探討信息化時(shí)代人力資源和社會(huì)保障監(jiān)察檔案管理

徐寧

摘 要：隨著時(shí)代的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步，我國(guó)也要加強(qiáng)建設(shè)人力資源和社會(huì)保障監(jiān)察檔案管理工作，改變傳統(tǒng)的繁瑣檔案管理和監(jiān)察模式，使用先進(jìn)的信息化技術(shù)進(jìn)行人力資源和社會(huì)保障監(jiān)察檔案管理，使檔案能發(fā)揮出應(yīng)有的作用，并能通過(guò)人力資源和社會(huì)保障的監(jiān)察和管理，提高檔案的質(zhì)量，使其能在關(guān)鍵時(shí)刻發(fā)揮作用，促進(jìn)人力資源和社會(huì)保障監(jiān)察工作的發(fā)展。本文分析了人力資源和社會(huì)保障局的檔案管理問(wèn)題，闡述了人力資源和社會(huì)保障局做好檔案管理的對(duì)策。

關(guān)鍵詞：人力資源；社會(huì)保障；信息化時(shí)代；監(jiān)察檔案

人力資源和社會(huì)保障局的檔案管理是指將和人力資源以及社會(huì)保障有關(guān)的檔案收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。人力資源和社會(huì)保障監(jiān)察檔案管理工作在當(dāng)前的信息時(shí)代是非常重要的，主要由于檔案管理服務(wù)于社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)，可以維護(hù)人的真實(shí)面貌，此項(xiàng)工作和民生息息相關(guān)。人力資源和社會(huì)保障監(jiān)察檔案管理任務(wù)也是十分艱巨的，在信息化飛速發(fā)展的時(shí)代，唯有加快人力資源和社會(huì)保障監(jiān)察信息化建設(shè)，才能把人力資源和社會(huì)保障監(jiān)察檔案管理從繁瑣的傳統(tǒng)檔案管理模式中解放出來(lái)。

一、人力資源和社會(huì)保障系統(tǒng)存在的重要作用

由于人民是社會(huì)的主體，是歷史的創(chuàng)造者。作為關(guān)乎國(guó)家國(guó)計(jì)民生的重要環(huán)節(jié)，人力資源和社會(huì)保障監(jiān)察檔案管理則肩負(fù)重責(zé)大任。對(duì)于人民來(lái)講，人力資源和保障監(jiān)察檔案管理的主要功能就是對(duì)社會(huì)大眾公民的檔案進(jìn)行基本的操作管理，由最初的收集和按地區(qū)、籍貫分類整理到最終的統(tǒng)計(jì)保存每一環(huán)節(jié)都為社會(huì)提供最為便捷的操作和最妥善的安排。在我國(guó)的社會(huì)歷史上，隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步發(fā)展，人口數(shù)量的逐漸增加更是給人力資源和社會(huì)保障工作增添了很多壓力，其中能夠在快速發(fā)展的時(shí)代對(duì)民眾的信息進(jìn)行有條不紊的分析整理則是順應(yīng)快速發(fā)展年代檔案信息化、科學(xué)化建設(shè)的重要舉措。

二、新形勢(shì)下人力資源和社會(huì)保障局的檔案管理問(wèn)題

1、思想不夠重視。做好信息化時(shí)代監(jiān)察檔案管理工作，最為重要的就是要加強(qiáng)監(jiān)察檔案管理的信息化建設(shè)，但當(dāng)前一些人力資源和社會(huì)保障部門對(duì)監(jiān)察檔案信息化建設(shè)的重視程度仍然不高，有的盡管在口頭上給予了高度重視，認(rèn)為信息化時(shí)代必須加強(qiáng)監(jiān)察檔案管理的信息化建設(shè)，但在具體的實(shí)施過(guò)程中，軟件建設(shè)跟不上信息化時(shí)代的步伐，硬件建設(shè)的投入也相對(duì)比較薄弱，必然會(huì)制約信息化時(shí)代監(jiān)察檔案管理工作的深入開展，導(dǎo)致信息化水平不高，在具體的管理方面甚至出現(xiàn)了“空白點(diǎn)”，制約了監(jiān)察檔案管理工作的有效性發(fā)揮。

2、建設(shè)模式比較單一。在具體的建設(shè)過(guò)程中，不少部門存在著信息化管理與運(yùn)行不夠到位的問(wèn)題，還沒(méi)有建立比較完善的管理與運(yùn)行體系，具體應(yīng)用方面也缺乏有效性。例如，目前，縣級(jí)保障監(jiān)察檔案更多的是對(duì)監(jiān)察檔案進(jìn)行記錄，而在監(jiān)察檔案的應(yīng)用方面還沒(méi)有形成有效的管理系統(tǒng)；具體應(yīng)用方面更多的也是傾向于“查詢”功能，而諸如監(jiān)察分析、輔助決策等功能還沒(méi)有得到有效的開發(fā)和利用。

3、缺乏專業(yè)技術(shù)人才。信息化建設(shè)要求具有一批專業(yè)化的人才，否則信息化建設(shè)也只能是一句空話。從當(dāng)前縣級(jí)人力資源和社會(huì)保障監(jiān)察檔案管理的現(xiàn)實(shí)情況來(lái)看，專業(yè)化的人才無(wú)疑是其最為重要的制約因素，盡管有的單位已開始重視信息化檔案管理人員的教育和培訓(xùn)工作，但仍然有較多檔案管理人員不能適應(yīng)信息化建設(shè)的需要，自身的學(xué)習(xí)意識(shí)也不強(qiáng)，在具體的工作過(guò)程中，缺乏深入的研究和分析，無(wú)法更好地推進(jìn)信息化建設(shè)，從而制約了監(jiān)察檔案管理信息化的深入開展。

三、人力資源和社會(huì)保障局做好檔案管理的對(duì)策

1、轉(zhuǎn)變觀念，重視檔案管理工作。人力資源和社會(huì)保障局要做好檔案管理工作，需要轉(zhuǎn)變觀念，從思想上重視這項(xiàng)工作。首先要做好檔案管理的宣傳工作，積極爭(zhēng)取政府相關(guān)部門的支持，加大人力、物力和資金的投入力度。其次要建設(shè)綜合檔案室，不僅便于檔案信息的收集和后期完善，也有利于確保檔案的完整度達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)為組織工作提供便利，有利于形成檔案管理系統(tǒng)并促進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化，使人力資源和社會(huì)保障局的檔案管理工作成為一項(xiàng)制度性工作。

2、落實(shí)好機(jī)構(gòu)建設(shè)工作。人力資源和社會(huì)保障局的檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜煩瑣的工作，需要大量的專門人員。檔案部門應(yīng)該嚴(yán)格按照需要配備足夠的專業(yè)檔案管理人員，專門負(fù)責(zé)人力資源和社會(huì)保障局的檔案管理工作，并且要實(shí)現(xiàn)分工明確、分崗分責(zé)，避免因人手不足導(dǎo)致工作不順暢甚至發(fā)生失誤的現(xiàn)象出現(xiàn)。除此之外，人力資源和社會(huì)保障局的檔案管理工作要嚴(yán)格按照檔案管理工作的具體需要設(shè)置檔案室，并且要配備各種必需的設(shè)備和管理用具，科學(xué)合理地分配檔案管理的物資資源，充分利用好電子檔案信息系統(tǒng)，堅(jiān)決杜絕人力物力資源的浪費(fèi)。

3、提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。新形勢(shì)下，計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代沿用下來(lái)的傳統(tǒng)的檔案管理模式過(guò)于陳舊，無(wú)法適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要。檔案管理人員普遍年齡較大，知識(shí)體系陳舊，不具備先進(jìn)的管理理念和管理方式。隨著檔案管理先進(jìn)設(shè)備的引進(jìn)和業(yè)務(wù)的增多，檔案管理人員的素質(zhì)顯然已經(jīng)跟不上時(shí)代發(fā)展的需求。所以，各地人力資源和社會(huì)保障局必須組織檔案管理人員學(xué)習(xí)新的檔案法律法規(guī)，同時(shí)提高管理人員的責(zé)任意識(shí)和法律意識(shí)，更新管理理念，學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理技術(shù)和管理方法，提高其專業(yè)知識(shí)，促進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展。在這個(gè)過(guò)程中，要重視理論與實(shí)踐相結(jié)合，在實(shí)踐新的管理方法的過(guò)程中不斷提高工作效率。為了提高檔案管理隊(duì)伍的的整體水平，優(yōu)化其專業(yè)素質(zhì)結(jié)構(gòu)，還應(yīng)該招聘一些具有現(xiàn)代管理理念、掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的青年人才。

4、 強(qiáng)化信息化管理。人力資源和社會(huì)保障局的檔案管理工作應(yīng)實(shí)施信息化管理，盡量使用電子檔案，有利于提高管理效率，也解決了傳統(tǒng)檔案易磨損、不能長(zhǎng)久保存等問(wèn)題。不僅經(jīng)濟(jì)上節(jié)能高效，促進(jìn)了檔案管理的現(xiàn)代化、科技化和智能化，也使檔案整理工作更加簡(jiǎn)潔，為檔案管理人員減輕了負(fù)擔(dān)，為檔案管理的現(xiàn)代化奠定了基礎(chǔ)，在人力資源和社會(huì)保障局檔案管理工作創(chuàng)新方面，具有時(shí)代意義。為提高人力資源和社會(huì)保障局檔案管理的現(xiàn)代化水平，首先應(yīng)保證檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化，這就需要在檔案管理工作中積極引入先進(jìn)的信息技術(shù)，各部門各崗位嚴(yán)密分工，積極合作。新形勢(shì)下，檔案管理必須適應(yīng)信息時(shí)代的需求，實(shí)現(xiàn)檔案信息共享。網(wǎng)絡(luò)交流成為實(shí)現(xiàn)檔案信息化的基礎(chǔ)，要制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)規(guī)范網(wǎng)絡(luò)溝通和信息共享工作，不論是檔案信息的交換、傳遞還是基于特定需要的信息共享，都要制定檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化，最終形成信息化檔案管理體系。不僅保證了檔案現(xiàn)代化管理的高效性，也有助于保護(hù)檔案不會(huì)丟失或者被非法獲取利用。

人力資源與社會(huì)保障監(jiān)察檔案管理工作關(guān)乎民生， 但是限于我國(guó)人口基數(shù)大，案件多且復(fù)雜，所以人力資源與社會(huì)保障監(jiān)察檔案管理信息化的建設(shè)尤為重要，要做好人力資源與社會(huì)保障監(jiān)察檔案管理信息化建設(shè)，需要一個(gè)簡(jiǎn)單且功能強(qiáng)大的人力資源與社會(huì)保障監(jiān)察信息平臺(tái)，只有不斷的優(yōu)化平臺(tái)， 提高工作水平，增強(qiáng)工作意識(shí)，加大工作強(qiáng)度才能將人力資源與社會(huì)保障監(jiān)察檔案管理工作做好，為人力資源與社會(huì)保障監(jiān)察管理信息系統(tǒng)，打下網(wǎng)絡(luò)化監(jiān)察的堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

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