Excel表向Access中的導(dǎo)入。

2.2.3 報(bào)表的創(chuàng)建與數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)

打開Access2007，通過創(chuàng)建菜單中的報(bào)表設(shè)計(jì)按鈕，創(chuàng)建一個(gè)報(bào)表窗體。設(shè)計(jì)報(bào)表的目的就是將學(xué)生的總成績單以分組的形式顯示在報(bào)表中合適的位置并打印出來。

因此，要進(jìn)行報(bào)表的數(shù)據(jù)源定位。操作方法是在屬性表的數(shù)據(jù)選項(xiàng)卡中，將“所選內(nèi)容的類型”定義為“報(bào)表”，在記錄源中將數(shù)據(jù)定義為“cjb”，來完成報(bào)表和總成績單數(shù)據(jù)表之間的數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)，保證在報(bào)表中可以顯示“cjb”表字段下的數(shù)據(jù)。

2.2.4 報(bào)表的設(shè)計(jì)

在報(bào)表窗體中，分為“頁面頁眉”“主體”和“頁面頁腳”3個(gè)部分。其中“主體”是報(bào)表中的數(shù)據(jù)核心。通過“添加現(xiàn)有字段”功能，將數(shù)據(jù)表中的xh（學(xué)號）、xm（姓名）、jxd（教學(xué)點(diǎn)）、zy（專業(yè)）kc（課程）和cj（成績）字段按照成績單的打印格式拖動(dòng)到“主體”部分的相關(guān)位置，添加并按照需要將標(biāo)簽進(jìn)行編輯或者刪除，來完成報(bào)表的第一步設(shè)計(jì)。

由于我們需要出每個(gè)學(xué)員的所有成績，因此需要用到報(bào)表中的分組和排序功能，目的是將同一個(gè)學(xué)員下的所有成績在一張報(bào)表上顯示出來，從而實(shí)現(xiàn)總成績單的打印。

在總成績單數(shù)據(jù)庫中，考慮到有重名現(xiàn)象的可能，而學(xué)號則是唯一的，因此，在設(shè)計(jì)時(shí)，必須以“xh”字段來定義，從而實(shí)現(xiàn)學(xué)生總成績單準(zhǔn)確的分類匯總。

點(diǎn)擊分類和排序功能，報(bào)表下會出現(xiàn)“添加組”和“添加排序”按鈕，點(diǎn)擊“添加組”按鈕，并在分組、排序和匯總窗口中將分組形式定位為“xh”，點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵設(shè)置報(bào)表窗體中“顯示頁面頁眉/頁腳”并分別將“xh”“xm”“zy”和“jxd”字段拖動(dòng)到“xh頁眉”中，并按照成績單的設(shè)計(jì)對字段進(jìn)行排版。最后通過在“xh頁腳”部分中添加分頁符控件將分組進(jìn)行強(qiáng)制分頁，實(shí)現(xiàn)一個(gè)學(xué)生的總成績單在一張報(bào)表上顯示并打印。

3 結(jié)論

通過Access來設(shè)計(jì)成人高等教育專用的總成績打印報(bào)表，成人高等教育的成績管理專員不需要再進(jìn)行成績的手動(dòng)匯總，不但有效提高了成績單打印匯總的效率，同時(shí)也避免了在人工錄入總成績單時(shí)可能造成的錯(cuò)誤，設(shè)置統(tǒng)一的字段格式，相當(dāng)于制作了一個(gè)用于成績庫打印的專用報(bào)表模板，對于今后的畢業(yè)生總成績單的打印，也只需要重新對數(shù)據(jù)源中的表進(jìn)行關(guān)聯(lián)即可。

參考文獻(xiàn)

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