高校辦公室管理的創(chuàng)新實(shí)踐路徑探索

吳良勤

[摘

要] 辦公室管理是高校行政管理的重要方面，對(duì)高校的建設(shè)和發(fā)展具有重要作用。隨著我國(guó)高等教育體制的逐步確立和完善，高校數(shù)量不斷增多，隨之而來的高校辦公室管理效能提高卻沒有實(shí)現(xiàn)與高校建設(shè)的同步進(jìn)展。因此，主要對(duì)高校辦公室管理的創(chuàng)新實(shí)踐路徑進(jìn)行分析和探究。

[關(guān)

鍵

詞] 高校；辦公室管理；創(chuàng)新實(shí)踐；路徑探索

[中圖分類號(hào)] G717

[文獻(xiàn)標(biāo)志碼] A

[文章編號(hào)] 2096-0603（2018）31-0270-02

我國(guó)自古以來就十分重視教育的發(fā)展和人才的培養(yǎng)，現(xiàn)在更是實(shí)施了以發(fā)展教育和培養(yǎng)人才為目的的“科教興國(guó)”戰(zhàn)略和“人才強(qiáng)國(guó)”戰(zhàn)略，各層級(jí)的教育體制改革也逐漸發(fā)展深入，高等教育的發(fā)展更是日新月異，高校數(shù)量和種類都得到了極大的增加和豐富。但隨之而來的高校辦公室管理問題也逐漸突顯出來。因此，在新形勢(shì)下對(duì)高校辦公室創(chuàng)新管理實(shí)踐進(jìn)行探討分析對(duì)促進(jìn)高校辦公室管理和行政管理工作的進(jìn)步具有重要意義。

一、高校辦公室創(chuàng)新實(shí)踐管理的作用和意義

第一，對(duì)提高高校辦公室工作效率和管理效能來說，實(shí)現(xiàn)高校辦公室管理的實(shí)踐路徑創(chuàng)新，能夠有效改變高校辦公室行政管理的工作方式，提高辦公室事務(wù)管理和辦理的科學(xué)性和系統(tǒng)性，使高校辦公室工作更加有條理，職責(zé)分工更加明確。

第二，對(duì)促進(jìn)高校的行政管理工作來說，能提高高校行政管理水平。辦公室管理是高校行政管理的主要組成部分之一，在處理高校各項(xiàng)建設(shè)和服務(wù)事物中具有很強(qiáng)的綜合性。所以，高校辦公室管理實(shí)踐路徑的創(chuàng)新不僅有助于推動(dòng)高校各項(xiàng)辦公室工作的進(jìn)程，還有助于促進(jìn)高校整體行政管理工作的實(shí)踐改革創(chuàng)新，提高高校行政管理工作的科學(xué)化和系統(tǒng)化水平。

第三，對(duì)完善我國(guó)的高校行政管理機(jī)制建設(shè)來說，高校辦公室管理的創(chuàng)新路徑實(shí)踐是為了更好地建設(shè)高校和服務(wù)高校學(xué)生，為學(xué)生提供更好的學(xué)習(xí)條件和學(xué)習(xí)環(huán)境，所以，高校辦公室管理的路徑創(chuàng)新實(shí)踐能夠?yàn)楦咝８黜?xiàng)建設(shè)提供經(jīng)驗(yàn)借鑒和指導(dǎo)，促進(jìn)我國(guó)高校行政管理機(jī)制的不斷發(fā)展和完善。此外，隨著創(chuàng)新型國(guó)家的建設(shè)發(fā)展，國(guó)家和社會(huì)對(duì)創(chuàng)新型人才的需求越來越大，培養(yǎng)學(xué)生的創(chuàng)新意識(shí)和創(chuàng)新能力越來越迫在眉睫，高校辦公室管理實(shí)踐路徑的創(chuàng)新，能夠提高高校創(chuàng)新發(fā)展水平，為學(xué)生樹立創(chuàng)新發(fā)展典范。

二、高校辦公室管理的創(chuàng)新實(shí)踐探索存在的問題

高校辦公室管理主要包括對(duì)人、事、物、財(cái)、時(shí)和信等六個(gè)方面的內(nèi)容，筆者就高校辦公室管理的主要內(nèi)容對(duì)高校辦公室管理創(chuàng)新實(shí)踐路徑探索中存在的問題進(jìn)行分析。

第一，現(xiàn)代化管理技術(shù)運(yùn)用不當(dāng)。很多現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)已經(jīng)研發(fā)并投入到生產(chǎn)實(shí)踐中，但在高校辦公室管理創(chuàng)新方面的應(yīng)用還不是特別普遍，運(yùn)用的靈活性和科學(xué)性也有待加強(qiáng)。以大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用為例，隨著信息時(shí)代和大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，人們生產(chǎn)生活中產(chǎn)生的信息數(shù)據(jù)量越來越大，傳統(tǒng)的信息數(shù)據(jù)系統(tǒng)已無(wú)法滿足人類發(fā)展的需求，所以，基于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)運(yùn)用的大數(shù)據(jù)技術(shù)逐漸發(fā)展興盛起來，各種數(shù)據(jù)資源庫(kù)的建立取代了原本的信息儲(chǔ)存分類系統(tǒng)。在此背景下，從技術(shù)創(chuàng)新的角度來說，高校辦公室管理創(chuàng)新更應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)的引進(jìn)和使用，建立更加龐大科學(xué)的數(shù)據(jù)管理、分析和處理系統(tǒng)，以提高工作效率。但很多高校對(duì)相應(yīng)的大數(shù)據(jù)應(yīng)用型人才比較缺乏，往常也沒有注意加強(qiáng)對(duì)辦公室工作人員進(jìn)行信息科技方面的技能培訓(xùn)，所以在對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)等現(xiàn)代化管理技術(shù)方面的運(yùn)用上顯得有些力不從心。

第二，服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)。高校辦公室管理工作的最終目的是為學(xué)生服務(wù)、為學(xué)校建設(shè)發(fā)展服務(wù)，致力于建設(shè)和諧美好的校園環(huán)境，為學(xué)生提供最舒適便捷的學(xué)習(xí)條件等。但在實(shí)際工作過程中，有的工作人員沒有正確認(rèn)識(shí)到自身工作的職責(zé)和應(yīng)有的服務(wù)態(tài)度，對(duì)學(xué)生或前來咨詢的人員態(tài)度冷漠或互相推諉，如有的學(xué)生在進(jìn)行某項(xiàng)國(guó)家專業(yè)證書的考試報(bào)名時(shí)，需要到院級(jí)或校級(jí)辦公室辦理一些相應(yīng)手續(xù)，但對(duì)辦公室的工作流程和責(zé)任分配區(qū)間不是很清楚，對(duì)一些有疑問或不了解的地方會(huì)向辦公室工作人員進(jìn)行詢問，有的辦公室工作人員比較不耐煩或直接回答“不知道”，辦理者由于不了解而出現(xiàn)失誤時(shí)，有時(shí)可能會(huì)遭到某些辦公室工作人員的埋怨。這可能是辦公室工作人員那一時(shí)間段正好業(yè)務(wù)比較繁忙，或者就是對(duì)自身的服務(wù)定位有偏差，等等，不管出于什么原因，歸根究底都是辦公室工作人員服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)的問題，這在一定程度上給高校辦公室管理的創(chuàng)新探索也帶來了很大阻力。

第三，在時(shí)間和信息的管理方面，主要是對(duì)時(shí)間的利用率不高和規(guī)劃性不強(qiáng)以及對(duì)信息的分類整理和處理不科學(xué)的問題。對(duì)時(shí)間的利用和規(guī)劃問題主要表現(xiàn)為沒有明確的時(shí)間觀念，時(shí)間浪費(fèi)現(xiàn)象十分普遍，如有的教師在講課時(shí)與學(xué)生的談話交流時(shí)間過多，使課堂教學(xué)時(shí)間大大縮減，教學(xué)內(nèi)容無(wú)法按時(shí)完成，這是對(duì)自己時(shí)間的浪費(fèi)，也是對(duì)他人時(shí)間的浪費(fèi)，也是對(duì)時(shí)間規(guī)劃不合理的一種表現(xiàn)。在信息的整合分類和處理方面，有的辦公室人員缺乏相應(yīng)的工作經(jīng)驗(yàn)和專業(yè)知識(shí)積累，對(duì)一些文件和信息的分類存在疑惑的地方，但沒有及時(shí)向其他人員進(jìn)行詢問，也沒有查閱相關(guān)資料，而是根據(jù)自身知覺隨意放置，使在使用時(shí)難以在短時(shí)間內(nèi)找到，影響學(xué)校相關(guān)決策的確定和信息管理的科學(xué)化發(fā)展。

三、促進(jìn)高校辦公室管理的創(chuàng)新實(shí)踐探索的路徑建議

第一，加強(qiáng)對(duì)辦公室管理工作人員的管理技能和工作責(zé)任意識(shí)培訓(xùn)，培養(yǎng)一支具有高思想、高能力的專業(yè)化高校辦公室管理隊(duì)伍。對(duì)辦公室管理工作人員的培訓(xùn)首先要根據(jù)工作人員的不同責(zé)任劃分進(jìn)行有重點(diǎn)的培訓(xùn)，但同時(shí)要統(tǒng)籌整體的工作流程，對(duì)自己的工作內(nèi)容做到熟練掌握，對(duì)相鄰和相關(guān)的責(zé)任范圍要有大概的了解和認(rèn)知，同時(shí)加強(qiáng)對(duì)工作人員的現(xiàn)代化信息技術(shù)運(yùn)用技能方面的培訓(xùn)，或者在進(jìn)行辦公室工作人才招聘時(shí)，增加一些對(duì)技術(shù)型管理人才的招聘數(shù)量，增強(qiáng)工作團(tuán)隊(duì)的整體技術(shù)水平，建立現(xiàn)代化的、結(jié)構(gòu)科學(xué)的人才管理團(tuán)隊(duì)；其次，對(duì)辦公室管理人員進(jìn)行培訓(xùn)的內(nèi)容還應(yīng)包括基本的職業(yè)道德操守和責(zé)任意識(shí)、服務(wù)意識(shí)等精神品質(zhì)方面結(jié)合社會(huì)主義核心價(jià)值觀的發(fā)展要求，增強(qiáng)他們的服務(wù)意識(shí)，培養(yǎng)具有高素質(zhì)和高水準(zhǔn)工作能力的高校辦公室工作人員；再次，增加對(duì)現(xiàn)代化信息技術(shù)的引進(jìn)，如大數(shù)據(jù)技術(shù)等，建立一些分類科學(xué)、運(yùn)行快速流暢的信息數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)，提高辦公室工作的現(xiàn)代化科技水平，提高工作效率和為學(xué)校建設(shè)、為學(xué)生服務(wù)的能力和水平；最后，在培訓(xùn)的內(nèi)容中增加一些有助于提高創(chuàng)新能力方面的培訓(xùn)內(nèi)容，創(chuàng)新是當(dāng)今時(shí)代促進(jìn)發(fā)展的最重要的推動(dòng)力，具有創(chuàng)新意識(shí)和創(chuàng)新能力的人才是能夠?qū)ι鐣?huì)發(fā)展做出重大貢獻(xiàn)的人才，對(duì)此，高?？梢酝ㄟ^舉辦一些創(chuàng)意文化節(jié)等形式，豐富教育工作人員和學(xué)生的創(chuàng)新思維，為學(xué)校的管理和發(fā)展工作建言獻(xiàn)策。

第二，加強(qiáng)辦公室管理工作的制度建設(shè)，完善辦公室管理各項(xiàng)工作機(jī)制，細(xì)化責(zé)任劃分。相關(guān)管理和監(jiān)督制度的不完善是影響高校辦公室管理實(shí)踐創(chuàng)新路徑探索的重要因素。制度為管理提供規(guī)范指引，也為管理工作的發(fā)展方向作出規(guī)定和指示。對(duì)高校辦公室管理工作中出現(xiàn)的責(zé)任劃分不明確和責(zé)任劃分存在重疊的問題，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)階層應(yīng)當(dāng)對(duì)存在功能重合的部分加以取消或刪除，減少師生在工作和學(xué)習(xí)中遇到的不必要的麻煩，對(duì)辦公室管理工作責(zé)任劃分不明確的地方，應(yīng)當(dāng)咨詢涉及的利益群體（如教師和學(xué)生等）的意見和建議，結(jié)合學(xué)校辦公室管理工作制度和要求，對(duì)職能分工不明確的地方進(jìn)行明確和細(xì)化，并列入管理工作規(guī)范中，給辦理者提供明確指引。另外，在監(jiān)督機(jī)制的建設(shè)方面，學(xué)校應(yīng)對(duì)違反規(guī)定進(jìn)行操作的人員加大處罰力度，尤其是那些為謀取個(gè)人利益的人員，更要增大處罰力度，同時(shí)在廣大教師和學(xué)生中間進(jìn)行監(jiān)督方面的宣傳，如對(duì)舉報(bào)的人員實(shí)行匿名保密機(jī)制或給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)，激發(fā)全校所有人員對(duì)辦公室管理工作的監(jiān)督責(zé)任熱情，促使學(xué)校辦公室工作人員不斷對(duì)管理實(shí)踐工作進(jìn)行改進(jìn)和創(chuàng)新。

第三，增強(qiáng)與學(xué)校學(xué)生、教育工作人員、學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)以及其他與高校工作相關(guān)的群體之間的聯(lián)系，吸收不同方面的意見，對(duì)辦公室管理工作做出調(diào)整。高校辦公室管理工作的最終目的是服務(wù)，服務(wù)于學(xué)校建設(shè)，服務(wù)于學(xué)校人才培養(yǎng)。所以，高校辦公室管理工作的改進(jìn)和實(shí)踐創(chuàng)新路徑探索需要聽取來自其服務(wù)對(duì)象的聲音。對(duì)此，高校辦公室可以通過設(shè)立信件箱等形式（或通過網(wǎng)絡(luò)社交媒體設(shè)立網(wǎng)上意見平臺(tái)、建立院級(jí)和校辦公室工作意見群等），鼓勵(lì)學(xué)生、教師以及其他學(xué)校教育工作者對(duì)辦公室的管理工作和相關(guān)的管理實(shí)踐創(chuàng)新探索進(jìn)行評(píng)價(jià)或提出改進(jìn)建議。此外，從服務(wù)對(duì)象的角度出發(fā)，尋找高校辦公室管理的創(chuàng)新實(shí)踐探索路徑，更能適應(yīng)高校發(fā)展需求，學(xué)校師生和其他教育工作者的支持程度也會(huì)得到很大提升。從不同的角度出發(fā)，集思廣益，更能找出適合高校辦公室管理創(chuàng)新實(shí)踐的探索路徑，促進(jìn)高校辦公室管理工作不斷改進(jìn)和創(chuàng)新。

四、結(jié)語(yǔ)

作為高校行政管理工作的重要組成部分，辦公室管理工作服務(wù)于高校建設(shè)和學(xué)生發(fā)展的教育和培養(yǎng)，對(duì)高校各項(xiàng)工作都具有十分重要的影響。但目前的高校辦公室管理創(chuàng)新實(shí)踐探索出現(xiàn)了一些亟待解決的問題，需要從制度完善、人才培養(yǎng)和意見溝通交流等方面做出不懈努力和改進(jìn)，找出最適合高校辦公室創(chuàng)新發(fā)展的路徑和方法，促進(jìn)高校辦公室管理的創(chuàng)新實(shí)踐不斷向前發(fā)展。

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