淺談商務(wù)英語郵件寫作技巧對員工職業(yè)發(fā)展的影響

【摘要】當(dāng)今我們與外界的聯(lián)系方式多種多樣——郵件，網(wǎng)站，博客，微信等社交媒體層出不窮，而在歐美企業(yè)中，采用最多的溝通方式仍然是郵件。歐美企業(yè)由其性質(zhì)與文化所決定，大多數(shù)情況需要員工用商務(wù)英語來書寫或回復(fù)郵件。在企業(yè)中我們會發(fā)現(xiàn)那些郵件寫作水平高的人更容易得到晉升，人們也更愿意傾聽優(yōu)秀的文字表達(dá)者的想法，寫作能力強(qiáng)的人也能更有效地說服他人。因此，我們更需要依靠自己的郵件寫作技巧去影響、說服、鼓勵(lì)、配合和引導(dǎo)他人。這樣不僅可以使我們?nèi)〉糜行贤?，更加會為我們在企業(yè)中的職業(yè)發(fā)展打下良好而堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。為此，本文將重點(diǎn)分析并以實(shí)例介紹商務(wù)英語郵件的寫作技巧及其對員工職業(yè)發(fā)展的影響。

【關(guān)鍵詞】商務(wù)英語郵件；寫作技巧；職業(yè)發(fā)展

【作者簡介】周建秀，精鼎醫(yī)藥研究開發(fā)（上海）有限公司。

前言

在職場中，我們只需要用正確的商務(wù)英語將自己的想法或意思表達(dá)出來就可以了嗎？是否有遇到過郵件石沉大海的情況？是否有收到對方激烈反駁的回信卻還不清楚問題出在哪里的情況？是否有遇到同事只是用三言兩句的郵件就搶走了一個(gè)團(tuán)隊(duì)的功勞的情況？相信在企業(yè)工作的員工多多少少都有過相同或相似的經(jīng)歷，而非常明確的一點(diǎn)就是這種“經(jīng)驗(yàn)”積攢多了，也就意味著距離職業(yè)發(fā)展的階梯越走越遠(yuǎn)了。難道是我們的英語能力出現(xiàn)了問題嗎？不可否認(rèn)個(gè)別存在英語表達(dá)能力的問題，但更多因?yàn)閷ι虅?wù)英語郵件寫作技巧的不了解而造成困擾。所以，應(yīng)當(dāng)通過實(shí)例找出商務(wù)英語郵件寫作中經(jīng)常遇到的問題并進(jìn)行分析，將其與相應(yīng)的寫作技巧相結(jié)合，從而提升我們在職場的競爭優(yōu)勢。

一、商務(wù)英語郵件寫作中的認(rèn)識不足及其對職業(yè)發(fā)展的影響

1.沒有進(jìn)行“下筆前分析”。工作中有些員工因繁忙，在書寫商務(wù)英語郵件時(shí)經(jīng)常將自己想要表達(dá)的內(nèi)容，沒有進(jìn)行“下筆前分析”，直接并全部發(fā)送給對方。也就是不考慮對方需要哪些信息，希望這些信息如何呈現(xiàn)出來，只是將自己所了解到、所調(diào)查到的信息不進(jìn)行分類、不加工地用郵件發(fā)送出去，任憑對方理解揣測。這樣發(fā)送郵件會導(dǎo)致兩種后果：第一，收信人沒有理解發(fā)信人意圖或是沒有確認(rèn)到自己所需要的信息，于是重新發(fā)出郵件進(jìn)行確認(rèn)，增加了雙方的工作量，影響工作效率；第二，收信人工作繁忙，快速閱覽郵件時(shí)，忽略了關(guān)鍵內(nèi)容，甚至將郵件擱置認(rèn)為不需要回復(fù)。不僅延誤了工作，甚至出現(xiàn)需要追究責(zé)任的情況。無論是哪一種結(jié)果，都會使發(fā)信人留給同事、上司一種缺乏寫作技巧與欠缺責(zé)任感的印象。

2.注重形式而忽略本質(zhì)。商務(wù)英語郵件是商務(wù)活動中的一種溝通方式，也非常具有挑戰(zhàn)性。對于母語非英語的我們來說，無疑面臨著更多的挑戰(zhàn)。因?yàn)樵谶@個(gè)過程中有的人會采取額外的步驟——先將自己要表達(dá)的內(nèi)容寫成中文，再翻譯成英文寫下來。這樣的做法會出現(xiàn)較多的問題。例如，句子會變得過分復(fù)雜冗長，注重用詞卻忽略了所想表達(dá)的整體意思，也就是重形式忘本質(zhì)。當(dāng)這樣一封郵件發(fā)給同事或是上司，后果也是可想而知了。久而久之，即便有職業(yè)發(fā)展的機(jī)會，寫出的郵件很繁瑣冗長，方向又不明確的員工一定不會成為上司考慮的對象。

3.在商務(wù)英語郵件中忽略了語法的重要性。我們在兒時(shí)學(xué)習(xí)英語，老師總是不斷地強(qiáng)調(diào)語法的關(guān)鍵性，并且在考試中語法題也總是重中之重。然而，成年后步入社會進(jìn)入到職場工作時(shí)，經(jīng)常會受到各種學(xué)習(xí)軟件、培訓(xùn)課程的影響，認(rèn)為語法已經(jīng)失去了曾經(jīng)的光環(huán)，只要將自己的想法表達(dá)出來，語法的對錯(cuò)已經(jīng)不再重要。如果在日常私下交流中也許語法的重要性并不顯得突出，但是在職場中，尤其是在商務(wù)英語郵件寫作中，又如何呢？我們來看下面兩個(gè)例子就可以得出答案：

案例一

上司發(fā)郵件詢問之前分配的項(xiàng)目的進(jìn)展，兩位員工分別做出以下回答：

員工A：I am working on it.

員工B：I have been working on it.

哪位員工的回答更能表現(xiàn)出他/她一直在努力推動項(xiàng)目呢？

案例二

員工A與員工B正在共同負(fù)責(zé)一個(gè)項(xiàng)目，中途員工A不小心將項(xiàng)目中的一個(gè)文件丟失，慶幸的是客戶方有備份，所以文件失而復(fù)得。但是項(xiàng)目的進(jìn)度受到了一點(diǎn)影響。雖然問題解決，但員工B認(rèn)為還是有必要向上級匯報(bào)項(xiàng)目進(jìn)度拖延的情況，于是員工B就給上司寫郵件，其中有一句中這樣寫到：

“Our project is behind the schedule， because A has lost some documents.”

他們的上司在看到這句之后馬上把A叫到辦公室訓(xùn)斥了一頓，而教訓(xùn)的點(diǎn)都圍繞文件丟失的問題。既然問題已經(jīng)解決，上司為什么還在因?yàn)橐呀?jīng)解決的問題而遷怒于員工A呢？

這兩個(gè)案例的答案將在之后的寫作技巧2.3中分享。

4.以“郵件”當(dāng)武器會對個(gè)人職業(yè)發(fā)展造成影響。“郵件戰(zhàn)”這個(gè)詞，對于在企業(yè)工作的員工應(yīng)該司空見慣。甚至有的員工身經(jīng)百戰(zhàn)，大小“郵件戰(zhàn)”歷經(jīng)無數(shù)?！班]件戰(zhàn)”產(chǎn)生的因素有很多，其中“追究問題”與“推卸責(zé)任”成為其主要原因。當(dāng)問題出現(xiàn)時(shí)，為了“推卸責(zé)任”便要“追究問題”發(fā)生的原因，于是就可以看到員工們將“郵件”作為武器，通過“發(fā)射”郵件來抽絲剝繭找問題根源，推卸責(zé)任。但是，問題發(fā)生時(shí)找根源，推責(zé)任真的要比考慮解決方案，化解問題更重要嗎？答案是否定的，因?yàn)槲覀兊纳霞墸镜母邔痈P(guān)注的是問題的解決與處理。當(dāng)然并不是說問題產(chǎn)生的原因不重要，只不過它的優(yōu)先度往往排到解決處理之后，作為今后規(guī)避同樣問題具有參考、借鑒價(jià)值。展開“郵件戰(zhàn)”不僅影響職場人際關(guān)系，而且也會對員工個(gè)人職業(yè)發(fā)展造成影響。

二、商務(wù)英語郵件寫作技巧的應(yīng)用及其對員工職業(yè)發(fā)展的幫助

1.商務(wù)英語郵件寫作中如何進(jìn)行“下筆前分析”。主要從兩方面著手：

（1）郵件寫作目的分析，即“What is your purpose？”，我們不僅在下筆寫作前要考慮清楚，同時(shí)也要在郵件的開篇向收信人清晰呈現(xiàn)。

（2）收信人分析也是讀者分析。首先，考慮是否要添加事情的背景說明以便收信人迅速了解情況；其次，根據(jù)收信人的專業(yè)領(lǐng)域，考慮是否使用通用的詞語或是專業(yè)術(shù)語。如果收信人非本專業(yè)領(lǐng)域而又必須要使用專業(yè)術(shù)語時(shí)，要附上簡單的說明；接下來，書寫郵件的過程中，在想象對方閱讀郵件時(shí)的反應(yīng)（是興奮、是焦慮、或者是漠不關(guān)心？）的同時(shí)考慮詞語、句型、結(jié)構(gòu)的組織，最好添加一些可以傳遞情感的詞句，使原本普通的郵件獨(dú)具神韻和魅力；最后，也是非常關(guān)鍵的一點(diǎn)就是明確希望得到對方做出什么樣的回應(yīng)或者是采取什么樣的行動，并將這一點(diǎn)在郵件的結(jié)尾處清晰地表達(dá)出來。在做出以上的“下筆前分析”之后寫作的郵件一定會得到預(yù)期的效果，并且如果養(yǎng)成良好的“下筆前分析”習(xí)慣，不僅可以提高工作效率，更加會在同事，上級之間留下良好的口碑，為今后的職業(yè)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2.商務(wù)英語郵件寫作中運(yùn)用自問自答列表規(guī)避重形忘本的問題。母語非英語的員工，在用中文表述自己的想法之后將其譯為英語。再將英語的想法轉(zhuǎn)換為正確的書面英語詞匯。之后需要停下步伐，考慮收信人是否能夠準(zhǔn)確理解這些詞。為避免或盡量減少誤解，可以通過以下的自問自答列表再次審查：

我使用的詞語收信人都能認(rèn)識理解嗎？

這些用詞準(zhǔn)確嗎？

我寫清楚我所期待的回應(yīng)了嗎？

我的郵件能取得預(yù)期效果嗎？

也許這種方法比較費(fèi)時(shí)，有可能暫時(shí)降低工作效率，但如果反復(fù)按照這個(gè)步驟完善郵件，在經(jīng)過一段時(shí)間之后我們會發(fā)現(xiàn)商務(wù)英語的寫作能力得到顯著的提升，同時(shí)也會在日常中養(yǎng)成“Put yourself into others shoes”的思維習(xí)慣，從而為職業(yè)發(fā)展建立良好的人際關(guān)系。

3.商務(wù)英語郵件寫作中恰到好處的語法表現(xiàn)有助于職業(yè)發(fā)展。首先，分享一下1.3中兩個(gè)案例的答案：

案例一

員工B：I have been working on it.的答案更加能夠體現(xiàn)出一直在努力推動項(xiàng)目的語氣。原因很簡單，過去完成進(jìn)行時(shí)表示某動作從過去的某一時(shí)點(diǎn)開始進(jìn)行到現(xiàn)在，并且含有會持續(xù)到將來的語氣，即：過去+現(xiàn)在+將來=一直。而員工A：I am working on it.使用的是現(xiàn)在進(jìn)行時(shí)，只可以代表現(xiàn)在與將來。

案例二

“Our project is behind the schedule， because A has lost some documents.”

員工B使用了現(xiàn)在完成時(shí)，現(xiàn)在完成時(shí)代表過去發(fā)生的動作一直影響到現(xiàn)在，當(dāng)然這個(gè)影響可以是好的也可以是不好的。案例二中，遺憾的是員工A丟失項(xiàng)目文件導(dǎo)致項(xiàng)目延期，雖然事情已經(jīng)解決，員工B在郵件中沒有使用過去式，卻采用了現(xiàn)在完成時(shí)，誤導(dǎo)上司認(rèn)為員工A 的錯(cuò)誤到目前還在影響著項(xiàng)目進(jìn)度。本案例是比較典型的辦公室政治斗爭，而員工A就僅僅是因?yàn)樾⌒〉挠⒄Z語法失去了上司對其的信任。

分享完以上兩個(gè)案例，可以了解到即便是我們認(rèn)為已經(jīng)失去了往日光環(huán)的語法，在郵件寫作中使用恰當(dāng)可以讓員工在職場中游刃有余。除此之外，還有幾種常用的語法與使用場景，可以作為寫作技巧運(yùn)用到商務(wù)郵件中：

工作中失誤，為減輕過失影響——一般過去時(shí)

工作中表現(xiàn)突出，帶來了良好的影響——現(xiàn)在完成時(shí)/現(xiàn)在完成進(jìn)行時(shí)

出現(xiàn)問題希望引起對方重視，快速處理——現(xiàn)在完成進(jìn)行時(shí)

對未來結(jié)果進(jìn)行預(yù)測——一般將來時(shí)/現(xiàn)在進(jìn)行時(shí)

4.商務(wù)英語郵件寫作中使用“事物”做主語可以實(shí)現(xiàn)“對事不對人”。避免“郵件戰(zhàn)”最有效的方法是“對事不對人”。這句話我們經(jīng)常在遇到問題時(shí)反復(fù)向?qū)Ψ綇?qiáng)調(diào)，然而多數(shù)在討論過程中還是會讓對方感覺受到了指責(zé)，使雙方關(guān)系變得尷尬。在商務(wù)英語郵件寫作中可以實(shí)現(xiàn)“對事不對人”嗎？答案是“Definitely！”，只需要在闡述問題時(shí)以“事物”做主語，便可以起到表達(dá)客觀，削弱針對性的目的。如果再將解決方案一同附在郵件中，那么其他同事和高層們就會將注意力集中在問題本身及其處理情況，還會有誰想要去抽絲剝繭找根源呢？下面介紹“事物”做主語，客觀闡述并削弱矛盾的案例：

案例：員工A因報(bào)錯(cuò)了折扣價(jià)，引起了客戶的嚴(yán)重投訴。

原文：A offered a quotation with incorrect discount rate causing a serious compliance from the customer.

“事物”做主語：A quotation with incorrect discount rate caused a serious compliance from the customer.

明顯可看到以“事物”本身做主語的句子，客觀地闡述事實(shí)，并沒有提到是誰引起的投訴，削弱對A的針對性。在闡述事實(shí)之后加上目前的處理情況或是解決方案就更加能夠避免一場“郵件戰(zhàn)”。

三、結(jié)語

良好的郵件寫作能力如今已被視作一項(xiàng)必要的商務(wù)技巧，它會幫助我們提高工作效率，提升可信度，改善關(guān)系，影響他人和實(shí)現(xiàn)自己的目的。如果想提升自己在職場優(yōu)勢，在這個(gè)競爭激烈的社會中立足，現(xiàn)在就必須掌握商務(wù)英語郵件的寫作技巧。本文分析了商務(wù)英語郵件寫作經(jīng)常遇到的問題，并提出了相應(yīng)的寫作技巧，希望對大家今后的工作有所幫助。

參考文獻(xiàn)：

[1]Shirley Taylor.商務(wù)英語寫作實(shí)例精解（第七版）[M].外語教學(xué)與研究出版社，5，11-12，77，84-86.

[2]William Zinsser.On Writing Well.HARPER PERENNIAL 165-168.