對電子檔案的移交與接收管理研究

胡江蕓

摘要：隨著數(shù)字時代的到來，電子文件的激增及其形成和運(yùn)行環(huán)境的特質(zhì)，給傳統(tǒng)的文件管理帶來了本質(zhì)的變革，不可逆轉(zhuǎn)地推動著文件管理理念、管理方式和管理手段的轉(zhuǎn)型。電子檔案不斷完善，以其獨(dú)特的優(yōu)勢，逐步取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案。但是，電子檔案在移交和接收管理方面還存在著一些不足之處，本文簡要分析了電子檔案移交接收方面存在的問題，并提出了幾點應(yīng)對措施，以期為相關(guān)研究提供參考。

關(guān)鍵詞：移交與接收；電子檔案；接收管理

前言

電子檔案是信息技術(shù)發(fā)展的產(chǎn)物，他的交接與接收工作是一項全新的工作，需要運(yùn)用到計算機(jī)技術(shù)以及信息技術(shù)，對技術(shù)要求相對較高，在這個過程中面臨著許多技術(shù)難題和挑戰(zhàn)。在電子檔案移交與接收工作和系統(tǒng)實現(xiàn)中，電子檔案的接收和管理都要依賴于綜合檔案館的檔案信息系統(tǒng)，綜合檔案館信息系統(tǒng)所要面對的是不同數(shù)據(jù)類型、不同系統(tǒng)產(chǎn)生的各式各樣的電子檔案。本文筆者查詢相關(guān)資料并結(jié)合自身相關(guān)工作經(jīng)驗，對電子檔案移交和接收管理做了簡要分析。

1移交與接收管理中的問題

1.1沒有重視電子檔案管理

（1）主管部門沒有重視電子檔案的移交和接收工作。其一，部分主管人員在思想上沒有重視檔案管理，認(rèn)為檔案工作沒有其他工作重要，可以先放一放。其二，對電子檔案移交與接收工作的認(rèn)識程度不夠，還停留在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案保管利用的階段，甚至認(rèn)為“擺好檔案，鎖好門”，就是管理檔案的重要部分。其三，部分主管人員電子檔案管理專業(yè)技術(shù)不夠高，他們習(xí)慣于傳統(tǒng)工作模式，習(xí)慣于利用紙質(zhì)檔案，對電子檔案具有抵觸心理。

（2）檔案員方面因素。其一，檔案員對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案工作模式依賴性較大，不愿意改變工作模式，造成了電子檔案移交與接收工作停滯。其二，檔案員對電子檔案的一些基本概念與常識認(rèn)識模糊，不能及時掌握最新的相關(guān)知識，導(dǎo)致電子檔案移交與接收工作不能正確的開展。其三，選用兼職檔案員來管理電子檔案，往往是剛熟悉電子檔案的相關(guān)政策制度和工作流程，就調(diào)離了崗位，這樣就造成了電子檔案工作總是處于間歇狀態(tài)。

1.2電子檔案移交和接收工作不嚴(yán)謹(jǐn)

電子檔案移交和接收工作沒有嚴(yán)格按照流程進(jìn)行，大部分電子檔案移交與接收工作主要采取傳統(tǒng)的離線移交與接收的方式。這種管理模式不僅增加了接收人員的工作量，還導(dǎo)致電子檔案移交單位的檔案員對本單位的電子檔案質(zhì)檢職責(zé)的淡漠，降低了電子檔案移交數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。同時，一些檔案管理人員對電子檔案的其他要素以及數(shù)據(jù)的原始性、真實性置之不理，忽略了對電子檔案完整性、有效性、準(zhǔn)確性和安全性的檢測，將要素不齊全，元數(shù)據(jù)不完整的電子檔案整理移交，從而使移交的電子檔案的質(zhì)量下降。

1.3安全管理松懈。

（1）對安全保密規(guī)定執(zhí)行不嚴(yán)格，為了工作的便捷，經(jīng)常使用公共存儲介質(zhì)來拷貝電子檔案數(shù)據(jù)，增加了電子檔案數(shù)據(jù)感染木馬病毒的幾率。

（2）電子信息安全意識淡薄，將電子檔案數(shù)據(jù)放置在公共計算機(jī)內(nèi)甚至存放在連接互聯(lián)網(wǎng)的計算機(jī)中，導(dǎo)致電子檔案信息長期處于失泄密的危險之中。

1.4缺乏電子檔案管理人才。

電子檔案和傳統(tǒng)檔案在檔案管理、作業(yè)操作、技能水平等方面有著不同之處，對檔案工作人員提出了新的要求，電子檔案所涉及的知識體系不再是傳統(tǒng)的單一知識架構(gòu)，電子檔案管理工作需要檔案工作人員掌握多方面的知識體系與業(yè)務(wù)技能，其中既包括傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的收集整理、保管利用等一系列的工作流程的掌握，同時也需要掌握現(xiàn)代計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。另外，檔案工作人員的年齡結(jié)構(gòu)兩極分化較大，中間年齡段的工作人員斷層嚴(yán)重。一方面，老檔案員專業(yè)知識老化，業(yè)務(wù)技能單一，多數(shù)局限于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理范圍，對于計算機(jī)信息技術(shù)掌握較少，并且接受能力較差，甚至部分檔案員還存在責(zé)任心不強(qiáng)，對待電子檔案管理工作態(tài)度消極等現(xiàn)象。另一方面，新檔案員雖然能夠熟練掌握計算機(jī)技能和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，但對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的整理歸檔流程了解較少，難以成為復(fù)合型的檔案專業(yè)人才。

2改進(jìn)措施

2.1健全電子檔案管理制度

電子檔案管理融入了一些新技術(shù)，這一管理制度和傳統(tǒng)方面的管理存在著一些區(qū)別，需要建立健全自身的管理制度，以滿足電子檔案管理的需要。在工作實踐中不斷總結(jié)經(jīng)驗，通過細(xì)化標(biāo)準(zhǔn)來滿足不同種類、不同類別的電子檔案數(shù)據(jù)的移交與接收工作。在細(xì)化工作制度的過程中，不斷加大對省直機(jī)關(guān)各單位的電子檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)力度，提高對省直機(jī)關(guān)各單位電子檔案移交與接收工作的標(biāo)準(zhǔn)，提高省直機(jī)關(guān)各單位移交的電子檔案初檢與復(fù)檢的抽檢率，對不合格的電子檔案予以退回整改后再提交。

2.2提升電子檔案管理知識

需要采取培訓(xùn)等措施，提高電子檔案管理員的知識水平，讓相關(guān)工作人員能夠熟練使用各類辦公設(shè)備，使得他們的專業(yè)技能水平達(dá)到相關(guān)要求。探尋多種培訓(xùn)方式，對各立檔單位的檔案員采取集中現(xiàn)場上機(jī)操作的培訓(xùn)方式，通過面對面地講解，手把手地教授，使各單位檔案員盡快掌握電子檔案整理與移交的工作流程。同時，通過下發(fā)電子檔案整理規(guī)程文件、制作課件光盤等多種形式對專兼職檔案員進(jìn)行培訓(xùn)，爭取培養(yǎng)出一批專業(yè)的電子檔案工作人才。在定期組織召開培訓(xùn)會的基礎(chǔ)之上總結(jié)經(jīng)驗，對工作中發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行匯總整理，通過課件講解的方式讓各立檔單位的檔案員及時了解工作中出現(xiàn)的問題和解決方案，在不斷總結(jié)經(jīng)驗的過程中提高工作質(zhì)量。

2.3明確各工作人員的責(zé)任

在整個電子檔案管理過程中，必須要明確各工作人員的職責(zé)和責(zé)任，達(dá)到責(zé)任到崗，責(zé)任到人。電子檔案移交與接收工作是一項多部門共同參與、協(xié)調(diào)配合的工作，因此構(gòu)建科學(xué)合理的責(zé)任管理機(jī)制是實現(xiàn)電子檔案移交與接收工作順暢進(jìn)行的制度保障，細(xì)化責(zé)任管理機(jī)制是提高電子檔案移交與接收工作效率的有效手段，通過合理分責(zé)將電子檔案移交與接收工作程序化、制度化，通過構(gòu)建細(xì)致嚴(yán)密的組織管理機(jī)制，從而明確立檔單位在移交前需要準(zhǔn)備什么，移交中需要注意什么，移交后需要保留什么；接收單位在接收前需要準(zhǔn)備什么，接收中需要注意什么，接收后需要保留什么。通過一系列的制度化管理、程序化管理達(dá)到降低工作成本，減輕工作人員工作量，提高電子檔案移交與接收工作效率，增強(qiáng)電子檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和安全性的目的。

2.4提高電子檔案管理的安全性

提高各管理人員的安全意識。通過建立科學(xué)有效的安全防范機(jī)制，健全電子檔案移交與接收工作保密制度，通過開展電子檔案安全保密教育來提高各單位檔案員的安全防范意識，定期組織開展安全保密知識講座，使檔案員在了解電子檔案安全保密常識的同時掌握電子檔案信息安全防控的一些措施方法。

為確保電子檔案的安全性，還可以組建信息安全小組。通過建立電子檔案信息安全小組不定期到各單位進(jìn)行電子檔案信息與設(shè)備的安全檢查，提高電子檔案安全級別，指導(dǎo)如何利用信息技術(shù)手段來阻斷信息泄露和預(yù)防信息丟失，同時通過制定存儲介質(zhì)相關(guān)使用管理規(guī)定，來規(guī)范關(guān)人員使用存儲介質(zhì)的操作流程，通過規(guī)范的使用方法和嚴(yán)格的保管制度來提高電子檔案信息安全，從源頭預(yù)防電子檔案的失泄密事件發(fā)生。

3結(jié)束語

總體來說，電子檔案是信息技術(shù)發(fā)展的產(chǎn)物，他的交接與接收工作是一項全新的工作，需要運(yùn)用到計算機(jī)技術(shù)以及信息技術(shù)，對技術(shù)要求相對較高，若電子檔案移交和接收管理方面的制度不健全、流程不嚴(yán)格，則容易出現(xiàn)一些問題。因此，電子檔案管理過程中，要提高管理人員的技能水平，規(guī)范檔案管理操作標(biāo)準(zhǔn)，同時，領(lǐng)導(dǎo)層也要高度重視，加強(qiáng)管理力度，提高電子檔案管理的安全性。

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（作者單位：廣州供電局有限公司輸電管理一所）