事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題與解決措施

楊艷瓊

摘 要：隨著現(xiàn)代化的進(jìn)程的加快，現(xiàn)如今中國的經(jīng)濟(jì)發(fā)展、社會(huì)發(fā)展速度也在隨之加快。在這樣的背景之下，越來越多的公共性事業(yè)單位收入的信息數(shù)量也劇增，這給很多事業(yè)單位造成了巨大的困擾，該如何去管理這些數(shù)據(jù)，該怎樣建立信息化的數(shù)據(jù)檔案管理體系。本文主要是立足于分析當(dāng)下事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)遇到的問題以及應(yīng)對(duì)策略。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案；網(wǎng)絡(luò)；問題；解決辦法

檔案管理信息化是事業(yè)單位采取的一種將收集到的信息數(shù)字化并且儲(chǔ)存起來的方式，也是事業(yè)單位的重要工作職能之一。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，大數(shù)據(jù)時(shí)代以往的檔案處理方式已經(jīng)不足以應(yīng)對(duì)日益繁多的信息，信息化建設(shè)已經(jīng)成為了檔案管理的必要趨勢(shì)。可是，因?yàn)楣逃袀鹘y(tǒng)模式存在已久，有些思想早已根深蒂固，因此給信息化建設(shè)帶來了一定的難度，使得改革實(shí)施起來出現(xiàn)了一些問題，不能夠完全順利的進(jìn)行。

一、檔案管理信息化建設(shè)具有重要意義

信息化建設(shè)可以提高檔案的閱讀效率，相對(duì)于之前的管理方式來說，信息化的管理方式更加的易于查找。而且相比較之下，之前傳用的保存方法大多采用紙質(zhì)，保存于紙質(zhì)的檔案袋里面，按照一定的類型排序分門別類的放在架子上，查找的時(shí)候按照規(guī)律去查找。難免費(fèi)時(shí)費(fèi)力還不易查找，而且紙質(zhì)的檔案體積大，又重，還不便于保存，一不小心遺失后便很難尋回。紙質(zhì)檔的檔案還容易破損，如果拿的次數(shù)多了時(shí)間長了容易變舊變脆，或者不小心損壞便不能再修復(fù)，最終導(dǎo)致文件的丟失。檔案信息化建設(shè)都是建立電子檔案，可以很輕易的通過計(jì)算機(jī)來進(jìn)行查找，方便快捷又精準(zhǔn)。而且還節(jié)約了查找時(shí)間，文件也不存在會(huì)被損壞的可能，即使不小心丟失了也可以從云端再次找回。檔案儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)既方便查找又不占用現(xiàn)實(shí)空間，計(jì)算機(jī)磁盤可以儲(chǔ)存很多，在一定程度上節(jié)約了用于購買檔案袋、書架的費(fèi)用，也不用特意派人打理，延長了檔案的儲(chǔ)存時(shí)間。這種創(chuàng)新既是時(shí)代發(fā)展的必然結(jié)果也是事業(yè)單位發(fā)展必經(jīng)的一步，在一定程度上推動(dòng)了事業(yè)單位的發(fā)展。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)表現(xiàn)出來的問題

1.檔案信息的開發(fā)利用不完全

現(xiàn)如今很多事業(yè)單位并沒有完全的做到完全的開發(fā)和利用已有的檔案信息，因此導(dǎo)致出現(xiàn)了已有信息被反復(fù)多次加工儲(chǔ)存而其他未被獲取的信息被遺漏、信息缺漏、信息種類單一、資源匱乏等情況。雖然在政府的扶持下很多地方都建立了相應(yīng)的信息資源管理庫，但仍然沒有使得信息的收集和利用不完全的問題得到有效的改善。

2.網(wǎng)絡(luò)安全措施存在隱患

因?yàn)楹芏嗟氖聵I(yè)單位收集的檔案中包含著很多有關(guān)的機(jī)密性的信息，所以在檔案管理信息化的過程中將這些信息上傳到網(wǎng)上，如果網(wǎng)絡(luò)安全措施做的不到位很有可能會(huì)導(dǎo)致重要信息的泄露。除此外如果外界的因素有意的侵入信息管理系統(tǒng)后也會(huì)導(dǎo)致機(jī)密信息的外泄，但是出現(xiàn)重要信息外泄的主要因素還是在于單位內(nèi)部建設(shè)。有一部分管理人員可能因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)過于薄弱，在進(jìn)行信息化管理時(shí)將保存的信息聯(lián)網(wǎng)到了網(wǎng)上，導(dǎo)致病毒和黑客趁機(jī)侵入?，F(xiàn)如今的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境日新月異復(fù)雜多變，很容易發(fā)生信息的泄露。

3.內(nèi)部管理人員信息化技術(shù)不過關(guān)

因?yàn)橹伴L時(shí)間從事傳統(tǒng)的信息管理工作，使得大多數(shù)的管理人員缺乏相應(yīng)的檔案管理信息化的技術(shù)，對(duì)信息化缺乏了解和接觸。對(duì)計(jì)算機(jī)處理數(shù)據(jù)，云儲(chǔ)存等相應(yīng)的知識(shí)也只限于聽說過，根本談不上熟悉。然而，管理人員技術(shù)的不成熟會(huì)很大程度上限制管理信息化的進(jìn)程。

三、事業(yè)單位檔案管理信息化現(xiàn)存問題的解決辦法

1.制定規(guī)范的檔案管理制度

事業(yè)單位在社會(huì)主義的建設(shè)中有著重要的地位，有相應(yīng)的法律專門制定了事業(yè)單位的管理制度，因此檔案管理的工作也要遵循相應(yīng)法律制度的規(guī)范。但是由于信息化建設(shè)并沒有沿襲原有的管理方式，之前的法規(guī)也已不適用，但新的針對(duì)性的法律也并未出現(xiàn)。事業(yè)單位工作的重要地位就意味著其必須要嚴(yán)格管理，建立一個(gè)系統(tǒng)的、有根可循的管理體系，以此來為檔案管理提供安全保障。因此，事業(yè)單位必須要根據(jù)自己的實(shí)際情況制度適用于自己的檔案管理信息化建設(shè)的條約，加強(qiáng)對(duì)于信息化建設(shè)的監(jiān)管力度。

2.提高檔案管理人員的質(zhì)量

從事檔案管理信息化建設(shè)的工作人員必須要具備一定的信息技術(shù)和信息處理能力。工作人員應(yīng)該至于與提高自己的信息技術(shù)來適應(yīng)日益增長的建設(shè)需求。除了能力要過硬之外，還要注重培養(yǎng)內(nèi)在的文化素質(zhì)。相關(guān)管理部門也要尋找和招收有能力的人才，引進(jìn)新鮮的血液，為檔案管理信息化建設(shè)注入新的動(dòng)力。

3.創(chuàng)建和健全檔案管理信息化建設(shè)的網(wǎng)站

事業(yè)單位要?jiǎng)?chuàng)建專門的檔案管理信息化的網(wǎng)站，這樣可以最大程度上的發(fā)揮計(jì)算機(jī)的信息建設(shè)功能，更加系統(tǒng)有序的管理檔案信息。還可以一定程度的推進(jìn)不同單位間信息資源的共享，充分利用資源，完善檔案管理信息化的建設(shè)。同時(shí)也要隨時(shí)更新建設(shè)網(wǎng)站，使其能夠緊跟發(fā)展的步伐，獲得更多的信息資源。

綜上所述，要想建立健全檔案管理信息化建設(shè)，首先要找出建設(shè)進(jìn)程中所遇到的問題，并采取有效的解決措施，不斷將建立健全管理體制。另外，還要注意引進(jìn)先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)和人才，勇于創(chuàng)新，提高工作人員的綜合素質(zhì)，推動(dòng)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]黑丙喆.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)問題[J].人力資源管理，2017（07）：341.

[2]韓鴻立.新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)問題分析[J].城建檔案，2016（07）：25-26.

[3]高娟.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中的問題與解決路徑分析[J].勞動(dòng)保障世界，2018（02）：56.

[4]孫要男.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)問題與解決措施[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（04）：75.

[5]從俊.淺析事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題與解決措施[J].科技經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)，2016（09）：127-128.