大數(shù)據(jù)時代辦公自動化系統(tǒng)的功能分析

王曉蔚

【摘要】隨著社交媒介的大量運(yùn)用以及日益頻繁的信息活動，信息的媒介類型逐漸多樣，結(jié)構(gòu)日益復(fù)雜，人類進(jìn)入到大數(shù)據(jù)時代。人們的學(xué)習(xí)與生活隨著數(shù)據(jù)時代的到來發(fā)生了翻天覆地的變化，商務(wù)管理及知識資源庫也日趨完善。本文主要分析了大數(shù)據(jù)時代辦公自動化系統(tǒng)（ OA）的主要功能，傳統(tǒng)OA系統(tǒng)的功能局限，以及大數(shù)據(jù)時代OA系統(tǒng)的拓展功能。

【關(guān)鍵詞】信息化；大數(shù)據(jù)；數(shù)據(jù)處理；辦公自動化系統(tǒng)

盡管辦公自動化已經(jīng)通過發(fā)展實現(xiàn)了基本的數(shù)據(jù)共享、應(yīng)用及知識獲取與管理，但在當(dāng)今大數(shù)據(jù)時代，OA系統(tǒng)還不具備對大數(shù)據(jù)的處理與分析，還有許多亟待實現(xiàn)的功能與需要改進(jìn)的技術(shù)短板。

一、OA系統(tǒng)的發(fā)展與功能

（一）OA系統(tǒng)的發(fā)展

中國的OA系統(tǒng)起源于幫助政府進(jìn)行公文管理及檔案處理，最初的OA系統(tǒng)主要功能也是對公文檔案的處理。后來隨著一批批大中小企業(yè)的介入，OA系統(tǒng)增加了許多企業(yè)的成分，開始參與業(yè)務(wù)流程的整合與管理，物品、文檔、車輛、后勤及一些簡單的人事管理。盡管為企業(yè)內(nèi)部解決了一些層級結(jié)構(gòu)，但辦公程序冗雜，效率低下。2018的新版OA系統(tǒng)在功能上又有一些改進(jìn)，如可以跨地域多元化的集團(tuán)管理；告別了記憶密碼時代；改進(jìn)了手機(jī)辦公、微信辦公；加強(qiáng)數(shù)據(jù)對接等。從OA的總體發(fā)展上我們可以發(fā)現(xiàn)，辦公系統(tǒng)從起初以數(shù)據(jù)為核心變成現(xiàn)在以信息交流為核心。越來越多的企業(yè)事業(yè)單位也逐步實現(xiàn)了辦公無紙化、信息公開共享等。

（二）OA系統(tǒng)的功能

眾所周知，不同時期發(fā)展的OA系統(tǒng)功能不同，但觀察應(yīng)用最廣泛的OA系統(tǒng)會發(fā)現(xiàn)，OA系統(tǒng)還是主要由網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、辦公系統(tǒng)、計算機(jī)硬件系統(tǒng)組成。當(dāng)然，在不同領(lǐng)域，工作人員使用OA的目的不同，因而除此之外還有其他一些特殊的功能要去實現(xiàn)。但其宗旨就是要搭起公司戰(zhàn)略與員T執(zhí)行的橋梁：實現(xiàn)科學(xué)管理，讓管理變得簡單又有效，提高工作效率。

二、對傳統(tǒng)辦公系統(tǒng)局限的概括分析

盡管OA系統(tǒng)發(fā)展迅速，不停地使辦公向自動化、網(wǎng)絡(luò)化、合作化發(fā)展，但由于管理與設(shè)計觀念不夠新穎，現(xiàn)有資源不能得到較有效的利用，使得OA系統(tǒng)一直以來沒有徹底擺脫初期的服務(wù)模式與辦公模式，沒有帶來應(yīng)有的價值。隨著大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展，客戶不斷提高的數(shù)據(jù)處理要求，傳統(tǒng)OA系統(tǒng)的缺陷將進(jìn)一步彰顯。

（一）沒有完善的知識自動化處理系統(tǒng)

傳統(tǒng)的OA程序設(shè)計中，設(shè)計者關(guān)注較多的是物理因素，數(shù)據(jù)的傳遞及信息歸類處理的自動化，較少甚至沒有人關(guān)注知識共享及知識工作的自動化。并在一些信息化管理領(lǐng)域還存在誤區(qū)。沒有較有效地分析并滿足企事業(yè)單位的辦公需求，沒有認(rèn)清大數(shù)據(jù)時代知識自動化管理的本質(zhì)。這一點應(yīng)該盡快改變。

（二）系統(tǒng)處理能力有局限

OA系統(tǒng)發(fā)展初期，雖然互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展正風(fēng)生水起，但人們還缺乏對企業(yè)辦公要求的認(rèn)知，更缺乏對現(xiàn)有技術(shù)的靈活運(yùn)用。另一方面，大數(shù)據(jù)時代到來得讓人猝不及防，數(shù)據(jù)信息的發(fā)展速度遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于技術(shù)的研發(fā)改進(jìn)速度。OA系統(tǒng)現(xiàn)已和許多企業(yè)公司、工作平臺進(jìn)行合作，進(jìn)行大數(shù)據(jù)共享與資源對接。若能進(jìn)一步開發(fā)系統(tǒng)對大數(shù)據(jù)的特點進(jìn)行深度挖掘分析，將能實現(xiàn)更大程度的數(shù)據(jù)處理與共享。

三、OA系統(tǒng)的拓展功能與發(fā)展

如今的用戶和企業(yè)對OA系統(tǒng)的知識數(shù)據(jù)管控還是很需要的。在系統(tǒng)開發(fā)時，應(yīng)先對系統(tǒng)功能開發(fā)及研究現(xiàn)狀進(jìn)行分析，分析本單位采取此次研發(fā)的系統(tǒng)會對今后的工作有何改變與影響，然后應(yīng)分析研發(fā)中的關(guān)鍵性技術(shù)大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展使得基于語義的數(shù)據(jù)處理成為研發(fā)機(jī)構(gòu)的主要措施。語義化一般指用合理的HTML標(biāo)記特有屬性從而格式化文檔內(nèi)容，使計算機(jī)理解程序并再次利用。語義化處理能讓數(shù)據(jù)提高易用性，消除語義鴻溝，為數(shù)據(jù)的集成處理提供了方便。如對不同區(qū)域數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)處理，數(shù)據(jù)的分類搜索引擎與索引等。

數(shù)據(jù)挖掘也是亟待提高的數(shù)據(jù)處理工程。數(shù)據(jù)挖掘涵蓋了知識信息的分析與發(fā)現(xiàn)，理解數(shù)據(jù)間的聯(lián)系及其含義，然后分類回歸，分析其序列、趨勢及演變過程，從而深刻挖掘并滿足客戶的真正需求。如“啤酒”+“尿布”成為被挖掘的成功案例。再比如美國一些商家運(yùn)用大數(shù)據(jù)與數(shù)據(jù)挖掘了解每個商業(yè)基地所在地區(qū)的平均人口數(shù)及人口數(shù)峰值，會針對人口數(shù)密集的地區(qū)設(shè)立特殊的商業(yè)model，以及提供4g信號的轉(zhuǎn)換；還有風(fēng)靡全國的中醫(yī)藥養(yǎng)生白助系統(tǒng)，運(yùn)用大數(shù)據(jù)并結(jié)合醫(yī)生所上傳的臨床經(jīng)驗，可以控制海量的中醫(yī)學(xué)信息及調(diào)養(yǎng)方式，用戶只需輸入自己的健康狀況，機(jī)器就會通過數(shù)據(jù)挖掘給出相應(yīng)的養(yǎng)生建議。將這些數(shù)據(jù)挖掘的案例應(yīng)用于OA系統(tǒng)，逐步發(fā)現(xiàn)并滿足客戶對OA系統(tǒng)的需要，能極大促進(jìn)OA系統(tǒng)的發(fā)展。

盡管數(shù)據(jù)處理是大數(shù)據(jù)時代OA系統(tǒng)的主力發(fā)展方向，但OA系統(tǒng)的知識自動化處理能力才是決定其服務(wù)質(zhì)量的根本。各個領(lǐng)域間的數(shù)據(jù)差異較大，實現(xiàn)高效的大數(shù)據(jù)處理自動化是必不可少的環(huán)節(jié)。知識的自動化處理主要包含了知識的捕獲、聯(lián)系、產(chǎn)生、傳播等方面。如“網(wǎng)絡(luò)爬蟲”可通過知識的自動化搜捕出行業(yè)內(nèi)的一手知識，將數(shù)據(jù)傳到員工內(nèi)部網(wǎng)讓員工掌握最先進(jìn)的行內(nèi)知識，從而實現(xiàn)信息的公布于交流。

四、結(jié)語

隨著OA技術(shù)的不斷發(fā)展，我們在功能上的要求不斷提升。在今后的發(fā)展中我們應(yīng)逐漸消除知識孤島，加強(qiáng)數(shù)據(jù)交換共享與信息共享，加強(qiáng)OA系統(tǒng)與其他系統(tǒng)的聯(lián)系：深入理解OA系統(tǒng)的內(nèi)涵，不要只停留在表層，像一些企業(yè)為了方便直接購?fù)a(chǎn)品，但產(chǎn)品性能與公司需要的數(shù)據(jù)管理并不符合。在發(fā)展中重視協(xié)調(diào)辦公，有效利用知識信息庫；加強(qiáng)對移動辦公的研發(fā)與改進(jìn)；重視OA系統(tǒng)的個性化與利用率：真正了解客戶的需求并盡力滿足，向市場要求逐步靠攏，作為知識系統(tǒng)平臺，未來的OA系統(tǒng)應(yīng)該為實現(xiàn)現(xiàn)代化和科技進(jìn)步發(fā)揮重要作用。

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