事業(yè)單位檔案管理信息化建設存在的問題與解決措施

遲晨

摘要：在事業(yè)單位中，檔案管理工作隨著現(xiàn)代化發(fā)展，迎來了新機遇，作為相關工作人員，如何開展高效率的檔案管理工作也成為主要研究方向，本文結合具體實際，深入分析檔案管理信息化建設的有效途徑。

關鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設

引言

如今，社會已經(jīng)進入信息化，那么在事業(yè)單位中，檔案管理應該如何開展，并且如何體現(xiàn)出管理的效率，下面以具體實際，進行簡明闡述。

1事業(yè)單位檔案管理信息化建設的重要性

在新時代數(shù)字信息化環(huán)境的影響下，社會蓬勃發(fā)展的事業(yè)中，檔案成為不可或缺的重要載體，并將其進行信息化數(shù)字管理，充分符合時代的要求。使用信息化檔案管理可以提高檔案資源的利用效率，使得檔案數(shù)據(jù)的統(tǒng)計規(guī)范化、標準化，實現(xiàn)了對檔案利用的的及時性與有效性。此外，信息化的檔案處理模式可以增加檔案存儲的便捷性，節(jié)約時間、節(jié)省消耗、節(jié)省人力，并且可更好的進行檔案精細化處理，使得檔案資料更細致，存儲水平更高，可利用性更強。還可以增加檔案保存的質量，使其被用戶使用時更具科學性?？梢娊⒂行У氖聵I(yè)單位檔案信息化管理，能促進單位的發(fā)展。

對于事業(yè)單位本身來說，現(xiàn)代化的檔案管理，可以減少事業(yè)單位檔案管理的壓力，縮減繁雜的過程，實現(xiàn)檔案存儲運行、使用利用的高效便捷性。同時信息化的規(guī)范運行模式，可減少不必要的工作量，進而提升了工作的有效性，使得檔案利用范圍更廣，成為促進事業(yè)單位其他方面取得成績的基礎。由此可見，對于事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化，可以有效促使本單位升級換代，增強競爭力，并促進其綜合發(fā)展。

2檔案管理信息化的策略方法

傳統(tǒng)檔案管理過程，存在諸多不足，包括效率、工作的繁瑣性等等方面，基于這些不足，提高信息化建設水平更加緊迫，具體分析如下：

2.1建立事業(yè)單位檔案管理信息化標準

就現(xiàn)今發(fā)展情況來看，我國的信息化發(fā)展水平在事業(yè)單位應用中還處于初級階段，各個單位還都在摸索中前進，尚未形成統(tǒng)一的思路與優(yōu)化的經(jīng)驗，還在發(fā)展的探索之中，使得事業(yè)單位檔案還存在信息化管理的不足。對此，建立統(tǒng)一可行的信息化管理標準尤其必要性，可將信息化在檔案管理中發(fā)揮最大實效。第一，我國相關標準應當出具有效力的規(guī)范化管理標準，將其以文字的形式進行統(tǒng)一，使檔案在歸檔錄入時有統(tǒng)一的方法、文字、原則、或格式等，使得便于檢索檔案的數(shù)據(jù)，使其信息更便于統(tǒng)計與應用；第二，明確規(guī)范檔案存儲的相關硬件設備標準、電子檔案格式標準、軟件開發(fā)標準等，保證檔案管理有統(tǒng)一的管理標準、作業(yè)標準，為檔案資源信息共享做好充分準備，以此實現(xiàn)對事業(yè)單位檔案管理能力的提升。

2.2完善事業(yè)單位檔案管理的服務設施

進行事業(yè)單位的檔案高效管理，目的是利用檔案資源實現(xiàn)更好的服務于本單位。而為了更好的實現(xiàn)單位之間的檔案管理資源共享，需要將單位視為整個系統(tǒng)中的不同節(jié)點，充分利用相關服務設備有序的將基層單位的檔案管理工組進行串聯(lián)，以期獲取更大的收效。第一，保證基層單位進行檔案管理的設備有統(tǒng)一使用的標準，即保證可供服務的基礎設施有標配的網(wǎng)絡通信設施，實現(xiàn)傳遞數(shù)據(jù)的及時有效性；第二，為有需要的單位，提供完備的基礎輔助設施，如掃描儀、打印機等；第三，及時的對設備進行整體升級，使其具備與實際相符的兼容性，并充分考慮資源的可持續(xù)利用性，確定對長期使用設備的優(yōu)化；第四，建立與開發(fā)具有更好的安全性的檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)對局域網(wǎng)、之間的有效鏈接，并加強其與互聯(lián)網(wǎng)之間的有效溝通，實現(xiàn)對檔案的一體化處理，如將存儲信息、整理數(shù)據(jù)、使用檔案建立一體化的使用鏈；第五，建立檔案資源的的信息網(wǎng)絡共享平臺，同時以安全保障系統(tǒng)作為輔助環(huán)節(jié)，充分保證對檔案信息化的使用在安全的情況下運行。

2.3提升事業(yè)單位檔案管理信息化安全性

對于當前的企事業(yè)檔案管理建設狀況來說，其安全管控問題始終成為關注的重點與核心。在現(xiàn)代化管理模式興起之時，雖然帶來了先進的管理經(jīng)驗與模式，但是也帶來了全新的問題與挑戰(zhàn)，主要不足存在于網(wǎng)絡安全管理方面，對此方面必須要予以充分的重視。借此可以做到：第一，提高網(wǎng)絡資源共享的安全性能，使得在網(wǎng)絡環(huán)境中保證數(shù)據(jù)信息的安全性，防止其被篡改、非法利用、惡意毀壞等，可通過設置相關的訪問權限，結合身份識別功能增加使用資源的秘密性；第二，在網(wǎng)路管理的親況下，需要管理操控人員充分做好相關的網(wǎng)絡防護設置，有效的實現(xiàn)網(wǎng)絡維護與安全管理升級；第三，在應用網(wǎng)絡數(shù)據(jù)時，必須要充分重視殺毒軟件、防火墻的使用設置與升級，及時做好配套的系統(tǒng)更新?lián)Q代，減少出現(xiàn)漏洞的幾率；第四，比需要做好相應的設備管理，充分保證對設備維修管理，并組織周期性的清掃、除塵、防灰、去潮等，做好硬件設備的無損保護工作，并保證其承載的數(shù)據(jù)具有安全防護，以此提升對檔案的安全有效管理。

2.4落實動態(tài)化檔案管理機制

對于檔案的信息管理與落實需要突破傳統(tǒng)的規(guī)定化固有模式，必須要以實際情況為基礎進行變式的綜合考慮，將其可能化的變化設為參數(shù)形成動態(tài)化的組織模式。建立檔案系化管理機制時，需要堅持以動態(tài)建立為標準，充分利用數(shù)字信息、網(wǎng)絡數(shù)據(jù)等來實現(xiàn)對檔案的建檔處理。切實做好對信息更替的處理，利用檔案平臺形成資源共享。充分保證事業(yè)檔案管理的全面性、準確詳細性，通過完整的檔案管控體系，提升事業(yè)單位對檔案管理的能力。

結束語：

總之，人類已經(jīng)進入現(xiàn)代化時代，從現(xiàn)代化發(fā)展情況下，已經(jīng)助力于社會各個事業(yè)發(fā)展，作為檔案管理人員，必須明確信息化的積極作用，進一步推動信息化檔案管理水平提高，從而為人們提供更加高質量的檔案管理服務。

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