社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心檔案管理的規(guī)范化管理路徑探討

摘要：本文立足于社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案的管理現(xiàn)狀，從管理意識(shí)、管理制度、管理設(shè)備等方面挖掘當(dāng)前存在的問(wèn)題，并提出針對(duì)性的解決措施，力求轉(zhuǎn)變以往錯(cuò)誤的思想意識(shí)，以科學(xué)、正確的管理手段提高檔案管理信息化水平，獲得更加系統(tǒng)化、規(guī)范化的管理效果。

關(guān)鍵詞：社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)；檔案管理；規(guī)范管理

引言

新時(shí)期背景下，社區(qū)建設(shè)日益完善，衛(wèi)生服務(wù)事業(yè)也得到不斷的發(fā)展壯大。檔案管理工作作為社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中的重要工作，是整個(gè)單位的基礎(chǔ)與支撐。隨著社區(qū)建設(shè)水平的不斷提升，對(duì)衛(wèi)生檔案管理工作提出了更高的要求，只有實(shí)施規(guī)范化管理路徑才能有效緩解當(dāng)前不良現(xiàn)狀，促進(jìn)管理工作的順利開展。

1.社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理現(xiàn)狀

社區(qū)服務(wù)檔案的主要工作是圍繞預(yù)防、醫(yī)療與保健等活動(dòng)開展的，以圖片、文字、聲音、影像等形式記錄下來(lái)的具有一定價(jià)值的歷史記錄，在形式上較為多樣，如老年人檔案、高血壓檔案、糖尿病檔案、健康檔案等等。目前，在社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)機(jī)構(gòu)中檔案管理的現(xiàn)狀不容樂觀，在意識(shí)、制度、設(shè)備等方面均存在問(wèn)題，具體如下。

1.1檔案管理意識(shí)淡薄

受社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)機(jī)構(gòu)自身性質(zhì)、特點(diǎn)影響，管理人員的檔案管理意識(shí)較為淡薄，將更多的時(shí)間與精力花費(fèi)到業(yè)務(wù)管理中，忽視檔案管理的重要性，沒有將其納入到日程中，將此項(xiàng)工作片面的看成是檔案文件的簡(jiǎn)單存儲(chǔ)。在實(shí)際工作中，檔案管理人員往往由其他崗位人員兼職擔(dān)任，許多人員甚至并非相關(guān)行業(yè)的人員，如醫(yī)護(hù)人員等，由于這些員工身兼數(shù)職，很難將全部精力集中投入到檔案管理中，影響管理的規(guī)范化，很容易引發(fā)一系列安全隱患。

1.2缺乏檔案管理制度

在實(shí)際工作中，由于缺少完善的檔案管理體系，導(dǎo)致數(shù)據(jù)信息的采集效率較低，難以做到集中高效的管理，加上檔案收集工作不受重視，信息與檔案管理二者沒有結(jié)合起來(lái)，文件資料自然不夠完整，無(wú)法為社區(qū)服務(wù)相關(guān)活動(dòng)的開展提供真實(shí)完整的依據(jù)。同時(shí)，在網(wǎng)絡(luò)體系構(gòu)建方面也存在諸多不足，可操作性較差，走形式化道路。在檔案管理過(guò)程中，由于過(guò)度注重老年健康檔案，忽視對(duì)其他類型的管理，導(dǎo)致檔案管理工作存在較強(qiáng)的片面性[1]。

1.3檔案管理設(shè)施不齊全

在社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)機(jī)構(gòu)中，由于受到多種因素限制，在檔案管理中投入的資金較少。一般情況下，只是采購(gòu)一些相關(guān)用品，在軟件、硬件配套設(shè)施方面不夠完善，甚至部分社區(qū)沒有設(shè)置專門的檔案管理室，將多種類型的檔案隨意放置，且主要為紙質(zhì)檔案，長(zhǎng)期無(wú)人打理很容易發(fā)潮、變質(zhì)，后續(xù)查找?guī)?lái)諸多不便。另外，由于檔案管理工作繁瑣復(fù)雜，又缺乏相應(yīng)的設(shè)備支持，因此很容易出現(xiàn)差錯(cuò)，工作效率也很難得到顯著提升。

2.社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案規(guī)范化管理的有效措施

2.1提高檔案管理與責(zé)任意識(shí)

對(duì)于社區(qū)服務(wù)機(jī)構(gòu)來(lái)說(shuō)，在實(shí)際工作中不應(yīng)將全部精力均投入到業(yè)務(wù)之中，還應(yīng)提高對(duì)檔案管理的重視程度，積極樹立檔案管理與責(zé)任意識(shí)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理觀念，樹立利用與服務(wù)的主導(dǎo)思想，根據(jù)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)編制檢索工具，提高檔案的保密性、規(guī)范性、便捷性。在責(zé)任意識(shí)提高方面，首先，社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)機(jī)構(gòu)的管理人員應(yīng)對(duì)檔案管理工作有全面的認(rèn)識(shí)，并制定相應(yīng)的考核機(jī)制；其次，根據(jù)檔案管理特點(diǎn)，制定多項(xiàng)管理指標(biāo)，以此作為衡量標(biāo)準(zhǔn)，并與管理者的薪酬掛鉤；最后，通過(guò)制度對(duì)管理操作進(jìn)行規(guī)范，如資料的正立、分類、裝訂等，實(shí)施檔案管理責(zé)任制，將各項(xiàng)工作分配到個(gè)人，遵循“誰(shuí)管理，誰(shuí)負(fù)責(zé)”的原則，以此提高檔案管理的系統(tǒng)化、規(guī)范化。

2.2建立和完善檔案管理制度

為了提高檔案管理的效率與質(zhì)量，應(yīng)建立客觀、合理的檔案管理體系，使現(xiàn)有的管理制度得以完善，為檔案規(guī)范化管理提供有力的參考依據(jù)。制度的制定應(yīng)立足于衛(wèi)生服務(wù)機(jī)構(gòu)實(shí)際情況，使現(xiàn)有的服務(wù)觀念得到創(chuàng)新，使檔案管理范圍得到拓展，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)思想觀念，構(gòu)建客觀、理性的檔案管理體系，使各項(xiàng)管理流程被簡(jiǎn)化，從而減輕管理人員負(fù)擔(dān)，使檔案管理效率得到顯著提升。針對(duì)不同類型的檔案資料，設(shè)立相應(yīng)的科室負(fù)責(zé)存儲(chǔ)和管理，對(duì)各個(gè)科室實(shí)施統(tǒng)一化管理，并落實(shí)績(jī)效考核制度。

2.3提高檔案管理信息化水平

（1）加大硬件設(shè)施投入

社區(qū)檔案管理為了滿足新的需求，應(yīng)樹立全新的服務(wù)理念，將先進(jìn)的信息技術(shù)融入其中，從檔案保密性、規(guī)范性著手，根據(jù)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)編制檢索工具。另外，還應(yīng)對(duì)多個(gè)方面進(jìn)行規(guī)劃，采購(gòu)一些先進(jìn)的軟件、硬件設(shè)備，例如計(jì)算機(jī)、掃描儀等，將以往紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)變，以此來(lái)提高檔案管理效率，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理目標(biāo)。在實(shí)際操作中，社區(qū)可根據(jù)自身實(shí)際情況，設(shè)置專門的檔案管理部門與庫(kù)房，且具備較強(qiáng)的防潮、防盜等功能，派遣專業(yè)的檔案管理人員專職管理，控制好檔案室的溫度與濕度，如若發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取措施解決[2]。

（2）網(wǎng)絡(luò)管理檔案的利用

在社區(qū)檔案管理中，應(yīng)在行政社區(qū)網(wǎng)格化管理基礎(chǔ)上，對(duì)檔案實(shí)施網(wǎng)格化管理。在管理過(guò)程中，充分利用先進(jìn)設(shè)備、技術(shù)等對(duì)檔案進(jìn)行分類、整理，在提高檔案管理效率的基礎(chǔ)上，還可使檔案被存儲(chǔ)到內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)之中，有利于實(shí)現(xiàn)檔案資源的交流與共享。另外，需要制定專門的網(wǎng)絡(luò)軟件管理制度為支持，使管理者能夠更加全面具體的掌握檔案情況，例如，檔案分類等，從而為相關(guān)工作的開展提供完整便捷的信息支持。

2.4強(qiáng)化管理人員技能與素質(zhì)

檔案管理人員技能水平對(duì)管理質(zhì)量具有直接影響，應(yīng)通過(guò)培訓(xùn)、教育等方式強(qiáng)化管理者的技能與素質(zhì)，使其掌握更多的技能，使檔案管理更加系統(tǒng)規(guī)范。例如，在培訓(xùn)中可學(xué)習(xí)相關(guān)法律法規(guī)，如《檔案法》、《衛(wèi)生法》等等，在掌握相關(guān)法律內(nèi)容的同時(shí)，也深刻的意識(shí)到檔案管理的重要意義。通過(guò)技能培訓(xùn)還可提高員工的業(yè)務(wù)能力，掌握基本的操作流程，不斷提高自身的綜合素質(zhì)。另外，還應(yīng)建立健全績(jī)效考核制度，對(duì)于表現(xiàn)良好、業(yè)績(jī)突出的管理人員，可給予一定精神或者物質(zhì)上的獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)于日常表現(xiàn)不佳，出錯(cuò)率較高的管理者應(yīng)給予適當(dāng)?shù)奶幜P，以此來(lái)激發(fā)管理者工作熱情，使檔案管理更加規(guī)范高效。

結(jié)論

綜上所述，在新時(shí)期背景下，社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理規(guī)范化意義深遠(yuǎn)，有利于簡(jiǎn)化檔案管理程序，優(yōu)化檔案管理質(zhì)量，提高管理效率與水平。作為檔案管理者，應(yīng)積極提高自身的技能與素養(yǎng)，保障檔案資源的真實(shí)、完整，為相關(guān)活動(dòng)的開展提供強(qiáng)有力的信息支撐。

參考文獻(xiàn)

[1]郗穎. 社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)管理中心檔案管理規(guī)范化探討[J]. 人力資源管理，2017（9）：197-197.

[2]沈瑞珍.社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心檔案管理的規(guī)范化[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（12）：141.

作者簡(jiǎn)介：劉小慧，（1975，08 15），：女，黑龍江省海倫市人，大專 畢業(yè)于綏化師范學(xué)院，助理館員，研究方向：檔案管理。

（作者單位：海倫市向陽(yáng)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心）