如何在物資采購供應(yīng)中開展過程控制

摘要：物資采購供應(yīng)中，重視過程控制工作，對于保證物資供應(yīng)順利運行、效益最優(yōu)化具有重要的現(xiàn)實意義。與傳統(tǒng)的風險控制模式相比，過程控制更注重對于風險的全方位、立體化控制，從而確保物資采購供應(yīng)工作的有序進行。本文以中原油田分公司為例，對于強化物資采購供應(yīng)風險的過程控制措施進行分析，僅供同行參考和借鑒。

關(guān)鍵詞：物資；采購；供應(yīng)；風險；過程控制

物資采購供應(yīng)過程控制是一種風險控制措施，實現(xiàn)把握物資供應(yīng)工作主動權(quán)，對物資供應(yīng)存在的風險進行有效識別，主動采取措施加以防范和化解，其根本目的就是保證生產(chǎn)建設(shè)物資能夠安全、及時、經(jīng)濟供應(yīng)。近十年以來，中原油田按照總部統(tǒng)一部署，以質(zhì)量控制、進度控制、物流控制為重點，全面加強物資供應(yīng)過程控制工作，有效降低了物資采購風險，提高了物資安全、及時供應(yīng)保障能力。

1強化物資需求計劃與采購計劃的風險控制

1.1需求計劃及時性

1.1.1強化需求計劃編報時間控制。按照年度計劃為主、月度計劃為輔的編報模式，每年10月份編報下年度物資需求計劃，年度需求計劃要占全年使用量的75%以上；每月1-15日前編報下月度需求計劃，超時段編報，納入使用單位計劃提報及時率考核。

1.1.2強化需求形成過程控制。對油田改擴建、檢維修等項目，組織人員提前介入需求形成過程，按照項目周期和施工進度，指導(dǎo)設(shè)備材料需求計劃編報，為物資采購準備和排產(chǎn)制造留足時間，提高了物資供應(yīng)工作的主動性。

1.1.3明確需求計劃編報提前期。編制發(fā)布了油田生產(chǎn)建設(shè)主要物資的采購周期對照表，對使用單位的需求計劃編報提前期進行明確規(guī)定，改變了過去物資需求計劃及時率只有定性要求沒有定量時限的情況，保證了物資需求計劃提報的及時性。

1.2強化采購計劃控制

1.2.1嚴格物料綜合平衡控制。在編制采購計劃時，首先堅持ERP系統(tǒng)MRP平衡，同時，在油田需求物資消耗數(shù)據(jù)庫中，堅持對7萬余項物資的歷年消耗數(shù)據(jù)與采購計劃自動進行檢索比對，查找分析消耗異常原因，確保采購計劃的準確性。

1.2.2強化采購計劃會審程序。會同油田管理、技術(shù)部門和使用單位，著重審核計劃與生產(chǎn)的匹配性，采購時間與工程進度的匹配性。在石油專用管采購計劃編報前，物資部門組織油氣技術(shù)、勘探開發(fā)、生產(chǎn)設(shè)計等部門，對生產(chǎn)任務(wù)、需求數(shù)量、規(guī)格型號、供貨進度、改代利用進行集中會審，確保了計劃的準確性，有效防范了新增積壓。

1.2.3加強采購操作程序控制。出臺了《中原油田重要物資技術(shù)評審實施辦法》，對固井材料、通用設(shè)備、防噴器、鉆具等35個類別的重要物資，由專業(yè)管理部門成立評審組，對其規(guī)格型號、技術(shù)參數(shù)、檢驗標準、供應(yīng)商選擇范圍等進行技術(shù)論證和聯(lián)合評審，物資部門嚴格按照評審結(jié)果實施采購，實現(xiàn)了重要物資采購決策與執(zhí)行的程序化、制度化管理。

2嚴格物資分類分級管理

2.1重要物資列入A類和一二級物資目錄

將鉆機、大型壓裂設(shè)備、關(guān)鍵井控設(shè)備等48項重要物資列入A類和一二級物資目錄，從需求時間、技術(shù)交流、商務(wù)談判、排產(chǎn)進度、到貨驗收、貨款支付等環(huán)節(jié)，制定了相應(yīng)的過程控制措施，并納入年度采購策略管理；對列入目錄的物資，業(yè)務(wù)人員根據(jù)采購合同在電子商務(wù)平臺制訂過程控制計劃，按照物資采購進展情況，在系統(tǒng)中實時輸入過程控制相關(guān)信息，實施線上控制。

2.2強化供應(yīng)協(xié)調(diào)與跟蹤管理

對油田重點投資項目所需設(shè)備材料，要求過程控制人員提前介入項目立項和設(shè)計，對項目所需的重點設(shè)備材料，建立線下物資供應(yīng)全流程控制臺賬，從需求時間、資料交付、合同簽訂、催交催運、安裝調(diào)試等方面，每周進行信息跟蹤與維護，實行項目物資供應(yīng)旬報制度，及時反映項目運行和供應(yīng)進度信息。

3完善與風險控制相關(guān)的制度與運行機制

3.1改革機構(gòu)設(shè)置與制度配套

物資供應(yīng)過程控制科，按照從需求產(chǎn)生到需求滿足的全業(yè)務(wù)過程控制管理思想，負責物資供應(yīng)過程控制工作的組織、實施、監(jiān)督和考核。在油田層面出臺了《中原油田物資供應(yīng)過程控制實施方案》，在供應(yīng)處層面出臺了《物資供應(yīng)過程控制實施細則》，為過程控制工作扎實推進提供了組織和制度保障。

3.2完善現(xiàn)行的運行機制與管控方式

結(jié)合中原油田生產(chǎn)實際，對物資采購供應(yīng)業(yè)務(wù)操作進行全面梳理，按照計劃、采購、執(zhí)行三個階段，找出了8個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的84個風險控制點，逐項制定了相對應(yīng)的170個風險防控措施和工作標準，建立了系統(tǒng)、規(guī)范的物資供應(yīng)過程控制工作運行機制，提高了過程控制專業(yè)化管理能力和工作效能。

4嚴格合同執(zhí)行過程控制

4.1開發(fā)了物資質(zhì)量控制信息程序

對油田采購物資涉及的國家標準、行業(yè)標準、企業(yè)標準以及集團公司發(fā)布的物資采購技術(shù)條件標準進行了梳理，將53122項常用物資的產(chǎn)品技術(shù)標準維護到ERP系統(tǒng)中，建立了產(chǎn)品技術(shù)標準數(shù)據(jù)庫。技術(shù)標準與物料編碼一一對應(yīng)，業(yè)務(wù)人員在訂立采購合同時自動帶入產(chǎn)品技術(shù)標準，既保證了產(chǎn)品質(zhì)量技術(shù)標準采集的準確性，又提高了合同簽約效率。

4.2加強對合同執(zhí)行和履約情況實時監(jiān)控

要求每個采購業(yè)務(wù)科室都要建立物資采購合同（協(xié)議）履約臺賬，并在油田物資采購管理輔助系統(tǒng)開發(fā)了合同執(zhí)行管理控制功能，由系統(tǒng)按照到貨物資驗收單自動核銷合同，做到了對合同執(zhí)行和履約情況實時監(jiān)控。對納入油田A類和一、二級物資過程控制目錄的重要設(shè)備材料，要求采購部門必須在合同條款中明確外購原材料和外協(xié)件的供貨渠道，以及相應(yīng)的違約責任；必須編制物資供應(yīng)過程控制方案、制造進度計劃，作為采購合同的附件。另外，對重要化工產(chǎn)品的原輔料、電器設(shè)備主要元器件、勞保布料等直接影響供應(yīng)物資質(zhì)量的原材料或配件，由業(yè)務(wù)部門統(tǒng)一采購后，向加工制造商供貨，并在合同條款中明確產(chǎn)品制造質(zhì)量要求和驗收標準。

5切實加強物資供應(yīng)過程的質(zhì)量控制

5.1強化加工制造過程的質(zhì)量監(jiān)控

制定了14個大類、529個小類物資的油田《必檢物資目錄》，并在ERP系統(tǒng)中固化控制，物資到貨后按目錄自動識別、報檢，檢驗不合格的不得入庫，同時油田質(zhì)量監(jiān)督部門對在庫和現(xiàn)場使用物資進行隨機抽檢；對燃油注氣鍋爐等重要設(shè)備材料嚴格按照質(zhì)量控制等級要求，采取駐廠巡檢、出廠檢驗等方式。對重要物資和關(guān)鍵設(shè)備的制造過程實行現(xiàn)場巡檢制度，嚴格按照合同約定的原材料外購渠道、外協(xié)件品牌等條款，組織人員定期到生產(chǎn)廠家實地檢查，對產(chǎn)品加工制造質(zhì)量記錄進行現(xiàn)場驗證，及時掌握供應(yīng)商排產(chǎn)制造進度及質(zhì)量狀況。

5.2加強物資使用過程質(zhì)量控制

對生產(chǎn)常耗物資，定期開展現(xiàn)場質(zhì)量調(diào)查和回訪，每月下發(fā)《采購物資質(zhì)量管理通報》，并從產(chǎn)品材質(zhì)、生產(chǎn)工藝、驗收標準等環(huán)節(jié)，全面開展供采購物資質(zhì)量治理活動，先后對壓力表、三角帶、截止閥等15項物資實施了專項治理，供應(yīng)物資質(zhì)量檔次和用戶使用滿意度得到明顯提高。另外，對油田地面工程建設(shè)、裝置改造項目用料，在簽訂采購合同時明確相應(yīng)的供應(yīng)商回收條款。對通用物資均采取供應(yīng)商寄售方式供應(yīng)，工程結(jié)束后余料全部退回供應(yīng)商；對項目加工定制的專用物資，根據(jù)施工進度與供應(yīng)商明確約定排產(chǎn)制造、交付安裝等供貨條件。近年來，在油田本埠各類檢維修、改擴建工程項目中未形成工程余料。

6總結(jié)

綜上所述，隨著中原油田分公司對于物資采購供應(yīng)風險過程控制理念的加深認識與實踐應(yīng)用，確保了物資采購供應(yīng)工作的科學(xué)、有序開展。同時，通過對風險過程控制策略的不斷改進與完善，目前已經(jīng)基本實現(xiàn)了由“救火式”事后處置向“預(yù)防式”風險管控的轉(zhuǎn)變，這對于促進企業(yè)物資采購供應(yīng)工作整體管理能力的提升也是具有重要意義的。

參考文獻：

[1]張慧敏.油田企業(yè)物資采購供應(yīng)中的問題與對策[J].科技視界，2013，（21）：79.

作者簡介：劉會甫，男，51歲，工作單位：中原油田分公司物資供應(yīng)處，研究方向：物資管理.