物資采購經(jīng)濟(jì)運(yùn)行過程中如何做好風(fēng)險(xiǎn)分析與防控

摘 要：無論是政府還是企業(yè)，物資采購是運(yùn)行過程中重要的一環(huán)，隨著當(dāng)前市場經(jīng)濟(jì)日益復(fù)雜，為了降低采購成本，目前物資采購的特征為規(guī)?；沁@種采購方式也會存在諸多風(fēng)險(xiǎn)，例如員工風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)、價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)以及不可抗力風(fēng)險(xiǎn)等。當(dāng)決策者對物資采購缺乏有效管控，未能做好風(fēng)險(xiǎn)分析與防控，輕則增加運(yùn)營成本，重則帶來慘重的損失，所以針對物資采購經(jīng)濟(jì)運(yùn)行做好風(fēng)險(xiǎn)分析與防控意義深遠(yuǎn)。

關(guān)鍵詞：采購經(jīng)濟(jì)；采購風(fēng)險(xiǎn)；風(fēng)險(xiǎn)防控；

從企業(yè)運(yùn)營的角度來說，物資采購首先是為了滿足企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)營的自身需求，根據(jù)企業(yè)運(yùn)行平均狀況來看，物資采購占企業(yè)成本的40-70%，更有研究表明，采購成本每下降1個百分點(diǎn)，企業(yè)利潤能夠上升10個百分點(diǎn)。從物資采購實(shí)際運(yùn)行過程來看，由于種種風(fēng)險(xiǎn)，導(dǎo)致采購成本增加，所以企業(yè)加強(qiáng)對物資采購的管理非常重要。

1.物資采購經(jīng)濟(jì)運(yùn)行的特征

1.1效率高

傳統(tǒng)采購?fù)嬖谒俣嚷?、效率低、價(jià)格高、數(shù)量少等問題，而當(dāng)前企業(yè)在進(jìn)行物資采購時(shí)，往往會提前計(jì)劃，使得采購工作效率高、成本低，而且在采購物資的售后方面往往更有質(zhì)量保障，能夠形成批量效應(yīng)和規(guī)模效應(yīng)。

1.2信息化

隨著信息化的發(fā)展，當(dāng)前采購工作諸多環(huán)節(jié)都是通過信息化的方式解決，傳統(tǒng)純手工的采購工作已經(jīng)發(fā)展為信息化、無紙化，采購的效率和技術(shù)含量都大幅提升。

1.3規(guī)?；?/p>

當(dāng)前采購工作往往會進(jìn)行規(guī)?；少?，將同類型的物資合并打包，盡可能降低采購的頻次，從而降低企業(yè)在物資采購方面所付出的人力、物力和才力。當(dāng)然這也要求企業(yè)對分散市場相對比較了解，這樣才能讓物資采購工作更規(guī)范化。

2.物資采購經(jīng)濟(jì)運(yùn)行過程中的風(fēng)險(xiǎn)

2.1人員風(fēng)險(xiǎn)

受采購人員的職業(yè)道德和業(yè)務(wù)素質(zhì)的影響，人員風(fēng)險(xiǎn)是企業(yè)進(jìn)行采購事務(wù)中最大的風(fēng)險(xiǎn)，主要反映在以下兩個方面：

一是職業(yè)道德，物資采購實(shí)施過程中，經(jīng)常會滋生賄賂等腐敗行為，這種行為后果嚴(yán)重，企業(yè)管理人員需重點(diǎn)關(guān)注，同時(shí)采購人員出現(xiàn)消極怠工的情況，也會影響物資采購工作的順利開展。

二是業(yè)務(wù)水平，目前企業(yè)物資采購工作已經(jīng)成為一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工作，牽涉的部門和工作人員較多，對采購人員的專業(yè)知識和工作經(jīng)驗(yàn)要求也越來越高，由于采購人員在專業(yè)方面的能力限制，導(dǎo)致錯誤的采購決策。

2.2財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)

對于一些集團(tuán)性公司來說，在下面分公司進(jìn)行采購時(shí)，采購需求和付款方式兩者的體系不同步，經(jīng)常會出現(xiàn)采購付款審批時(shí)間過長的情況，導(dǎo)致供應(yīng)商等待時(shí)間過長，而采購方在確定采購需求和采購方后，往往會提前支付一定的定金，當(dāng)申請付款的時(shí)間流程過長后，供應(yīng)商在合作上出現(xiàn)失去耐心和信心的情況，最終影響企業(yè)的采購工作無法順利開展。

2.3價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)

價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)主要是指價(jià)格波動的風(fēng)險(xiǎn)，波動的程度與行業(yè)特征有關(guān)，部分行業(yè)在行業(yè)因素和貨幣政策的雙重影響下，導(dǎo)致采購標(biāo)的價(jià)格波動較大，特別是部分企業(yè)的采購一般為大宗物資采購，由于若干產(chǎn)品的價(jià)格劇烈波動就會給采購整體額造成巨大影響。企業(yè)在簽訂采購合同時(shí)，如果針對價(jià)格波動沒有較好的處理機(jī)制，極易增大采購風(fēng)險(xiǎn)。

2.4合同風(fēng)險(xiǎn)

合同是物資采購過程中的關(guān)鍵載體，從合同開始談判時(shí)就應(yīng)對合同內(nèi)容進(jìn)行審查，簽訂前更是要嚴(yán)格校訂，但是不少企業(yè)還是忽略合同風(fēng)險(xiǎn)，主要反映在以下兩個方面：

一是企業(yè)采購合同的簽訂和審核工作一般有專門的商務(wù)合同部門處理，但是該部門并不會直接參與采購工作，由于采購工作和采購合同的脫節(jié)，另外商務(wù)部門由于對采購方面的流程不熟，由于這些疏忽和漏洞往往會給采購合同帶來極大的風(fēng)險(xiǎn)；

二是雖然企業(yè)針對采購都會設(shè)置專門的風(fēng)險(xiǎn)控制要求，但是大量的物資采購合同沒有經(jīng)過審核就直接簽訂，從概率的角度來說，增大了采購過程中的合同風(fēng)險(xiǎn)。

3.物資采購風(fēng)險(xiǎn)防控的思路

3.1基本思路

總的來說，對物資采購風(fēng)險(xiǎn)防控的目的是為了在滿足企業(yè)物資需求的同時(shí)將所投入的人力物力財(cái)力成本盡可能降低，為了達(dá)到這一戰(zhàn)略目標(biāo)，企業(yè)需要提前規(guī)劃，建立科學(xué)的規(guī)劃方案，方案的制定需要滿足以下原則：

（1）風(fēng)險(xiǎn)最小化

風(fēng)險(xiǎn)最小化是企業(yè)物資采購風(fēng)險(xiǎn)管控的首要原則，針對企業(yè)的物資采購活動，對其風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識別和評估，根據(jù)識別的風(fēng)險(xiǎn)相應(yīng)調(diào)整組織框架，在具體實(shí)際操作過程中盡可能降低風(fēng)險(xiǎn)，保障企業(yè)的平穩(wěn)運(yùn)營。

（2）低成本高效益

企業(yè)物資采購的種類一般較多，在制定采購策略時(shí)，可以將同類物資打包采購，這樣可以降低采購成本提高企業(yè)的經(jīng)營利潤，雖然同類物資打包采購可以降低成本，但是對打包后的風(fēng)險(xiǎn)可能性進(jìn)行評估，在成本與經(jīng)濟(jì)效益這兩者間進(jìn)行權(quán)衡，達(dá)到低成本高效益的效果。

（3）科學(xué)系統(tǒng)化

大型企業(yè)在物資采購時(shí)涉及的部門、員工和步驟較多，屬于一項(xiàng)龐大且復(fù)雜的項(xiàng)目，這就要求負(fù)責(zé)采購的部門和相關(guān)人員在做好風(fēng)險(xiǎn)控制的同時(shí)需要考慮各個方面的影響，這就要求我們需要系統(tǒng)性、科學(xué)性來分析物資采購這項(xiàng)工作，結(jié)合之前的工作經(jīng)驗(yàn)，對相應(yīng)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，綜合各方面潛在的風(fēng)險(xiǎn)，最終系統(tǒng)地、科學(xué)地和全面地制定合適的物資采購管理制度。

（4）側(cè)重點(diǎn)分析

雖然我們要注重系統(tǒng)性，對風(fēng)險(xiǎn)的分析要全面性，但是為了提高防控風(fēng)險(xiǎn)的效率，我們在盡可能滿足全面性的同時(shí)要有側(cè)重點(diǎn)，在控制成本的前提下盡可能獲得相應(yīng)利益。所以對于企業(yè)來說，在識別諸多風(fēng)險(xiǎn)后，需要從中挑選出最為重要的、關(guān)鍵的風(fēng)險(xiǎn)因素作為風(fēng)險(xiǎn)防控的重點(diǎn)，對于非重點(diǎn)因素，可以投入較少的成本對其進(jìn)行管控。

（5）動態(tài)化

物資采購屬于一項(xiàng)市場行為，而市場是在不斷變化的，甚至有時(shí)快速變化，短時(shí)間內(nèi)翻云覆雨，而對于企業(yè)采購來說，隨時(shí)都可能出現(xiàn)由于某種因素的影響導(dǎo)致市場行情發(fā)生巨大變化的情況。即使企業(yè)能夠預(yù)測風(fēng)險(xiǎn)，甚至提前做好應(yīng)對方案，但是也不可能完全應(yīng)對，所以在制定物資采購方案時(shí)，需要積極關(guān)注市場變化，動態(tài)調(diào)整。

3.2風(fēng)險(xiǎn)防控流程

不同企業(yè)由于內(nèi)部管理流程不同，在流程上會有所不同，但是主要可以分為風(fēng)險(xiǎn)識別、風(fēng)險(xiǎn)評估、風(fēng)險(xiǎn)規(guī)劃、風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控和風(fēng)險(xiǎn)控制這五個步驟，針對風(fēng)險(xiǎn)防控做好流程計(jì)劃，逐步達(dá)到風(fēng)險(xiǎn)防控的目的，可以較好應(yīng)對復(fù)雜情況下的風(fēng)險(xiǎn)管理需求。

（1）風(fēng)險(xiǎn)識別

風(fēng)險(xiǎn)識別是風(fēng)險(xiǎn)防控體系建設(shè)中第一個也是最為關(guān)鍵的流程，此階段的主要工作是對整個采購流程進(jìn)行分析研究，盡可能提前發(fā)現(xiàn)對企業(yè)物資采購不利的事情，結(jié)合公司在之前實(shí)踐過程中的對風(fēng)險(xiǎn)的認(rèn)識，為后續(xù)采購工作做好鋪墊，這個階段的主要作用是查找“病痛”。

（2）風(fēng)險(xiǎn)評估

在查明物資采購過程中可能涉及的“病痛”因素一一分析評估，判斷每個因素的性質(zhì)和可能帶來的不利影響，并對這些因素進(jìn)行分級，對影響較大的因素進(jìn)行重點(diǎn)監(jiān)控。

（3）風(fēng)險(xiǎn)規(guī)劃

在對重點(diǎn)因素進(jìn)行識別后，對于重點(diǎn)影響因素需要進(jìn)一步分析，就降低風(fēng)險(xiǎn)出現(xiàn)的可能性及減少風(fēng)險(xiǎn)所帶來的風(fēng)險(xiǎn)，系統(tǒng)性對風(fēng)險(xiǎn)制定出相應(yīng)的應(yīng)對策略。

（4）風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控

這個環(huán)節(jié)需要對采購全流程進(jìn)行實(shí)施監(jiān)控，對于與采購計(jì)劃不符合的情況，要在最短的時(shí)間內(nèi)發(fā)現(xiàn)整個采購流程存在偏差的可能性，做好預(yù)判工作，便于后續(xù)及時(shí)開展相應(yīng)的補(bǔ)救工作，同時(shí)風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控也是為了監(jiān)測補(bǔ)救措施是否貫徹落實(shí)的重要依據(jù)。

（5）風(fēng)險(xiǎn)控制

根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控階段所匯集的信息資料，進(jìn)一步制定科學(xué)合理的對策，相應(yīng)的管理人員在面對這些風(fēng)險(xiǎn)時(shí)，可以根據(jù)自身的經(jīng)驗(yàn)，相應(yīng)做出戰(zhàn)略決策和部署，采取有效措施保證采購工作順利進(jìn)行。

3.3物資采購風(fēng)險(xiǎn)管控具體措施

（1）風(fēng)險(xiǎn)管控組織建設(shè)

整個物資采購工作需要組織的協(xié)調(diào)共同完成，而根據(jù)組織行為學(xué)的理念來看，想要做好物資采購風(fēng)險(xiǎn)管控的組織建設(shè)需要整體他律和局部自律結(jié)合，所以在進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)管控組織建設(shè)時(shí)需要結(jié)合好集權(quán)與分權(quán)的關(guān)系。目前大多數(shù)企業(yè)的采購組織框架體系是垂直型，隨著企業(yè)的壯大，制度的缺點(diǎn)和各種各樣的風(fēng)險(xiǎn)就開始顯現(xiàn)出來，尤其是當(dāng)公司處于快速擴(kuò)張階段，風(fēng)險(xiǎn)急劇加大，傳統(tǒng)垂直型的物資采購體系需要優(yōu)化和改良。

目前大多數(shù)物資采購體系由采購經(jīng)理負(fù)責(zé)，而絕對的權(quán)力容易滋生絕對的腐敗，采購經(jīng)理在負(fù)責(zé)采購活動時(shí)時(shí)常會出現(xiàn)賄賂的情況。而目前較好的組織形式是采購包經(jīng)理負(fù)責(zé)制，細(xì)化采購經(jīng)理的工作，盡可能避免采購經(jīng)理出現(xiàn)腐敗、怠工等行為，同時(shí)對于采購經(jīng)理的權(quán)限也要明確，使每個崗位的權(quán)力既能滿足企業(yè)物資采購業(yè)務(wù)需要，又不會增加企業(yè)的管理費(fèi)用。

（2）風(fēng)險(xiǎn)管控流程優(yōu)化

根據(jù)當(dāng)前大多數(shù)企業(yè)的物資采購流程來看，大多缺少內(nèi)部審批和監(jiān)控，采購前后也沒有控制，導(dǎo)致各種風(fēng)險(xiǎn)存在，綜合內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)控制和管理授權(quán)兩者來看，在整個風(fēng)險(xiǎn)管控流程中非常有必要設(shè)立采購數(shù)據(jù)分析、合同評審、授權(quán)審批和長期供貨商管理等環(huán)節(jié)，這樣才能讓風(fēng)險(xiǎn)管控流程更合理。

（3）風(fēng)險(xiǎn)管控信息系統(tǒng)建設(shè)

目前大量的采購活動都是在網(wǎng)上進(jìn)行，包括物資價(jià)格咨詢、下訂單、處理訂單和支付等，針對這樣一種特征，有必要構(gòu)建集約化采購信息系統(tǒng)，利用綜合信息服務(wù)交流平臺解決信息傳遞問題，在風(fēng)險(xiǎn)管控信息系統(tǒng)建設(shè)過程中要考慮四方面的內(nèi)容：一是信息平臺系統(tǒng)要符合企業(yè)生產(chǎn)管理的需求；二是平臺的搭建后在操作層面上要考慮好審批程序的設(shè)置，盡可能電腦化辦公；三是做好各流程權(quán)限管理，四是制定相應(yīng)的管理制度，從制度上降低風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性。

（4）風(fēng)險(xiǎn)管控應(yīng)急處理機(jī)制

企業(yè)在進(jìn)行物資采購過程中經(jīng)常會遇到一些突發(fā)性問題，對于這些突發(fā)性問題應(yīng)建立相應(yīng)的應(yīng)急管理制度和應(yīng)急管理程序，突發(fā)性問題是不可避免的，做好應(yīng)急處理機(jī)制，就能在風(fēng)險(xiǎn)出現(xiàn)后有的放矢的應(yīng)對，盡可能將風(fēng)險(xiǎn)在搖籃中處理，避免風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生后，手足無措，對于風(fēng)險(xiǎn)沒有相應(yīng)的處理辦法。

4.風(fēng)險(xiǎn)分析與防控具體執(zhí)行

4.1執(zhí)行過程

（1）執(zhí)行前

由于整個物資采購所涉及的工作非常復(fù)雜，針對風(fēng)險(xiǎn)分析與防控方面的內(nèi)容也比較復(fù)雜，企業(yè)最新的管控方案和優(yōu)化之處都需要落實(shí)，那么在落實(shí)的過程中需要成立專組，向物資采購體系相關(guān)人員進(jìn)行宣傳工作，讓具體的風(fēng)險(xiǎn)防控措施能夠落地。將企業(yè)最新就物資采購方面的風(fēng)險(xiǎn)管控方式的意義、目的和方法進(jìn)行宣貫，使整個物資采購體系能夠順利實(shí)施。

（2）執(zhí)行中

對于物資采購過程所涉及的管理人員要加強(qiáng)培訓(xùn)，一是可以檢驗(yàn)風(fēng)險(xiǎn)分析與防控具體措施的執(zhí)行情況，二是針對物資采購具體管控措施的變化，相應(yīng)工作人員是否習(xí)慣，三是要對這些物資采購相關(guān)的管理人員進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)意識教育，采購過程中時(shí)刻牢記風(fēng)險(xiǎn)意識。

（3）執(zhí)行后

執(zhí)行后要做好監(jiān)督監(jiān)察工作，用于鞏固風(fēng)險(xiǎn)防控的效果，促進(jìn)公司管理工作良性發(fā)展，建立相應(yīng)的獎懲制度，對于風(fēng)險(xiǎn)防控措施落實(shí)較好的給予獎勵，同時(shí)定期公開公布企業(yè)物資采購的監(jiān)督情況，讓企業(yè)物質(zhì)采購工作公開透明化。

4.2相應(yīng)配套措施

4.2.1定期檢查機(jī)制

企業(yè)應(yīng)成立專門的風(fēng)險(xiǎn)管控處用于指導(dǎo)整個企業(yè)方方面面的物資采購工作，對物資采購的審批、協(xié)議簽訂等與物資采購相關(guān)的工作進(jìn)行稽查，對其中發(fā)現(xiàn)存在風(fēng)險(xiǎn)之處要認(rèn)真分析，目前較為成熟的分析方法有魚骨圖分析法和文件檢查法。

4.2.2采購流程內(nèi)審機(jī)制

企業(yè)不定期聘請社會第三方專業(yè)機(jī)構(gòu)對企業(yè)當(dāng)前的采購流程進(jìn)行評估，以此讓采購流程更科學(xué)合理，另外由于物資采購越來越全球化，所以對國內(nèi)外經(jīng)濟(jì)大氣候需要有所關(guān)注，這樣才能對企業(yè)采購工作保持實(shí)施跟蹤優(yōu)化。

4.2.3風(fēng)險(xiǎn)報(bào)告機(jī)制

企業(yè)物資采購主管需要定期更新企業(yè)采購履行情況和采購風(fēng)險(xiǎn)分析，并每半年向企業(yè)總經(jīng)理進(jìn)行匯報(bào)，提出面臨的問題以及相應(yīng)的解決措施。由企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)對采購風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行研究抉擇，進(jìn)而確定新的風(fēng)險(xiǎn)管控措施，物資采購管理部門負(fù)責(zé)實(shí)施。

4.2.4采購員職責(zé)承擔(dān)機(jī)制

物資采購活動最終實(shí)施的主體是采購員，所以采購員是企業(yè)物資采購風(fēng)險(xiǎn)的終端，為此企業(yè)要對采購員進(jìn)行相應(yīng)培訓(xùn)，培養(yǎng)其熟練的業(yè)務(wù)能力，并做好風(fēng)險(xiǎn)意識的培養(yǎng)，以此減少企業(yè)物資采購風(fēng)險(xiǎn)，另外對采購員就風(fēng)險(xiǎn)管理方面進(jìn)行相應(yīng)考核，是否提前預(yù)判風(fēng)險(xiǎn)，風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生后是否采取了正確的措施，風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生后是否及時(shí)匯報(bào)等等，根據(jù)考核結(jié)果對采購員進(jìn)行獎懲，培養(yǎng)采購員主人翁意識。

4.2.5相關(guān)企業(yè)文化建設(shè)

從長期經(jīng)濟(jì)活動發(fā)展的規(guī)律來看，經(jīng)濟(jì)組織往往會慢慢形成一種類似的工作思路、行為習(xí)慣和價(jià)值取向，這種企業(yè)文化經(jīng)過時(shí)間沉淀會形成一種“意識形態(tài)”，這種企業(yè)文化對企業(yè)員工會有一種潛移默化的影響。對于物資采購風(fēng)險(xiǎn)管控來說，企業(yè)需要培養(yǎng)這種企業(yè)文化，讓風(fēng)險(xiǎn)意識深入每位員工的思想觀念中。

5.結(jié)論

隨著市場經(jīng)濟(jì)競爭越來越激烈，大量的企業(yè)為了降低生產(chǎn)成本，日益重視物資采購工作，為了降低采購成本，企業(yè)往往會進(jìn)行集約化采購，雖然這種采購方式優(yōu)點(diǎn)較多，但是對企業(yè)在風(fēng)險(xiǎn)管控的能力要求較高，集約化采購在員工、財(cái)務(wù)、價(jià)格、合同和信息流通方面都有風(fēng)險(xiǎn)，如何有效的管控規(guī)避這些風(fēng)險(xiǎn)是企業(yè)需要重點(diǎn)思考的工作。通過本文的研究，首先應(yīng)對風(fēng)險(xiǎn)種類進(jìn)行充分認(rèn)識，然后從當(dāng)前企業(yè)采購流程出發(fā)，做好流程優(yōu)化，最后是具體執(zhí)行過程中，要做好相應(yīng)的檢查及相應(yīng)配套措施。只有這樣系統(tǒng)性的研究才能較好的應(yīng)對企業(yè)物資采購經(jīng)濟(jì)運(yùn)行過程中的風(fēng)險(xiǎn)。

參考文獻(xiàn)：

[1] 孫寶文，章寧.供應(yīng)鏈伙伴關(guān)系及其風(fēng)險(xiǎn)管理[J].經(jīng)濟(jì)管理，2004（10）：57-61.

[2] 田立鋼，李智瓊.企業(yè)采購風(fēng)險(xiǎn)管理策略研究[J].企業(yè)導(dǎo)報(bào)，2011（18）：77.

[3] 施正菊.淺析政府采購項(xiàng)目集約化管理的意義[J].中國政府采購，2011（2）：52-53.

[4] 魏懷宇.集約化采購模式助企業(yè)降本增效[J].當(dāng)代經(jīng)濟(jì)，2011（18）：44-46.

[5] 計(jì)旭.企業(yè)物資采購風(fēng)險(xiǎn)分析與防范[J].中國經(jīng)貿(mào)，2016（5）：119.

作者簡介：

康睿（1983-），男，民族：漢，籍貫：吉林省吉林市，當(dāng)前職務(wù)：采購主管師，當(dāng)前職稱：中級，學(xué)歷：大學(xué)本科，研究方向：儀表采購。