加快檔案信息化建設 不斷創(chuàng)新檔案工作研究

摘 要： 如今是各個飛速發(fā)展的時代，信息化的普及使生活節(jié)奏逐漸加快，具有一定信息化的管理是企業(yè)發(fā)展的關鍵。時代在不斷的進步，信息技術同樣也有助于檔案的管理，將檔案工作與信息技術相結合，產生的工作效益是明顯提高的，通過信息網絡的共享，將相關資料通過信息網絡迅速普及，造就信息的合理運用。本文主要描述信息化檔案的建設以及在此基礎上對于檔案工作的創(chuàng)新。

關鍵詞： 信息化建設；檔案管理；檔案創(chuàng)新

引言

由于科學技術的發(fā)展和國內的形式所迫，傳統(tǒng)的檔案記錄與管理已經跟不上目前的趨勢了，引入新的檔案管理技術，建設信息化檔案管理，并不斷創(chuàng)新是目前這個行業(yè)優(yōu)先需要解決的難題。為了檔案管理工作的運行具有效率和合理，建設信息化的檔案管理體系，在此基礎上探討研發(fā)新的功能是每一位信息處理人員的職責所在。

1 檔案的創(chuàng)新應經迫在眉睫

近幾年我國經濟的飛速發(fā)展所帶來的影響是十分巨大的，人民生活水平的提高以及對于生活的追求也產生了質的變化，為了滿足需求，需要對檔案工作的傳統(tǒng)發(fā)出挑戰(zhàn)，打破目前的管理體系，創(chuàng)建新的管理體系與引入先進的技術。其中檔案的信息化建設的創(chuàng)新工作研究就是為了能夠在高速發(fā)展的信息化時代生存，在充分滿足已有條件的前提下，構建不同于以往的結構體系、項目流程、服務對策、管理體系。創(chuàng)新是這個時代中與其他人競爭最有效的手段。相關的檔案管理也需要創(chuàng)新來改變以往人們的固有觀點，用新型的管理體制和工作模式，實現對檔案的合理利用。

2 檔案信息化建設中出現的阻礙

2.1檔案信息的保密性得不到保證

在檔案管理工作中，用戶的信息的保密性是至關重要的，在保密的實施中，相關部門包括政府應該給予很大的幫助。國家對于檔案的信息化建設是抱有很高的期望的，在將來信息化的管理將普及到每一個人，此時的檔案的信息化是對未來工作的前提保障。只有在所有部門，所用大型的企業(yè)中，相關的檔案管理模式已經具有很高的規(guī)模時，政府或者有關部門才可以將這些數據通過新建的的信息網聯結起來，從而方便處理與監(jiān)管。不要空想，要做到實際的工作中。對信息保密工作中的疏漏的查詢時，其中問題的解決重點并不來源于外面的侵害，應該將重點放在實施人員的工作中的疏漏的部分。某些的工作人員對保密性的認知程度不高，沒有意識到其在信息管理中的作用，使得檔案的管理與時代的進步不協調，此外相關人員不能在意外發(fā)生時保持冷靜，處變不驚的狀態(tài)，往往在驚慌失措中將本應該處理好的檔案信息的防護也達不到標準，無法進行后續(xù)的補救。積極宣傳檔案信息的安全性，增強有關人員的防備意識以及對信息的重要性的認知。

2.2檔案信息化建設的設施落后

在信息化技術全面發(fā)展的今天，在精神上檔案信息化建設與需要具有長足的發(fā)展。對于一些相關部門來說，加快檔案的信息化建設這是需要構建一套新的管理系統(tǒng)，是多個學科與領域的交流，完成后是一項龐大的工程。在信息化與傳動的檔案管理模式的交流時間里，政府等相關人員需要大力支持與促進，在將來還存在著許多的障礙。相關的硬件設施較比于發(fā)達國家的新進設備也具有很大的差距，對于信息化的建設也是一個阻礙。硬件設施可以靠購買國外的事實來彌補，可是相關的軟件的開發(fā)在國內技術落后的情況下，還不能完善，對于一些工作項目無法做到信息化的管理。檔案管理較比于同期的相關管理系統(tǒng)的信息化對比是遠遠落后的。

3 對創(chuàng)新檔案工作的對策

3.1加強技術資源的雄厚

在加快檔案的信息化建設過程中，將系統(tǒng)應用到相應的工作過程中以及一些意外情況的發(fā)生時，深厚的技術儲備才是改革中的堅實的后盾。在技術達到指標的同時，擁有與之對應的硬件設備，專業(yè)素養(yǎng)高的開發(fā)或者工作人員，將這些已有的資源充分的讓他們發(fā)揮功效，最終制成一個具有聯系三方資源的特色系統(tǒng)。在這個系統(tǒng)成立以后，日常工作中也需要定期的對系統(tǒng)進行檢查。隨著需求與所擁有技術的變化，對硬件設施以及軟件都需要更新它們的功能，將新的技術再加入到檔案管理的系統(tǒng)中。從而最大限度的發(fā)揮硬件設施與軟件處理的運用程度，使其能夠在系統(tǒng)中顯著作用。

3.2增加檔案數據庫的規(guī)模

若是檔案的數據過少，那么便無法形成一個具有管理體系的系統(tǒng)，不能夠將各種數據通過信息網連接起來，那么對于檔案信息不論是管理還是運用都有一定的困難。若能將傳統(tǒng)的記錄信息的方法取代，將檔案信息的記錄靠數字化記錄，將原來保存所有檔案信息的倉庫轉變?yōu)樵谛畔⑾到y(tǒng)網絡中的數據庫，實現檔案的時效性與應用性。因為過去的所有檔案信息都保存于一個倉庫之中，想對某一指定信息的查找極為不便，在連接信息網絡后，就不需要到指定地方進行盲目的尋找，只需要連接至網絡中，便可以提取數據庫中的各種數據。增加了數據管理的使用能力與便利。等到日后管理的檔案數目增長到相當龐大時，運用數據庫的管理也不會造成多大的不便，反而能將數據管理的井井有條。

3.3升級設備功能與增強相關工作人員的專業(yè)程度

檔案信息化的建設與創(chuàng)新離不開人的支持，雖然信息化管理使得相關工作人員感到了便捷，但是以目前的科技水平還不能做到無人化管理，所以盡管相關人員的工作繁復得到了解決，可是對于專業(yè)知識以及理念則需要專業(yè)素養(yǎng)更高的人才能勝任。所以增強目前人員的專業(yè)意識，以及招募具有高專業(yè)素養(yǎng)的人才是重中之重。從今往后是信息化的時代，傳統(tǒng)的管理檔案的方式必然會被取代，提前培養(yǎng)一些能夠在信息化管理中的杰出人才與升級目前現有設備是能夠搶先在這個行業(yè)中站穩(wěn)腳跟的捷徑。

結語

為了適應信息化的飛速發(fā)展，許多行業(yè)都在向信息化轉變，檔案的信息化建設同樣是為了順應潮流和滿足目前人們的需求。檔案的信息化建設對于這個產業(yè)是具有相應的促進作用的，對于檔案的管理也提供了極大的便利，為了發(fā)展檔案管理這一產業(yè)，使其能夠發(fā)展至世界先進水平，因此研究新的檔案管理也是必不可少的。

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作者簡介：姓名：李翔；工作單位：湖北省地質實驗測試中心；學歷：本科。