探究當(dāng)前檔案管理工作的發(fā)展趨勢

汪蔚然

摘 要：隨著時代的進(jìn)步和發(fā)展，檔案管理工作的創(chuàng)新是其向前發(fā)展的必然要求。檔案管理工作為了時代發(fā)展的要求，必須在管理工作上具有新思維和新方法，解放傳統(tǒng)的思想，堅持與時俱進(jìn)，樹立大服務(wù)理念。

關(guān)鍵詞：檔案管理現(xiàn)狀；創(chuàng)新管理；在線服務(wù)

1、我國當(dāng)前檔案管理工作現(xiàn)狀

檔案是信息的重要載體，是主要信息源。管好用好檔案，對資源開發(fā)起著重要作用。隨著現(xiàn)代化建設(shè)與信息時代的來臨，檔案管理在企業(yè)、科研部門、高校、事業(yè)單位的發(fā)展中起到越來越重要的作用。檔案的需求及利用也越來越多，要求也越來越高，齊全的檔案管理系統(tǒng)，已經(jīng)成為衡量檔案應(yīng)用單位信息化程度的一大標(biāo)志，很多企事業(yè)單位越來越重視這個問題，將先進(jìn)科學(xué)技術(shù)運用到檔案管理的工作中，不斷加快檔案管理的信息化建設(shè)，努力實現(xiàn)歷史檔案同未來檔案科學(xué)而有機(jī)的鏈接。

2、檔案管理創(chuàng)新

在檔案信息化的推動下，各級各地檔案館紛紛加大力度發(fā)展檔案網(wǎng)站，并已初見成效。到2010年我國三個國家級檔案館，第一和第二歷史檔案館都已建檔案網(wǎng)站（其中國家檔案館和國家檔案局網(wǎng)站合二為一，各省級行政區(qū)（除港澳臺）也都有了自己的檔案網(wǎng)站，它們的主要作用體現(xiàn)在服務(wù)和宣傳兩個方面。在電子政務(wù)和檔案信息化的大背景下，加快檔案信息資源建設(shè)，實現(xiàn)檔案全文上網(wǎng)提供在線利用，發(fā)展健全在線服務(wù)是大勢所趨，而現(xiàn)實是，這方面的發(fā)展不盡如人意，離國家宏觀目標(biāo)還有一定的距離，對此，我們需要深思并迎頭趕上，推進(jìn)檔案在線服務(wù)的發(fā)展。

2.1不斷提升自我專業(yè)素質(zhì)

檔案管理是一項專業(yè)性很強(qiáng)的工作，需要隨著知識的更新?lián)Q代而不斷地進(jìn)行檔案管理模式的優(yōu)化，。同時隨著信息網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程，檔案管理已經(jīng)在向網(wǎng)絡(luò)化過渡，這就要求檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)能隨著社會的發(fā)展，而不斷地進(jìn)行知識結(jié)構(gòu)的調(diào)整，可以不斷地吸收專業(yè)管理知識，科技信息知識；還要與時俱進(jìn)地掌握與學(xué)習(xí)電腦等電子產(chǎn)品的操作與應(yīng)用。

2.2擴(kuò)展思維

目前大部分的檔案管理室已經(jīng)連接了網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化管理，但是這也隱藏了一些問題，檔案法中沒有明確規(guī)定各個檔案室之間的關(guān)系，以及檔案的調(diào)用的手續(xù)問題，致使檔案外流或者變成某些部門的私有財產(chǎn)，某些企業(yè)的檔案根本不對外開外，不能達(dá)到資源共享的目的，制約了檔案信息的利用與管理工作的發(fā)展。

2.3超越意識

隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，檔案的保管條件逐步改善，利用范圍越來越廣，服務(wù)方式應(yīng)隨著形式的變化不斷創(chuàng)新。一是讓公眾熟悉和了解檔案工作，擴(kuò)大檔案工作的知名度；二是宣傳檔案意識和宣傳檔案工作，變”看攤守業(yè)、等客上門等被動式服務(wù)為”招客上門”的主動式服務(wù)。同時改變傳統(tǒng)的檔案利用服務(wù)模式，逐步建立起上門服務(wù)、電話咨詢、計算機(jī)聯(lián)網(wǎng)等檔案利用服務(wù)體系，實現(xiàn)多途徑、多渠道、全方位主動地服務(wù)，對檔案信息資源加以分類、提取、分析、加工、轉(zhuǎn)化并進(jìn)行連接與共享，從而準(zhǔn)確、及時、簡捷、實用地滿足利用者對檔案信息的不同需求。三是依托現(xiàn)代化設(shè)備和手段，充分挖掘檔案信息資源，通過檔案信息的上網(wǎng)，可以向利用者提供開放的館藏檔案和有關(guān)現(xiàn)行文件，提高服務(wù)的及時性和廣度。

3創(chuàng)新服務(wù)途徑

創(chuàng)新服務(wù)途徑不能只做為一個口號掛在嘴邊，下面我們以今年五月份報道的浙江嘉興市檔案局的各項創(chuàng)新舉措為例，該局完全從以下四個方面做出有利于檔案利用服務(wù)的創(chuàng)新之舉。

3.1開展網(wǎng)上服務(wù)

浙江嘉興市檔案自2013年檔案遠(yuǎn)程利用平臺正式推出以來，全市1093個村（社區(qū)）實現(xiàn)全覆蓋，累計受理查檔1.95萬人次，出具檔案證明12800份……通過檔案遠(yuǎn)程利用服務(wù)工作，過去只能在檔案存放地查詢檔案的模式被徹底改變?！叭罕娕芡取弊?yōu)椤靶畔⑴苈贰?，變“群眾來回跑”為“部門協(xié)同辦”，這一舉措極大地滿足了群眾的查檔需求，實現(xiàn)了“查檔不出村（社區(qū)）、當(dāng)場能出證”和檔案公共服務(wù)均等化的目標(biāo)。

3.2電子文件收集工作

再以嘉興市檔案局為例，該局為了不斷提高遠(yuǎn)程利用平臺檔案查全率、查準(zhǔn)律，各級檔案局加快推進(jìn)館藏檔案數(shù)字化，優(yōu)先開展民生檔案數(shù)字化及數(shù)據(jù)建庫工作，先后建立了婚姻、知青、精簡、職工、學(xué)籍、勞模、公證、建房、工商登記檔案等20余類民生檔案專題數(shù)據(jù)庫。遠(yuǎn)程利用服務(wù)內(nèi)容也從推行之初的婚姻、知青、精簡及二輪土地承包等四類檔案，拓展延伸到勞模、再生育審批、移民、收養(yǎng)、村民建房、計生獎勵扶持、學(xué)籍、病殘兒童鑒定等20余類。檔案鑒定開放工作同步推進(jìn)，讓鎮(zhèn)（街道）、村（社區(qū)）可通過遠(yuǎn)程利用平臺實時查詢開放檔案和政府公開信息。此外，為加強(qiáng)遠(yuǎn)程利用平臺的安全保障，嘉興市檔案局印發(fā)了七項管理制度，規(guī)范受理與出證程序。各縣（市、區(qū)）檔案部門也制定相關(guān)制度，確保檔案安全有效。

3.3建立電子檔案數(shù)據(jù)管理

還以嘉興市檔案局為例，2013年7月，嘉興市在全省檔案系統(tǒng)創(chuàng)新開展“就近查檔、跨館（室）出證”檔案遠(yuǎn)程利用服務(wù)工作，制定實施意見并作出統(tǒng)一部署。隨后，檔案遠(yuǎn)程利用服務(wù)工作在嘉善縣、海鹽縣、南湖區(qū)檔案局（館）及其所轄的部分鎮(zhèn)（街道）、村（社區(qū)）便民服務(wù)中心試點先行。全市各級檔案局同時結(jié)合自身實際，自建區(qū)域檔案共享利用平臺，努力構(gòu)建館室資源社會化服務(wù)聯(lián)盟，形成以檔案局（館）為核心、相關(guān)涉民部門共同參與的“1+X”協(xié)作機(jī)制，讓群眾可通過遠(yuǎn)程利用平臺查詢到相關(guān)民生檔案。

3.4在線服務(wù)

隨著政府信息公開，建設(shè)服務(wù)型政府，加強(qiáng)政府公共服務(wù)職能的展開，檔案信息的開放利用和檔案服務(wù)面臨了新的要求和挑戰(zhàn)。同時社會和民眾在各方面對檔案信息及其服務(wù)的巨大需求，傳統(tǒng)的、原有的檔案服務(wù)方式難以滿足，這一矛盾引起了越來越多的關(guān)注。另一方面在電子政務(wù)的大背景下，檔案信息化的推行，數(shù)字檔案館的發(fā)展，檔案網(wǎng)站的普及，為檔案在線服務(wù)提供了條件，也提出了要求。檔案在線服務(wù)已經(jīng)在我國逐步發(fā)展起來，并成為不可逆轉(zhuǎn)的趨勢。

嘉興市檔案新推出的檔案公共服務(wù)能力提升工程就包括“互聯(lián)網(wǎng)+檔案公共服務(wù)”行動、現(xiàn)代化開放式公共檔案館建設(shè)、推進(jìn)社會力量承接檔案服務(wù)工作三個方面。在具體工作上，將積極拓展檔案資源渠道，加大民生檔案征集力度，做到應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸、應(yīng)存盡存。館室合作、共建共享、便民利民的民生檔案資源建設(shè)新途徑將進(jìn)一步探索。檔案開發(fā)利用的方式和渠道將進(jìn)一步豐富，深化建設(shè)檔案信息資源共享服務(wù)平臺，大力推進(jìn)網(wǎng)上網(wǎng)下一站式服務(wù)、遠(yuǎn)程出證服務(wù)及手機(jī)客戶端服務(wù)。

4總結(jié)

檔案利用服務(wù)是實現(xiàn)當(dāng)前現(xiàn)代化建設(shè)需要的重要手段，傳統(tǒng)的檔案利用服務(wù)方式非常有限，并且受到時空的限制，難以對檔案潛在價值的實現(xiàn)做出足夠的貢獻(xiàn)。而國外發(fā)達(dá)國家檔案信息化、檔案網(wǎng)站、數(shù)字檔案館起步比我國早，政府服務(wù)意識也比我們強(qiáng)。如何改變這種現(xiàn)狀，通過強(qiáng)化檔案利用服務(wù)有效實現(xiàn)檔案潛在價值，滿足社會需求，推動經(jīng)濟(jì)，繁榮文化，促進(jìn)民生，這是政府，各級檔案部門和我們檔案工作人員都應(yīng)該嚴(yán)肅思考并去研究解決的問題。

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