論項(xiàng)目的時(shí)間管理

邵江梅

摘要：本文以我參與的民政視頻會(huì)議系統(tǒng)建設(shè)為例，探討了項(xiàng)目時(shí)間管理的具體應(yīng)用。由于本項(xiàng)目的接入點(diǎn)多、設(shè)備多、地域廣，造成實(shí)施階段的時(shí)間緊，任務(wù)重，稍有差錯(cuò)，就可能造成進(jìn)度滯后，因此必須開展全面有效的時(shí)間管理。本文從項(xiàng)目計(jì)劃，活動(dòng)資源估算，進(jìn)度計(jì)劃等方面論述了該項(xiàng)目的具體做法和經(jīng)驗(yàn)，最后指出在項(xiàng)目的成本、質(zhì)量和進(jìn)度三個(gè)目標(biāo)中，要以質(zhì)量為根本。

關(guān)鍵詞： 項(xiàng)目計(jì)劃； 活動(dòng)資源估算；進(jìn)度計(jì)劃；網(wǎng)絡(luò)圖

2015年7月，我作為瀘西縣民政局下屬的一名計(jì)算機(jī)技術(shù)人員參與了我縣民政視頻會(huì)議系統(tǒng)建設(shè)，該視頻會(huì)議系統(tǒng)通過電信線路上聯(lián)到省、州，建設(shè)內(nèi)容涉及采購視頻會(huì)議設(shè)備（視頻終端和會(huì)議管理軟件）、輔助設(shè)備（攝像頭、麥克風(fēng)、調(diào)音臺(tái)、音視頻矩陣等），傳輸線路（電信），并完成這些設(shè)備的安裝集成。該系統(tǒng)采用E1專線方式組網(wǎng)，支持H.320協(xié)議 ，達(dá)到720P高清標(biāo)準(zhǔn)，要求實(shí)現(xiàn)全網(wǎng)高清，具備電信級(jí)穩(wěn)定性和可靠性，建成后可與省、州召開雙向視頻會(huì)議。在該項(xiàng)目的建設(shè)中我擔(dān)任建設(shè)方代表，負(fù)責(zé)我局視頻會(huì)議系統(tǒng)的規(guī)劃與項(xiàng)目的管理。

為了保障項(xiàng)目的成功實(shí)施，我單位成立了項(xiàng)目管理小組，由主管領(lǐng)導(dǎo)掛帥組長(zhǎng)，統(tǒng)一管理、協(xié)調(diào)。我擔(dān)任了建設(shè)方代表，參與了需求管理、采購管理、進(jìn)度管理、風(fēng)險(xiǎn)管理、溝通管理等工作。在該項(xiàng)目的管理工作中，我們不僅要遵循政府采購項(xiàng)目的嚴(yán)格要求，也要遵循本單位在電子政務(wù)項(xiàng)目管理方面積累的過程資產(chǎn)，同時(shí)結(jié)合項(xiàng)目的具體特點(diǎn)，采取針對(duì)性的管理策略。該項(xiàng)目從招投標(biāo)到實(shí)施階段的計(jì)劃進(jìn)度為2個(gè)月，之后3個(gè)月為試運(yùn)行階段，試運(yùn)行通過之后才能組織驗(yàn)收。該項(xiàng)目實(shí)施階段的時(shí)間緊，任務(wù)重，稍有差錯(cuò)，就可能造成進(jìn)度滯后。因此，我們十分重視該階段的時(shí)間管理工作，通過項(xiàng)目計(jì)劃， 活動(dòng)資源估算，進(jìn)度計(jì)劃等，并對(duì)進(jìn)度展開監(jiān)控，確保進(jìn)度按計(jì)劃進(jìn)行。

在項(xiàng)目計(jì)劃階段，我們以項(xiàng)目范圍說明書、WBS和WBS字典為主要依據(jù)，通過進(jìn)一步分解、歷史項(xiàng)目模板和專家判斷的方法，識(shí)別和定義了項(xiàng)目的主要活動(dòng)，產(chǎn)生項(xiàng)目活動(dòng)清單、活動(dòng)屬性表和里程碑清單。以實(shí)施階段為例，主要活動(dòng)有：A調(diào)查實(shí)施點(diǎn)信息、B各實(shí)施點(diǎn)準(zhǔn)備環(huán)境、C訂購設(shè)備、D設(shè)備到貨、E設(shè)備驗(yàn)貨、F設(shè)備安裝和測(cè)試、G開通E1線路、H上下聯(lián)調(diào)、I試運(yùn)行。在活動(dòng)定義的基礎(chǔ)上，分析活動(dòng)之間的邏輯關(guān)系，根據(jù)活動(dòng)之間的緊前、緊后關(guān)系，利用前導(dǎo)圖法PDM對(duì)該階段的活動(dòng)進(jìn)行排序，得出了活動(dòng)網(wǎng)絡(luò)圖。

根據(jù)網(wǎng)絡(luò)圖，我們分析出部分活動(dòng)可以并行，于是采取同步推進(jìn)的策略，同時(shí)進(jìn)行這些活動(dòng)，有助于縮短項(xiàng)目周期。網(wǎng)絡(luò)圖中，因?yàn)榛顒?dòng)F涉及到有些工作要與省級(jí)、州、并行設(shè)備安裝和調(diào)試，實(shí)施點(diǎn)多，是網(wǎng)絡(luò)圖中最復(fù)雜的一項(xiàng)活動(dòng)，因此我們專門針對(duì)F進(jìn)行了細(xì)化。根據(jù)實(shí)施點(diǎn)和地理區(qū)域，將F分為省級(jí)、西北區(qū)、東北區(qū)、西南區(qū)和東南區(qū)5個(gè)區(qū)域所屬州市和縣區(qū)的設(shè)備安裝和集成活動(dòng)，據(jù)此進(jìn)行活動(dòng)資源和歷時(shí)估算工作。

活動(dòng)資源估算時(shí)，根據(jù)我們采取的分組同步實(shí)施的策略，對(duì)人力、物力等資源進(jìn)行估算。

我們主要采用自下而上的估算方法，輔以歷史項(xiàng)目的經(jīng)驗(yàn)和專家判斷，結(jié)合項(xiàng)目管理計(jì)劃的要求，分別估算出每個(gè)活動(dòng)的資源要求，然后進(jìn)行匯總。本項(xiàng)目中的管理計(jì)劃中，我們要求實(shí)現(xiàn)建設(shè)方、承建方和建設(shè)方3方組成的代表共赴實(shí)施現(xiàn)場(chǎng)，完成現(xiàn)場(chǎng)實(shí)施的監(jiān)督、測(cè)試、驗(yàn)收和旁站監(jiān)理工作，確保每一個(gè)實(shí)施點(diǎn)都符合項(xiàng)目要求。經(jīng)過這個(gè)階段，我們得到了活動(dòng)資源需求，以及資源分解結(jié)構(gòu)RBS和資源日歷?；顒?dòng)資源需求描述了每個(gè)活動(dòng)所需資源的類型和數(shù)量，RBS顯示了資源分類和類型，清晰明了，資源日歷顯示出資源在不同時(shí)間段上的可用性，有助于資源調(diào)整和平衡。

活動(dòng)歷時(shí)估算是制定項(xiàng)目計(jì)劃的基礎(chǔ)，它直接關(guān)系到整個(gè)項(xiàng)目所需總體時(shí)間的估算，這也是我們?cè)跁r(shí)間管理中花費(fèi)精力最多的一項(xiàng)工作。在此階段我們用的最多的還是類比估算法。通過用以前類似項(xiàng)目的時(shí)間信息，結(jié)合專家判斷，對(duì)每個(gè)活動(dòng)的歷時(shí)進(jìn)行估算。如根據(jù)經(jīng)驗(yàn)，活動(dòng)A調(diào)查實(shí)施點(diǎn)信息的主動(dòng)權(quán)掌握在我方手中，一般在5個(gè)工作日內(nèi)可以完成包括從發(fā)放調(diào)查表到收集反饋信息的全部工作。但是活動(dòng)B實(shí)施點(diǎn)準(zhǔn)備環(huán)境由于人員重視程度、物理環(huán)境等問題不一致，時(shí)間估算較難，我們給出了一個(gè)相對(duì)寬裕的時(shí)間為15天。而活動(dòng)D設(shè)備到貨的時(shí)間一般為20天?；顒?dòng)F設(shè)備安裝和測(cè)試的歷時(shí)最難估算，因?yàn)橛行┕ぷ魃婕暗揭c省級(jí)、州、并行設(shè)備安裝和調(diào)試因此要綜合考慮各個(gè)實(shí)施點(diǎn)的交通、氣候、人員效率等因素，我們根據(jù)經(jīng)驗(yàn)估算為7天（交通+實(shí)施+并行）?；顒?dòng)估算中，我們都給出了一定的預(yù)留時(shí)間，作為應(yīng)對(duì)意外情況的一種彈性緩沖。

合理的進(jìn)度計(jì)劃項(xiàng)目成功的關(guān)鍵。在前面的工作基礎(chǔ)上，我們掌握了足夠的數(shù)據(jù)和信息來制定進(jìn)度計(jì)劃。我們使用MS Project2003來創(chuàng)建整個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)度計(jì)劃，標(biāo)識(shí)了里程碑，作為進(jìn)度管理的總體依據(jù)。針對(duì)復(fù)雜的項(xiàng)目活動(dòng)，還單獨(dú)采用帶日期信息的項(xiàng)目進(jìn)度網(wǎng)絡(luò)圖來進(jìn)一步細(xì)化，反映出活動(dòng)的邏輯依賴關(guān)系，有助于對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度的動(dòng)態(tài)優(yōu)化管理。我們召開建設(shè)方，建設(shè)方和監(jiān)理方參與的進(jìn)度計(jì)劃評(píng)審會(huì)，評(píng)審批準(zhǔn)了制定的項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃，作為下一步管理的進(jìn)度基準(zhǔn)；會(huì)上通過詳細(xì)的討論，將實(shí)現(xiàn)進(jìn)度計(jì)劃的工作責(zé)任分配到人，職責(zé)分明有利于項(xiàng)目按計(jì)劃展開。

進(jìn)度計(jì)劃實(shí)際上一個(gè)管理未來的工作，而未來充滿了變數(shù)，因此才會(huì)說計(jì)劃趕不上變化，這就要求對(duì)進(jìn)度進(jìn)行控制，保證它按照計(jì)劃的要求發(fā)展。我們建立了項(xiàng)目周報(bào)制度，建設(shè)方必須每周向監(jiān)理方和承建方提交項(xiàng)目進(jìn)展報(bào)告，對(duì)當(dāng)前項(xiàng)目進(jìn)展情況進(jìn)行詳細(xì)報(bào)告，給出進(jìn)度提前或滯后的原因，提出需要解決的問題和困難；對(duì)于突發(fā)問題可能造成進(jìn)度滯后的，必須馬上報(bào)告，以便于及時(shí)調(diào)整進(jìn)度，采取措施解決問題。每一個(gè)階段結(jié)束時(shí)，我們都要召開評(píng)審會(huì)，對(duì)階段性工作進(jìn)行確認(rèn)、總結(jié)，并決定是否調(diào)整下一階段的進(jìn)度計(jì)劃。我們還主動(dòng)針對(duì)關(guān)鍵活動(dòng)進(jìn)行績(jī)效策略和偏差分析，采用計(jì)劃比較甘特圖，將計(jì)劃進(jìn)度和實(shí)際進(jìn)度表示在同一個(gè)圖中，便于分析哪些活動(dòng)按計(jì)劃進(jìn)行，哪些活動(dòng)出現(xiàn)了偏差，重點(diǎn)關(guān)注出現(xiàn)進(jìn)度偏差的活動(dòng)，分析引起進(jìn)度提前的原因和進(jìn)度滯后的原因，決定是否采取糾偏措施。例如活動(dòng)F進(jìn)行過程中，就出現(xiàn)提前5天完成實(shí)施的情況，但這次進(jìn)度提前并不是好事。據(jù)用戶反映，該小組在實(shí)施點(diǎn)僅完成了設(shè)備安裝和調(diào)試，沒有按要求進(jìn)行理線，線纜沒有貼標(biāo)簽。我們及時(shí)針對(duì)該小組的情況召開協(xié)調(diào)會(huì)，對(duì)該小組人員進(jìn)行批評(píng)，要求承建方再次派出人員對(duì)這些實(shí)施點(diǎn)進(jìn)行返工。并且要求今后每一個(gè)實(shí)施點(diǎn)完成之后必須對(duì)實(shí)施情況拍照為證，現(xiàn)場(chǎng)培訓(xùn)必須經(jīng)過用戶簽字確認(rèn)，否則不予驗(yàn)收。由于之前制定計(jì)劃時(shí)有預(yù)留時(shí)間，這次返工基本沒有對(duì)整個(gè)進(jìn)度計(jì)劃產(chǎn)生影響。

該項(xiàng)目于2015年12月通過驗(yàn)收，正式投入使用。該系統(tǒng)極大地滿足了政務(wù)運(yùn)作中頻繁的視頻會(huì)議的需求，節(jié)約了大量會(huì)務(wù)成本和差旅費(fèi)用。該項(xiàng)目能夠成功，在很大程度上得益于全面有效的時(shí)間管理。尤其是針對(duì)實(shí)施階段的進(jìn)行的時(shí)間管理活動(dòng)，確保了本項(xiàng)目能夠按進(jìn)度計(jì)劃進(jìn)行。但是總結(jié)該項(xiàng)目的得失，也提醒我們一個(gè)值得注意的問題：在項(xiàng)目的成本、質(zhì)量和進(jìn)度三個(gè)目標(biāo)中，質(zhì)量才是根本，成本和進(jìn)度都是為質(zhì)量服務(wù)的。如果項(xiàng)目質(zhì)量達(dá)不到要求，那么成本再節(jié)約，進(jìn)度再短，這個(gè)項(xiàng)目都不會(huì)令人滿意的。在今后的項(xiàng)目中，要樹立質(zhì)量第一的觀念，不能一味追求進(jìn)度和成本，而犧牲了質(zhì)量。

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