淺談機(jī)械設(shè)備檔案的管理

王永丹

摘 要：機(jī)械設(shè)備的檔案管理是企業(yè)設(shè)備管理部門的基礎(chǔ)工作，也是企業(yè)管理工作中不可缺少的一部分，設(shè)備的檔案資料是設(shè)備制造、使用、管理、維護(hù)的重要依據(jù)，無疑機(jī)械設(shè)備檔案管理是一項(xiàng)非常重要的工作，管理水平的好壞直接影響到生產(chǎn)質(zhì)量，技術(shù)水平和經(jīng)濟(jì)效益。

關(guān)鍵詞：機(jī)械設(shè)備；檔案管理

前 言

隨著電子、信息技術(shù)的不斷發(fā)展，機(jī)械設(shè)備種類日漸增多，為保證設(shè)備維修工作質(zhì)量使設(shè)備處于良好的技術(shù)狀態(tài)，提高使用、維修水平，充分發(fā)揮設(shè)備檔案資料的職能，必須加強(qiáng)對(duì)公司機(jī)械設(shè)備檔案的管理。

本文簡(jiǎn)述了機(jī)械設(shè)備檔案管理的必要性，根據(jù)工作經(jīng)驗(yàn)闡述了機(jī)械設(shè)備歸檔的范圍和內(nèi)容，以及機(jī)械設(shè)備檔案管理的不足之處。

1、機(jī)械設(shè)備檔案管理的必要性

機(jī)械設(shè)備檔案是設(shè)備管理工作的重要組成部分，保證設(shè)備正常運(yùn)行及維修保養(yǎng)是設(shè)備管理的基本任務(wù)，為了這一基本任務(wù)順利、經(jīng)濟(jì)地實(shí)現(xiàn)，設(shè)備檔案管理工作提供了基本的技術(shù)支持，故做好機(jī)械設(shè)備檔案管理是非常必要的。

完整、系統(tǒng)的設(shè)備檔案，有利于實(shí)現(xiàn)對(duì)設(shè)備的全過程管理，通過機(jī)械設(shè)備檔案定期和不定期地檢查設(shè)備質(zhì)量、運(yùn)行狀況和檢測(cè)維修情況，經(jīng)常對(duì)檔案中的設(shè)備資料技術(shù)參數(shù)進(jìn)行分析和比較，有利于確定設(shè)備發(fā)生故障的規(guī)律，便于排除故障和提報(bào)備品備件，最大限度地發(fā)揮設(shè)備檔案在產(chǎn)品生產(chǎn)中的積極作用；對(duì)設(shè)備運(yùn)行狀況和維修的跟蹤，有利于設(shè)備的技術(shù)改造和更新工作；通過對(duì)設(shè)備的階段性重閱和分析，有利于總結(jié)設(shè)備管理工作的經(jīng)驗(yàn)和不足，不斷提高工作效率；科學(xué)的檔案管理，有利于企業(yè)設(shè)備管理的連續(xù)性，不會(huì)因機(jī)構(gòu)、人員的調(diào)整和變動(dòng)而中斷；設(shè)備檔案資料的妥善管理，有利于與相關(guān)單位的業(yè)務(wù)來往與合作，可以維護(hù)自己的合法權(quán)益；設(shè)備檔案資料的數(shù)字化管理，更好地滿足了當(dāng)前檔案管理信息化的要求。所以建立適應(yīng)企業(yè)發(fā)展和市場(chǎng)需求的設(shè)備檔案管理是很有必要的。

2、機(jī)械設(shè)備歸檔的內(nèi)容

設(shè)備檔案是指在設(shè)備管理的全過程形成的資料，包括公司內(nèi)機(jī)械、電氣、動(dòng)力設(shè)備及土建設(shè)施的有關(guān)圖紙說明書，技術(shù)文件，設(shè)備制造圖，備件圖冊(cè)，設(shè)備改造圖及設(shè)備維修等材料，通過不斷收集，整理建立的設(shè)備檔案。設(shè)備管理部門負(fù)責(zé)設(shè)備圖紙資料的收集、整理工作，設(shè)備檔案的收集分為前期設(shè)備檔案收集和后期設(shè)備檔案收集。前期設(shè)備檔案又為設(shè)備購進(jìn)檔案，設(shè)備檔案文件材料的形成分為兩個(gè)階段，一是設(shè)備購置階段形成的文件材料，主要有設(shè)備購置計(jì)劃申請(qǐng)報(bào)告、設(shè)備購置技術(shù)論證材料、設(shè)備購置批準(zhǔn)報(bào)告、設(shè)備購置訂貨合同等；二是設(shè)備開箱驗(yàn)收階段形成的文件材料，主要有設(shè)備開箱驗(yàn)收單、裝箱單、說明書、設(shè)備結(jié)構(gòu)原理圖、線路圖、操作手冊(cè)、安裝調(diào)試驗(yàn)收單、維修保養(yǎng)說明書等所有隨機(jī)文件。后期設(shè)備檔案又為設(shè)備維修檔案，設(shè)備檔案文件材料的形成也分為兩個(gè)階段，一是設(shè)備安裝、使用階段形成的材料，主要有設(shè)備使用初期狀態(tài)記錄、安裝驗(yàn)收結(jié)論、定期維護(hù)記錄、定期檢查和檢測(cè)記錄、設(shè)備故障分析報(bào)告、設(shè)備檢修記錄、技術(shù)改造申請(qǐng)書及技術(shù)經(jīng)濟(jì)報(bào)告、大修任務(wù)書及竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、設(shè)備潤(rùn)滑卡片、技術(shù)改造說明書及圖紙、設(shè)備事故報(bào)告單等；二是設(shè)備報(bào)廢處理階段形成的材料，主要有設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)單、設(shè)備報(bào)廢鑒定與審批材料、設(shè)備報(bào)廢處理單、設(shè)備封存單等。機(jī)械設(shè)備檢修與維修期間，由設(shè)備管理部門組織車間技術(shù)人員及有關(guān)生產(chǎn)人員對(duì)設(shè)備的易損件、傳動(dòng)件等進(jìn)行測(cè)繪，經(jīng)校對(duì)準(zhǔn)確后將測(cè)繪圖紙匯總成冊(cè)存檔管理，設(shè)備隨機(jī)帶的圖紙，外購圖紙及測(cè)繪圖紙必須經(jīng)過設(shè)備管理部門組織審核校對(duì)再存檔，發(fā)現(xiàn)實(shí)物與圖紙不符時(shí)，必須做好記錄，并在圖紙上修改。設(shè)備管理員將全公司設(shè)備常用的圖紙如傳動(dòng)系統(tǒng)圖、電氣原理圖、潤(rùn)滑系統(tǒng)圖等進(jìn)行掃描曬制后供生產(chǎn)車間使用，原圖未經(jīng)批準(zhǔn)不得外借。所有機(jī)械設(shè)備管理員收集的設(shè)備檔案資料要經(jīng)過整理、清點(diǎn)編號(hào)、裝訂、登賬，進(jìn)行妥善保管，收集的圖紙按照總圖、零件、標(biāo)準(zhǔn)件、外購件、部件總圖、零件圖的圖號(hào)順序整理成套，并填寫出圖紙目錄和清單，詳細(xì)說明圖紙張數(shù)，圖面要符合國家制圖標(biāo)準(zhǔn)，圖紙標(biāo)明名稱、圖號(hào)、比例，有設(shè)計(jì)、校對(duì)、審核、批準(zhǔn)等人簽字。設(shè)備檔案資料的銷毀，應(yīng)當(dāng)由設(shè)備管理員提出設(shè)備銷毀清單，設(shè)備管理部門組織技術(shù)員核實(shí)，確保無保存價(jià)值，設(shè)備管理負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后進(jìn)行機(jī)械設(shè)備檔案資料的銷毀。

3、機(jī)械設(shè)備檔案管理的不足之處

3.1 設(shè)備檔案管理意識(shí)薄弱，不重視設(shè)備檔案文件材料的歸檔

單位有些領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為生產(chǎn)任務(wù)才是硬指標(biāo)，只重視生產(chǎn)，忽略了為生產(chǎn)服務(wù)的其他工作，認(rèn)為檔案收集工作多做些和少做些沒什么區(qū)別。機(jī)械設(shè)備檔案文件材料的收集歸檔工作，涉及的部門及經(jīng)辦人較多，再加上個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)的不重視，會(huì)造成有些資料丟失或損壞，使文件材料歸檔不齊全。待維修使用時(shí)就會(huì)造成很大的困難，甚至導(dǎo)致維修工作無法進(jìn)行，影響生產(chǎn)進(jìn)度，造成公司的利益損失。

3.2 存檔意識(shí)不夠，注重個(gè)人利益

一些企業(yè)部分車間的設(shè)備檔案資料歸檔不積極主動(dòng)，他們認(rèn)為文件材料放在自己手中以后使用時(shí)很方便，免去很多借閱手續(xù)，只看眼前個(gè)人利益，采取消極應(yīng)付態(tài)度，甚至將復(fù)印件歸檔或?qū)o利用價(jià)值的文件材料歸檔，這樣就會(huì)造成設(shè)備檔案資料的不真實(shí)、不準(zhǔn)確，給日后維修等工作帶來很大的不便。所以要增加相關(guān)人員的培訓(xùn)，增強(qiáng)文件資料收集、整理、歸檔意識(shí)，提高設(shè)備檔案的利用率。

3.3 缺乏專業(yè)設(shè)備檔案管理人員

一些企業(yè)為了節(jié)省支出費(fèi)用，使用非專業(yè)的設(shè)備管理人員或是減少該崗位管理人員，難以滿足企業(yè)正常管理工作的需要，由于管理人員自身檔案資料管理工作知識(shí)的匱乏及工作量大忙不過來，再加上個(gè)別人責(zé)任心不強(qiáng)，就會(huì)使設(shè)備檔案資料收集的不全面，不及時(shí)整理造成文件錯(cuò)亂丟失，降低了設(shè)備資料的管理水平。

3.4 設(shè)備管理員頻繁更換

由于企業(yè)機(jī)構(gòu)改革和人員的變動(dòng)，設(shè)備資料管理員工作交接不清晰，使得有些檔案文件丟失，造成設(shè)備資料數(shù)據(jù)缺乏連續(xù)性，不僅給后面的管理人員帶來工作困難，而且嚴(yán)重時(shí)會(huì)影響設(shè)備的維修工作，影響生產(chǎn)計(jì)劃和進(jìn)度，增加企業(yè)生產(chǎn)成本。所以在機(jī)械設(shè)備管理人員交接工作時(shí)必須做好資料文件的交接工作。

3.5數(shù)字化檔案管理帶來的安全隱患

隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)步，檔案信息數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化已成為當(dāng)下企業(yè)檔案管理的重要發(fā)展方向。在先進(jìn)技術(shù)帶來工作便捷的同時(shí)也隱藏著極大的安全隱患，如何保證信息時(shí)代下數(shù)字化檔案信息的安全性是面臨的新問題，只有進(jìn)一步優(yōu)化完善，才能更好地滿足檔案信息化的要求。

4、總結(jié)

綜上所述，企業(yè)要靠科學(xué)技術(shù)求進(jìn)步發(fā)展，機(jī)械設(shè)備的技術(shù)改造項(xiàng)目日益增多，引進(jìn)高、精、尖、稀設(shè)備也與日俱增，所以必須做好機(jī)械設(shè)備檔案管理工作，充分發(fā)揮機(jī)械設(shè)備檔案為日常設(shè)備管、修、用服務(wù)的職能，需要我們進(jìn)一步建立和完善設(shè)備檔案管理工作。要想做好機(jī)械設(shè)備檔案材料的收集、整理、歸檔工作，首先企業(yè)要建立管理制度，健全的機(jī)構(gòu)，使設(shè)備檔案管理工作有章可循，根據(jù)管理制度制定專人負(fù)責(zé)，定期培訓(xùn)學(xué)習(xí)，指定專業(yè)管理人員認(rèn)真做好設(shè)備文件的收集、整理、歸檔工作，維修人員對(duì)設(shè)備的維修、改造要有完整的記錄，并及時(shí)交給管理人員，以確保機(jī)械設(shè)備檔案管理工作的完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確。

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