淺析新形勢(shì)下職業(yè)院校人事檔案管理的發(fā)展

劉潔

[摘 要]在知識(shí)經(jīng)濟(jì)蓬勃發(fā)展的背景下，我國(guó)的教育事業(yè)也呈現(xiàn)出了良好的發(fā)展態(tài)勢(shì)。高等職業(yè)院校承擔(dān)著為社會(huì)各行各業(yè)培養(yǎng)職業(yè)人才的艱巨任務(wù)。在人才競(jìng)爭(zhēng)形勢(shì)日趨激烈的背景下，職業(yè)院校的人事檔案管理工作也變得日益復(fù)雜，并成為職業(yè)院校日常工作的重要組成部分。本文主要圍繞新形勢(shì)下職業(yè)院校人事檔案管理工作的相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行研究，分析當(dāng)前職業(yè)院校人事檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題，探討優(yōu)化職業(yè)院校人事檔案管理工作的具體策略。

[關(guān)鍵詞]新形勢(shì)；職業(yè)院校；檔案管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.08.080

[中圖分類號(hào)]G717；G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2018）08-0-02

人事檔案管理工作是職業(yè)院校日常管理的重要組成部分，但在信息技術(shù)快速進(jìn)步和互聯(lián)網(wǎng)普及的時(shí)代背景下，部分職業(yè)院校的人事檔案管理工作還同時(shí)代的客觀需求存在很大差距，并且在現(xiàn)代信息技術(shù)利用方面也存在一些明顯的不足之處。因而，加強(qiáng)職業(yè)院校人事檔案管理工作的意義重大，應(yīng)給予高度重視，以努力提升人事檔案管理工作的層次和水平。

1 職業(yè)院校人事檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題

1.1 檔案管理單位對(duì)人事檔案管理工作重視不足

從人事檔案管理工作本身來(lái)看，工作內(nèi)容主要涉及檔案收集、檔案整理、保管維護(hù)和檔案借閱等幾個(gè)重點(diǎn)內(nèi)容，但國(guó)內(nèi)很多高職院校普遍存在對(duì)人事檔案管理工作不夠重視的情況。很多單位普遍認(rèn)為人人都能勝任檔案管理工作，但事實(shí)并非如此，不能簡(jiǎn)單地認(rèn)為人事檔案管理就是對(duì)人事檔案進(jìn)行簡(jiǎn)單地保管。

1.2 檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)有待進(jìn)一步提升

目前，我國(guó)部分職業(yè)院校雖然已經(jīng)開始著手聘請(qǐng)一些專業(yè)的人事檔案管理人員進(jìn)行檔案的分類、收集以及歸檔等相關(guān)的日常工作，但需要密切關(guān)注的是，這些受聘人員有的并不是科班出身，更為重要的是一些工作人員并沒(méi)有接受過(guò)系統(tǒng)化的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，因而欠缺管理人事檔案方面的專業(yè)技能。同時(shí)，現(xiàn)代化的人事檔案管理技術(shù)也對(duì)檔案管理人員提出了新的要求。如此一來(lái)，職業(yè)院校檔案管理工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的高低在某種程度上直接影響了職業(yè)院校的檔案管理水平。

1.3 沒(méi)有充分發(fā)揮人事檔案的價(jià)值

目前，在中央明確提出從嚴(yán)管理干部人事檔案的新形勢(shì)下，很多單位也開始認(rèn)識(shí)到人事檔案管理工作的重要性，將人事檔案工作提高到了一個(gè)新的高度。職業(yè)院校的人事檔案同其他行業(yè)的人事檔案類似，通常都被視為單純地為政治審查之類的官方行為服務(wù)的，很多檔案依然停留在《干部檔案工作條例》規(guī)定的10項(xiàng)內(nèi)容階段，導(dǎo)致很多檔案僅僅服務(wù)于單一的組織、管理部門。一些能夠反映教職工業(yè)績(jī)變化和個(gè)人能力素質(zhì)的各類證書和證明材料則相對(duì)較少，且一些能夠反映教職工同院校間關(guān)系變動(dòng)的各種勞動(dòng)合同、聘書合同、合作協(xié)議也沒(méi)有得到及時(shí)保存，由于人們對(duì)檔案管理服務(wù)范圍的認(rèn)知缺失，從而不能充分發(fā)揮人事檔案的價(jià)值。

1.4 檔案管理人員的流動(dòng)性較大

目前，國(guó)內(nèi)很多職業(yè)院校通常都是從中等?？茖W(xué)校升格改制而來(lái)，因此在這一類型的學(xué)校中普遍存在在編人員編制緊張的情況，并且，大多都是根據(jù)實(shí)際工作進(jìn)行崗位調(diào)動(dòng)，從而會(huì)出現(xiàn)檔案管理人員流動(dòng)大的問(wèn)題。同時(shí)，還有一些院校會(huì)將人事檔案管理工作視為無(wú)關(guān)緊要的工作，從而不能很好地調(diào)動(dòng)人事檔案管理人員的工作積極性，很多人對(duì)檔案管理也抱著敷衍了事的心態(tài)。同時(shí)，由于這一部分工作人員身兼數(shù)職，從而沒(méi)有太多富余的時(shí)間，也沒(méi)有像專職的檔案人員那樣接受過(guò)系統(tǒng)、專業(yè)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，從而就導(dǎo)致在工作中普遍存在檔案專業(yè)知識(shí)不完備的情況，從而給人事檔案管理工作的系統(tǒng)性、標(biāo)準(zhǔn)化帶來(lái)了極大的挑戰(zhàn)。

2 提升職業(yè)院校人事檔案管理工作的具體對(duì)策

2.1 健全職業(yè)院校的人事檔案管理制度

就職業(yè)院校的人事檔案工作來(lái)看，其具有專業(yè)性強(qiáng)、繁雜程度高等特點(diǎn)，因而對(duì)機(jī)密等級(jí)及保管要求也相對(duì)較高。相應(yīng)地，職業(yè)院校要想建立同實(shí)際工作相符的人事檔案管理制度，就應(yīng)從基礎(chǔ)開始逐步完善檔案收集、檔案管理、檔案保管和檔案鑒定等工作，并制定相關(guān)的工作制度，如檔案轉(zhuǎn)遞制度、檔案安全保密制度以及檔案庫(kù)房管理等制度。同時(shí)，職業(yè)院校還應(yīng)制訂人事檔案的綜合管理方案、部門工作規(guī)范以及檔案管理工作人員的責(zé)任制，同時(shí)健全人事檔案的責(zé)任追究制度和工作管理制度，嚴(yán)格簽批手續(xù)，做到轉(zhuǎn)出、轉(zhuǎn)入、檔案借閱和檔案查閱都要有登記。同時(shí)，職業(yè)院校還應(yīng)提供準(zhǔn)確、有效的人事檔案保管制度，使相關(guān)的人事檔案管理工作趨于規(guī)范化、制度化和標(biāo)準(zhǔn)化。

2.2 提高人力資源的創(chuàng)新意識(shí)

就目前來(lái)看，我國(guó)部分職業(yè)院校的檔案管理工作人員普遍存在素質(zhì)和能力參差不齊的情況，為了充分發(fā)揮檔案管理的作用，應(yīng)加大人事檔案管理人員的培訓(xùn)力度，提升人事檔案管理人員的素養(yǎng)。同時(shí)，職業(yè)院校還應(yīng)采取多元化的激勵(lì)措施，充分挖掘檔案管理人員的潛能，從而充分提高工作人員的創(chuàng)新意識(shí)，不僅能有效提升檔案管理人員的工作效率，而且還有利于培養(yǎng)團(tuán)隊(duì)合作精神。

2.3 加強(qiáng)信息化建設(shè)，進(jìn)行資源的合理共享

由于人事檔案管理工作具有檔案集中管理和人事檔案利用者分散工作的特點(diǎn)，在保證遵守檔案利用權(quán)限管理、確保專人查檔的前提下，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案查閱通常要花費(fèi)很長(zhǎng)的時(shí)間。在信息化的背景下，加強(qiáng)信息化建設(shè)，對(duì)人事檔案進(jìn)行資源共享建設(shè)，是人事檔案管理工作的一個(gè)重要途徑。第一，在確保信息服務(wù)載體安全的前提下，職業(yè)院?？梢岳猛ㄟ^(guò)專業(yè)軟件對(duì)人事檔案材料信息進(jìn)行采集、分類處理，形成一套電子版的人事檔案。第二，對(duì)人事檔案中的材料信息進(jìn)行加密，并分層授予權(quán)限進(jìn)行微機(jī)查詢，從而工作人員可以足不出戶，在不翻閱原版紙質(zhì)檔案的情況下，順利完成信息查詢工作。第三，共享人事檔案信息資源，為各單位的組織、人事等各相關(guān)部門，在人員隊(duì)伍建設(shè)、職工隊(duì)伍結(jié)構(gòu)狀況查詢、統(tǒng)計(jì)分析等方面提供科學(xué)依據(jù)，從而保證工作的時(shí)效性、準(zhǔn)確性和保密性。

2.4 配備專業(yè)的人事檔案工作人員

針對(duì)當(dāng)前部分職業(yè)院校人事檔案管理人員流動(dòng)性大、人員配備不足的情況，配備專業(yè)的人事檔案工作人員勢(shì)在必行。在人員配置的實(shí)際過(guò)程中，職業(yè)院校應(yīng)結(jié)合院校人事檔案管理工作的實(shí)際情況，確保人員配備的充足性和有效性，并對(duì)人事檔案管理人員進(jìn)行定期考核。此外，職業(yè)院校還應(yīng)在日常工作中提升人事檔案工作的業(yè)務(wù)能力，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行系統(tǒng)的專業(yè)培訓(xùn)。

2.5 加強(qiáng)宣傳，營(yíng)造良好的工作氛圍

要想切實(shí)做好人事資源管理工作，職業(yè)院校還應(yīng)加大人事檔案管理工作宣傳，營(yíng)造良好的工作氛圍。第一，職業(yè)院?？山柚喾N方式開展人事檔案宣傳工作，例如，編寫一些通俗易懂的有關(guān)檔案基本知識(shí)的宣傳手冊(cè)，將其分發(fā)給教職工和相關(guān)職能部門的工作人員，通過(guò)這種方式讓其了解人事檔案工作的具體流程以及具體要求，提高其對(duì)人事檔案管理工作的重視程度。第二，相關(guān)部門要及時(shí)進(jìn)行溝通、交流，提出專業(yè)的歸檔建議及要求，為豐富、完善人事檔案收集甄別工作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。這樣一來(lái)，人事檔案的管理人員就處在一個(gè)輕松、和諧的工作氛圍中了，每一個(gè)教職工都以輕松的姿態(tài)參與人事檔案管理工作，并自覺(jué)地進(jìn)行檔案材料的收集、整理工作，提高材料填寫的規(guī)范性，并適時(shí)對(duì)材料進(jìn)行整理和歸檔。此外，職業(yè)院校還可以通過(guò)建設(shè)網(wǎng)站的形式普及和宣傳人事檔案管理的相關(guān)知識(shí)，進(jìn)而確保人事檔案管理工作實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

3 結(jié) 語(yǔ)

職業(yè)院校的人事檔案管理工作屬于基礎(chǔ)工作。要想使人事檔案管理工作能夠更好地順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的新形勢(shì)，職業(yè)院校就應(yīng)將這項(xiàng)工作融入教育改革的大局中，使其能夠在教育、教學(xué)、科研以及建設(shè)等諸多方面充分發(fā)揮作用，并最終促進(jìn)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、自動(dòng)化和網(wǎng)絡(luò)化。同時(shí)，職業(yè)院校還應(yīng)樹立創(chuàng)新意識(shí)，緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐，不斷開創(chuàng)職業(yè)院校人事檔案管理事業(yè)的嶄新局面。

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