探究現(xiàn)代信息技術(shù)對企業(yè)檔案的影響和對策

田媛媛

摘 要：隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，信息化技術(shù)在我國的各個領(lǐng)域內(nèi)都被廣泛的運用，經(jīng)濟(jì)體制改革所帶來的挑戰(zhàn)也催化了信息化管理模式的構(gòu)建進(jìn)程。尤其是對于信息含量大、涉及內(nèi)容廣泛、細(xì)節(jié)復(fù)雜的檔案管理工作，更是為其工作工作效率的提高帶來了便利。在此，文章就從管理現(xiàn)狀、必要性、影響及對策入手，來探討和論述這個話題。

關(guān)鍵詞：檔案信息化管理；現(xiàn)狀；必要性；影響與對策

1 引言

隨著經(jīng)濟(jì)體制的改革，能源企業(yè)均加強了對檔案管理工作的重視，它作為企業(yè)資源管理中的一部分，能夠為企業(yè)提供真實可靠的資源信息，確保企業(yè)的內(nèi)部穩(wěn)定發(fā)展。只有從思想上轉(zhuǎn)變檔案管理理念，從模式上創(chuàng)新管理內(nèi)容和方式，才能發(fā)揮主觀能動性，將檔案管理工作全面的融入到市場經(jīng)濟(jì)當(dāng)中，與時代接軌。因此新時期，面對復(fù)雜的社會環(huán)境，企業(yè)應(yīng)當(dāng)直面現(xiàn)狀，針對出現(xiàn)的問題和變化，發(fā)散思維，運用先進(jìn)的信息化技術(shù)，全面的推進(jìn)制度、模式等方面的創(chuàng)新和發(fā)展，形成完善的檔案收集、整理、記錄、保存、留檔、查閱等有機(jī)的整體體系。如此不僅確保了檔案信息的真實、完整和安全性，也實現(xiàn)了檔案服務(wù)的高質(zhì)、高值，加強了管理人員的服務(wù)意識和責(zé)任心，真正落實了為人民服務(wù)的原則，便于企業(yè)、社會、公眾進(jìn)行必要的查閱，同時也成為企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的穩(wěn)定后盾。

2 企業(yè)檔案信息化管理現(xiàn)狀

2.1 管理意識淡薄

首先企業(yè)都是將創(chuàng)造最大的經(jīng)濟(jì)利益作為重點內(nèi)容，忽視了檔案信息化管理工作的全面性和整體性，普遍的認(rèn)為檔案信息化管理工作只是一項基礎(chǔ)的簡單的文職類的工作，或是單純的對人力資源信息、企業(yè)發(fā)展信息等進(jìn)行保存即可，從而缺乏了一定的重視程度，致使企業(yè)內(nèi)部也沒有專門的檔案工作部門、專職人員來開展工作，造成人員短缺、管理滯后的現(xiàn)象；其次目前對于各企業(yè)來講，還未從思想上進(jìn)行全面的認(rèn)識，沒有將編制、審閱、獲取等內(nèi)容進(jìn)行有效的整合，組成統(tǒng)一的整體，沒有從真正意義上理解和運用檔案信息化管理的內(nèi)涵，致使檔案信息化管理工作的目光短淺，沒有長期的科學(xué)規(guī)劃。

2.2 重保管，輕利用，資源閑置

檔案管理工作應(yīng)當(dāng)將文書檔案以及聲像檔案集中收集整理，部分企業(yè)只重視文書而忽視了聲像以及實物檔案的收集，導(dǎo)致部分資源流失，影響了企業(yè)檔案的系統(tǒng)性域完整性；另外，由于檔案管理人員缺乏正確的管理意識，對一些重要的信息資源自行保管，沒有上交企業(yè)集中管理，造成資源的損毀與丟失；部分企業(yè)只重視信息資源的收集保管，但是缺乏后期對檔案的整理以及分析工作，導(dǎo)致大量信息資源閑置，無法有效地服務(wù)于企業(yè)建設(shè)。

2.3 工作體系不完善

由于缺乏正確的認(rèn)識，在檔案管理的各各環(huán)節(jié)上沒有相關(guān)的管理體系和工作考核制度進(jìn)行管制和約束，從而使企業(yè)的檔案信息無法完整的進(jìn)行收集，加之現(xiàn)階段的管理人員隊伍整體的綜合水平呈現(xiàn)出不平衡性，不僅技藝不精，思想覺悟也不高，不管是基于員工本身的能力問題還是外部環(huán)境的影響，都容易造成檔案資料的不完整、泄漏和丟失。

2.4 檔案的安全難以得到保障，缺少充足的基礎(chǔ)設(shè)施，當(dāng)前大部分管理人員都是采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)材料進(jìn)行管理，計算機(jī)硬件軟件配置較低，計算機(jī)使用過程中常常出現(xiàn)存儲受限、系統(tǒng)崩潰，防火墻等軟件的安全性較弱，易感染病毒，加大了人事檔案信息資料的泄露風(fēng)險。

3 強化企業(yè)檔案信息管理的必要性

在大數(shù)據(jù)時代，企業(yè)發(fā)展對數(shù)據(jù)的真實性、準(zhǔn)確性以及專業(yè)性要求更高，檔案管理只有提供更加直觀，完整和詳實的數(shù)據(jù)分析企業(yè)才能有效加以利用，從而進(jìn)一步促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。

3.1 服務(wù)企業(yè)管理。檔案管理作為其信息的采集中心，直接決定著企業(yè)的正常運轉(zhuǎn)，因此在大數(shù)據(jù)時代背景下，企業(yè)的檔案管理融入了現(xiàn)代科技和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，有效的銜接起了企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中的各個環(huán)節(jié)、各個部門，確保企業(yè)所有資源、信息的管理和儲存，實現(xiàn)信息資源的整體性和共享性，確保信息的完整和真實性，使工作程序更加規(guī)范、有序，信息化管理也更加完善和科學(xué)，不僅節(jié)省了工作時間，緩解了工作壓力，也避免了因往來信息繁多而出現(xiàn)的錯亂、混淆等情況的發(fā)生，增加了對外業(yè)務(wù)發(fā)展的時效性，真正實現(xiàn)綜合檔案信息化管理，提高了檔案管理質(zhì)量和工作效率，更好的服務(wù)企業(yè)。

3.2 為企業(yè)發(fā)展提供指導(dǎo)。信息化時代的來臨為傳統(tǒng)檔案管理工作帶來了巨大的挑戰(zhàn)，正在從實體管理向信息資源管理邁進(jìn)，由于網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)信息的全面、快捷和高效性，可以直接反映出該企業(yè)的經(jīng)濟(jì)活動和發(fā)展?fàn)顩r，既能有效的整合和鉆研資料，也能夠拓寬信息資源渠道，儲存更為完善的信息資源，同時企業(yè)通過網(wǎng)絡(luò)平臺予以宣傳，舉辦企業(yè)檔案信息的展覽，為未來企業(yè)的發(fā)展前景、經(jīng)營模式、財務(wù)管理工作等提供參考和借鑒，便于企業(yè)正確預(yù)測和評估市場，從而引導(dǎo)企業(yè)做出正確的決策和部署。因此檔案的管理工作為企業(yè)的發(fā)展提供了指導(dǎo)。

4 現(xiàn)代信息技術(shù)對企業(yè)檔案的影響與對策

4.1 影響

（1）是對傳統(tǒng)管理理念的沖擊?？萍际堑谝簧a(chǎn)力，突出了科學(xué)技術(shù)的重要性。信息技術(shù)的滲透打破了傳統(tǒng)人工管理的模式，而是通過網(wǎng)絡(luò)平臺、終端設(shè)備以及相應(yīng)的理論知識和技術(shù)予以支持，管理者也從大量繁瑣的工作中脫離了出來而擁有了更多的工作主動權(quán)，從而提高工作效率，節(jié)省企業(yè)成本。這是一種理念上的革新、技術(shù)上的突破，也是工作模式的創(chuàng)新，更是時代的發(fā)展需求。（2）是對管理隊伍素質(zhì)的新要求。信息技術(shù)包含的內(nèi)容極為廣泛，管理人不僅要具備管理知識，也要在原基礎(chǔ)上進(jìn)行更新和吸取，確保管理知識的與時俱進(jìn)，同時還要具備信息技術(shù)知識，懂得技術(shù)設(shè)備的操作和維護(hù)。（3）是對管理方式和技術(shù)的融合。信息技術(shù)在檔案管理中的滲透從本質(zhì)上看是將檔案管理工作予以數(shù)字化、智能化、網(wǎng)絡(luò)化和社會化，既能夠拓寬管理平臺、提高工作效率，也能以其便捷和高效性實現(xiàn)檔案信息的共享。

4.2 對策

（1）合理利用網(wǎng)絡(luò)平臺，建立信息開放服務(wù)中心，對資源信息開發(fā)利用，實現(xiàn)信息資源的安全共享。通過各類媒體終端、手機(jī)、平板等，利用各類聊天和應(yīng)用軟件，創(chuàng)造全方位的服務(wù)工作，企業(yè)也要及時監(jiān)管網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的健康性，避免不利信息的傳播，和本單位信息的被盜外流現(xiàn)象，不僅可以針對客戶的實際需要快捷的查詢所需信息，也利于企業(yè)的遠(yuǎn)程掌控和服務(wù)；其次企業(yè)以全局出發(fā)，結(jié)合競爭和服務(wù)并存意識，出具一定的工作制度和文件，以規(guī)范服務(wù)行為和思想，將服務(wù)模式納入到績效考核中，以便綜合評價，從而為服務(wù)人員提供了一定的激勵和約束。（2）加強管理隊伍建設(shè)。企業(yè)應(yīng)該加大對檔案工作的支持力，加強對從業(yè)人員的培訓(xùn)，擴(kuò)大員工的對外交流和學(xué)習(xí)平臺，轉(zhuǎn)變從業(yè)人員的思想。另外對人員的培訓(xùn)也要從不同角度來進(jìn)行。企業(yè)應(yīng)該在選拔和任用人才初期，對其的思想覺悟和專業(yè)知識進(jìn)行嚴(yán)格的考核和審查，擇優(yōu)錄取。后期也要定期的進(jìn)行專業(yè)的知識和技能的培訓(xùn)，以適應(yīng)更新速度較快的科學(xué)技術(shù)，提高從業(yè)人員對分析、判斷、實踐和應(yīng)急能力。同時培養(yǎng)一批科技人員，設(shè)置安全保密系統(tǒng)，嚴(yán)格監(jiān)管計算機(jī)發(fā)布的內(nèi)容，從而能夠有效的避免計算機(jī)被入侵的現(xiàn)象，確保信息資源的安全性從整體上提升檔案隊伍的管理水平。

5 結(jié)語

信息技術(shù)的融入為檔案管理工作提供了便利的條件，企業(yè)也應(yīng)將此資源合理的利用起來，與時俱進(jìn)，加強自身建設(shè)，樹立正確的管理意識，在科學(xué)、規(guī)范的體制下推動檔案管理工作水平的提升，為企業(yè)的發(fā)展?fàn)I造堅固的后盾。

參考文獻(xiàn)

[1]嚴(yán)德清《現(xiàn)代信息技術(shù)對企業(yè)檔案管理的影響與對策》

[2]何所懼《現(xiàn)代信息技術(shù)對企業(yè)檔案管理的影響與對策》

[3]馬旭紅《探究現(xiàn)代信息技術(shù)對企業(yè)檔案的影響和對策》