試論行政事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新路徑

摘 要：隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步，行政事業(yè)單位需要管理的事物越來越多，而檔案管理的工作也日趨復(fù)雜。社會(huì)的發(fā)展進(jìn)步要求行政事業(yè)單位的管理工作也要與時(shí)俱進(jìn)，目前，行政事業(yè)單位的檔案管理工作依然存在著一難以適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)的些問題。為了檔案管理工作能夠更好地適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，本文分析了行政事業(yè)單位檔案管理工作中存在的不利因素并提出了創(chuàng)新的管理思路。

關(guān)鍵詞：行政事業(yè)；檔案管理；創(chuàng)新路徑

前言：在行政事業(yè)單位的檔案管理過程中，需要結(jié)合時(shí)代的發(fā)展全面的對檔案管理的方式進(jìn)行創(chuàng)新，特別是在大數(shù)據(jù)時(shí)代和互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下，行政檔案管理的方法和模式下已經(jīng)逐步邁向一個(gè)新的發(fā)展方向。因此，要提高行政事業(yè)單位檔案管理工作的效率，就需要不斷創(chuàng)新思路，優(yōu)化檔案管理體制。

一、檔案管理的工作性質(zhì)

對于行政事業(yè)單位來說檔案管理盡管不能產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，但與政治、經(jīng)濟(jì)密切相關(guān)，其內(nèi)部檔案的管理直接影響到整個(gè)單位的運(yùn)營效率。在行政事業(yè)單位中，檔案通常是記錄相關(guān)業(yè)務(wù)的信息資料和所有工作人員的信息資料，其中幾乎包含與行政事業(yè)單位的所有信息內(nèi)容，其重要性不言而喻[1]。行政事業(yè)單位檔案管理具有行政、服務(wù)和管理的特點(diǎn)，在行政事業(yè)單位中檔案管理是單位管理系統(tǒng)中不可缺少的組成部分，因此，行政事業(yè)單位檔案管理需要高密度的保密性，檔案管理人員需要保持好檔案資料的安全和完整。

二、檔案管理工作的創(chuàng)新思路

（一）加大宣傳力度

在行政事業(yè)單位的檔案管理工作中，許多人對檔案管理工作不夠重視，導(dǎo)致檔案管理工作存在一些問題。為了加強(qiáng)對相關(guān)管理人員對檔案管理的認(rèn)識(shí)和了解，單位可以從宣傳的角度對管理人員進(jìn)行一定的宣揚(yáng)。行政事業(yè)單位應(yīng)該加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)階層對檔案管理的認(rèn)知和了解；其次，在現(xiàn)有的基礎(chǔ)上宣傳和發(fā)展一些新的管理措施；最后，在宣傳的基礎(chǔ)上做好相應(yīng)的監(jiān)督和管理，提高檔案管理的相關(guān)管理人員的工作意識(shí)。

（二）加強(qiáng)管理進(jìn)程

隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，檔案的管理工作也日益信息化。信息化管理是時(shí)代進(jìn)步和發(fā)展的產(chǎn)物，在信息管理的過程中，必須與互聯(lián)網(wǎng)相結(jié)合才能最大限度地發(fā)揮其應(yīng)有的功用[2]。從一定程度上來看，信息化管理有利于提高檔案管理的效率，減少資源，降低成本。而今隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)字技術(shù)的不斷應(yīng)用，信息化管理在檔案管理工作中起著非常重要的作用。由此可見，可見，相關(guān)行政事業(yè)單位應(yīng)不斷加強(qiáng)檔案信息化管理，并在實(shí)際發(fā)展的基礎(chǔ)上不斷改進(jìn)、完善管理系統(tǒng)，為信息技術(shù)提供更廣泛的應(yīng)用條件。

三、檔案管理工作的存在的問題

（一）工作重視程度不夠

由于檔案管理工作并不能產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，許多行事業(yè)單位還沒有充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的緊要，因此，并沒有把檔案管理工作放在重要的議事日程上。從而忽視檔案管理工作，對檔案管理的監(jiān)督力度不大。從而忽視檔案管理工作，對檔案管理的監(jiān)督力度不大。致使管理人員對檔案管理的認(rèn)識(shí)研習(xí)并不深入，導(dǎo)致工作執(zhí)行力低下，檔案管理制度沒有落到實(shí)處，使得檔案管理工作都存在日常管理不規(guī)范的問題。。

（二）檔案管理方式落后

由于社會(huì)經(jīng)濟(jì)構(gòu)成不斷復(fù)雜化，行政事業(yè)單位面臨的處境也更加復(fù)雜，需要處理的事情更多且更細(xì)，其中涉及到的檔案信息和資料構(gòu)成極為復(fù)雜，需要相關(guān)工作人員能夠在處理事務(wù)能力上得到提升，創(chuàng)新管理方式和思路。但是，由于很多檔案管理的人員缺乏足夠的創(chuàng)新思路，在日常處理問題的過程中依然沿用傳統(tǒng)的解決方式，但處理結(jié)果不盡如人意，影響單位的健康發(fā)展。

（三）設(shè)備、技術(shù)相對落后

如今是信息發(fā)展的時(shí)代，在檔案信息管理過程中，行政事業(yè)單位也應(yīng)該順應(yīng)時(shí)代的潮流，加大在設(shè)備和技術(shù)水平等方面的資金投入。但是，由于一些行政事業(yè)單位對檔案管理工作存有成見，資金投入較少，致使其在軟件和硬件方面無法滿足單位發(fā)展的實(shí)際需要，甚至導(dǎo)致檔案資料處于不太安全的狀態(tài)。

（四）工作人員專業(yè)水平低

行政事業(yè)單位的檔案管理部門要求工作人員具備專業(yè)技術(shù)技能，現(xiàn)下的檔案管理人員不只做這項(xiàng)工作，往往會(huì)身兼數(shù)職，很少專門從事檔案的管理工作，工作內(nèi)容經(jīng)常發(fā)生變化，使行政事業(yè)單位檔案管理持續(xù)性和穩(wěn)定性受到了阻礙，檔案管理工作效率和工作質(zhì)量都處于比較低的水平。

四、檔案管理工作的創(chuàng)新途徑

（一）提高對檔案管理工作的認(rèn)識(shí)

檔案是行政事業(yè)單位人員工作的真實(shí)記錄，只有做好檔案信息的管理和收集，加強(qiáng)檔案管理工作，才能提高檔案資源的利用率，確保工作記錄的完整、系統(tǒng)和安全。行政事業(yè)單位要提高管理檔案的意識(shí)，提高檔案服務(wù)意識(shí)和法律意識(shí)，把檔案建設(shè)納入事業(yè)單位的長期規(guī)劃和日?？疾?。此外，還要基于現(xiàn)有的管理工作上不斷創(chuàng)新，結(jié)合信息化，智能技術(shù)和科技手段，不斷完善管理技術(shù)，繼續(xù)加強(qiáng)檔案管理能力，全面提高行政事業(yè)單位檔案管理的整體質(zhì)量。

（二）檔案管理方式信息化

檔案管理工作必須采取創(chuàng)新技術(shù)，只有通過新技術(shù)才能提高檔案管理工作的管理水平。因此，從未來發(fā)展的角度看，行政事業(yè)單位的檔案管理方式務(wù)必遵循信息化集中管理模式，加強(qiáng)對管理人員專業(yè)信息技能的培訓(xùn)，使檔案管理人員有更高效的管理方式[3]。學(xué)會(huì)創(chuàng)設(shè)檔案管理的新技能，提高檔案管理的穩(wěn)定性和安全性，充分利用現(xiàn)代信息平臺(tái)逐步完善檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，并通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)跨平臺(tái)、多部門的協(xié)同管理和使用，使行政事業(yè)單位的檔案管理工作走向現(xiàn)代化，有效提高檔案數(shù)據(jù)利用效率。

（三）增加檔案管理資金投入

由于檔案明細(xì)更加復(fù)雜化，且需要整理的檔案資料增多，行政事業(yè)單位需要更多借助專業(yè)計(jì)算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行輔助，并引進(jìn)和培訓(xùn)更多懂操作的專業(yè)人才，提升工作效率和質(zhì)量。另外，行政事業(yè)單位應(yīng)預(yù)留足夠的檔案資料管理資金，引進(jìn)大量專業(yè)化的設(shè)備，根據(jù)行政單位檔案資料管理情況購買適合發(fā)展的軟件和硬件設(shè)施，使管理工作處于穩(wěn)定和安全。將辦辦公室、檔案室和檔案接待室要分開，并安裝防盜門窗等基本設(shè)備以保證檔案資料的安全。在人員培養(yǎng)等方面需要加大資金投人，提升工作人員對于計(jì)算機(jī)的掌握水平，以利于后期工作效率的提升。

（四）提高管理人員素質(zhì)

目前，行政事業(yè)單位檔案管理的總體狀況是檔案管理效率不高，專業(yè)技術(shù)相對落后，管理人員整體素質(zhì)不夠高，從容導(dǎo)致在進(jìn)行實(shí)際管理工作的過程中出現(xiàn)問題。相關(guān)單位必須加強(qiáng)檔案管理創(chuàng)新的工作，尤其是要加強(qiáng)對單位檔案管理人員的管理，培訓(xùn)相關(guān)管理人員，提高員工的業(yè)務(wù)素質(zhì)。因此，可以建立相應(yīng)的培訓(xùn)機(jī)制，對不同崗位的工作人員進(jìn)行有針對性的培訓(xùn)，從而保證能夠從最大程度上提高檔案管理人員的整體素質(zhì)，最終達(dá)到提高檔案管理質(zhì)量的目的。例如：可以進(jìn)行多媒體的培訓(xùn)、講座的宣傳等。在現(xiàn)在多媒體應(yīng)用的情況下，還可以進(jìn)行線上的宣傳，既方便又省時(shí)，宣傳的效率也比較高。除此之外，還需要加強(qiáng)工作人員思想道德教育，進(jìn)一步加強(qiáng)工作人員的工作態(tài)度。

五、結(jié)論

行政事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新刻不容緩，為了提高檔案管理的效率，需要采取多種管理手段，優(yōu)化檔案管理體制。同時(shí)，要結(jié)合檔案管理的新理念，提高行政事業(yè)單位檔案利用率。最后，要結(jié)合單位實(shí)際情況，運(yùn)用多種管理方法，創(chuàng)新檔案管理。從而全面提升行政事業(yè)單位檔案管理的效率。

參考文獻(xiàn)

[1]王妍.淺議行政事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新路徑[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（02）：114.

[2]李海兵，董俊英.淺議行政事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新路徑[J].中國衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)管理，2017，8（02）：13-15.

[3]劉愛秋.對行政事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新研究[J].東方企業(yè)文化，2015（05）：61.

作者簡介

朱娜，女，天津市，漢，職稱：助理會(huì)計(jì)師，本科