淺析醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理面臨的困境及解決辦法

韋孟知

[摘 要]近年來(lái)，我國(guó)經(jīng)濟(jì)不斷轉(zhuǎn)型升級(jí)，各個(gè)行業(yè)的財(cái)務(wù)管理工作也都發(fā)生了明顯改變。醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案記錄著醫(yī)院經(jīng)濟(jì)發(fā)展的具體狀況，加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理是醫(yī)院管理工作的重要要求，但受衛(wèi)生體制改革等方面的影響，當(dāng)前醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理工作暴露出了一些問(wèn)題。鑒于此，本文從醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理的重要性入手，在分析醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理困境的基礎(chǔ)上，提出了解決醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理困境的辦法，希望本文的研究成果能為我國(guó)醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理工作提供一些有益的參考和借鑒。

[關(guān)鍵詞]醫(yī)院；財(cái)務(wù)檔案；管理；困境

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.08.081

[中圖分類號(hào)]G271；R197.3 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2018）08-0-02

隨著經(jīng)濟(jì)和科技的快速發(fā)展，國(guó)內(nèi)醫(yī)院正在發(fā)生著日新月異的變化，各項(xiàng)工作都有了長(zhǎng)足進(jìn)步。在醫(yī)院發(fā)展的過(guò)程中，經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的業(yè)務(wù)量越來(lái)越大，原來(lái)的“紙張”式財(cái)務(wù)檔案管理方式已不適應(yīng)新形勢(shì)的發(fā)展需要，迫切需要進(jìn)行信息化改革。

1 醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理的重要性

財(cái)務(wù)管理是醫(yī)院管理工作的基礎(chǔ)，而財(cái)務(wù)管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容就是財(cái)務(wù)檔案管理。財(cái)務(wù)檔案是財(cái)務(wù)工作的最終憑證和具體體現(xiàn)，只有妥善處理有關(guān)財(cái)務(wù)檔案資料，才能確保各項(xiàng)財(cái)務(wù)工作的順利開展。同時(shí)，財(cái)務(wù)檔案還是醫(yī)院的成長(zhǎng)筆記，通過(guò)開展醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理工作，能夠詳實(shí)記錄醫(yī)院發(fā)展過(guò)程中大大小小的事情，可為日后人們了解醫(yī)院的發(fā)展歷程提供詳實(shí)的信息資料?？傊?，醫(yī)院的財(cái)務(wù)檔案管理工作為醫(yī)院的有序發(fā)展和順利運(yùn)營(yíng)奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，在促進(jìn)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展中具有舉足輕重的作用。

2 醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理面臨的困境

2.1 檔案管理意識(shí)淡薄

醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理不但能夠歷史檔案，而且還起著服務(wù)當(dāng)下工作的作用，具有承前啟后的重要意義。盡管財(cái)務(wù)檔案管理工作和醫(yī)院發(fā)展息息相關(guān)，但醫(yī)院對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理的重視程度還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，在財(cái)務(wù)檔案管理工作中普遍存在管理意識(shí)淡薄、工作流于形式、制度落實(shí)不到位、應(yīng)付思想嚴(yán)重等現(xiàn)象。同時(shí)，由于管理人員的應(yīng)付思想嚴(yán)重，會(huì)直接影響財(cái)務(wù)檔案管理工作的資金投入，造成醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理所需的設(shè)備、經(jīng)費(fèi)、人員等嚴(yán)重不足。醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理工作長(zhǎng)期停留在這樣的狀態(tài)下，將嚴(yán)重影響醫(yī)院正常開展各項(xiàng)工作，不利于醫(yī)院的健康成長(zhǎng)和發(fā)展，并且會(huì)嚴(yán)重影響醫(yī)院財(cái)務(wù)管理工作的運(yùn)行狀況，久而久之就會(huì)形成惡性循環(huán)。

2.2 財(cái)務(wù)信息收集不規(guī)范

目前，我國(guó)大多數(shù)醫(yī)院在收集財(cái)務(wù)檔案的過(guò)程中存在不規(guī)范的現(xiàn)象，主要表現(xiàn)為以下幾點(diǎn)。第一，部分財(cái)務(wù)檔案收集不全。有關(guān)部門未能嚴(yán)格依據(jù)醫(yī)院有關(guān)財(cái)務(wù)檔案管理規(guī)定按時(shí)、完整地移交檔案資料。第二，檔案信息混亂。部分醫(yī)院財(cái)務(wù)管理部門未對(duì)收集到的財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行認(rèn)真鑒別、細(xì)化，而是將收集到的資料全部進(jìn)行歸檔，同時(shí)歸檔后也未進(jìn)行有效的分類和篩選。另外，收集的財(cái)務(wù)檔案在內(nèi)容上容易產(chǎn)生混淆，造成檔案使用者很難正確地進(jìn)行選擇和判斷，這在很大程度上減少了財(cái)務(wù)檔案的利用價(jià)值。

2.3 檔案管理制度不健全

當(dāng)前，部分醫(yī)院的財(cái)務(wù)檔案管理制度不健全，造成檔案的收集率不高，難以支持檔案信息的高效共享。相關(guān)調(diào)查數(shù)據(jù)顯示，目前國(guó)內(nèi)多數(shù)醫(yī)院都建立了比較完善的規(guī)章制度，人員之間的職責(zé)分工也十分明確。但具體到財(cái)務(wù)檔案管理而言，依然存在管理制度不健全的現(xiàn)象，特別是涉及財(cái)務(wù)檔案管理職責(zé)、考核等方面的制度還是一片混亂。在這種狀況下，很多價(jià)值較高的財(cái)務(wù)文件和資料往往會(huì)因?yàn)槭占患皶r(shí)而出現(xiàn)丟失，并且財(cái)務(wù)檔案的共享性也得不到體現(xiàn)，最終使財(cái)務(wù)檔案管理工作無(wú)法真正發(fā)揮服務(wù)醫(yī)院發(fā)展的作用。

2.4 檔案管理人員不專業(yè)

當(dāng)前，醫(yī)院從事財(cái)務(wù)檔案管理工作的人員大多不是專業(yè)人員，而普遍是由醫(yī)院的會(huì)計(jì)人員兼任，有的甚至是從醫(yī)院臨床退下來(lái)的護(hù)理人員。很顯然，這些財(cái)務(wù)檔案管理人員根本不具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)，不能很好地完成財(cái)務(wù)檔案的存放、整理等各項(xiàng)工作，很難滿足檔案管理工作的各項(xiàng)要求。同時(shí)，隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理工作已經(jīng)發(fā)生了實(shí)質(zhì)性的改變，很多工作都必須依靠計(jì)算機(jī)完成，但是現(xiàn)有的檔案管理工作人員普遍缺乏計(jì)算機(jī)應(yīng)用方面的知識(shí)，不能熟練地運(yùn)用計(jì)算機(jī)完成各項(xiàng)財(cái)務(wù)檔案管理工作，這也在一定程度上制約了檔案管理工作的現(xiàn)代化。

2.5 檔案管理信息化程度低

隨著科技的不斷進(jìn)步，醫(yī)院的財(cái)務(wù)檔案管理工作實(shí)施信息化管理已是一種必然趨勢(shì)。但就目前來(lái)看，我國(guó)很多醫(yī)院的財(cái)務(wù)檔案管理工作還未完全實(shí)現(xiàn)信息化，而依然沿用傳統(tǒng)的管理模式。很多醫(yī)院認(rèn)為信息化只是用來(lái)處理數(shù)據(jù)的，在檔案管理中則很少運(yùn)用現(xiàn)代化的信息手段。

2.6 檔案利用率不高

目前，醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案很少被人使用，因而很容易使人忽視它的存在。醫(yī)院檔案利用率低的主要原因有以下幾個(gè)方面。第一，醫(yī)院缺乏財(cái)務(wù)檔案管理的規(guī)范化手段，未對(duì)財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行有效整合和歸類，這給使用者的存取造成了很大的不便。同時(shí)，醫(yī)院不同類別的檔案通常由檔案所屬部門進(jìn)行管理，因工作性質(zhì)不同，各部門間缺乏交流溝通，所以相關(guān)檔案在收集完成后，不能第一時(shí)間被醫(yī)院其他部門知曉，由此導(dǎo)致檔案的利用率不高。第二，受傳統(tǒng)思想觀念的影響，醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理人員普遍欠缺服務(wù)意識(shí)，同時(shí)也缺乏工作熱情，在一定程度上造成醫(yī)院的檔案利用率不高。

3 醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理困境的解決辦法

3.1 提高檔案管理意識(shí)

醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)務(wù)檔案管理人員要提高檔案管理意識(shí)，高度重視財(cái)務(wù)檔案在服務(wù)醫(yī)院發(fā)展方面的重要作用，并根據(jù)醫(yī)院實(shí)際情況加大對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理工作的重視和支持力度。第一，在檔案管理過(guò)程中，檔案管理人員要確保有檔案可供人查找，積極補(bǔ)充和完善醫(yī)院的各項(xiàng)財(cái)務(wù)檔案資料，保證建檔內(nèi)容詳盡、準(zhǔn)確，方便使用人查找和使用。第二，確保財(cái)務(wù)檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性，使醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案在日常工作中最大限度地發(fā)揮其利用價(jià)值，充分體現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案管理工作的服務(wù)功能。第三，加大財(cái)務(wù)檔案管理工作的宣傳力度，激發(fā)財(cái)務(wù)檔案管理人員的工作積極性，努力營(yíng)造全院普遍關(guān)注財(cái)務(wù)檔案管理工作的良好氛圍。

3.2 規(guī)范檔案信息收集

在日常工作中，醫(yī)院要以財(cái)務(wù)工作為主線，全面規(guī)范地收集財(cái)務(wù)檔案資料，明確各崗位工作人員的工作內(nèi)容和職責(zé)。為此，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)建立健全檔案管理收集辦法，對(duì)一些具有較高保管價(jià)值的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)記錄、核算資料等進(jìn)行全面收集，并立卷編號(hào)，裝訂成冊(cè)。在收集過(guò)程中，檔案管理人員應(yīng)盡量避免發(fā)生遺漏和缺失現(xiàn)象。此外，在整理立卷時(shí)，假如發(fā)現(xiàn)有缺失的資料，檔案管理人員應(yīng)第一時(shí)間向當(dāng)事人追討，或者采取一定措施予以彌補(bǔ)。

3.3 優(yōu)化檔案管理制度

要想促進(jìn)醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理工作有序開展，醫(yī)院就要建立健全檔案管理的各項(xiàng)制度，使檔案管理人員有章可循，杜絕隨手亂丟檔案的行為。醫(yī)院應(yīng)立足本院實(shí)際，結(jié)合國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)制定行之有效的管理制度。只有制度健全了，管理人員才能做到有法可依，才能切實(shí)保證實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案管理工作目標(biāo)。

3.4 加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)

在醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理工作中，會(huì)計(jì)人員的業(yè)務(wù)水平將會(huì)直接影響財(cái)務(wù)檔案管理工作的質(zhì)量，因此提升財(cái)務(wù)部門會(huì)計(jì)工作人員的素質(zhì)顯得非常必要。第一，醫(yī)院應(yīng)加強(qiáng)操作技能、檔案管理方面的培訓(xùn)，使會(huì)計(jì)人員熟練掌握檔案管理的操作技能和基礎(chǔ)知識(shí)。第二，醫(yī)院要經(jīng)常開展針對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理工作的考核、監(jiān)督、評(píng)比等工作，將財(cái)務(wù)檔案規(guī)范化內(nèi)容列入醫(yī)院的日常管理工作日程，切實(shí)提高財(cái)務(wù)檔案管理工作的質(zhì)量。

3.5 強(qiáng)化檔案管理信息化建設(shè)

在醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理工作中，相關(guān)人員應(yīng)積極運(yùn)用信息化手段提升管理工作水平，建立和完善醫(yī)院信息系統(tǒng)平臺(tái)，不斷優(yōu)化整體管理維度。同時(shí)，在醫(yī)院文化中強(qiáng)化信息化管控措施和建設(shè)要求，以有效傳遞信息化管理理念，在整個(gè)醫(yī)院中營(yíng)造信息化氛圍。與此同時(shí)，醫(yī)院要加大對(duì)信息化建設(shè)的資金支持和系統(tǒng)化管控，切實(shí)提高醫(yī)院的現(xiàn)代化管理水平，確保信息化系統(tǒng)平臺(tái)的維度和技術(shù)結(jié)構(gòu)的有效性。最后，醫(yī)院需特別注意檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)技術(shù)模型的動(dòng)態(tài)化管理，適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要，不斷提升醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理工作的現(xiàn)代化水平。

3.6 提高檔案利用水平

醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)不但要高度重視對(duì)醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理資料的管理和收集工作，還應(yīng)當(dāng)將醫(yī)院相關(guān)建設(shè)、財(cái)務(wù)管理工作與醫(yī)療服務(wù)發(fā)展情況有機(jī)結(jié)合起來(lái)，在提升財(cái)務(wù)檔案管理工作水平上多動(dòng)腦筋、多想辦法，確保各項(xiàng)服務(wù)狀況能夠得到明顯改善。醫(yī)院檔案管理人員還要切實(shí)轉(zhuǎn)變服務(wù)觀念，由被動(dòng)式服務(wù)向主動(dòng)式服務(wù)轉(zhuǎn)變，以積極的態(tài)度主動(dòng)進(jìn)行醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案信息的開發(fā)，不斷提高醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理水平，積極促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，促使醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理工作朝著信息化管理的方向發(fā)展。

4 結(jié) 語(yǔ)

財(cái)務(wù)檔案管理工作對(duì)于促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展具有非常重要的作用，所以，各級(jí)醫(yī)院應(yīng)當(dāng)提高對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理工作的重視程度，加大人員和資金的投入力度。同時(shí)，醫(yī)院要正視財(cái)務(wù)檔案管理工作中存在的漏洞和問(wèn)題，積極地探索，利用合理科學(xué)的措施進(jìn)行改善，切實(shí)提升醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理工作的水平，為醫(yī)院各項(xiàng)工作的順利開展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

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