項(xiàng)目經(jīng)理：掌握溝通與管理的藝術(shù)

常虹

提到外企項(xiàng)目經(jīng)理，你腦海中是否冒出了一個(gè)精英白領(lǐng)的形象，穿著精致的套裝，手拿冷萃咖啡，工作神秘復(fù)雜，操著流利的英文進(jìn)行著高大上的跨國(guó)會(huì)議?？烨逍岩幌拢Ｖ鼓愕南胂?。也許這個(gè)工作并沒有你想的那么“高大上”，更多的是繁瑣的流程控制和踏實(shí)的細(xì)節(jié)操作。

ONE

項(xiàng)目經(jīng)理是個(gè)事兒媽

項(xiàng)目按照PMBOK的名詞解釋是指為創(chuàng)造獨(dú)特的產(chǎn)品、服務(wù)或成果而進(jìn)行的臨時(shí)性活動(dòng)。通俗一點(diǎn)兒說項(xiàng)目就是一件復(fù)雜的事情，這件事有著明確的時(shí)間、預(yù)算、資源要求，有著可量化的具體項(xiàng)目目標(biāo)，且每個(gè)項(xiàng)目所創(chuàng)造的結(jié)果都會(huì)具有獨(dú)特性。例如開發(fā)一種新產(chǎn)品或新服務(wù)，建造一幢大樓，實(shí)施一套新的業(yè)務(wù)流程，改變一個(gè)組織的結(jié)構(gòu)，組織一次市場(chǎng)活動(dòng)，這些都屬于項(xiàng)目。

項(xiàng)目經(jīng)理按照PMBOK的名詞解釋是執(zhí)行組織委派其實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)的個(gè)人。通俗說就是項(xiàng)目這件復(fù)雜事情的事兒媽，項(xiàng)目的方方面面都需要管，在充分了解項(xiàng)目需求的基礎(chǔ)上，評(píng)估、申請(qǐng)、管理項(xiàng)目資源，設(shè)定合理的可量化的項(xiàng)目目標(biāo)，通過項(xiàng)目管理工具和多種手段領(lǐng)導(dǎo)項(xiàng)目組，按時(shí)保質(zhì)地交付項(xiàng)目成果。

TWO

項(xiàng)目經(jīng)理的基本要求

必要條件NO.1

在一個(gè)組織中要想成為一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理，需要具備一些基本的要求。

對(duì)所管理項(xiàng)目的業(yè)務(wù)領(lǐng)域有一定的知識(shí)積累，能夠理解客戶所提出的項(xiàng)目需求，能夠明白如何合理有效地分配工作，并知道如何驗(yàn)證項(xiàng)目組成員的工作交付質(zhì)量。但這并不是指項(xiàng)目經(jīng)理需要精通業(yè)務(wù)或技術(shù)，在實(shí)際項(xiàng)目中這也不現(xiàn)實(shí)，項(xiàng)目經(jīng)理可以找業(yè)務(wù)或技術(shù)專家來(lái)加入并擔(dān)任重要的項(xiàng)目角色，幫助分析需求，把控風(fēng)險(xiǎn)。

必要條件NO.2

掌握項(xiàng)目管理的基本知識(shí)，最初可以系統(tǒng)化地學(xué)習(xí)下PMBOK，最好可以考取項(xiàng)目經(jīng)理相關(guān)資質(zhì)，有些大型外企公司會(huì)要求PMP以及精益六西格瑪?shù)日J(rèn)證，有些企業(yè)不會(huì)要求資質(zhì)認(rèn)證，但最起碼要懂得基本的項(xiàng)目管理知識(shí)，知道項(xiàng)目管理有五大過程組，并知道如何運(yùn)用項(xiàng)目管理工具，如何做WBS（工作分解結(jié)構(gòu)），如何設(shè)計(jì)工作流程，如何識(shí)別干系人，如何識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)，了解什么是項(xiàng)目章程，什么是SOW（工作說明書）等。項(xiàng)目經(jīng)理需要有一定的實(shí)踐能力，能夠應(yīng)用項(xiàng)目管理知識(shí)來(lái)做什么或?qū)崿F(xiàn)什么。除了項(xiàng)目管理的基本知識(shí)外，項(xiàng)目經(jīng)理還需掌握一定的財(cái)務(wù)知識(shí)和法律知識(shí)，能夠掌控資源，控制成本，避免不必要的風(fēng)險(xiǎn)。還需精通使用Word、Excel、PPT、Visio這些基本的Office工具，畢竟作為項(xiàng)目經(jīng)理，需要定期通過項(xiàng)目文檔向客戶、組織或PMO（項(xiàng)目管理辦公室）匯報(bào)項(xiàng)目進(jìn)展。一份漂亮利落的報(bào)告會(huì)對(duì)匯報(bào)效果產(chǎn)生積極正面的影響。

必要條件NO.3

有一定的個(gè)人素質(zhì)，這些素質(zhì)包含領(lǐng)導(dǎo)力、影響力、執(zhí)行力、溝通能力、抗壓能力，指導(dǎo)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)和平衡制約因素的能力。

項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員在職能和績(jī)效上一般不受項(xiàng)目經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)，而僅僅是在特定項(xiàng)目上受其領(lǐng)導(dǎo)，這樣就意味著項(xiàng)目經(jīng)理需要有優(yōu)秀的領(lǐng)導(dǎo)力和影響力，能夠激勵(lì)項(xiàng)目組成員，建議共同的項(xiàng)目目標(biāo)，合理分配工作，及時(shí)檢查工作進(jìn)展，領(lǐng)導(dǎo)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)按時(shí)并保質(zhì)保量地交付項(xiàng)目成果。

每個(gè)項(xiàng)目都有明確的時(shí)間要求，所以在項(xiàng)目最初的時(shí)候，項(xiàng)目經(jīng)理需要使用項(xiàng)目管理工作對(duì)時(shí)間進(jìn)行估算，并對(duì)任務(wù)進(jìn)行排序，最終制定出項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃，這些對(duì)項(xiàng)目的全局把控需要項(xiàng)目經(jīng)理具有良好的執(zhí)行力。項(xiàng)目的進(jìn)度往往是一環(huán)扣一環(huán)，當(dāng)某一個(gè)過程失控，就會(huì)影響整個(gè)項(xiàng)目進(jìn)度，項(xiàng)目經(jīng)理要嚴(yán)格按照進(jìn)度計(jì)劃來(lái)控制整個(gè)項(xiàng)目周期，及時(shí)檢查項(xiàng)目任務(wù)的效果和質(zhì)量。

項(xiàng)目經(jīng)理的很大一部分日常工作在于溝通，一個(gè)項(xiàng)目往往會(huì)有多種類別的干系人，這些人可能是客戶、組織、業(yè)務(wù)部門、職能部門、供應(yīng)商等等，每個(gè)干系人可能對(duì)項(xiàng)目有不同的需求和期望，甚至每個(gè)人都有不同的性格特點(diǎn)和溝通喜好。有些時(shí)候需要對(duì)不合理需求說不，需要對(duì)臨時(shí)性的需求調(diào)整說不，怎么說，如何說，這些都時(shí)刻考驗(yàn)著項(xiàng)目經(jīng)理的溝通能力。

雖然在項(xiàng)目之初就要做好風(fēng)險(xiǎn)性評(píng)估，但有時(shí)會(huì)有一些不受制約的風(fēng)險(xiǎn)浮現(xiàn)出來(lái)，面對(duì)這些互相制約，甚至矛盾的考核及要求，以及隨時(shí)可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)，項(xiàng)目經(jīng)理需要有強(qiáng)大的抗壓能力以及解決問題的能力。良好的心態(tài)和積極的應(yīng)對(duì)是一個(gè)優(yōu)秀項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該具備的素質(zhì)。

THREE

本土企業(yè)與外企項(xiàng)目經(jīng)理的區(qū)別

筆者也曾就職于本土的世界500強(qiáng)企業(yè)，后來(lái)進(jìn)入外企的世界500強(qiáng)企業(yè)。對(duì)于“土”“洋”差別有切身感受，現(xiàn)在簡(jiǎn)單地給大伙兒說說。

第一，語(yǔ)言

如果你能熟練掌握英語(yǔ)甚至多國(guó)語(yǔ)言，那么在外企做項(xiàng)目經(jīng)理肯定會(huì)更加有優(yōu)勢(shì)?？鐕?guó)會(huì)議在外企是工作日常，經(jīng)常在會(huì)議中遇到許多海外同事，帶著不同口音的英語(yǔ)。如果是一個(gè)跨國(guó)項(xiàng)目的項(xiàng)目經(jīng)理，更需要熟悉這些口音，順暢地和海外同事進(jìn)行溝通交流，了解當(dāng)?shù)氐恼吆头煞ㄒ?guī)、風(fēng)土人情。

第二，企業(yè)文化

每個(gè)企業(yè)都會(huì)有自己的核心價(jià)值觀，以及不同的工作風(fēng)格。無(wú)論是在哪種類型的企業(yè)做項(xiàng)目經(jīng)理，都需要深入了解這個(gè)企業(yè)的文化，并以此來(lái)調(diào)整自己的工作方式和溝通方式，這樣往往會(huì)收到事半功倍的效果。

例如筆者所在的企業(yè)奉行的是無(wú)總稱謂，無(wú)論管理級(jí)別有多高，你都可以直呼其姓名，不帶任何職位職稱，且無(wú)論級(jí)別有多高，工位都和普通員工一樣，不會(huì)有單獨(dú)的辦公室。這種方式傳達(dá)的是一種平等、開放、互相尊重的企業(yè)文化。在這樣的公司，鼓勵(lì)直抒己見，鼓勵(lì)平等互助，那么項(xiàng)目經(jīng)理的溝通方式和領(lǐng)導(dǎo)方式就要是平等的，形象點(diǎn)來(lái)說，工作方式應(yīng)該是“跟我沖”，而不是“你先上”。

第三，組織結(jié)構(gòu)

本土企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)和外企的組織結(jié)構(gòu)會(huì)有所區(qū)別，匯報(bào)關(guān)系也有所不同?？绮块T的項(xiàng)目合作往往需要多重匯報(bào)關(guān)系的支持。在世界500強(qiáng)企業(yè)，組織架構(gòu)往往會(huì)非常復(fù)雜，可能一個(gè)小變化會(huì)涉及多個(gè)部門，如何找到正確的人做正確的事兒會(huì)顯得很重要，作為項(xiàng)目經(jīng)理，需要熟悉自己所在組織的架構(gòu)，識(shí)別出哪些問題需要找哪些部門溝通，且在做任何調(diào)整的時(shí)候，都要具有全局觀，想清楚這一個(gè)變化是否會(huì)對(duì)其他部門產(chǎn)生影響，盡可能制定出雙贏甚至多贏的解決方案。

FOUR

定期組織項(xiàng)目會(huì)議

組建項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)之后，項(xiàng)目經(jīng)理會(huì)根據(jù)項(xiàng)目時(shí)間要求來(lái)定期召開會(huì)議，通過項(xiàng)目會(huì)議與成員進(jìn)行溝通，這類會(huì)議可能是現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議、視頻會(huì)議或電話會(huì)議。在會(huì)議中會(huì)對(duì)項(xiàng)目進(jìn)展、完成情況、下一步計(jì)劃等充分地溝通討論，然后形成會(huì)議紀(jì)要，將會(huì)議紀(jì)要以郵件的形式發(fā)給項(xiàng)目組成員，并進(jìn)行存檔。在紀(jì)要中會(huì)體現(xiàn)本次會(huì)議達(dá)成的結(jié)論，以及需要跟進(jìn)的任務(wù)，每個(gè)任務(wù)都會(huì)有具體的負(fù)責(zé)人以及限定的完成時(shí)間，下一次會(huì)議時(shí)，項(xiàng)目經(jīng)理會(huì)對(duì)這些任務(wù)的完成情況進(jìn)行檢查。

FIVE

定期進(jìn)行工作匯報(bào)

項(xiàng)目經(jīng)理需要在項(xiàng)目的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)定期向客戶、組織及重要項(xiàng)目干系人進(jìn)行匯報(bào)，匯報(bào)項(xiàng)目進(jìn)展、階段性的成果，也可以提出資源要求，闡述所面臨的挑戰(zhàn)。匯報(bào)形式可以是郵件匯報(bào)或會(huì)議匯報(bào)，需要提前準(zhǔn)備好匯報(bào)資料。

一般在外企進(jìn)行匯報(bào)都是PPT的形式，要內(nèi)外兼修?！皟?nèi)”是指內(nèi)容清晰明了，有理有據(jù)，“外”指的是要美觀大方，干凈利落。匯報(bào)時(shí)要記錄干系人的意見建議和反饋，核實(shí)干系人是否有新的需求。匯報(bào)后將這些意見建議、反饋、新需求帶回到項(xiàng)目組進(jìn)行討論評(píng)估，然后給出調(diào)整或解決方案，或者給予拒絕并給出充足的理由，并將這些匯報(bào)資料及記錄資料進(jìn)行存檔。

在項(xiàng)目的進(jìn)行過程中或者階段性測(cè)試、驗(yàn)收的時(shí)候，會(huì)出現(xiàn)各種各樣的問題，項(xiàng)目經(jīng)理需要有敏捷的洞察能力，發(fā)現(xiàn)問題、分析問題，帶領(lǐng)項(xiàng)目組解決問題，然后再安排新一輪的測(cè)試，促成下一輪的循環(huán)，進(jìn)行持續(xù)性改進(jìn)。

項(xiàng)目經(jīng)理其實(shí)是一份考驗(yàn)個(gè)人綜合能力的工作，也會(huì)鍛煉自己的個(gè)人能力。每個(gè)行業(yè)每家公司也都會(huì)對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理比較重視，畢竟公司的新產(chǎn)品、新服務(wù)、新流程，變革和創(chuàng)新都需要一個(gè)優(yōu)秀的項(xiàng)目經(jīng)理來(lái)實(shí)現(xiàn)。