探討如何做好國土資源檔案管理工作

張紅玉

摘 要：國土資源檔案不只是以往國土資源管理過程的真實(shí)記錄，還是當(dāng)前做好國土資源管理工作的重要信息資源和寶貴財(cái)富，也是國土資源管理中一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。因此，保管好和利用好這些檔案資料是非常重要的，對提升國土資源管理工作水平以及對自治區(qū)的經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會發(fā)展有著極為重要的作用和意義。本文就國土資源檔案的管理規(guī)范化、資源數(shù)字化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的相關(guān)問題加以探討。

關(guān)鍵詞：國土資源;檔案管理

1 國土資源檔案管理中存在的問題

1.1檔案工作是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的技術(shù)性工作，檔案人員要有較好的專業(yè)素質(zhì)才能勝任檔案管理工作。個(gè)別檔案人員對檔案工作重要性和責(zé)任性認(rèn)識不夠，存在應(yīng)付了事的思想。檔案工作人員工作不安心，同時(shí)檔案工作也是常常被領(lǐng)導(dǎo)忽視掉的工作，因而檔案人員對本職工作的熱情降低，直接影響了檔案工作的發(fā)展。另外檔案管理人員知識更新不夠，業(yè)務(wù)水平不高，檔案人員平時(shí)培訓(xùn)學(xué)習(xí)機(jī)會少，缺少系統(tǒng)知識的培訓(xùn)，許多檔案人員的管理水平停留在經(jīng)驗(yàn)上，思想觀念和管理水平跟不上發(fā)展的要求，缺少創(chuàng)新和活力。

1.2當(dāng)前社會逐步向信息化社會演變，及時(shí)、全面、系統(tǒng)、準(zhǔn)確地獲取信息是做好各項(xiàng)工作的前提。檔案利用者對檔案信息的要求也是如此。檔案管理工作者如果繼續(xù)沿用低效率的傳統(tǒng)手工管理模式，必將在社會發(fā)展的大趨勢面前沒有立足的空間。隨著計(jì)算機(jī)的應(yīng)用，電子檔案大量地出現(xiàn)，但與之相適應(yīng)的管理缺乏經(jīng)驗(yàn)。電子檔案本身具有信息與載體的可分離性、信息傳遞的網(wǎng)絡(luò)化、信息存儲的高容量及信息的易修改等特點(diǎn)。國土資源檔案的管理工作者更應(yīng)跟上形勢，努力適應(yīng)對電子檔案的管理。

1.3國土資源局是業(yè)務(wù)性較強(qiáng)的單位，領(lǐng)導(dǎo)往往只重視業(yè)務(wù)質(zhì)量，土地交易檔案、地籍檔案，片面地認(rèn)為文書檔案歸檔與否關(guān)系不大，檔案意識不強(qiáng)。比如各科室使用的設(shè)備檔案，設(shè)備使用說明書大多在科室里使用，不愿意歸檔。還有年終文書人員整理檔案時(shí)，常常出現(xiàn)附件找不到的情況，該份文件就根本無法歸檔。

2 國土資源檔案管理的對策

2.1完善國土檔案管理制度。根據(jù)實(shí)際工作需要，建立完善的國土檔案管理制度，推動(dòng)管理工作的制度化和規(guī)范化，促進(jìn)管理水平提高。建立完善的管理責(zé)任制，明確工作人員崗位職責(zé)，將具體責(zé)任細(xì)化至每個(gè)工作人員，讓他們嚴(yán)格遵守相關(guān)規(guī)范要求，有效開展國土檔案日常管理工作。完善獎(jiǎng)懲激勵(lì)機(jī)制，更好發(fā)揮對工作人員的激勵(lì)作用，調(diào)動(dòng)他們工作的積極性，對檔案管理工作做得不足的個(gè)人應(yīng)采取懲罰措施。建立國土檔案管理的安全管理和安全巡視制度，將安全責(zé)任落實(shí)到每個(gè)人，定期對檔案進(jìn)行安全巡視和檢查。完善應(yīng)急預(yù)案，做好消防設(shè)備等各項(xiàng)設(shè)施的配置工作，針對可能發(fā)生的火災(zāi)、地震等地質(zhì)災(zāi)害，制定完善的應(yīng)急預(yù)案。并做好應(yīng)急處理工作，以盡量減少甚至避免這些災(zāi)害所帶來的損失。

2.2提高國土檔案管理人員素質(zhì)。重視管理隊(duì)伍建設(shè)工作，引進(jìn)和吸收專業(yè)技能高，責(zé)任心強(qiáng)的工作人員參與國土檔案管理工作，為提高檔案管理水平準(zhǔn)備高素質(zhì)的人才隊(duì)伍。要加強(qiáng)對管理人員的技能培訓(xùn)工作，通過理論學(xué)習(xí)、現(xiàn)場授課、講座、進(jìn)修、交流學(xué)習(xí)等形式，促進(jìn)他們綜合技能提升。檔案管理人員也要加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)，能熟練應(yīng)用計(jì)算機(jī)開展管理工作，嚴(yán)格遵循管理流程和管理制度，處理日常管理各項(xiàng)工作，提高國土檔案管理工作水平。

2.3重視現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用。推動(dòng)國土檔案管理的信息化、數(shù)字化進(jìn)程，將檔案資料錄入信息化管理系統(tǒng)當(dāng)中，將紙質(zhì)的檔案文字、圖片資料，視頻、音頻等轉(zhuǎn)換為數(shù)字化的新型檔案資料。這樣既能減少存儲空間，還能夠提高檔案存儲年份，保障檔案信息安全。要加快推進(jìn)國土檔案資料數(shù)字化管理模式，鼓勵(lì)管理部門采用電子化檔案存儲形式，對檔案資料進(jìn)行編號，從而提高檔案存儲和利用效率。

2.4加大相應(yīng)的資金投入。主要是在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)中，加大資金投入。例如購置微機(jī)、掃描機(jī)、計(jì)算機(jī)、空調(diào)、除濕機(jī)、防盜監(jiān)控設(shè)備等。建立優(yōu)質(zhì)的庫房和借閱場所，完善各項(xiàng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，為更好開展檔案管理創(chuàng)造良好條件。另外還要適當(dāng)提高檔案管理人員待遇，推動(dòng)績效考核，完善獎(jiǎng)懲制度。以激發(fā)他們的工作熱情，讓他們?yōu)閲翙n案管理做出更大貢獻(xiàn)。

2.5提高開發(fā)利用效率和服務(wù)質(zhì)量。在進(jìn)行檔案管理工作的同時(shí)，也要重視對檔案資料的開發(fā)和利用，讓檔案更好為國土管理部門、為公共決策服務(wù)。要增強(qiáng)共享意識，提高服務(wù)水平和服務(wù)質(zhì)量，了解和掌握社會對國土檔案資料的需要，把握市場需求信息，拓展服務(wù)范圍，提高服務(wù)質(zhì)量。實(shí)現(xiàn)國土檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理，完善管理標(biāo)準(zhǔn)體系，提高國土檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化水平。管理人員要提高服務(wù)意識，增強(qiáng)資料的查閱速度，推動(dòng)服務(wù)質(zhì)量提高。

3 加強(qiáng)國土資源檔案信息管理信息化系統(tǒng)建設(shè)，全面提高檔案信息管理的現(xiàn)代化水平

3.1是充分利用計(jì)算機(jī)存儲、網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算的功能，加快檔案信息系統(tǒng)建設(shè)。建立電子影像檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)對電子影像檔案的管理和維護(hù)，同時(shí)使其具備和地籍管理系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)接口，通過土地登記申請材料的掃描，在完成土地登記后，可以直接生成地籍電子影像檔案，同時(shí)形成紙質(zhì)和電子兩套檔案數(shù)據(jù)。首先要分類科學(xué)。要按照《檔案法》和檔案分類方案的要求，對在國土資源管理工作中形成的各種文件、材料、表格、臺賬、圖片、物件等，采取從總到分的方法進(jìn)行分類。具體可采取四分法進(jìn)行：即分年度、分問題、分級別、分保管期限。其次要搜集齊全。材料搜集齊全是規(guī)范檔案信息管理的基礎(chǔ)，確保原始檔案資料搜集不遺漏、不缺失。搜集時(shí)要采取“一對、兩查、三結(jié)合”的方法進(jìn)行?！耙粚Α本褪菍φ帐铡l(fā)文登記簿逐一清收;“兩查”就是查看年度、季度大事記重點(diǎn)清收，查看月度工作計(jì)劃選擇清收;“三結(jié)合”就是平時(shí)收集與年終收集相結(jié)合，專職檔案員收集與其他兼職檔案員收集相結(jié)合，綜合檔案室集中收集與科室收集相結(jié)合，保證重要材料收集率達(dá)100%，其他材料收集率在98%以上。再其次要組卷合理。按照各類檔案形成的時(shí)間順序合理組卷，要做到分類清楚、分級適當(dāng)、確定保管期限準(zhǔn)確。聲像材料類按專題、年度組卷，實(shí)物檔案材料按類別、年度歸檔，使檔案信息管理工作與國土資源管理工作相適應(yīng)，與新形勢下對檔案信息管理工作的新要求相適應(yīng)，真實(shí)地反映國土資源管理工作的現(xiàn)勢性和歷史性。最后要編目系統(tǒng)。題寫案卷標(biāo)題，要結(jié)構(gòu)完整、合乎語法、標(biāo)點(diǎn)準(zhǔn)確、文字簡練、概括準(zhǔn)確;排列卷內(nèi)文件，編寫頁號要按文件材料形成的規(guī)律，保持文件之間的密切聯(lián)系;要認(rèn)真填寫卷內(nèi)文件目錄和備考表及案卷標(biāo)題，并進(jìn)行復(fù)查裝訂。

3.2是堅(jiān)持立卷制度，實(shí)行檔案信息管理規(guī)范化。立卷時(shí)要實(shí)行“三查三看”制度，即一查材料收集是否齊全，看立卷是否規(guī)范;二查卷內(nèi)是否有金屬物，看裝訂是否整齊美觀;三查分類是否符合要求，看卷內(nèi)目錄、頁號、備考表填寫是否準(zhǔn)確無誤。

4 結(jié)語

通過上面的分析能夠看出，對于國土資源檔案的管理應(yīng)該立足現(xiàn)有的本職工作，更好的執(zhí)行關(guān)于國土資源檔案的管理工作，為地方的社會 經(jīng)濟(jì)發(fā)展貢獻(xiàn)自己的力量，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)展和社會進(jìn)步發(fā)揮重要的作用。

參考文獻(xiàn)

[1]陳百明.土地資源學(xué)概論[J].中國環(huán)境科學(xué)出版社，2016.