淺談辦公室行政管理工作的“角色”與效率提高

黃玉蘭

【摘要】近幾年，中國的經(jīng)濟水平在不斷的提高，社會的變革也在日益增大，人們的生活有了很大的變化。很多的事業(yè)單位也在擴大著自己的規(guī)模，但是行政管理工作并不是十全十美，還存在很多的不足。本論文從根本出發(fā)，先闡述了行政管理工作的內(nèi)容與職能，之后指出其中存在的問題，最后提出提高行政管理效率的一些建議。

【關鍵詞】行政管理 辦公室 效率

引言：辦公室行政管理工作在企業(yè)管理中具有很重要的地位，主要工作就是管理辦公室內(nèi)的數(shù)據(jù)、檔案及文書等內(nèi)容。這個部門，一方面可以保持辦公室的整潔，另一方面，也是最重要的一方面，可以有效的提高公司整體的工作效率。在現(xiàn)在這個大數(shù)據(jù)時代，每一個企業(yè)在長久的運營過程中，都會有很多的文書和數(shù)據(jù)，如果沒有恰當?shù)奶幚磉@些數(shù)據(jù)，不僅會降低工作效率，還會對后期的工作產(chǎn)生阻礙。這樣看倆，行政管理工作是很重要的。但是當前的企業(yè)中，行政管理工作存在很大問題。比如行政管理規(guī)章制度不夠嚴格、人員素質(zhì)低下，能力難以達到需要等。除此之外，還缺乏系統(tǒng)的管理體系，對于行政管理工作難以監(jiān)督和管理，從而會影響到其他工作的運行。

1辦公室行政管理工作存在的必要性

1.1主要內(nèi)容

可以將行政管理工作分為三類，分別是：文書類、檔案類和會議類，每一類都有不同的工作。文書類簡單來說有四項功能：收取、歸類、發(fā)放及存檔。每一份文書都有其不同點，可以體現(xiàn)在格式或者內(nèi)容上，管理人員在對于文書的處理方式就會有所不同，把同性質(zhì)的文書分類在一起，方便所需要的人員的尋找，從而節(jié)約時間，工作效率也就能夠隨之提高了。檔案類大多是主管檔案的保存工作，保存檔案也不是一件輕松的事情，因為它分有視頻、圖片等不同的類型。所以在檔案的保存工作中，要及時的對其進行管理和分類整理，讓保存更加有規(guī)律，使用起來更方便。會議類的文件就是字面意思，管理有關會議的文件。管理相關文件的工作人員，在會議開始之前，需要根據(jù)本次會議的大概內(nèi)容展開合理的計劃，在會議開展之時，要對內(nèi)容進行記錄，最后會議結束之后最好收尾工作。

1.2在企業(yè)中的位置

第一，企業(yè)的助手。辦公室在一方面能夠在日常生活中收集企業(yè)發(fā)展所需的各種數(shù)據(jù)，并且及時的向上反饋：另一方面，當企業(yè)有了新的發(fā)展想法之時，辦公室可以向其他各個部門進行推廣，汲取不同意見，有助于企業(yè)發(fā)展的更好進行。由此可見，辦公室就像一個承上啟下的部門，幫助企業(yè)更好的運營， 第二，企業(yè)的參謀。對于企業(yè)來說，做出一個決策不僅是高層的事情，而是所有員工都應共同參與的事情。在企業(yè)向推出新的政策時，辦公室就會進行相應的調(diào)研工作，各方征集意見，將其意見進行整合。通過得到的數(shù)據(jù)，展開分析，最后給予上層領導以最全面的意見，為其出謀劃策，將決策的合理性達到最大化，從而制定出最合適的方案。

第三，企業(yè)的執(zhí)行者。當一個決策被敲定之后，辦公室就需要開展貫徹和落實的工作了。辦公室的工作人員們需要定時的調(diào)查政策的落實情況，及時的收集新政策的反饋數(shù)據(jù)，再向上層反映，以保證政策的順利有效的實行。

第四，企業(yè)的協(xié)調(diào)者。辦公室行政人員就像一個潤滑油，可以調(diào)和各級部之間的關系，保證員工之間的良好關系，讓企業(yè)的工作氛同變得和諧，有助于企業(yè)工作的進行。

2行政管理工作中暴露出的不足

2.1嚴重缺乏行政管理制度

隨著經(jīng)濟的發(fā)展和政治制度的完善，行政管理工作也在隨之進步，但是卻也暴露出不少的問題。沒有系統(tǒng)的規(guī)章制度，就會難以管理行政人員，很容易造成其工作作風出問題，最終導致在很大程度上阻礙了企業(yè)的向前發(fā)展。

2.2行政管理人員素質(zhì)低，工作作風有問題

行政工作能夠有效的實行很大一部分原因得益于相關工作人員的高素質(zhì)。不過現(xiàn)在的情況是，有不少的企業(yè)單位在行政管理的用人上很不嚴謹，其人員素質(zhì)偏低，從而在協(xié)調(diào)行政管理工作上很有難度。在當前的大形勢下，辦公室行政管理人員的作風建設問題不容忽視。

3提高行政管理工作效率的建議

3.1完善行政管理制度

國家的發(fā)展離不開法律制度，企業(yè)的發(fā)展則離不開規(guī)章制度，沒有規(guī)矩不成方圓，想要改變當前的現(xiàn)狀，完善制度是必不可少的一步。對人員的管理，對工作執(zhí)行的管理都需要有?？茖W的行政管理系統(tǒng)是保證行政執(zhí)行力的最有效的手段。

3.2提高行政管理人員能力

辦公室的工作繁瑣卻又重要，那么相關的工作人員沒有高素質(zhì)是難以好好的完成工作的，更別說提高工作效率了。首先，企業(yè)在招新的時候，需要嚴格把控招聘者的專業(yè)素質(zhì)。其次，辦公室的老員工們也需要定時的進行專業(yè)培訓，與時俱進也是提升能力的一個辦法。接著就是鍛煉辦公室行政人員的團隊協(xié)作能力，培養(yǎng)其團隊協(xié)作意識。三個臭皮匠勝于諸葛亮，一個企業(yè)的發(fā)展一定是要員工們的團結協(xié)作的。作為重要部門的辦公室，其行政人員更加需要團結。

3.3創(chuàng)新管理方式和理念

當前的辦公室行政管理工作在很大的程度上與社會脫節(jié)，要是想改變當前的狀況，那么與時俱進和創(chuàng)新是必不可少。創(chuàng)新所涉及的方面有很多，不止體現(xiàn)在管理方式上，更是體現(xiàn)在行政管理人員的理念上，因為說到底，還是人在管理。信息化時代的到來既給辦公帶來了便利，也給辦公室行政人員帶來了挑戰(zhàn)。那么當務之急就是根據(jù)當下情況創(chuàng)新管理理念，調(diào)整管理模式，從而提高管理水平，促進辦公室工作的執(zhí)行。

4結論

中國正在高速的發(fā)展，其經(jīng)濟水平也在快速的提高，不過隨之帶來的就是各個企業(yè)之間競爭的加劇。行政管理工作作為企業(yè)發(fā)展的核心，其工作效率的提高非常重要。不過當前其工作存在一些問題，阻礙了工作效率的提高，改變刻不容緩。因此，可以通過完善行政管理制度，提高行政管理人員能力，分清工作主次，從重點難點出發(fā)，創(chuàng)新管理方式和理念等方式，提高行政管理工作效率，促進行政管理工作的運行，為企業(yè)的發(fā)展助力。

參考文獻：

[1]楊燁，劉衡宇.辦公室行政管理工作的“角色”與效率提高[J].經(jīng)營與管理，2015 （09）：70-72.

[2]丁強.公司行政管理工作的信息化建設若干思考[J].現(xiàn)代經(jīng)濟信息，2017，I5 （12）：48-49.