淺談醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)

摘 要：本文利用醫(yī)院檔案管理信息建設(shè)的相關(guān)理論，分析醫(yī)院檔案管理工作中信息化建設(shè)的有效方案。并順應(yīng)社會(huì)的發(fā)展趨勢，針對醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)構(gòu)建合理的標(biāo)準(zhǔn)方案，根據(jù)醫(yī)院自身的實(shí)際情況及其信息化建設(shè)的優(yōu)勢，保證信息化建設(shè)的重要性和穩(wěn)定性，再基于以上優(yōu)勢因地制宜，構(gòu)建有效的應(yīng)用機(jī)制和措施。最后闡述根據(jù)醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的重要性和有效意義，發(fā)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)的保護(hù)作用及其檢索、共享機(jī)制，優(yōu)化管理模式等方向的創(chuàng)新拓展。同時(shí)從完善和自動(dòng)信息化的管理措施、加強(qiáng)信息化隊(duì)伍建設(shè)、增強(qiáng)檔案管理人員的創(chuàng)新意識、保證檔案數(shù)字化建設(shè)水平、加強(qiáng)硬件設(shè)施構(gòu)建、增強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、提升人員綜合性素質(zhì)、運(yùn)用信息化手段、健全檔案管理體系幾個(gè)方面，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)中有效的應(yīng)用和措施的構(gòu)建。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案；管理；信息化建設(shè)

一、醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的重要性及其主要意義

（一）重要性

醫(yī)院的檔案管理是一項(xiàng)機(jī)密性較強(qiáng)，專業(yè)性教高，信息性極強(qiáng)的工作項(xiàng)目之一。不僅需要單獨(dú)的人員進(jìn)行維護(hù)工作及管理工作，還需要保證信息的單獨(dú)性和絕對的保密性。醫(yī)院信息化建設(shè)是加快和推進(jìn)醫(yī)院檔案資源信息化和信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的重要進(jìn)程。與此同時(shí)也提升了醫(yī)療服務(wù)的質(zhì)量，提高了醫(yī)療服務(wù)的水平，促進(jìn)了醫(yī)院和教學(xué)、科研一體化的應(yīng)用實(shí)踐推廣。保證了醫(yī)院和患者之間的共同性利益，加快了現(xiàn)代化的歷史進(jìn)程。

第一，醫(yī)院檔案管理主要展現(xiàn)了眾多的分類制度，還存在信息查詢、實(shí)際應(yīng)用、檔案保存等方面的管理工作。只有把信息化管理融合到醫(yī)院檔案管理工作中，才能形成一種集約化的構(gòu)建路線，并及時(shí)的掌握一手資源的共享。同時(shí)按照類別的不同，進(jìn)行實(shí)時(shí)有效的檢索功能，提升醫(yī)院各區(qū)域之間的工作效率。近幾年來，隨著社會(huì)需求的不斷加大，為了滿足社會(huì)和醫(yī)院之間的雙向需求，就必須在檔案管理信息化建設(shè)的合理分類進(jìn)行有效處理[1]。第二，信息化檔案管理在促進(jìn)和發(fā)展的過程中，在無紙化的基礎(chǔ)上創(chuàng)新檔案管理的模式和方式，保證醫(yī)院檔案管理信息化的流程構(gòu)建，實(shí)現(xiàn)信息化資源的時(shí)效性，保證資源的應(yīng)用價(jià)值。從目前的形式分析，我國醫(yī)院檔案管理不僅需要保證信息化的使用進(jìn)程，還需要實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案化管理的進(jìn)一步發(fā)展。

（二）主要意義

第一，醫(yī)院檔案管理的信息的建設(shè)過程中，可以借助信息化技術(shù)，轉(zhuǎn)變數(shù)字化的形式，完善信息數(shù)據(jù)的處理工作；變換檔案的形式，構(gòu)建完善的管理機(jī)制，實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)性的有效更新；并以電子檔的形式，實(shí)現(xiàn)永久的保存及其備份工作。第二，由于醫(yī)院在內(nèi)容上變化多樣，形式上相對復(fù)雜，因此需要在保存的過程中按照屬性的不同進(jìn)行制定文件的標(biāo)注，并利用信息化建設(shè)的形式，進(jìn)行不同類型的分類工作；實(shí)施數(shù)字化的構(gòu)建歷程，完善歸檔、分類以及檢索方向上的相關(guān)性工作，并按照信息更新實(shí)現(xiàn)智能化的調(diào)整和順序排列。第三，從信息共享的角度進(jìn)行分析，在檔案管理的活動(dòng)中，醫(yī)院各個(gè)部門和區(qū)域之間需要按照信息化管理的基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)便捷性的檢索和有效的共享功能，完善檔案信息的一手資源有效利用。第四，檔案管理活動(dòng)不僅需要滿足社會(huì)的需求，還需要滿足醫(yī)院自身的壯大，并從本質(zhì)上實(shí)現(xiàn)信息建設(shè)的創(chuàng)新管理，運(yùn)用專業(yè)化的檔案信息管理平臺接收醫(yī)院的檔案，保證醫(yī)院檔案的真實(shí)性和有效性。與此同時(shí)，還需要設(shè)置專業(yè)的人員實(shí)現(xiàn)有效的管理制度，并及時(shí)的進(jìn)行收集和管理、分類保存等資源利用，并按照病例不同，構(gòu)建不同的信息資源庫，確保信息化和現(xiàn)代化的效率實(shí)施[2]。第四，真實(shí)的檔案不僅有利于保證診治的有效性和及時(shí)性，還可以保證患者的生命安全。不少大型的醫(yī)院，不僅具有較為強(qiáng)大的主體醫(yī)院，還具有眾多的分院構(gòu)建而成。這個(gè)時(shí)候就需要因地制宜，觀察檔案管理部門的相關(guān)工作和活動(dòng)，掌握和理解醫(yī)院內(nèi)部形式的不同載體，并形成具有重要?dú)v史價(jià)值的檔案信息化建設(shè)機(jī)制。

二、醫(yī)院檔案管理信息建設(shè)的創(chuàng)新優(yōu)勢

（一）保護(hù)作用

新常態(tài)的背景下，每一個(gè)醫(yī)院的檔案管理都是針對醫(yī)院的發(fā)展歷程進(jìn)行構(gòu)建的。因此，其文件資料也就無比的珍貴。面對復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，在構(gòu)建信息化檔案管理過程中，需要利用信息化機(jī)制進(jìn)行處理，并以電子文件的形式進(jìn)行構(gòu)建，最終，保證原始文件的安全性保證。但是在使用的過程中，盡量避免反復(fù)的使用，減少源文件的損耗問題，從而降低了風(fēng)險(xiǎn)性的問題。在此種信息化的管理構(gòu)建中，在共享的基礎(chǔ)上打造快捷和快速的資源管理。與此同時(shí)，不少文書檔案和招標(biāo)采購資料，都需要醫(yī)院按照材料、圖紙等內(nèi)容進(jìn)行分類保護(hù)，一旦發(fā)生損壞或者盜取，就會(huì)給醫(yī)院帶來不小的損失。

（二）檢索、共享機(jī)制

在信息化檔案管理的構(gòu)建中，可以利用電子檔案的歸檔，構(gòu)建有效的目錄檢索，實(shí)現(xiàn)有效性和快捷性的實(shí)施和構(gòu)建，并在一定的程度上提升醫(yī)院各個(gè)區(qū)域之間的工作效率[3]。

（三）優(yōu)化管理模式

在傳統(tǒng)理念下的醫(yī)院檔案信息管理不僅在存儲(chǔ)上不易保存，還受到環(huán)境和濕度等方面的影響。相反就需要利用更高的成本代價(jià)實(shí)現(xiàn)檔案管理制度革新。對其進(jìn)行信息化建設(shè)就可以很好的解決一些不必要的麻煩，并節(jié)約大量的使用空間，同時(shí)降低管理上的成本使用。還可以更加直觀的展現(xiàn)檔案信息化管理的重要性地位、利用檢索和共享的方式保證文件的實(shí)時(shí)性管理。

三、醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)中有效應(yīng)用價(jià)值和措施

（一）完善和制定信息化的管理措施

針對于檔案信息化管理，需要不斷加強(qiáng)信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，保障信息化管理的安全性。構(gòu)建一個(gè)科學(xué)化制度，保障資料信息和數(shù)據(jù)的有效性及其安全性處理，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化制度建設(shè)下的資源同步，并在此作用下適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展需求，發(fā)揮制度規(guī)范的高效性。

（二）加強(qiáng)信息化隊(duì)伍建設(shè)

第一，構(gòu)建符合現(xiàn)代化需求和符合意愿自身情況的信息化團(tuán)隊(duì)建設(shè)以和具有科學(xué)發(fā)展策略的長期目標(biāo)及短期目標(biāo)，利用信息化管理系統(tǒng)構(gòu)建醫(yī)院信息化檔案管理建設(shè)。第二，充分發(fā)揮團(tuán)隊(duì)的力量，提升人才的綜合性素質(zhì)，強(qiáng)化檔案管理人員的信息化處理能力。由此可以發(fā)現(xiàn)，信息化管理的進(jìn)程離不開每一個(gè)人的共同進(jìn)步和努力，只有在大家的共同配合下，才能構(gòu)建符合社會(huì)主義現(xiàn)代化的檔案管理信息構(gòu)建并有效的實(shí)施資源共享，構(gòu)建醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，確保信息的同步性。第三，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)層在檔案信息化建設(shè)方面的意識，并開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)[4]。

（三）增強(qiáng)檔案管理人員創(chuàng)新意識

創(chuàng)新是一個(gè)民族進(jìn)步的階梯，也是推動(dòng)社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)的基礎(chǔ)。只有在本質(zhì)上增強(qiáng)和強(qiáng)化信息安全的管理制度，才能實(shí)現(xiàn)有效的資源共享，同時(shí)要保證檔案管理的優(yōu)化和升級，及時(shí)的處理系統(tǒng)中國呈現(xiàn)的安全性漏洞，增強(qiáng)檔案管理創(chuàng)新的意識，提升醫(yī)院適應(yīng)信息化的輔助和實(shí)時(shí)性監(jiān)控工作。

（四）保證檔案數(shù)字化建設(shè)水平

盡管醫(yī)院數(shù)字化檔案管理的進(jìn)程早已起步，但是還有不少醫(yī)院存在紙質(zhì)化的管理模式，并沒有形成一個(gè)有效的統(tǒng)一系統(tǒng)。為了實(shí)現(xiàn)檔案管理目標(biāo)的規(guī)范性實(shí)施，就應(yīng)該事先數(shù)字化的建設(shè)進(jìn)程，針對以往的數(shù)據(jù)進(jìn)行重新錄入，實(shí)現(xiàn)有效的信息化管理[5]。

（五）加強(qiáng)硬件設(shè)施構(gòu)建

各行各業(yè)所有的建設(shè)，都離不開硬件設(shè)施的構(gòu)建，軟件的與時(shí)俱進(jìn)。例如：掃描儀、照相機(jī)、錄像機(jī)、打印機(jī)等相關(guān)設(shè)備的有效建設(shè)。并在此基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)信息安全軟件的查詢系統(tǒng)和電腦操作系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫更新。保證醫(yī)院的區(qū)域之間、部門之間，可以有效的落實(shí)信息技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，滿足現(xiàn)代化信息設(shè)備的基本構(gòu)建。

（六）增強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)提升人員素質(zhì)

近幾年來，隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步，單一的技能構(gòu)建已經(jīng)滿足不了社會(huì)的發(fā)展需求。因此在這個(gè)多元化的社會(huì)中，為了順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展趨勢，應(yīng)當(dāng)以培養(yǎng)應(yīng)用型人才為己任，促進(jìn)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的綜合性素質(zhì)提升。并積極的吸引更多的人才前來進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)，并為今后的可持續(xù)發(fā)展道路奠定良好的基礎(chǔ)[6]。

（七）運(yùn)用信息化手段，健全檔案管理體系

利用信息化手段，確定檔案信息化建設(shè)的核心工作。在服務(wù)理念上，樹立較強(qiáng)的檔案意識，體現(xiàn)自身的自覺性。在工作實(shí)踐的層面上，擴(kuò)大收集的功能，實(shí)現(xiàn)多元化的求檔。自覺整理，積極參與檔案建設(shè)工作的重要組成部分，并主動(dòng)建設(shè)和研究。同時(shí)實(shí)現(xiàn)檔案共享，增強(qiáng)開放力度，還需要保證檔案建設(shè)的安全性實(shí)施。最后在此基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)有效的檔案管理體系，提升醫(yī)院部門之間的工作效率[7]。

總結(jié)：隨著社會(huì)的進(jìn)步，擁有檔案管理信息化知識構(gòu)建就相當(dāng)于掌握了檔案信息的主要機(jī)構(gòu)。俗話說：“述而不作，閱而不錄，勘辨真?zhèn)?，尊重史?shí)”。這些都體現(xiàn)了檔案管理的責(zé)任性和自覺性、重要性。想要保證醫(yī)院檔案管理信息建設(shè)的可持續(xù)發(fā)展，就應(yīng)該明確整體方向，穩(wěn)定系統(tǒng)結(jié)構(gòu)，不斷在創(chuàng)新和與時(shí)俱進(jìn)中成長，提升醫(yī)院整體性素質(zhì)，在團(tuán)隊(duì)的團(tuán)結(jié)協(xié)作下，促進(jìn)檔案管理信息化服務(wù)的健康發(fā)展。

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作者簡介

周紅（1982-），女，漢族，山東兗州，本科，科員。當(dāng)前職稱：館員，研究方向：檔案