基于Excel VBA的學(xué)生個人信息表系統(tǒng)開發(fā)

陳辰星

摘 要 高校學(xué)生工作管理水平關(guān)系到學(xué)生培養(yǎng)質(zhì)量的高低，通過技術(shù)手段可有效提高工作效率。針對高校學(xué)生工作管理過程中信息來源眾多且沒有有效整合的現(xiàn)狀，設(shè)計(jì)學(xué)生信息匯總和個人信息表模板，并通過Excel VBA編程技術(shù)，開發(fā)學(xué)生個人信息表系統(tǒng)，方便高校輔導(dǎo)員獲取學(xué)生個人信息表，實(shí)現(xiàn)學(xué)生工作的精準(zhǔn)化管理。

關(guān)鍵詞 學(xué)生工作 信息匯總 Excel VBA 個人信息表 精準(zhǔn)化

0 引言

學(xué)生工作管理是高校工作中的重要環(huán)節(jié)，輔導(dǎo)員作為第一線接觸學(xué)生的高校工作人員，在學(xué)生立德樹人的培養(yǎng)過程中發(fā)揮著重要作用。在日常工作中，輔導(dǎo)員面對數(shù)量眾多的學(xué)生，有學(xué)生個人基本信息、獎懲助貸等事務(wù)信息以及重點(diǎn)關(guān)注情況等多方面信息源，但這些信息大多沒有整合，分頭查詢會影響工作效率。

在傳統(tǒng)學(xué)生管理工作中，輔導(dǎo)員利用Excel進(jìn)行信息整理工作，往往把兩者孤立起來，而忽略了其內(nèi)在聯(lián)系。[1]本文針對上述情況，在工作人員熟悉的Office軟件中，利用VBA編程進(jìn)行二次開發(fā)，將繁瑣的重復(fù)性工作轉(zhuǎn)為自動化實(shí)現(xiàn)，以其快速、簡便、準(zhǔn)確的效果來提高學(xué)生工作的效率，實(shí)現(xiàn)學(xué)生的精準(zhǔn)化管理。

1 開發(fā)工具介紹

VBA（Visual Basic For Application）是微軟在其桌面應(yīng)用程序中執(zhí)行自動化任務(wù)而開發(fā)出來的新一代標(biāo)準(zhǔn)宏語言，[2]主要用來擴(kuò)展Windows的應(yīng)用，它可以實(shí)現(xiàn)包括自動化完成重復(fù)的任務(wù)，自定義Excel界面、創(chuàng)建報表、復(fù)雜數(shù)據(jù)處理和分析等。能與Word、Access等軟件完美融合，進(jìn)行拓展應(yīng)用的程序和交互開發(fā)。

2 系統(tǒng)設(shè)計(jì)與開發(fā)

2.1 需求功能分析

本系統(tǒng)主要使用對象是高校輔導(dǎo)員或其他相關(guān)工作人員，需要實(shí)現(xiàn)信息匯總查詢功能、個人信息表生成和學(xué)生照片導(dǎo)入等功能。根據(jù)需求，個人信息表系各模塊如圖1所示。

2.2 信息匯總表模板設(shè)計(jì)

本系統(tǒng)所有信息查詢、信息表生成和照片導(dǎo)入等操作依靠Excel電子表格完成，相當(dāng)于把該電子表當(dāng)作一個數(shù)據(jù)庫，因此本系統(tǒng)利用Excel設(shè)計(jì)信息匯總表模板，供用戶進(jìn)行后續(xù)各項(xiàng)操作。為全面反映學(xué)生在校期間的情況，具體的工作表和列字段如表1。

2.3 個人信息表模板設(shè)計(jì)

本系統(tǒng)要用到Excel和Word的交互編程，為方便使用者在實(shí)際使用過程中，能單獨(dú)建立每個人的信息檔案，需要將匯總表的個人匯總信息分發(fā)到每張個人信息表中。個人信息表模板由Word制作，根據(jù)表1的內(nèi)容進(jìn)行設(shè)計(jì)，并命名為學(xué)生個人信息表（模板）.doc，信息表模板存放在系統(tǒng)同一路徑。

2.4 個人照片庫設(shè)計(jì)

在系統(tǒng)存儲路徑下建立學(xué)生照片庫文件夾，統(tǒng)一以學(xué)生學(xué)號進(jìn)行編號存儲，系統(tǒng)將根據(jù)學(xué)號自動識別、匹配并導(dǎo)入。

2.5 系統(tǒng)開發(fā)

系統(tǒng)開發(fā)過程主要完成系統(tǒng)初始化、Word交互、數(shù)據(jù)分發(fā)、照片導(dǎo)入及標(biāo)準(zhǔn)化操作和程序錯誤管理幾方面主要工作，開發(fā)過程及部分代碼如下。

（1）系統(tǒng)初始化。系統(tǒng)需要根據(jù)實(shí)際的匯總信息，判斷需要生成信息表的數(shù)量，同時完成相關(guān)操作的變量設(shè)置，對所有數(shù)據(jù)進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化處理，統(tǒng)一格式，防止在操作過程中因?yàn)閿?shù)據(jù)的格式不統(tǒng)一而影響系統(tǒng)工作。其主要代碼如下所示：

Dim Word對象 As New Word.Application

‘設(shè)置Word對象，進(jìn)行交互編程

Dim 當(dāng)前路徑，導(dǎo)出文件名，導(dǎo)出路徑文件名，圖片文件

Dim Str1， Str2， Str3

‘定義及初始化相關(guān)變量

……

Sheets1.Range（"A3：A"&最后行號）.NumberFormatLocal = "G/通用格式"

‘統(tǒng)一數(shù)據(jù)格式，保證系統(tǒng)正常工作

（2）Word交互編程。系統(tǒng)要將Excel匯總表的信息分發(fā)到每張個人信息表中，需要打開Word應(yīng)用，并將操作過程隱藏在后臺完成，其實(shí)現(xiàn)過程如下：

FileCopy 當(dāng)前路徑 & "＼學(xué)生個人信息表（模板）.doc"， 當(dāng)前路徑 & "＼" & 導(dǎo)出文件名 & "（" & Sheets（"基本信息"）.Range（"C" & i） & Sheets（"基本信息"）.Range（"B" & i） & "）.doc"

導(dǎo)出路徑文件名 = 當(dāng)前路徑 & "＼" & 導(dǎo)出文件名 & "（" & Sheets（"基本信息"）.Range（"C" & i） & Sheets（"基本信息"）.Range（"B" & i） & "）.doc"

‘通過模板生成個人信息表

With Word對象

Y孌ocuments.Open 導(dǎo)出路徑文件名

Y孷isible = False

‘打開Word應(yīng)用，并使其實(shí)現(xiàn)過程隱藏不可見

（3）數(shù)據(jù)分發(fā)操作。將信息匯總表的信息分別填充到個人信息表中的每個空格中，主要利用循環(huán)等語句，實(shí)現(xiàn)批量操作，提升工作效率。其部分代碼如下：

For j = 1 To 6

Y孉ctiveDocument.Tables（1）.Cell（j + 1， 2）.Range = Sheets（"基本信息"）.Cells（i， 2 * j - 1）

Y孉ctiveDocument.Tables（1）.Cell（j + 1， 4）.Range = Sheets（"基本信息"）.Cells（i， 2 * j）

Next j

‘通過循環(huán)操作填寫表格數(shù)據(jù)

（4）照片導(dǎo)入操作。在個人信息表照片所在單元格設(shè)置操作位點(diǎn)，進(jìn)行照片導(dǎo)入時，系統(tǒng)先將光標(biāo)定位到相關(guān)位點(diǎn)，再讀取照片信息。判斷是否能查詢到照片，如果能則進(jìn)行下一步導(dǎo)入及標(biāo)準(zhǔn)化操作；如果查詢失敗，則跳過照片導(dǎo)入，以防止程序報錯影響系統(tǒng)工作。

Y孲election.HomeKey unit：=wdStory

‘將系統(tǒng)光標(biāo)移動到指定位點(diǎn)

圖片文件 = Dir（當(dāng)前路徑 & "＼pic" & "＼" & Sheets（"基本信息"）.Range（"B" & i） & "*" & ".*"）

‘查詢符合條件的照片文件

If .Selection.Find.Execute（Str3） Then

If 圖片文件 <> "" Then

Set mypic = .Selection.InlineShapes.AddPicture（Filename：=當(dāng)前路徑 & "＼pic" & "＼" & 圖片文件）

‘如果查詢到照片，則將照片插入到word表中指定位點(diǎn)

mypic.Width = 72

mypic.Height = 108

End If

End If

‘對圖片大小進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化操作，結(jié)束照片導(dǎo)入過程

（5）系統(tǒng)錯誤管理。系統(tǒng)在工作過程中有時會出現(xiàn)系統(tǒng)報錯，為保護(hù)系統(tǒng)，設(shè)置系統(tǒng)人機(jī)交互界面，提醒用戶系統(tǒng)工作是否正常。

If 判斷 = 0 Then

i = MsgBox（"已輸出到 Word 文件！"， 0 + 48 + 256 + 0， "提示："）

End If

Exit Sub

errorline：

MsgBox （"程序出錯，請檢查！"）

Set Word對象 = Nothing

3 展望和拓展

將VBA程序融入學(xué)生管理工作的Excel電子表格中，有效地提升了學(xué)生管理工作的效率并增加了系統(tǒng)自動化執(zhí)行的能力。系統(tǒng)具有較好的可擴(kuò)展性，同時分發(fā)生成每位同學(xué)的信息表，有利于輔導(dǎo)員掌握每位學(xué)生的具體情況，進(jìn)行信息化的精準(zhǔn)教育，將一人一檔落到實(shí)處，其中包括學(xué)生日常行為信息、學(xué)業(yè)數(shù)據(jù)、獎勤助補(bǔ)貸等情況，及時更新，便于分析研究，制定對策。[3]

目前系統(tǒng)仍存在包括數(shù)據(jù)安全、數(shù)據(jù)冗余等問題，在今后工作中可以對系統(tǒng)設(shè)置系統(tǒng)保護(hù)以加強(qiáng)安全性，精簡冗余代碼以提高系統(tǒng)執(zhí)行效率。

參考文獻(xiàn)

[1] 顏杰群，林麗蓉.基于Excel VBA的高校學(xué)生管理系統(tǒng)開發(fā)[J].寧波教育學(xué)院學(xué)報，2015.17（4）：83-87.

[2] 張永成，王洪輝，譚桂花.基于Excel VBA的圖解粒度參數(shù)計(jì)算[J].成都理工大學(xué)學(xué)報（自然科學(xué)版），2010（6）：650-653.

[3] 魏飛，王平，韓菡等.個性培養(yǎng)視角下高校學(xué)生精準(zhǔn)化管理模式探析[J].學(xué)理論，2017（1）.