淺談社保檔案管理工作中存在的問(wèn)題

王磊

摘 要：社保檔案管理工作是開(kāi)展整個(gè)社保工作的基礎(chǔ)。目前，我國(guó)社保檔案管理工作中還存在著管理缺乏信息化處理、對(duì)社保檔案管理工作重視度不夠、缺乏專業(yè)的社保檔案管理人員和社保檔案管理制度等問(wèn)題。本文就以上這些問(wèn)題，結(jié)合自己多年工作經(jīng)驗(yàn)，簡(jiǎn)單介紹并發(fā)表一些個(gè)人觀點(diǎn)，不足之處，還請(qǐng)各位讀者提出寶貴意見(jiàn)。

關(guān)鍵詞：社會(huì)保險(xiǎn) 檔案管理 信息化 社保檔案

實(shí)現(xiàn)和諧社會(huì)的一個(gè)重要基礎(chǔ)就是建設(shè)并完善社會(huì)保障體系，這不僅僅能有利于構(gòu)建和諧社會(huì)，還能為我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展起到一定的積極作用。目前，我國(guó)社會(huì)保障工作不斷地走向規(guī)范化和法制化，而社保檔案管理工作作為整個(gè)社保工作的基礎(chǔ)，其中的問(wèn)題需要更加積極主動(dòng)地探索，并采取針對(duì)性的對(duì)策，完善社保檔案管理工作，從而促進(jìn)社會(huì)保障工作的持續(xù)發(fā)展

一、我國(guó)社保檔案的特點(diǎn)和重要性

1.我國(guó)社保檔案的特點(diǎn)

一是檔案數(shù)量多。我國(guó)社保檔案數(shù)量多是多方面因素引起的。首先，就現(xiàn)階段來(lái)說(shuō)，我國(guó)社會(huì)保障體系雖然不夠完善，就目前建立的社保業(yè)務(wù)，例如常見(jiàn)的養(yǎng)老、醫(yī)療、生育、工傷和意外傷害險(xiǎn)等，也幾乎全面覆蓋了人們的生活，再加上每個(gè)社保項(xiàng)目的辦理都有很多的步驟，例如保障等級(jí)的確定、保障申請(qǐng)和繳費(fèi)環(huán)節(jié)等，這些都讓社保檔案管理的文件數(shù)量不斷增多。其次，因?yàn)槿藗冊(cè)谵k理各項(xiàng)社保業(yè)務(wù)時(shí)需要提供許多相關(guān)文件和證明，這在一定程度上也增加了社保檔案管理的工作量。

二是具有極強(qiáng)的社會(huì)性。社保檔案具有高度社會(huì)性，主要是因?yàn)樯绫９ぷ鞯暮脡年P(guān)系著整個(gè)社會(huì)、民眾利益，社保的建立就是為了給人民和整個(gè)社會(huì)提供更好的服務(wù)和生活保障。

2.我國(guó)社保檔案管理的重要性

我國(guó)社保檔案管理的重要性主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面，第一，由于社保檔案的內(nèi)容幾乎包含了參保人員各個(gè)方面的生活信息，加之參保行為幾乎覆蓋了全社會(huì)，所以社保檔案管理工作與千家萬(wàn)戶都有緊密的聯(lián)系，一旦在社保檔案管理上出現(xiàn)什么問(wèn)題，肯定會(huì)對(duì)參保單位、參保人員造成不利影響，影響企業(yè)退休人員正常離職，導(dǎo)致社會(huì)保險(xiǎn)基金的安全性受到威脅，甚至侵害到廣大參保人員的合法權(quán)益。第二，做好社保檔案管理對(duì)國(guó)家檔案系統(tǒng)運(yùn)行具有積極的影響作用。因?yàn)樯绫n案管理也屬于國(guó)家檔案管理系統(tǒng)資源的關(guān)鍵組成部分，社保檔案管理中的數(shù)據(jù)可以為國(guó)家制定相關(guān)保險(xiǎn)政策提供參考數(shù)據(jù)。

二、目前我國(guó)社保檔案管理工作中存在的主要問(wèn)題

1.社保檔案管理缺乏信息化處理

就我國(guó)目前社保檔案管理情況而言，多數(shù)地區(qū)的社保檔案管理方式還停留在傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理上，沒(méi)有緊跟科技信息時(shí)代發(fā)展的步伐，檔案材料沒(méi)有經(jīng)過(guò)數(shù)字化處理，種種因素造成現(xiàn)階段的檔案管理工作效率不高。隨著社會(huì)科技信息的高速發(fā)展和國(guó)家社會(huì)保障體系的完善，社保檔案管理工作的重要性日益凸顯，社保檔案管理的數(shù)量逐漸增多，社保檔案的信息化管理成為必然的發(fā)展趨勢(shì)。

2.缺乏專業(yè)的社保檔案管理人員

隨著我國(guó)社保事業(yè)的不斷發(fā)展，社保業(yè)務(wù)種類和數(shù)量的增多，對(duì)社保檔案管理專業(yè)人員的需求也隨之增加。但就目前情況而言，我國(guó)社保檔案管理專業(yè)性人才相當(dāng)缺乏，一方面缺乏檔案管理性人才，目前很多單位的社保管理很混亂，管理工作很分散；另一方面缺乏檔案管理技術(shù)性人才。隨著信息社會(huì)的發(fā)展，部分單位添置了檔案辦公軟件設(shè)備，但是因?yàn)楣芾砣藛T技術(shù)的缺乏，在良好硬件設(shè)備條件下也無(wú)法實(shí)現(xiàn)“人機(jī)合一”，發(fā)揮更大的效能，盡管大部分社保機(jī)構(gòu)還在使用傳統(tǒng)的人工操作方式進(jìn)行檔案管理，但就傳統(tǒng)管理方式而言，管理人員的業(yè)務(wù)能力也遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上社保事業(yè)發(fā)展的需求。

3.社保檔案管理制度不健全

目前，社保工作的開(kāi)展會(huì)關(guān)系到多方面內(nèi)容，容易出現(xiàn)多頭管理的現(xiàn)象，隨之而來(lái)的就是各部門出現(xiàn)了不同的方法和標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致整個(gè)社保檔案管理制度和辦法無(wú)法統(tǒng)一。其主要表現(xiàn)在以下兩個(gè)方面，第一，社保檔案管理標(biāo)準(zhǔn)缺乏統(tǒng)一性，全國(guó)各地的社保檔案管理標(biāo)準(zhǔn)雖大致相同，但是在檔案管理方式、檔案整合范圍以及檔案交接方面一直存在著很大的差距。第二，社保檔案管理的保管、借閱制度不完整，在歸檔文件這一工作環(huán)節(jié)中缺乏時(shí)效性和完整性，在檔案借閱的過(guò)程中出現(xiàn)了逾期歸還、文件損壞甚至文件丟失等情況，沒(méi)有健全的社保檔案管理制度對(duì)其進(jìn)行規(guī)范，導(dǎo)致將社保檔案作為數(shù)據(jù)支撐的作用大大降低。

三、改進(jìn)社保檔案管理工作的建議

一是建立統(tǒng)一的社保檔案管理中心。為了保持社保檔案的連貫性，在社保檔案管理的具體過(guò)程中，需要及時(shí)地補(bǔ)充相關(guān)文件和材料，并對(duì)檔案進(jìn)行重新整合；與此同時(shí)，為了保證社保檔案管理具有銜接性，社保檔案要隨著檔案管理人員的流動(dòng)進(jìn)行資源共享和傳遞。因此在對(duì)社保檔案管理工作實(shí)行信息化處理的過(guò)程中，為了保障社保檔案資源的共享和傳遞順利進(jìn)行，首先要在社保單位和各大企事業(yè)單位之間建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)接口，這樣不僅能讓社保檔案文件查閱、審查等工作變得更加方便，還能減低由于重復(fù)輸入數(shù)據(jù)而產(chǎn)生的資源浪費(fèi)情況。

二是注重培養(yǎng)專業(yè)的社保檔案管理人才。社保制度的實(shí)行，檔案管理原則的體現(xiàn)，檔案資料的信息化處理，這些都需要專業(yè)的檔案管理人才來(lái)執(zhí)行。解決缺乏社保檔案管理專業(yè)人才的方法就是對(duì)工作人員進(jìn)行定期的專題培訓(xùn)，提升他們的業(yè)務(wù)能力。此外，還可以通過(guò)高校聯(lián)合培養(yǎng)社保專業(yè)與檔案專業(yè)相結(jié)合的人才，盡可能用最高效的方法填補(bǔ)社保單位檔案管理專業(yè)人才的空缺。

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