檔案管理系統(tǒng)分析與設(shè)計

劉亞紅 史素榮

摘 要：文章首先分析了智慧檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該具備的功能，然后介紹了建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫中所保存檔案資源的三個來源，最后重點介紹了智慧檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該具備的安全認(rèn)證、檔案信息的存儲、組織和檢索、檔案知識推薦、系統(tǒng)互操作等功能。

關(guān)鍵詞：智慧檔案； 檔案管理系統(tǒng)；檔案知識庫

智慧城市的出現(xiàn)給檔案管理帶來了挑戰(zhàn)的同時也帶來了契機，如果檔案的利用可以融入到移動設(shè)備中，突破傳統(tǒng)檔案服務(wù)的時間和地點的限制的話，檔案信息資源的利用效率將會大大提高。建設(shè)智慧檔案的管理系統(tǒng)是建設(shè)智慧檔案館的重點。

1.智慧檔案管理系統(tǒng)的目標(biāo)分析

智慧檔案管理系統(tǒng)是智慧檔案館的重要組成部分，根據(jù)檔案機構(gòu)的定位不同，管理系統(tǒng)可以分為三個層次：（1）機構(gòu)檔案信息管理：主要是對本單位已經(jīng)形成或?qū)⒁纬傻纳a(chǎn)、活動信息進行的收集、組織、利用和長期保存。（2）機構(gòu)檔案信息傳播管理：這是在機構(gòu)檔案信息管理的基礎(chǔ)上，增加檔案信息的傳播功能，關(guān)注將信息轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，及時的捕捉檔案信息資源，并及時的進行審核、歸檔并傳播，支持機構(gòu)或相關(guān)部門最大限度的利用檔案信息資源。（3）機構(gòu)檔案信息能力管理：機構(gòu)檔案信息的需求分析、信息能力分析、信息管理分析、信息能力競爭分析等，這個層級達(dá)到檔案的為現(xiàn)實生活提供信息決策，指導(dǎo)生產(chǎn)生活的最終目的。

2.智慧檔案庫數(shù)據(jù)建設(shè)策略

2.1原存紙質(zhì)檔案

目前大部分檔案館所保存的卷宗還都是紙質(zhì)檔案，包含一些人事檔案、科技檔案、會議記錄、政策法規(guī)等。這些檔案是檔案館的主題部分，數(shù)字化策略：（1）可以通過掃描，拍照等方式轉(zhuǎn)換成PDF格式或者jpg形式的圖片進行入庫，并進行標(biāo)引。（2）可以通過鍵入的方式形成WORD文檔，加蓋數(shù)字水印技術(shù)進行入庫。這兩種方式各有優(yōu)劣，掃描和拍照的形似相對簡單，容易操作，但是不利于后期的標(biāo)引、檢索，并且部分特殊檔案不能進行拍照和掃描。第二種檔案數(shù)字化方式對人力的耗費較大，但是后期的加工成本會大大降低，同時可以支持全文檢索。

2.2原存數(shù)字檔案

數(shù)字檔案已經(jīng)是各個檔案館檔案不可或缺的組成部分，數(shù)字檔案移庫的方法包括數(shù)字遷移和數(shù)字仿真兩種。（1）數(shù)字遷移指的是將系統(tǒng)的軟件、硬件遷移到整個新的系統(tǒng)軟件中，從而可以保證數(shù)字資源在新的系統(tǒng)中能夠被識別和利用；（2）數(shù)字仿真是指一個計算機或者一個系統(tǒng)對另外一個計算機或者系統(tǒng)進行全部或部分的模擬，也就是在新的系統(tǒng)中建設(shè)一個兼容原始數(shù)據(jù)、設(shè)備及管理軟件的允許環(huán)境。這兩種方式各有優(yōu)劣，數(shù)據(jù)遷移技術(shù)容易造成部分?jǐn)?shù)據(jù)和格式的丟失，造成信息失真。而數(shù)字仿真在檔案信息的利用過程中容易出現(xiàn)多種格式的數(shù)據(jù)模式。

2.3新檔案歸檔

隨著機構(gòu)的發(fā)展，新產(chǎn)生的檔案將會成為檔案數(shù)據(jù)庫的重點，這就要求在新數(shù)據(jù)上傳的過程中，要嚴(yán)格按照數(shù)據(jù)格式、工作流程、數(shù)據(jù)大小等。將各種不同類型的檔案進行格式的統(tǒng)一，每種文檔采用什么格式進行歸檔，這樣可以方便日后檔案資源的利用。

2.4智慧檔案管理系統(tǒng)功能設(shè)計

根據(jù)檔案工作流程，智慧檔案管理系統(tǒng)的功能應(yīng)該包含安全認(rèn)證、存儲、組織、檢索和擴展性服務(wù)，其中擴展性服務(wù)體現(xiàn)出來的是智能化特征，但是安全認(rèn)證、存儲、組織、檢索這些環(huán)節(jié)是智能化服務(wù)的基礎(chǔ)，同時將一些新興的技術(shù)手段如RFID、語義關(guān)聯(lián)性、知識庫等運用到相關(guān)的環(huán)節(jié)，最終實現(xiàn)檔案管理和使用的智能化。

2.4.1.安全認(rèn)證

檔案的私密性決定了安全認(rèn)證的首要地位，檔案涉及到機構(gòu)的生產(chǎn)活動中的一些機密，檔案安全一方面要考慮到信息管理系統(tǒng)的硬件安全，另外一方面要考慮到系統(tǒng)的軟件安全，包含管理員的權(quán)限設(shè)置、上傳、修改、刪除、審核等；操作員的上傳、檢索、審核等，用戶的上傳、檢索、瀏覽等權(quán)限設(shè)置，并且每一次的文件或系統(tǒng)的修改都應(yīng)該記錄下操作員的工號。原則上檔案信息資源是不能修改的，修改權(quán)限保留在管理系統(tǒng)的最高權(quán)限。

2.4.2.檔案信息的存儲

應(yīng)當(dāng)建立相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)、制度來保證及時有效的存儲檔案信息資源。（1）建設(shè)一個快捷方便的上傳接口，可以連續(xù)上傳、批量上傳，并且支持從其它系統(tǒng)導(dǎo)入資源和元數(shù)據(jù)的功能，非數(shù)字作品的數(shù)字化、轉(zhuǎn)換和載入的方法，提供檔案資源的鑒別和權(quán)屬管理的功能。（2）建立規(guī)章制度保證什么文件什么人在什么時間應(yīng)該提交什么格式的檔案，以保證檔案信息系統(tǒng)的資源完整性，并建立相應(yīng)的激勵機制、約束制度和傳播保護政策，即檔案的隱私性。

2.4.3檔案信息的組織

檔案信息的組織就是將資源庫中的檔案進行序化，形成系統(tǒng)性、科學(xué)性的知識體系，可以更好的為用戶服務(wù)。系統(tǒng)應(yīng)按照多種模式進行信息資源的組織，這樣方便多手段的檔案檢索。智慧檔案信息系統(tǒng)在組織信息資源過程中應(yīng)該加入機構(gòu)部門、主題、領(lǐng)域、責(zé)任者等組織方式，并能根據(jù)分類提取相關(guān)的關(guān)聯(lián)詞組，并描述出它們的上下位類和語義聯(lián)系，還應(yīng)支持多個責(zé)任者、合作部門等進行關(guān)聯(lián)組織。

2.4.4.檔案信息的檢索與傳播

系統(tǒng)的檢索要提高多樣檢索途徑，關(guān)鍵詞檢索是常用的檢索方式，同時要輔以分類檢索，檢索的手段應(yīng)該包含主題、部門、領(lǐng)域、責(zé)任者和年代，關(guān)鍵詞檢索要提供全文檢索。針對選中的單一檔案，能夠?qū)㈥P(guān)聯(lián)度較高的檔案職能推送給用戶。

檔案信息的保密性和隱私性決定了檔案資源傳播需要一定的條件。系統(tǒng)應(yīng)該設(shè)置一個保密權(quán)限字段，從某個時間點開始可以對機構(gòu)開放，從某個時間點開始對社會開放的功能，這個時間點的設(shè)置在檔案入庫的時候就根據(jù)其保密年限進行設(shè)置。這樣可以及時的將不需要保密的檔案進行傳播，體現(xiàn)其社會價值。

2.4.5檔案知識推薦

智慧檔案系統(tǒng)應(yīng)該具備個人檔案信息定制的功能，或者通過用戶認(rèn)證界面以后的個人主頁，或者是手機客戶端APP軟件來實現(xiàn)，這樣方便用戶隨時隨地的查閱是否有新的適合自己的檔案資源。推薦方式：（1）檔案知識庫的統(tǒng)計，可以將熱點詞條、最新詞條對用戶進行推薦。（2）知識目錄定制功能（3）解禁檔案的推送。

2.4.6讀者評介與互操作服務(wù)

讀者評介與互操作服務(wù)是指用戶與系統(tǒng)、系統(tǒng)與系統(tǒng)之間的交互功能。（1）用戶幫助系統(tǒng)：這里面應(yīng)該包含系統(tǒng)的使用說明、常見問題的解決辦法、用戶對系統(tǒng)的提問等內(nèi)容，系統(tǒng)可以將用戶的提問并帶詳細(xì)答案自動的收入到幫助系統(tǒng)，作為檢索幫助供新用戶使用。（2）用戶個人檔案的上傳，用戶對檔案的批注及使用反饋等信息的上傳。（3）與其他單位檔案系統(tǒng)的關(guān)聯(lián)檢索，不一定需要提供全文，能提供題目和獲取方式即可。這就要求檔案系統(tǒng)應(yīng)該建立開放的接口可以與其他檔案系統(tǒng)的互聯(lián)。

參考文獻：

[1]張曉林.機構(gòu)知識庫的政策、功能和支撐機制分析[J].圖書情報工作.2008（1）：23-27，19

[2]符春偉.檔案管理系統(tǒng)的分析與設(shè)計[D].廈門大學(xué).2014

[3]張振. 基于.NET 的檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)[J].黑龍江檔案2015（1）：51

作者簡介：

劉亞紅（1965-），女，漢，鄭州市，副研究館員，本科，研究方向：高校圖書館基礎(chǔ)理論.

史素榮（1964-）女，漢，鄭州市，副研究館員，本科，研究方向：高校圖書館的圖書分類與編目.