關于人事檔案管理創(chuàng)新的幾點思考

張曉波

[摘 要]人事檔案不但是個人成長的歷史憑證和重要參考資料，還是社會單位進行人力資源管理與開發(fā)利用的重要憑據(jù)。當前，隨著我國改革開放的不斷深入，市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展，人事檔案管理工作也應該不斷創(chuàng)新管理方式，改變以往陳舊的檔案管理方式，進一步實現(xiàn)人事檔案管理公開化、科學化和信息化，提升人事檔案管理在推動我國經(jīng)濟建設中的作用。本文將針對人事檔案管理的重要性和創(chuàng)新管理策略進行分析和探究。

[關鍵詞]人事檔案；管理；創(chuàng)新；信息化

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.08.072

[中圖分類號]G275.9 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2018）08-0-02

1 人事檔案管理的重要性

1.1 為人才資源管理和利用提供重要依據(jù)

當前，人才競爭在現(xiàn)代社會的競爭中占據(jù)首要位置。人才是一個國家發(fā)展的重要基石，而人事檔案就是相關部門在進行人員選用、聘用、獎懲、管理培訓等一系列工作中逐漸形成的，它記錄一個人的思想道德品質、政治覺悟、社會實踐能力、業(yè)務水平、職稱評價、養(yǎng)老保險管理、出國、家庭成員、社會關系和身體狀況等，它能為相關單位提供一個人系統(tǒng)全面的信息，內容詳實，準確性高，有利于用人單位作為參考，從中發(fā)現(xiàn)和研究人才的個性特點和發(fā)展?jié)摿?，有利于用人單位挖掘人才、培養(yǎng)人才和使用人才。

1.2 為研究歷史與傳承文明提供寶貴的資料

人事檔案一般是根據(jù)國家相關部門規(guī)定和黨的政策，在成長和工作中逐漸形成的個人成長經(jīng)歷、政治傾向、思想道德品質、業(yè)務水平、工作能力與工作業(yè)績等內容的文件材料，是人力資源管理與開發(fā)的主要參考數(shù)據(jù)。

人事檔案具有以下特點：范圍廣、數(shù)量大、內容相識豐富等。因此，人事檔案具有較高的史料參考價值，人事檔案中的相關內容和當事人生活的歷史時代關系緊密，是印證歷史和展現(xiàn)歷史的重要參考資料。因此，相關工作人員應重視人事檔案的管理工作，嚴格遵守檔案管理的相關規(guī)定，為社會文明的傳承保留重要的歷史資料。

1.3 有利于創(chuàng)建社會主義和諧社會

人事檔案伴隨著一個人的人生，不但是個人社會經(jīng)歷及其活動的真實記錄，也是社會不同時期的歷史面貌的真實反映?？v觀歷史，它為人事調動、冤案錯案的調查、職稱評定和考核、工資水平調整以及個人和社會遺留問題的解決等方面提供重要的參考依據(jù)，有利于維護當事人的合法權益，是維護社會秩序穩(wěn)定，推進我國建設社會主義和諧社會的重要保障。

2 加強人事檔案管理的有效措施

2.1 采用現(xiàn)代化管理手段

當前，人事檔案管理工作應逐漸革新傳統(tǒng)的、不科學的管理方式和管理手段，實現(xiàn)人事檔案管理的信息化、公開化、科學化。由于我國人事檔案管理工作的發(fā)展較為滯后，我國人事檔案管理的發(fā)展面臨著許多嚴重問題，如缺乏專業(yè)人才、資金支持力度小、檔案室藏儲結構不科學、法律法規(guī)不完善以及人們不重視檔案管理等。因此，應加快轉變領導觀念、培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人員、購置先進管理設備、建立現(xiàn)代化的計算機人事檔案管理數(shù)據(jù)庫，及時糾正人事檔案管理中存在的問題，充分發(fā)揮人事檔案的重要作用，為中華民族的偉大復興作出貢獻。

2.2 注重人事檔案材料收集

人事檔案材料的收集是人事檔案工作的基礎工作之一，是人事檔案管理質量重要內容之一。隨著我國政治經(jīng)濟體制改革進程的不斷加快，各類人才的入檔材料快速增加，這為人事檔案材料的收集增加了許多困難。因此，相關工作人員對于不符合歸檔要求的材料應立即處理，對于有問題或者手續(xù)不齊全的材料應及時退回，確保材料的完整性、準確性、真實性與科學性等。

2.3 培養(yǎng)高水平的專業(yè)人才

要想培養(yǎng)高水平的專業(yè)人才，相關單位應加強對檔案管理工作人員的培訓和考核，提升人事檔案管理人員的工作質量和工作水平。人事檔案管理人員應樹立終身學習的觀念，不斷更新自己的檔案管理知識體系，掌握科學的、現(xiàn)代的工作方式和管理手段，了解人事制度改革的發(fā)展水平，不斷提升自己的業(yè)務水平和專業(yè)能力，在工作中做到高效、準確無誤。眾所周知，一支專業(yè)能力過硬的團隊是檔案管理工作能否取得成績的關鍵所在。如果沒有專業(yè)能力較強的人才隊伍，人事檔案管理工作就難以取得實質性進步。因此，必須建立一支專業(yè)水平過硬、思想水平高、工作效率高的人才隊伍，為人事檔案管理工作的快速發(fā)展提供保證。

2.4 實行動態(tài)管理模式，提升人事檔案的信息價值

人事檔案不僅要保證準確性，還需要保證內容重點突出、系統(tǒng)全面、實時更新。因此，工作人員必須具有高度負責的工作態(tài)度，走出檔案管理室，不斷更新工作方式，積極主動地了解員工的基本情況，及時收集相關信息，為考核評估、職稱評審、選拔干部及人員工作安排等提供真實的參考數(shù)據(jù)，方便事業(yè)單位的人才管理。

2.5 建立完善科學、合理的人事檔案管理制度

人事檔案管理工作不是一成不變的，相關工作人員應及時適應新形勢、新情況、新任務，發(fā)現(xiàn)新問題，熟悉了解相關規(guī)章制度，及時進行調整各改革，摒棄傳統(tǒng)的、不科學的人事檔案管理制度，及時采用科學的管理方式和方法進行人事檔案管理，不斷修正人事檔案管理的相關措施，拒絕守舊不變革，以積極向上的工作態(tài)度做好當前人事檔案材料的收集、匯總、歸檔工作，努力提升人事檔案管理工作的水平，為我國經(jīng)濟建設貢獻力量。

3 人事檔案管理創(chuàng)新的策略

3.1 創(chuàng)新人事檔案管理觀念

社會日新月異，人在社會中扮演的角色也越來越重要，人所承擔的責任也越來越大，所以，事業(yè)單位等機構需要對人進行相應的管理，以達到人與社會的和諧相處。現(xiàn)代社會，很多社會因素都對人有相應的約束，比如社會輿論、社會監(jiān)督、道德等都在無形之中對人起著管理作用，但是盡管這樣，還是需要合理化的規(guī)則來進行約束。對人進行約束，首先要做的就是對人的檔案進行合理的管理。隨著社會的高速發(fā)展，傳統(tǒng)的人事管理檔案方法已經(jīng)不再適用于現(xiàn)代人事檔案管理，所以需要管理人員有新的管理方式、新的管理理念，在這個注重創(chuàng)新的時代，更加需要創(chuàng)新的精神，也就是需要對人事檔案管理進行創(chuàng)新，需求新的簡潔的路線來進行管理，運用合理的科技方法，貫徹以人為本的理念，堅定以人的發(fā)展為目標，制定合理的管理模式。

3.2 規(guī)范人事檔案管理體制

在我國，黨的宗旨就是為人民服務，那么在規(guī)范人事檔案管理體制的時候，也需要樹立以人為本的理念，堅定信心，尋求適合我國國情的合適的現(xiàn)代化管理制度，強化管理人員的服務精神和人事檔案管理的規(guī)則。首先，對管理人員進行合理的監(jiān)督，要求管理人員定期匯報管理工作情況和進度，嚴格把關，在遇到問題時，第一時間進行解決；其次，就是要建立規(guī)范的考核機制，對工作努力的人給予獎勵，對工作效率差的人要嚴肅批評，不漏一個人，要保證人事檔案管理發(fā)展得越來越好，不允許渾水摸魚、混淆視聽的行為出現(xiàn)，調動員工的積極性，讓管理人員在輕松的環(huán)境中進行工作。

3.3 完善人事檔案社會化管理模式

在進行檔案管理的時候，管理人員首先要對檔案進行分類，不同地區(qū)、不同性質的檔案要進行區(qū)分，這樣也方便進行管理，尤其在我國人數(shù)如此龐大的社會主義國家，更加需要管理人員對檔案進行分類管理、分地區(qū)管理。這樣減少了管理人員的負擔，也減輕了管理人員的管理壓力。盡管這樣，還是要選擇適合我國國情模式的社會化管理。需要全方位，多層次地對檔案進行分類，在強調人的同時，要完善社會化管理模式，要明確管理的核心，建立數(shù)據(jù)庫，將各個層面的檔案錄入到一個系統(tǒng)，方便查找，減輕管理人員的負擔，提升和強化服務理念，保證人事檔案管理的安全和管理的有效性。

3.4 推行人事檔案個性化管理

雖然現(xiàn)在已經(jīng)是21世紀，社會也發(fā)展得越來越好，科學技術也在不斷帶給人們驚喜，眾多科學技術的創(chuàng)新及發(fā)明充斥在人們的生活中，但是，我國的人事檔案管理水平還是停留在傳統(tǒng)的管理水平上面。這種模式大大降低了管理人員的工作效率，對管理人員的要求也特別高，而且在人才的選拔時，管理人員的知識水平、管理人員的道德素質等都需要考慮進去，這樣做很難將真正具有很強能力的人選出來，而且還會耗費很多的時間來進行。所以在進行管理的時候，可以對人事檔案管理進行個性化的管理，讓管理的過程個性化，趣味化。同時，還需要保證檔案內容的真實性及檔案的權威性，保證檔案提供的都是個人的具體資料，比如信用這一項對個人來說還是很重要的，所以在檔案管理里面可以增加這項設計。

3.5 加快人事檔案管理信息化建設

21世紀是一個信息大爆發(fā)的時代，也是一個大數(shù)據(jù)時代，這對檔案管理來說，無疑就是福音。隨著社會科學技術的不斷進步與發(fā)展，很多東西都可以用電子數(shù)據(jù)來進行儲存。電子檔案的到來徹底解決了查找復雜以及管理人員工作繁重的問題。現(xiàn)代社會有掃描儀、電子圖像和聲音等技術可以將每個人的人事檔案快速地錄入電子系統(tǒng)中。這對管理人員來說，降低了工作的強度，還提高了工作的效率，促進了社會科學技術的不斷發(fā)展和壯大。同時，在人事檔案錄入系統(tǒng)之后，系統(tǒng)會進行自動化管理，自動化整理信息、管理人事檔案，管理人員在進行查找的時候，也會快速找到，而且不會出現(xiàn)錯誤。所以引入信息科學技術的管理方法，給人事檔案的管理探索了一條不一樣的道路，提高了辦事效率，完善了檔案管理的制度，為人才的篩選和人員的管理及了解提供了更加快速便捷的道路。

3.6 優(yōu)化人事檔案管理監(jiān)督方式

人事檔案，需要尋找人品好、道德素質高的人來進行管理。單位對管理人員進行監(jiān)督的同時，也需要對檔案持有者進行監(jiān)督，保證在進行人才篩選的時候是公平公正的。只有全方位、無死角地進行監(jiān)督，才能保證人事檔案的真實、合理、合法，禁止出現(xiàn)對檔案進行偽造的現(xiàn)象，也禁止出現(xiàn)篡改等違法行為。所以，需要設立專門的監(jiān)督機構和監(jiān)督人員，嚴格把控每個環(huán)節(jié)，按照管理制度和程序進行管理和監(jiān)督，只有合理的監(jiān)督，才可能保證內容的完整以及內容的可靠性，保證資料的完整和真實；只有及時地對檔案管理進行監(jiān)督，才會提高管理人員的工作效率。

主要參考文獻

[1]林曉云.關于人事檔案管理創(chuàng)新的幾點建議[J].北京檔案，2011（7）.

[2]王樂，張浩.略論人事檔案管理信用化改革[J].檔案學研究，2010（3）.

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